现代秘书补偿作用0319

1、第 PAGE 8 页 共 NUMPAGES 8 页摘 要： 随着社社会化大大生产时时代的到到来，领领导活动动不再局局限于过过去专靠靠技艺和和经验为为主的生生产上，成成绩不大大年年有有，步子子不大年年年走的的状态已已不成为为时代主主流。面面对现代代社会的的飞速发发展和急急剧变化化，领导导活动的的任务也也越来越越艰巨、越来越越繁重，而而秘书此此时及时时、高效效的补偿偿作用对对领导活活动相当当重要，利利用好秘秘书的可可以使领领导在高高节奏、高效率率的现代代社会中中更加协协调的实实现事业业的颠峰峰发展，创创造更多多、更高高的企业业、社会会价值。关 键 词：补补偿、秘书、领导领导的有有效性是是组织成成败

2、的关关键，领领导心理理与行为为对一个个部门、一个企企业的管管理的好好坏具有有决定性性的影响响，它是是组织领领导一个个部门或或企业人人力、财财力、物物力以及及调动一一切积极极因素的的关键。现代企企业竞争争变得更更加激烈烈，领导导作出有有效性的的活动对对企业的的发展至至关重要要，在激激烈的竞竞争中领领导承受受着各方方面的压压力，作作为辅助助领导决决策与管管理的秘秘书工作作在领导导活动中中作出及及时有效效的补偿偿至关重重要。现现代领导导活动要要利用好好秘书的的补偿作作用。秘书发挥挥补偿作作用的理理论与实实践基础础现代领导导活动中中的领导导者要统统摄指挥挥整个系系统，实实行有效效目标管管理，一一般都不

3、不可能也也不必仅仅凭自身身的精力力和智力力去一手手完成。为了有有效履行行领导职职能，领领导者自自然会产产生一系系列特定定的辅助助需要如如事务辅辅助需要要、政务务辅助需需要和拾拾遗补阙阙的辅助助需要。宏观而而言，系系统的领领导者的的上述辅辅助需要要，可以以从他们们下属执执行职能能层次得得到，正正职领导导还可以以从副职职那里得得到。但但是领导导者的这这种辅助助需要，实实际上却却主要不不能从他他们那里里得到满满足，他他们的职职能主要要是在某某一具体体分工的的业务领领域相对对独立地地执行管管理任务务，对领领导者而而言，是是宏观意意义上的的辅助；他们与与领导者者是隶属属关系，但但却在组组织系统统层级体体

4、制中的的一个相相对稳定定的层次次之上，同同领导者者保持着着固定的的层级距距离。他他们对领领导者的的辅助是是领导者者存在相相当层距距、单一一职能任任务的执执行性辅辅助，不不是领导导者所必必需的前前述辅助助。领导者所所必需的的辅助具具有以下下显著特特征：一一是属于于领导职职能范畴畴。领导导者所必必须的这这种辅助助补偿实实质上属属于领导导者的本本职任务务，是领领导者职职分之内内应该从从事的职职能活动动。只是是为了缓缓解领导导者的繁繁重任务务同其精精力和智智力不足足之间的的客观矛矛盾。使使领导者者从具体体事务中中解脱出出来，集集中精力力进行以以决策为为核心的的政务管管理这一一基本职职能，才才将这些些以

5、辅助助形态出出现的领领导活动动，委托托于相应应的辅助助力量去去承担。受委辅辅助力量量所分担担的一应应辅助任任务，实实质上属属于领导导者本职职范畴的的组成部部分，秘秘书的辅辅助效应应潜隐在在领导者者的职能能效应之之中，以以领导的的职能作作用，构构成组织织系统整整个职能能目标管管理活动动的有机机成分。而领导导者的下下属执行行层次所所分工承承担的执执行管理理任务，显显然在宏宏观上也也可视为为对领导导者的一一种辅助助，但实实质上却却是相对对独立、直接显显形地构构成组织织系统整整体目标标活动中中的一个个子系统统成分。其二是是围绕领领导近身身的辅助助。这种种在形式式上异于于领导活活动的辅辅助职能能，实际际

6、上是领领导职能能的有机机成分，两两者本源源的一体体性，使使得这种种辅助职职能直接接从属于于领导职职能，呈呈现为领领导职能能的一种种补充和和延伸。因此，领领导者对对这种辅辅助的需需要，还还是切近近而直接接、随时时而及时时的。这这样，提提供这种种辅助的的力量，当当然就得得作为领领导者的的外圈，贴贴近辅助助对象，甚甚至与之之朝夕相相处，一一边近身身围绕领领导者，切切近而直直接、随随时而及及时地接接受辅助助需要，提提供相应应的辅助助服务。这种辅辅助力量量和系统统内执行行管理层层次虽然然都隶属属于领导导者，属属同一层层级，但但是，他他们却近近身领导导者，作作为领导导职能的的延伸，介介于领导导者同执执行管

7、理理层次之之间，起起着日常常、稳定定的中介介作用。其三是是全方位位的综合合辅助。系统领领导者统统摄全局局，面向向上下左左右，他他们的职职权与视视域所及及是全方方位的。这样领领导者所所需的辅辅助也就就需与之之相应要要有显著著的综合合特征。显然，领领导者所所需的这这种全局综综合的辅辅助，亦亦不能从从其下属属分工执执行管理理层次得得以满足足，因为为他们的的基本职职能只是是分工分分理某方方面单一一而具体体的局部部工作，他他们对领领导者的的辅助，一一般只集集中在对对单一本本职任务务的执行行之中。基于上述述情况，领领导者为为了对整整个系统统实现有有效目标标管理，必必需有近近身、综综合、随随时、直直接的有有

8、效辅助助。这种种独特的的辅助，不不仅难以以从其下下属分工工执行层层次获得得，相反反，从这这种辅助助实际上上是领导导职能的的有机延延伸来看看，其下下属分工工执行管管理层次次，还常常常是这这种辅助助发挥中中介沟通通作用的的基本对对象之一一。秘书书，是领领导者、主事者者身边综综合办理理日常事事务，即即办文办办事办会会、沟通通信息、协调事事务、完完成交办办事项、提供跟跟踪综合合公务服服务的参参谋助手手。而秘秘书工作作是秘书书和秘书书机构为为领导工工作服务务，处理理组织管管理机关关日常事事务，完完成领导导交办的的工作任任务，促促进提高高领导工工作效率率起辅助助作用的的服务性性工作。秘书工工作为领领导活动

9、动提供综综合、近近身、高高效及时时的辅助助，补偿偿领导工工作中遇遇到的事事务问题题、在以以决策管管理为核核心的政政务管理理中体现现的问题题以及给给予领导导拾遗补补阙。二、补偿偿作用的的体现途途径（一） 发挥群群体效能能过程中中的秘书书补偿作作用协调作作用现代领导导活动由由过去偏偏重于发发挥个体体效能转转化为更更加重视视整体配配合，发发挥群体体效能。要发挥挥群体的的效能，协协调个体体的关系系尤为重重要，而而协调关关系是秘秘书工作作的重要要职能之之一。秘书协协调在领领导工作作、机关工工作和秘秘书工作作中都占占有重要要地位，具有重重要的现现实意义义。在实际际工作中中，领导亲亲自协调调具有很很强的权权

10、威性和和有效性性，但领导导者的主主要任务务是搞决决策，因而不不可能事事无巨细细，事必躬躬亲。这就需需要秘书书人员发发挥其参参谋助手手作用，参与或或领导授授权承办办协调任任务。秘书协协调就是是领导活活动的延延伸与补补充，有利于于领导工工作的正正常运行行。秘书部部门处于于机关、企业的的枢纽位位置，承担协协调任务务，辅助领领导化解解矛盾，理顺关关系，可以提提高机关关工作质质量和效效率，也拓宽宽了秘书书工作的的领域，有利于于提高秘秘书工作作的水平平，强化秘秘书部门门的参谋谋助手作作用，推动秘秘书工作作向深度度和广度度发展，为为领导工工作提供供强有力力的辅助助。 （二）开开发型管管理时代代秘书发发挥补偿

11、偿作用现代领导导的管理理方式由由封闭型型转向开开发型，更更加重视视领导群群体之间间的纵向向和横向向上的联联系，更更加重视视学习和和借鉴外外单位的的管理经经验，及及时捕获获、整理理、分析析和反馈馈各种信信息资料料。而秘秘书实务务的根本本目的是是辅助领领导实施施管理，通通过推动动信息环环流、实实现秘书书工作职职能、提提高管理理效率来来补偿领领导活动动。通过过秘书人人员拟写写文稿、拟办文文件、筹筹办会议议、安排排活动、准备物物品、接接待、通通讯联络络、完成成交办事事项等具具体实务务，为领领导工作作开山筑筑路、铺铺垫代劳劳、拓展展延伸，促促使领导导从纵向向和横向向上更好好的联系系，了解解外界信信息并高

12、高效快速速的吸收收良好的的经验，提提高管理理效率另外秘书书是参谋谋活动的的主体，作作为领导导者近身身的综合合性参谋谋助手，其其在现代代领导活活动中发发挥补偿偿作用的的过程还还体现在在以下 （一）综综合辅助助中的补补偿。（11）秘书书办公从从办会办办事，收收集处理理信息，督督促检查查等方面面进行综综合辅助助，特别别是协助助领导者者草拟计计划、制制定政策策等，以以国内外外的有关关信息为为依据，将将宏观，中中观，微微观情况况联系起起来，将将各个部部门有机机地联系系起来，进进行综合合思考，另另外加上上秘书多多角度、多侧面面地看问问题，进进行纵横横比较，从从而敏锐锐地发现现不断出出现的新新情况、新问题题

13、、新趋趋势。在在此基础础上提出出的建议议和方案案，从全全局角度度参谋辅辅助领导导者，提提出有助助于领导导者全面面发挥管管理职能能的建议议。（22）秘书书活动由由于是伴伴随着领领导活动动从发生生、发展展到获取取结果的的过程而而展开的的。秘书书从事综综合辅助助，促使使其系统统地、由由浅入深深地、相相互联系系和动态态发展地地认识事事物、分分析问题题以便其其透过现现象，抓抓住本质质，抓住住主要矛矛盾和主主要矛盾盾的主要要方面，有有针对性性地提出出解决问问题的办办法，辅辅助领导导处理事事务；另另秘书在在与领导导者长期期贴近工工作的情情况下，对对领导者者的思路路比较了了解，对对于领导导工作中中的不足足和偏

14、差差能及时时发现并并能提供供及时的的建议，在在与领导导者的思思想沟通通中发挥挥有效的的参谋作作用，在在双方密密切贴近近和工作作流程几几乎一致致的共同同实践中中强化对对领导者者的参谋谋作用。（3）秘秘书综合合辅助是是对领导导工作的的全面服服务，秘秘书对领领导者智智能范围围内的问问题发挥挥参谋作作用。（44）在实实践中，领领导者的的职能范范围全面面，特别别是主要要领导人人，要思思考处理理的问题题和多，难难免出现现重视一一个方面面而忽视视另一个个方面的的问题，出出现某个个因素、某个环环节的疏疏漏或失失误。这这种疏漏漏或失误误虽然是是局部性性的，但但若得不不到及时时有效的的解决，或或者长期期未被发发现

15、，也也可能造造成重大大损失。有事业业心责任任感而又又敏于观观察勤于于思考的的秘书，能能够在综综合辅助助中及时时发现领领导活动动中的种种种疏忽忽或偏向向，发挥挥重要的的参谋作作用。（二）沟沟通枢纽纽中发挥挥补偿作作用信息沟通通是组织织成员保保持思想想统一、行为一一致的重重要条件件，是否否保持灵灵敏有效效的沟通通状态，直直接影响响信息流流能否有有效地引引导物质质流和能能量流产产生效益益，关系系到信息息、物质质、能量量的使用用和补偿偿，从而而直接影影响到组组织的发发展活力力和生机机，影响响领导活活动的成成效。（1）秘秘书机构构在管理理信息网网络架构构上处于于组织纵纵向层次次系统、横向职职能系统统以及

16、与与同行业业及相关关单位联联系的扩扩展系统统与各信信息店联联系的升升延系统统的枢纽纽位置，又又是与信信息使用用和发布布的核心心组织织领导层层保持直直接沟通通的辅助助系统。秘书在在对各方方面信息息综合加加工的基基础上，为为领导者者提供有有情况、有分析析、有对对策的高高层次管管理信息息，发挥挥有效的的参谋作作用。另另外秘书书还受命命于领导导者去完完成有关关调研课课题，发发挥参谋谋作用。（2）为为了实现现组织目目标，取取得良好好的管理理效果，领领导者对对组织活活动方针针、政策策、规则则、章程程等遵从从、执行行的情况况必须及及时、准准确的把把握；对对行使权权力、履履行指责责、承担担义务、工作分分工及配

17、配合等方方面的情情况，必必须全面面了解；对组织织运转各各环节、各阶段段的成效效必须了了如指掌掌。这样样，才能能有效地地进行指指挥、协协调和控控制。秘秘书处于于沟通枢枢纽的位位置，通通过信息息服务、调查研研究、督督促检查查、处理理信访，以以及办文文、办会会等业务务规范，发发现问题题，分析析问题，提提供解决决问题的的对策，发发挥参谋谋作用。秘书利利用其在在正式组组织中的的沟通作作用发挥挥补偿作作用。（3）管管理信息息的输入入、转换换、输出出、反馈馈要构成成闭环回回路。闭闭环回路路运作的的每一个个环节，秘秘书都会会参与其其间，具具体操作作，从其其所处的的枢纽作作用位置置为领导导活动提提供信息息补偿。

18、首先通通过输入入信息体体现，秘秘书对信信息进行行收集、筛选、综合；然后秘秘书通过过拟定供供选择的的各种预预案和准准备各方方面的论论证材料料将信息息转换为为决策；接着秘秘书通过过具体办办文、办办会、传传达将做做出的决决策信息息输出；最后秘秘书通过过承担调调研、督督查及收收受各种种报表和和汇报资资料实现现决策执执行的反反馈。在在闭环回回路的信信息沟通通中，秘秘书通过过决策的的内容、计划要要求、执执行标准准等与反反馈的信信息进行行对照，发发现其中中的差异异，并分分析造成成这种差差异的原原因，提提出有关关对策建建议，协协助领导导者确保保决策取取得满意意的施行行成效。秘书在在组织管管理信息息沟通的的闭环

19、回回路中发发挥参谋谋作用，对对协助领领导者纠纠正执行行偏差，克克服执行行障碍，适适应执行行过程中中的环境境条件的的变化，以以及补充充、修正正和完善善决策，均均有着不不可低估估的积极极作用。三、发挥挥补偿作作用注意意的问题题（一）实实事求是是、务实实求真，不不能报喜喜不报忧忧。在领领导的决决策过程程中，如如果领导导的信息息来源受受阻，出出现上有有政策下下有对策策，有令令不行有有禁不止止，或报报喜不报报忧，虚虚报、假假报等消消极现象象，务实实求真的的秘书人人员也能能及时地地发现，提提出参谋谋建议，协协助领导导妥善处处理，避避免种种种消极现现象对组组织运转转产生严严重的干干扰。秘秘处于沟沟通枢纽纽位

20、置，必必须具有有实事求求是、务务实求真真的科学学态度，才才能起到到积极作作用，提提供有价价值的参参谋建议议。若仅仅限于表表象或零零散信息息的传报报，以至至报喜不不报忧、虚报假假报，就就会是领领导工作作陷入盲盲目性，甚甚至产生生信息误误导，严严重地干干扰领导导工作；若以表表象、不不实或扭扭曲的信信息为依依据提出出参谋建建议，正正直且有有准确判判断力的的领导人人就会对对秘书失失去信任任；糊涂涂或心术术不正的的领导人人采纳了了错误的的建议之之后，就就会给事事业带来来重大损损失。对对此，领领导者和和秘书都都应引起起高度警警惕。利利用信息息提供参参谋建议议和接受受采纳参参谋建议议，都必必须从事事业公利利

21、出发，坚坚持务实实求真的的科学态态度。（二）注注意对非非正式组组织的引引导。从从非正式式组织沟沟通的引引导上看看，以人人际关系系、兴趣趣爱好、个人情情感、心心理因素素构成非非正式组组织中的的沟通、如果引引导得法法，可以以增强凝凝聚力，有有效地开开发人力力资源；如果缺缺乏引导导，让可可能出现现的不良良风气或或消极因因素自由由泛滥，就就可能产产生离心心力，涣涣散组织织的肌体体。秘书书在广泛泛的人际际交往中中，即有有利于把把非正式式组织中中有关人人心向背背及对领领导意图图和管理理举措的的理解、认知和和评价等等信息综综合反映映给领导导者，供供其参考考，又可可及时发发现种种种不良倾倾向，提提醒领导导者进

22、行行有针对对性的引引导和教教育；即即可将组组织发展展的形势势、前景景、领导导意图等等传递到到非正式式组织中中去，引引导非正正式组织织围绕实实现正式式组织目目标献计计献策，又又可从非非正式组组织了解解群众的的实际状状况、希希望与要要求，并并传递给给领导，协协助领导导者充分分掌握民民意。秘秘书在此此方面的的参谋咨咨询，有有时是以以在会议议、汇报报中难以以得到的的真实具具体的信信息为基基础的，因因此具有有特殊的的参考价价值。有有些隐藏藏很深的的腐败现现象，有有些潜在在的矛盾盾和危机机，往往往从非正正式组织织的信息息中被发发现和揭揭示出来来。秘书书关注非非正式组组织的信信息，对对强化其其参谋功功能具有

23、有不可低低估的作作用。与与此同时时，还要要看到，秘秘书与领领导之间间沟通又又极为便便利，既既有办文文、办会会、办事事等活动动中的常常规工作作沟通，又又有随同同出差等等近身服服务活动动中思想想情绪的的人际沟沟通。这这就便于于秘书根根据领导导工作不不同时间间、不同同阶段、不同问问题上的的需要，提提供及时时、准确确和有效效的信息息，以及及有关对对策建议议。要把把对非正正式组织织的引导导提高到到一定的的高度，以以补偿领领导对这这一部分分群体的的忽视，这这样的补补偿活动动，对提提高领导导工作的的效率和和效益，防防止官僚僚主义和和脱离实实际的错错误倾向向，具有有不可低低估的积积极作用用。（三）注注意不能能

24、利用近近身之便便，谋取取私利。秘书在在近身服服务中进进行参谋谋活动，为为领导提提供信息息，同时时也能具具体学习习领导人人管理及及决策方方面的知知识、经经验、领领导艺术术及胆识识。领导导人听取取秘书的的参谋建建议，可可以拓展展思路、弥补缺缺失，加加速决策策思路的的形成，吸吸取创新新见解；同时也也能对秘秘书的工工作、思思想和学学习进行行指导。这种相相互补偿偿越有效效，秘书书参谋越越有活力力。秘书书要正确确利用近近身服务务的有利利条件开开展参谋谋活动，必必须端正正参谋动动机，绝绝不能利利用近身身服务之之便，谋谋求私利利；更不不能为领领导谋取取私利出出歪点子子。否则则，一害害事业，二二害领导导人，自自

25、己也要要跌入泥泥坑。正正直有为为的领导导人，对对投机讨讨好出歪歪点子的的秘书是是不能容容忍的。忠诚无无私的秘秘书对领领导人的的行为失失范一定定会勇于于规谏。（四）要要明确自自己的职职责，秘秘书没有有决策权权。无论论是在为为决策地地献计献献策还是是在具体体工作中中地拾遗遗补阙，秘秘书只能能提出供供领导者者参考的的意见、建议或或提供选选择的方方案，不不能也无无权作出出决断；更不能能背着领领导者或或者以领领导者的的名义作作出决定定，不能能在信息息沟通、调查研研究等活活动中擅擅自作出出决定。只谋不不断体现现在秘书书参谋活活动的所所有领域域中。在在对决策策的参谋谋辅助中中，秘书书根据需需要可充充分进行行创新思思考，尽尽可能多多地提出出各种建建议方案案或解决决客观问问题的谋谋断；但但是否采采纳、采采纳的程程度如何何，均由由具有法法定决策策权的领领导者作作出决定定。秘书书若认为为自己的的意见或或建议是是正确的的是应该该被采纳纳的，但但没有被被采纳时时，可再再次甚至至反复提提出自己己认为正正确的意意见或建建议，但但不能干干扰决断断，也无无权介入入决断。在纠正正各种错错误倾向向或拾遗遗补阙的的参谋活活动中，秘秘书尽职职尽责地地