文件流转发文处理

1、实训项目二：发文处理 一、实训目的掌握拟稿的技巧。明确审核内容。熟练掌握各类文书签发方法。熟知复核主要内容。熟知缮印要求。会正确用印。掌握登记的基本内容及分发注意事项。二、基础知识发文处理是是文书形成的重要阶段，包括拟稿、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等。发文处理的特点：处理程序的确定性；工作环节的连续性；工作环节的规范性。文书收文处理工作原则：准确、及时、安全、保密。三、基本技能领会领导意图，遵守行文规则，起草文件。审核把好“行文关”、“政策关”、“文字关”。文件签发不得越权签发，必须签署批准意见、签署人姓名和时间。对发文的处理程序、附件材料、文件格式等方面进行复查审核。缮印要忠实

2、于原稿。用印要履行手续，印面端正清晰。对文件的主要内容进行登记。选择合适的方式分发。四、工作流程工序1工序2工序3工序4拟稿交拟起草填写发文信息发文信息附在审核后的稿件首页审核审核是否需要行文审核行文方式审核是否符合公文拟制要求审核内容格式签发注明签发意见交签发领导审阅会签领导审阅领导人签署意见复核复核审批手续复核签发手续检查文件格式确定发文字号缮印校对排版完善打印用印确定印章用印审批用印登记正确加盖登记保留正本逐项核对逐项登记分发核对数量选择分发方式分发签收实训1：拟稿1.任务：依据专业特点，教师遴选一个写作背景，要求学生起草一份文件。2.要求：交拟。领导人或秘书部门负责人向拟稿人交代行文目

3、的、对象及指导思想、依据和具体要求。起草。要求符合国家法律、法规等其他行文规定；文种选择正确。填写本单位发文稿纸，并把发文稿纸附在公文草稿前面。3.评价标准：交拟项满分40分。没有对行文目的、对象、指导思想依据、具体要求进行交代或询问的，缺一项扣10分。起草项满分50分。违反法律、法规、现行政策的扣10分；文种不恰当的扣10分，不符合公文格式的扣10分；文字表达如观点不明确、条理不清楚等扣20分。填写发文稿纸项10分。4.评价办法：百分制。5.实训组织：学生分组拟稿。学生比照评价标准，相互评价。6.时间安排：20分钟。实训2：审核1.任务：对草稿进行审核。2.要求：审核是否确需行文。审核行文方

4、式是否妥当。审核是否符合行文规则和拟制公文的要求。审核公文格式是否符合相关规定。审核文稿的文字表述是否简明、通顺、是否符合语法、逻辑规范，标点符合的使用是否正确，文字有无错漏，文稿的段落、条款之间是否有相互矛盾、前后不一致以及重复交叉等现象。3.评价标准:审核是否行文项10分。 审核行文方式项10分。审核是否复核行文规则和拟制公文要求项30分。审核公文格式项满分20分。没选对相对应的公文规定扣20分；没审核出格式错误扣10分。审核文稿文字表述项满分20分。对文字表述的简明、语法、逻辑规范、标点符号等进行审核；缺一项扣5分。4.评价办法：百分制。5.实训组织：学生分组审核。学生比照评价标准，相互

5、评价。6.时间安排：10分钟。实训3：签发1.任务：对已经审核的文件进行签发。2.要求：签发人在发文稿纸上签署批准发文意见，并注明自己的姓名和日期。3.评价标准:满分100分，没有明确提出批准意见扣40分；没有签名扣30分；没签时间扣20分。4.评价办法：百分制。5.实训组织：学生分组模拟。学生比照评价标准，相互评价。6.时间安排：10分钟。实训4：复核1.任务：对已经签发的文件进行复核。2.要求：审批、签发手续是否完备。复核文稿的形式和内容是否正确，如密级、文件印发范围、标点符号、文字表述、公文格式等。确定发文字号。确定文件的主送、抄送单位和印制文件份数。以上确定内容一一填在发文稿纸上。3.

6、评价标准:满分100，没复核审批、签字手续扣20分；没审核文件内容和形式扣20分；没确定发文字号扣20分；没确定主送、抄送单位项扣20分，相关内容没填写在发文稿纸上扣20分。4.评价办法：百分制。5.实训组织：学生分组模拟。学生比照评价标准，相互评价。6.时间安排：10分钟。实训5：膳印1.任务：把已经复核的文件制成正本。2.要求：印刷之前须做好校对工作，必须以签发的定稿为依据，进行仔细地校对。校对时发现校样中有文字、标点符号与定稿不符，或文件格式不符合规定的，可以改正；如果发现定稿中的文字、标点符号有错漏、疑问等问题，不得随意改动，须报经签发人更正。版面设计美观大方，同时用纸、格式等符合相应

7、的国家标准。注意保密，不得让无关人员随意翻阅文稿，及时销毁印制底版、清样及废页。3.评价标准:校对项满分40分。文字、标点符号与定稿不符未更正者扣10分；文件格式不对未更正者扣10分；更改定稿文字、标点符号者扣20分。文件版面项满分40分。用纸规格不正确扣10分；文件格式不正确错一项扣5分，累计不超过30分。保密项10分。随意放置文件及底版、清样等扣10分。4.评价办法：百分制。5.实训组织：学生分组模拟。学生比照评价标准，相互评价。6.时间安排：10分钟。实训6：用印1.任务：把文件正本加盖发文单位印章。 2.要求：用印必须经有关负责人批准，并由掌管印章专门人员加盖印章。用印文件的制发机关必

8、须与印面一致，用印文件的内容必须与签发定稿相符，否则不得用印。用印时，印面要端正清晰，位置要正确，要严格按照国家机关公文格式的规定用印。用印要做到端正、清晰，位置恰当，做到上不压正文，下要骑年盖月。单位领导人名义的发文，应在落款处职务名称后空两个字由领导人签名或加盖个人图章。要根据发文的印数核实用印的分数，超过印数的不能用印；要防止将印章错盖在漏印的空白纸上。文件盖印后，应将文件定稿和存本留下存档。用印后，要在用印登记簿上进行登记。实训6：用印3.评价标准:用章履行审批手续满分10分。没请示扣10分。审核项满分20分。文件的制发机关与印面不一致扣10分；文件正本内容与定稿不一致10分。印章骑年

9、盖月，端正清晰、位置恰当满分30分。一项不合格扣10分。核实用印份数项10分。随意盖章扣10分。用印后留下存档文件满分10分。用印登记项满分20分。登记内容不完整扣10分。4.评价办法：百分制。5.实训组织：学生分组模拟。学生比照评价标准，相互评价。6.时间安排：10分钟。实训7：登记1.任务：对已经用印的文件进行登记。2.要求：一般以年度为单位，每年使用一册。3.评价标准:根据发文情况，填写完整满分，否则，少填一项扣10分。 4.评价办法：百分制。5.实训组织：学生分组模拟。学生比照评价标准，相互评价。6.时间安排：10分钟。实训8：分发1.任务：按照发文要求，分发文件。 2.要求：根据文件

10、密级、缓急及发放范围选择适当的方式发送给收文单位。分发方式:邮寄、机要投递、专人送或取。正确书写封皮内容，密件、急件、亲启件要加盖相应戳记。封口要严，绝密件在封口处加盖专用密封章或粘贴密封标签。重要文件分发时，将发往各单位的文件简要填在发文通知上，一般发文通知使用双联，发文单位、收文单位各执一份，以便核对。3.评价标准：选择分发方式项满分30分。 正确书写封皮内容满分40分。错一项扣10分，累计不超过40分。发文有签发手续满分30分。未进行分发登记扣30分。4.评价办法：百分制。5.实训组织：学生分组模拟。学生比照评价标准，相互评价。6.时间安排：10分钟。五、参考案例 四川巴中掀问责风暴两月

11、内免职停职75名干部 乔梁的办公室工作经验不可谓不多，在四川省巴中市交通局，他担任了7年办公室副主任，接着做了4年办公室主任，然而当问责之风刮起时，由于在文件收发上出现疏漏，他担任的办公室主任的职位被免掉了。 2008年6月，在巴中市委的一次会议上，市委领导询问几名局长，你们是否理解了市委前不久发的两个文件的精神。几个局长纷纷表示不知道有这样两个文件。 因公文运转失职，巴中市交通局办公室主任乔梁、市公安局办公室主任吴和平、市委办公室秘书科副科长蒲娟等6名干部，按照组织程序先后被免职或停职检查。 （资料来源：2008年09月10日新华网）六、小贴士发文稿纸参考格发文字号缓急密级签发会签主送抄送拟

12、稿单位拟稿核稿打印校对份数附件主题词标题六、小贴士公文签发权限及签署规范 重要的或涉及面广的，由职务最高或主持日常工作的领导签发；一般事务性的公文，经授权可由分管该项工作的领导签发；秘书部门根据授权发布文件，可由被授权的秘书部门负责人签发；联合发文，须经所有联署单位或部门的负责人在发文稿纸的“会签”栏分别签署批准发文的意见，并签署姓名和批准时间。签发人签发文件，要在发文稿纸的签发栏内明确签署 “发”或“准发”、“同意发”、“印发”等；如果需要核签、加签或经过会议讨论通过的文件，要明确写出“请同志审阅后发出”、“已经过会议讨论通过，同意印发”等；经授权或委托代签的，要明确写上“代签”字样。签署意见的同时，务必写上签发人姓名和审批时间。该日期一般为公文的成文日期。文件复核 如果内容有问题复核人不可自行修改，须报原审批领 导，按公文处理程序退回复审。 计算文件印制份数的方法一般为：主送单位、抄送单位各一份；归档一份；备用至少2份。用印登记簿参考格式日期用印部门文件标题份数批准人用印人经手人备注 公文用印 送印刷厂的文件，如需套印单位印章时，应派专人送取