秘书实务课程

1、秘书实实务课课程电子教案二八八年四月月目 录录1、课程程目标定定位、性性质、内内容体系系、学习习方法2、秘书书机构与与职能环环境3、秘书书素质定定义、类类型和修修养4、秘书书职业道道德、知知识与能能力结构构5、办公公室布置置、设计计、美化化6、办公公室电话话业务7、时间间、印信信管理8、值班班管理及及突发事事件处理理9、会谈谈安排10、旅旅行安排排11、办办公物品品管理12、办办公零用用钱管理理13、秘秘书交际际14、秘秘书信息息沟通15、秘秘书协调调16、秘秘书接待待含义、类型及及准备17、秘秘书接待待规格类类型、程程序18、秘秘书接待待方案拟拟写及训训练19、信信息工作作概述20、信信息工

2、作作程序及及训练21、秘秘书调研研概述22、秘秘书调研研的实施施组织、注意事事项23、秘秘书信访访含义、作用、程序24、信信访注意意事项及及实施训训练25、秘秘书督查查工作26、秘秘书保密密工作27、会会议概述述、会务务准备工工作28、会会议策划划方案拟拟写训练练29、会会中服务务和会后后总结30、会会议管理理31、文文书工作作及处理理流程32、文文书处理理训练第一教案案课题：课程目标标定位、性质、内容体体系、学学习方法法教学目的的和要求求：了解秘书书实务课课程目标标定位了解秘书书实务课课程的性性质了解秘书书实务的的产生和和研究对对象理解秘书书实务的学习方法法教学重点点和难点点：秘书实务务课程

3、目目标定位位和学习习方法的的掌握教学方法法：讲授法、讨论法法教学课时时：两课时授课时间间地点对对象：课程的含含义和目目标定位位课程的含含义秘书实务务是秘书书学的一一大分支支学科（课课程），秘秘书学是是研究和和学习秘秘书、秘秘书工作作和秘书书部门的的发生和和发展，揭揭示其基基本特点点和规律律，用以以指导秘秘书工作作实践，提提高秘书书工作者者的素养养的学科科。秘书书实务重重点研究究和学习习秘书工工作的范范畴冰学学习如何何作好秘秘书工作作的课程程，是专专业主干干课程。2、秘书书实务的的课程目目标定位位提高秘书书素养，认认知秘书书工作范范畴，并并掌握处处理各项项秘书工工作的程程序、方方法。二、秘书书实

4、务的的课程性性质1、是一一门新生生的学科科课程2、是一一门边缘缘课程（综综合课程程）3、是一一门有一一定理论论色彩同同时应用用性很强强的课程程三、秘书书实务的的产生和和研究对对象1、产生生秘书学产产生于上上世纪八八十年代代初，标标志性的的是上海海大学文文学院率率先开设设秘书学学课程。秘书学学泰斗王千千弓；最最早的专专著秘书书学与秘秘书工作作秘书工作作组织的的成立 上海大学学：秘秘书中共中央央办公厅厅秘书书工作 秘书刊物物的出版版发行 从中央到到地方建建立学术术团体、各种秘秘书协会会。 秘书作为为古老的的职业门门类，在在我国有有着悠久久的发展展历史，但但秘书学学作为一一门科学学，是880年代代以

5、后才才在我国国兴起，大大致经历历了以下下几个阶阶段。 （1）现现代秘书书事业迅迅速发展展和现代代秘书概概念初步步形成的的阶段。（2）秘秘书职业业化阶段段。（3）秘秘书教育育与秘书书理论研研究蓬勃勃发展的的阶段。（4）秘秘书学形形成的阶阶段。 80年代代初出现现秘书学学理论研研究的热热潮，主主要标志志： （1）秘秘书教育育大发展展 初步形成成了我国国多层次次，多渠渠道，多多形式的的秘书人人才培养养的网络络。最早的秘秘书专业业刊物秘秘书秘秘书之友友等国外产生生于二战战以后，秘秘书工作作产生于于文字诞诞生的时时代30000年前前的甲骨骨文。黄黄帝身边边的六史史（伧颉颉-最早早的文字字始祖）秘书实务务

6、产生于于近几年年（20003年年）1、研究究对象以秘书、秘书部部门、秘秘书工作作为秘书书学的三三大研究究对象；秘书实实务以秘秘书工作作为主要要学习对对象，兼兼顾秘书书、秘书书部门。关于秘书书学的研研究对象象，至今今大致有有以下几几种说法法 （1）“秘秘书工作作”说：“以秘秘书工作作为研究究对象，是是研究秘秘书工作作的产生生、发展展、特点点、任务务、原则则和方法法的巧新新科学。 （2）“辅辅助管理理说”：概括地地说，秘秘书学是是研究如如何进行行辅助性性管理活活动的一一门科学学。 （3）“对对象多元元说”：概括说说，秘书书学以秘秘书、秘秘书机构构和秘书书工作和和研究对对象。 （4）秘秘书活动动说：

7、即即学科对对象，应应为秘书书活动 所谓活动动，就是是秘书人人员为领领导进行行有效决决策与管管理所采采取的辅辅助行为为 。秘书活动动的基本本要素：秘书人员员主主体秘书工作作客客体，是是载体要要素。秘秘书活动动只有依依托和通通过秘书书工作，才才能显出出自身的的存在价价值。 秘书方法法中中介要素素，包括括思维方方法、学学习方法法、工作作方法、处世方方法。领导意图图潜潜在要素素，是秘秘书活动动的准绳绳和尺度度。衡量量某项秘秘书活动动是否有有效，往往往视其其能否如如实而创创造性地地贯彻领领导意图图。秘书环境境外外在因素素，包括括秘书活活动的地地域环境境、人文文环境、组织环环境、办办事环境境；机构构内部环

8、环境、组组织内部部环境、组织外外部环境境。 三、秘书书学的特特征与研研究方法法1、秘书书学的性性质和特特征性质：秘秘书学是是一门研研究秘书书活动及及其规律律的综合合学科。特征：（11）知识识的综合合性 （22）理论论的应用用性 （33）学科科的群体体性 秘书实实务:边边缘性、综合性性、应用用性等四、秘书书实务的的内容体体系1、办文文：包括括文书拟拟写、处处理、整整理和管管理归档档等2、办会会：包括括会议策策划、准准备、服服务、组组织、管管理等3、办事事：包括括常规性性事务和和非常规规性事务务。常规规事务包包括环境境管理、办公零零用钱管管理、办办公物品品管理、印信管管理、时时间管理理、值班班管理

9、、信息管管理、文文件管理理等。非非常规性性事务包包括调研研、信访访、信息息、协调调、督查查、保密密、商务务活动等等工作。五、课程程学习的的方法1、理论论联系实实际，学学以致用用。2、课内内学习和和课外学学习相结结合，校校内学习习和社会会实践相相呼应。3、勤于于思考、善于质质疑。4、善做做笔记、及时巩巩固消化化。教学后记记：第二教案案课题：秘书机构构与职能能环境教学目的的和要求求： 了解秘秘书机构构的设置置影响因因素、原原则了解秘书书机构名名称和设设置形式式及设置置情况掌握秘书书职能环环境的含含义及层层次学会适应应和利用用职能环环境中的的有利因因素教学重点点和难点点：秘书机构构设置及及职能环环境

10、的优优化教学方法法：讲授法、讨论法法教学课时时：两课时授课时间间地点对对象：教学内容容：一、秘书书机构的的含义及及设置影影响因素素1、含义义：秘书书机构也也就是秘秘书部门门，是秘秘书从事事工作的的组织或或集体。2、制约约因素：1）受制制于领导导机关的的设立2）决定定于各级级领导决决策部门门在管理理中的有有效跨度度3）受工工作技术术手段、秘书人人员素质质影响二、我国国秘书机机构的名名称、组组织形式式、设置置原则和和1、名称称：办公公厅、办办公室、秘书局局（处、科、股股、组）、档案室室、机要要室、行行政部、综合课课等2、组织织形式集中式、分散式式、混合合式3、设置置原则1）分级级管理的的原则2）精

11、简简高效的的原则3）充分分发挥部部门最佳佳整体效效益的原原则4）适应应办公技技术发展展的原则则4、设置置情况1）党政政机关根根据实情情设置办办公厅或或者办公公室，采采用分理理制（中中央、国国务院）和综理制制形式设设置。2）企事事业单位位可党政政群分立立，也可可三合一一形势设设置三、秘书书职能环环境的构构成1、秘书书职能环环境的纵纵向层次次1）秘书书机构内内部环境境。包括括人员构构成、管管理制度度、分工工协作状状况、人人际关系系、有影影响力的的负责人人、办公公设备和和条件要要素。2）组织织内部环环境，组组织内影影响秘书书、秘书书工作的的各种因因素的总总和。包包括组织织结构要要素（目目标、机机构、

12、人人员配置置、权利利分配、责权关关系、工工作制度度等）；组织动动态运行行要素（节节奏、效效率、协协调状况况等）；生态要要素（适适应环境境变化能能力、开开拓创新新和谋求求发展能能力；组组织心态态要素（认认同度、团队意意识及精精神等）；物质要要素和信信息要素素（抗干干扰能力力）等。3）组织织外部环环境：国国际国内内的政治治经济文文化等影影响。主主要包括括：社会会经济环环境；社社会政治治法律环环境；社社会文化化环境；科技环环境等政治环境境的影响响：遵守现行行政策法法律执行行活动秘书必须须要经常常读书阅阅报提高高环境的的敏感度度。经受受考验。经济环境境影响收收入、办办公条件件和工作作效率等等文化环境境

13、影响秘秘书素质质和工作作方式。科技环境境影响思思维和办办公手段段。四、讨论论职能环境境对秘书书工作的的影响，怎怎样整合合？教学后记记：第三教案案课题：秘书的定定义、分分类、层层次和修修养教学目的的和要求求：掌握秘书书的定义义和分类类了解秘书书的层次次理解秘书书的修养的的内涵教学重点点和难点点：秘书的含含义、分分类和层层次，秘秘书的修修养教学方法法：讲授法、启发法法教学课时时：两课时教学时间间、地点点、对象象20088.9.16 教学楼楼1077、2003 007文秘秘1、22班（下下同）教学内容容：一、秘书书的定义义1、“秘秘书”的的出处（1）汉汉书刘刘向传:“诏向向领校中中五经秘秘书，讲讲六

14、艺、传记、诸子、诗赋、数术、方技，无无所不究究。”（2）晋晋书荀荀勋传：“得汲汲冢中古古文竹书书，诏勋勋撰次之之，以为为中经，列列在秘书书。”（3）后后汉书郑玄传传：（郑郑玄）“遂遂博稽六六艺，粗粗览传记记，时睹睹秘书纬纬术之奥奥”。2、狭义义秘书定定义 专门从从事办公公室程序序性工作作、协助助领导处处理政务务及日常常事务并并为领导导决策及及其实施施服务的的人员。3、广义义秘书定定义位居领导导人身边边或领导导机构中中枢，从从事办公公室事务务，办理理文书，联联系各方方，保证证领导工工作正常常运转，直直接为领领导工作作服务并并为各方方面的事事务与信信息助手手”。 据此，在在我国，秘秘书是党党政机关

15、关、企事事业单位位、社会会团体、军队、院校以以及一切切合法的的社会组组织内部部行政管管理部门门中的职职业名称称，也可可以是受受雇于私私人的职职业。秘秘书的主主要工作作是围绕绕领导中中枢或领领导者的的工作办办公、办办会、办办事，主主要职责责是辅助助管理、综合服服务。二、秘书书的分类类和层次次1、秘书书的横向向分类按秘书所所在行业业分有1)商务务秘书2)教学学秘书3)司法法秘书4)医务务秘书5)政务务秘书按秘书服服务对象象和薪水水取得的的方式分分，有公公务秘书书和私人人秘书之之分。按秘书工工作内容容分，秘秘书有文文字秘书书、事务务秘书、通讯秘秘书、信信访秘书书、机要要秘书等等。2、秘书书的纵向向的

16、层次次中国：（11）初级级秘书 （22）中级级秘书（3）高高级秘书书日本：（11）见习习秘书 （22）初级级秘书 （33）中级级秘书 （44）高级级秘书美国：（11）LSS-1级级、LSS-2级级、LSS-3级级、LSS-4级级 （22）LRR-一级级秘书、LR-2级秘秘书三、秘书书的修养1、修养养的含义义是指秘书书在道德德品质、知识与与技能等等方面经经过长期期的锻炼炼和培养养达到的的一定层层次和水水平。2、秘书书修养的的内容政治修养养：包括括政治信信念立场场坚定，原原则性强强；自觉觉学习政政治理论论，思想想政策水水平高；树立远远大理想想、价值值观正确确、事业业心强。情感修养养：内向向外向结结

17、合；热热情和平平稳结合合；宽广广与容忍忍结合。意志修养养：培养养自觉性性，克服服盲目性性；培养养果断性性，克服服犹豫性；培养坚坚韧性克克服脆弱弱性；培培养自制制力，克克服散漫漫性。作风修养养：严谨谨细致一一丝不苟苟（细心心）；敏敏捷迅速速主动勤勤快（热热心）；联系实实际，深深入群众众（忠心心）；文文明礼貌貌，不卑卑不亢（诚诚心）哲学修养养：全面面看问题题，发展展看问题题，辩证证看问题题。四、秘书书职业的的新趋势势1、女性性化2、对秘秘书素质质提出了了新要求求3、就业业领域从从党政机机关转向向民间4、信息息高速公公路和办办公自动动化的实实现，影影响秘书书工作方方式和内内容。课后作业业：教学后记记

18、 第四教案案课题： 秘秘书的职职业道德德、知识结结构与能能力结构构教学目的的和要求求： 了解解秘职业业道德要要求掌握秘秘书知识识结构和和能力结结构的内内涵和要要求懂得得如何准准备应聘聘材料了解解秘书应应聘的方方式与技技巧教学重点点和难点点：秘书的任任职资格格和条件件，秘书书应聘技技巧和方方法教学方方法： 讲讲授法、启发法法、案例例法教学课时时： 两两课时教学内容容：一、秘书书的职业业道德（1）言言德。能能直陈己己见，实实话实说说，而且且言之有有物，言言之有据据，言之之有理，言言而有信信；不搞搞言之无无物，言言过其实实和阿谀谀奉承。（2）书书德。能能秉笔直直书，实实事求是是，有喜喜报喜，有有忧报

19、忧忧。不做做表面文文章，不不搞文字字游戏，不不矫揉造造作，不不粉饰太太平。（3）行行德。能能令行禁禁止，有有行必果果，办事事扎实，待待人诚实实，为人人朴实，谦谦虚恭谨谨，礼让让客气，自自尊、自自爱、自自重，甘甘当配角角，甘作作绿叶，勇勇于奉献献，淡泊泊名利。简言之之就是：勇于奉奉献，淡淡泊名利利，直陈陈己见，实实事求是是。总之，秘秘书要热热爱工作作、甘于于平凡；不辞劳劳苦，不不计得失失；自尊尊自重，克克己奉公公；谦虚虚谨慎，平平等待人人；严守守机密，守守口如瓶瓶。二、秘书书的知识识结构理想的知知识结构构是广博博的基础础知识、精深的的专业知知识和实实用的辅辅助知识识的结合合。基础知识识包括：政治

20、哲哲学类，语语言文学学类，数数理统计计类，历历史地理理类，法法律法规规类。专业知识识包括：秘书学学，秘书书实务，秘秘书写作作，文书书档案知知识，调调研信访访协调会会务知识识等辅助知识识包括管管理类，艺艺术类，公公关礼仪仪类。三、秘书书的能力力结构（1）智智能方面面A.敏锐锐的观察察能力B.良好好的表达达能力C.出众众的记忆忆能力 D.自如如的社交交能力 E.良好好的沟通通能力(2)思思维能力力方面A.深刻刻的思考考能力 B.全局局的综合合能力 C.周密密的分析析能力 D.巧妙妙的应变变能力(3)组组织能力力方面A.八面面玲珑的的协调能能力B.点面面兼顾的的计划能能力 C.运筹筹帷幄的的调度能能

21、力 D.高效效可靠的的管理能能力四、秘书书的任职职资格与与条件1、通过过具体的的例子让让学生了了解秘书书的任职职资格与与条件 例11： 诚 聘三盛集团团是一家家跨区域域、多元元化的集集团公司司，投资资涉及塑塑料、化化工制造造、金融融、房地地产等多多个领域域。目前前在福州州已成功功开发有有 “三三盛果果岭生活活”、“三三盛巴巴厘岛”、“丽景景天成”等等地产项项目，并并有500万M22的地产产储备项项目正在在陆续开开发。现现因业务务发展迅迅速，诚诚邀英才才加盟。本公司司提供富富有竞争争力的薪薪酬福利利待遇。 1、秘书 本科科学历，中中文、工工商管理理或房地地产经营营管理专专业，形形象气质质佳，综综

22、合素质质较高；有二年年以上大大型房地地产开发发企业相相关工作作经验，熟熟悉办公公软件。 例2：工学学院招聘聘启事 因因工作需需要，北北京大学学工学院院拟公开开招聘教教学秘书书一名，负负责工学学院本科科生、研研究生教教学管理理的具体体事务及及相关事事宜。试试用期66个月，试试用合格格后按北北京大学学聘用人人员有关关规定办办理。 工学院院的情况况可参见见： HYPERLINK / htttp:/ccoe.pkuu.eddu.ccn 招招聘条件件：1、 本本科或以以上学历历，贯彻彻执行党党的路线线、方针针和政策策；2、 有有较强的的中英文文口头和和书面交交流能力力，英语语达到六六级水平平；3、 具具

23、有较好好的沟通通协调能能力和应应变能力力；4、 工工作态度度认真，责责任心强强，能较较好地与与人相处处共事，并并有吃苦苦耐劳精精神；5、 具具有计算算机操作作基础知知识，熟熟练掌握握Offficee系统和和相关办办公网络络系统；6、 身身体健康康；7、 具具有北京京市户口口。报名办法法：1、 需需提交申申请人个个人简历历 北京京大学工工学院20005年99月266日2、通通过具体体的用人人信息，得得出结论论（1）用用人单位位对“硬硬件”毫毫不含糊糊。在需需方人才才市场上上，招聘聘单位对对求职者者的年龄龄、生理条件件、学历历、专业业技术水水平等硬硬指标要要求相当当严格。对秘书书比较传传统的三三项

24、要求求是文笔笔、英语语和现代代办公设设备的使使用能力力，这些些要求近近年已经经逐步量量化为硬硬件。（2）软软件条件件绵里藏藏针。所所谓“软软件”，是是由那些些“良好好的”“熟熟练的”、“GooodflluenncyEnnerggetiicefffecttiveely等等词词汇来体体现的，二二这可以以说是高高难标准准。（3）“第第二专业业”不可可或缺。几乎所所有的招招聘启事事都先介介绍自己己的业务务范围，这是在告告诉谋职职的秘书书本单位位所需要要的专业业知识和和技能。“有相相关专业业工作经经验者优优先考虑虑”的声声名，表表现了招招聘单位位对应聘聘秘书的的专业工工作经验验越来越越重视。（4）“硬硬

25、件”要要求常常常是用人人单位提提出的特特性要求求，所以以标准比比较清晰晰。比如如身高、学历、英语级级别等。“软件件”作为为共性的的要求反反而模糊糊，像人人际关系系、综合合素质、气质人人品等。（5）近近年来，招招聘启事事内容有有从对应应聘者的的理想、事业心心、归属属感的诉诉求，逐逐步向对对物质待待遇、经经济实惠惠和机会会的诉求求转变的的趋势。最近一周周，北京京、上海海、成都都、广州州、南京京乃至全全国所有有知名外外企都在在疯狂转转发一封封来自EEMC（全全球最大大的网络络信息存存储商，总总部设美美国）北北京总部部的电子子邮件：EMCC大中华华区总裁裁陆纯初初和他的的高级女女秘书瑞瑞贝卡(秘书的的

26、英文名名)因工工作琐事事发生激激烈争吵吵，导致致后者被被迫离职职。更为为严重的的是，瑞瑞贝卡(秘书的的英文名名)无奈奈地告诉诉记者，“这件事传得太广，我都找不到工作了。”下班锁锁门引起起总裁不不满20066年4月月7日晚晚，EMMC大中中华区总总裁陆纯纯初回办办公室取取东西，到到门口才才发现自自己没带带钥匙。此时他他的私人人秘书瑞瑞贝卡已已经下班班。陆试试图联系系后者未未果。数数小时后后，陆纯纯初还是是难抑怒怒火，于于是在凌凌晨1时时13分分通过内内部电子子邮件系系统给瑞瑞贝卡发发了一封封措辞严严厉且语语气生硬硬的“谴责信信”。陆纯初在在这封用用英文写写就的邮邮件中说说，“我曾告告诉过你你，想

27、东东西、做做事情不不要想当当然！结结果今天天晚上你你就把我我锁在门门外，我我要取的的东西都都还在办办公室里里。问题题在于你你自以为为是地认认为我随随身带了了钥匙。从现在在起，无无论是午午餐时段段还是晚晚上下班班后，你你要跟你你服务的的每一名名经理都都确认无无事后才才能离开开办公室室，明白白了吗？”（事实实上，英英文原信信的口气气比上述述译文要要激烈得得多）。陆在发发送这封封邮件的的时候，同同时传给给了公司司几位高高管。秘书回回了咄咄咄逼人的的邮件两天后瑞瑞贝卡在在邮件中中回复说说，“首先，我我做这件件事是完完全正确确的，我我锁门是是从安全全角度上上考虑的的，如果果一旦丢丢了东西西，我无无法承担

28、担这个责责任。其其次，你你有钥匙匙，你自自己忘了了带，还还要说别别人不对对。造成成这件事事的主要要原因都都是你自自己，不不要把自自己的错错误转移移到别人人的身上上。第三三，你无无权干涉涉和控制制我的私私人时间间，我一一天就88小时工工作时间间，请你你记住中中午和晚晚上下班班的时间间都是我我的私人人时间。第四，从从到EMMC的第第一天到到现在为为止，我我工作尽尽职尽责责，也加加过很多多次的班班，我也也没有任任何怨言言，但是是如果你你们要求求我加班班是为了了工作以以外的事事情，我我无法做做到。第第五，虽虽然咱们们是上下下级的关关系，也也请你注注重一下下你说话话的语气气，这是是做人最最基本的的礼貌问

29、问题。第第六，我我要在这这强调一一下，我我并没有有猜想或或者假定定什么，因因为我没没有这个个时间也也没有这这个必要要。”本来，这这封咄咄咄逼人的的回信已已经够令令人吃惊惊了，但但是瑞贝贝卡选择择了更加加过火的的做法。她回信信的对象象选择了了“EMCC（北京京）、EEMC（成成都）、EMCC（广州州）、EEMC（上上海）”。这样样一来，EEMC中中国公司司的所有有人都收收到了这这封邮件件。邮件被被数千人人转发瑞贝卡曾曾认为，“这只是我和EMC之间的事，跟别人没关系”。可就在瑞贝卡回邮件后不久，这封“女秘书PK老板”的火爆邮件就被她的同事在全国外企中广泛转发。近一周内内，该邮邮件被数数千外企企白领

30、接接收和转转发，几几乎每个个人都不不止一次次收到过过邮件，很很多人还还在邮件件上留下下诸如“真牛”、“解气”、“骂得好好”之类的的点评。其中流流传最广广的版本本居然署署名达110000多个，而而这只是是无数转转发邮件件中的一一个而已已。记者者在邮件件上找到到了两位位留有私私人邮件件的人士士。黄小姐供供职于IIBM中中国研究究院。据据她回忆忆，该邮邮件最早早从公司司同事的的大学同同学处转转来，后后来的来来路也多多为业务务关系、大学同同学等。张先生就就职于GGE北京京总部，“我收到邮件比较早，当时就转给了成都和上海的大学同学，结果后来又从南京同学那里收回来了”。从邮件的的转发过过程中，可可以发现现

31、这样一一个顺序序：EMMC-Miccrossft-MIIC-HP-SAAMSUUNG-Hooneyywelll-Thoomsoon-Mottoroola-Nookiaa-GGE这些大大名鼎鼎鼎的外企企大多为为IT或或电子类类相关企企业。女秘书书已离开开公司邮件被转转发出EEMC后后不久，陆陆纯初就就更换了了秘书，瑞瑞贝卡也也离开了了公司。目前，EEMC内内部对此此事噤若若寒蝉，一一些参与与转发邮邮件的员员工挨个个儿被人人事部门门找去谈谈话。尽管无论论是邮件件附加的的个人点点评还是是BBSS上的讨讨论，力力挺瑞贝贝卡的声声音都超超过了八八成，但但外企人人力资源源部的管管理层却却并不买买账。昨昨天

32、早上上，记者者刚在电电话中表表明身份份，瑞贝贝卡就明明白了，“这事儿闹得太厉害，我已经找不到工作了”。她没有料到邮件会被转发出去，也没有料到后来的局面。EMCC回应“邮件门门”“邮件门门”对陆纯纯初有何何影响？昨天晚晚上，陆陆纯初授授意远在在美国的的EMCC公司大大中国区区市场部部经理吴吴薇发出出声明。这份外外交措辞辞的声明明表示，“最近这位北京员工的离职完全是一个个人行为和独立的事件，EMC中国区的员工都充满了信心与EMC一起取得更大的发展。”有IT业资深人士分析，像对大中华区总裁这种高管的评价，一般只有美国总部的总裁和总部人力资源部的主管才有发言权。教学后后记：第五教案课题： 秘书办公公环

33、境的的布置设设计和美美化教学目的的和要求求：认知办公公室种类类；掌握握办公室室布置、整理和和美化的的要求；了解办办公室安安全隐患患及排除除。教学重点点和难点点：办公室布布置美化化要求及及隐患排排除教学方法法：讲授法、问答法法教学课课时：一、秘书书工作环环境的涵涵义和特特点 环境是指指对工作作绩效起起着潜在在影响的的外部力力量。秘秘书工作作环境是是指直接接或间接接影响秘秘书工作作效率的的各种潜潜在外部部力量的的总和。 秘书工作作环境特特点有： 1.复杂杂和多样样性。 2.差异异性。 3.变异异性。 环境的上上述特点点，深刻刻的影响响秘书工工作与环环境之间间相互作作用的过过程： 1.环境境决定、影

34、响或或制约秘秘书工作作； 2.秘书书工作必必须适应应环境； 3.环境境的变化化必然导导致秘书书工作发发展变化化； 4.秘书书工作对对环境有有能动作作用：一一是改善善环境，二二是污染染环境。 二 .秘秘书工作作的宏观观环境 宏观环境境，又称称为一般般环境，或或大社会会环境，它它处于所所有组织织之外，并并组织发发生影响响的外部部环境。它是一一种必须须监测和和适应的的不可控控制的环环境。 秘书工作作的宏观观环境主主要有：政治法法律环境境，经济济环境，科科技环境境，文化化环境等等。 1.政治治法律环环境与秘秘书工作作 2.经济济环境与与秘书工工作 3，科技技环境与与秘书工工作 4，文化化环境与与秘书工

35、工作 文化分为为传统文文化和现现代文化化。传统统文化具具有保守守性，即即对新的的事物视视之不惯惯，不乐乐于接受受；权威威性，即即崇尚权权威，重重服从；感情性性，即公公众问题题或公共共争议的的解决，多多是由有有声望有有地位的的年高者者出面解解决，予予以劝说说，要求求争议的的当事人人重情义义，轻利利害，讲讲情面，顾顾大体。三、秘书书工作的的中观环环境秘书工作作的中观观环境是是指秘书书所处的的组织的的性质，制制度与结结构方面面的环境境。它对对秘书工工作有着着重要 的影响响。 企业的组组织结构构 现代企业业是以现现代企业业制度为为基础的的。它是是在国家家公司法法的规定定下组建建的。其其组织模模式就是是

36、公司法法规定的的几种形形式。这这几种形形式有有有限责任任公司，国国营独资资公司，股股份有限限公司。 任何一个个公司组组织中的的工作人人员由于于地位的的不同，纵纵向分为为高级管管理人员员，中级级管理人人员和操操作执行行人员。在企业业中，董董事会定定期开会会制定决决策，决决策以后后由高级级管理人人员作具具体的决决策，又又由中级级管理人人员组织织实施，操操作执行行人员具具体执行行。由于于中层不不可能担担负起一一个企业业所有的的职能，因因此，必必须将企企业的中中层横向向分为若若干职能能部门。四、 秘秘书工作作的微观观环境微观环境境，又叫叫办公室室环境，是是指一定定的组织织机构的的秘书部部门工作作所处的

37、的自然环环境。 （一）办办公室环环境的种种类及对对秘书工工作效率率的影响响 办公室环环境包括括： 第一、办办公室的的空间环环境，系系指房屋屋建筑与与分配，办办公空间间的大小小，家具具的布置置； 第二、办办公室的的视觉环环境，它它包括色色彩，光光线； 第三、办办公室的的听觉环环境，指指办公室室所处的的有益或或无益声声音； 第四、办办公室的的空气环环境，指指由生理理空气因因素（湿湿度，温温度，空空气流通通与净化化）造成成的办公公室的整整个气氛氛； 第五、办办公室的的健康与与安全环环境。 办公室环环境对秘秘书工作作效率的的影响可可以从以以下三点点说明： 1.作业业方面：办公环环境对秘秘书人员员的器官

38、官功能，知知觉感受受，体力力消耗，心心理反应应都有直直接影响响，比如如光线不不足，足足以使人人的辨别别力降低低，眼力力消耗较较大，而而生疲倦倦，使注注意力难难以集中中，则效效率降低低。 2.生理理方面：环境变变化必然然会引起起生理变变化。办办公环境境不适宜宜，会增增加秘书书的体力力消耗，体体力消耗耗过多则则生疲劳劳，疲劳劳生则工工作兴趣趣减低。兴趣低低，工作作效率必必随之递递降。 3.心理理方面：办公环环境的不不适宜，会会引起秘秘书对工工作厌烦烦的心理理反应。这种心心理反应应自然降降低工作作效率。心理厌厌烦导致致人的精精神苦闷闷及抑郁郁和怒怨怨之感。这些心心情对工工作效率率皆有不不良影响响。

39、（二）办办公室环环境的管管理原则则 办公环境境的管理理是指对对办公室室环境加加以合理理的设计计，组织织和控制制，使其其达到最最符合秘秘书工作作的需要要，进而而提高工工作效率率，完成成组织欲欲达到的的使命。在对办办公环境境进行管管理的过过程中，要要坚持以以下的原原则： 1.方便便，即办办公室的的布局应应该力求求方便省省时，如如相关的的部门及及设备应应尽可能能安排在在相邻的的地方，以以避免不不必要的的穿插迂迂回，便便于工作作的协调调和同步步进行； 2.舒适适整洁，即即无论是是办公室室，办公公桌椅，还还是抽屉屉等，不不要放置置与办公公无关的的东西。办公文文具的摆摆放要井井然有序序。 3.和谐谐统一，

40、即即办公桌桌椅，文文件柜，办办公自动动化设备备等的大大小，格格式，颜颜色等协协调统一一，这不不仅能增增加办公公室的美美观，而而且能强强化成员员之间的的平等观观念，创创造出和和谐一致致的工作作环境。 4.安全全，即布布置办公公室时要要留意附附近的办办公环境境和办公公室存放放财物的的安全条条件；信信息，如如纸质文文件，存存储在计计算机里里的数据据等的安安全和保保密能否否得到保保障；电电器的电电源，电电线，器器物的摆摆放是否否对人员员造成生生理上的的危害等等。 （三）办办公室的的空间设设计 所谓办公公室的空空间管理理是指组组织为节节省成本本，有效效地利用用空间，缩缩短工作作流程，迅迅速处理理信息，提

41、提供良好好工作环环境，并并促进秘秘书与其其他工作作人员的的沟通与与协调所所作的办办公室内内的布置置。 办公室空空间管理理的内容容包括： 1.各职职能部门门的场地地设计 2.工作作中心的的设计 特殊工作作中心，指指特殊用用途或专专门业务务的工作作中心，它它包括： 接待中中心，该该中心是是公司机机关和外外界接触触的媒介介，故布布置应井井然有序序。其设设计要点点是：远远离公司司机关主主要部门门，以免免访客的的干扰；放置公公司简报报或其它它阅读资资料的地地方，应应光线充充足以利利阅读。 计算机机中心，其其布置要要点：注注意适当当的湿度度和温度度，相对对湿度为为 400660%之之间，温温度在11820

42、之间。 3.开放放式办公公场地的的布局 开放式办办公场地地又叫自自由式的的聚集办办公室。其特点点有： 没有个个人办公公室，工工作空间间的位置置通过安安排可活活动的物物件来确确定； 每次进进行工作作间布局局规划时时，并不不考虑窗窗户或其其它常规规结构的的限制，而而是以信信息流和和工作运运转的自自然路线线所形成成的不统统一的款款式来安安排的； 工作人人员的地地位更多多地是由由分配给给他们的的任务，而而不是由由他们的的位置来来确定的的，如高高级管理理人员可可以有较较大的办办公室及及不同颜颜色，不不同形状状的办公公桌，除除此以外外，几乎乎没有可可以看得得见的等等级标志志。 开放式办办公室有有以下优优点

43、： 降低能能源成本本和建筑筑成本； 减少占占地面积积； 降低了了重新布布局的成成本； 由于拆拆除了办办公室的的隔屏，管管理者与与被管理理者的交交往障碍碍减少了了这有利利于排除除心理障障碍。 4.办公公房间的的空间设设计 （四）办办公室的的视觉环环境管理理 办公室的的视觉环环境包括括办公室室内覆盖盖物的颜颜色和照照明。 1.覆盖盖物，它它包括墙墙壁，天天花板，地地面，门门窗，支支柱等上上面的覆覆盖物。 有效的的使用颜颜色。 地面覆覆盖物的的颜色和和类型应应与墙壁壁，天花花板的颜颜色协调调一致，以以保证一一个统一一的，和和谐的环环境。 2.照照明，指指为完成成办公室室的指定定工作而而提供适适当的光

44、光线系统统。 光线的的量。光光线的量量一般用用w(瓦瓦)代表表。 光线线的质。 光的设设计。 （五）办办公室的的听觉环环境管理理 1.消除除噪音的的来源。 2.用吸吸音的材材料以减减少噪音音的影响响。 3.适量量音乐的的播放。 （六）办办公室的的空气环环境管理理 1.温度度：2664.空气气的净化化。 （七）办办公室的的保健与与安全环环境 保健，又又叫健康康保护。办公室室的健康康环境对对秘书人人员具有有不可忽忽视的意意义和重重要性。秘书人人员保持持良好的的健康的的身体，足足以促进进工作效效率的提提高。可可谓“健健全的精精神寓于于健全的的身体中中”。 组织应如如何推行行对秘书书人员的的保健方方法

45、呢？其主要要方法有有： 1.定期期健康检检查。 2.传授授卫生知知识。 3.采行行疾病预预防。 4.保持持环境整整洁。 5.推行行健身运运动。 6.举办办康乐活活动。 要造成一一个安全全的环境境，就必必须在以以下方面面加强管管理： 1.防盗盗。 2.防火火。 3.防止止意外伤伤亡。教学后记记： 第第六教案课题：办公室电电话业务务教学目的的和要求求：掌握办公公电话使使用的总总体原则则，接打打电话和和甄别电电话的要要求。教学重点点和难点点：接打电话话和甄别别电话的的方法技技巧教学学方法：讲授法、示范法法教学课时时：两课时教学内容容：在秘书日日常的公公关实务务中，电电话沟通通更是不不可缺少少的形式式

46、，很多多客户正正是通过过电话最最先接触触和了解解对方。正确使使用电话话，有助助于创造造良好的的沟通气气氛，提提高办事事效率，树树立个人人和组织织的良好好形象。一、接听听与拨打打电话的的原则与与基本要要求 1表达达规范、正确。2.礼貌貌热情，语语气清晰晰和婉。3.简洁洁。4.保密密。5.注意意时间。二、过滤滤电话的的注意事事项和基基本要求求 1.接听听重要电电话所谓重要要电话一一般指来来自上级级的电话话或来自自公众的的内容特特别重要要的电话话，比如如重要会会议、重重要通知知、突发发事件等等。至于如何何判定重重要与否否，除了了凭自己己的经验验和直觉觉，还可可以参考考以下标标准：一一是需要要马上办办

47、理，二二是需要要交办，三三是需要要提醒，四四是需要要备忘，五五是可能能没有任任何原因因，只凭凭感觉有有此必要要，凡符符合上述述标准的的来电，我我们都要要养成边边听边记记或挂断断电话后后马上随随手记录录的习惯惯。2.接听听纠缠电电话秘书接听听这类电电话往往往违背秘秘书的意意愿，发发话者为为了达到到自己目目的，几几次三番番地来电电话纠缠缠，而且且现在有有些人信信奉“会会哭的孩孩子多吃吃奶”的的心态，经经常打骚骚扰性的的纠缠电电话。这这类电话话一般会会让人心心烦意乱乱，拿不不定主意意，还可可能发脾脾气，对对普通人人而言，可可毫无疑疑问地拒拒绝或训训斥对方方，但秘秘书人员员在接这这类电话话时应大大度有

48、礼礼，不怒怒不躁，不不要被对对方利用用，但也也要有原原则。礼礼貌的回回绝对方方，不留留任何余余地。3.过滤滤恐吓电电话有些人为为了某种种目的，经经常会使使用威胁胁的办法法给相关关组织打打恐吓电电话，提提出的条条件也不不尽相同同，口气气也有轻轻有重，但但大部分分的恐吓吓电话都都与经济济利益有有关系。4.过滤滤唠叨电电话秘书在过过滤电话话时，经经常接一一些“长长舌妇式式”的唠唠叨电话话，如何何应对这这类电话话，一般般多采用用善意的的谎言法法。5.过滤滤代接电电话代接电话话有三种种：一是领导导不在时时秘书代代为处理理。二是代接接电话是是领导不不能马上上接电话话，要让让客人等等一两分分钟。三是领导导在

49、办公公室，秘秘书为领领导过滤滤电话。在过滤电电话的过过程中也也常常会会遇到打打错的电电话，秘秘书也要要始终保保持礼貌貌和善用用职业用用语。三、接听听与拔打打电话的的程序 1.接听听电话的的程序首先，接接电话前前应准备备好电话话记录单单，以便便记录一一些重要要电话。其次，当当电话铃铃响起两两声之后后的间隔隔里拿起起话筒，进进行接听听。再次，拿拿起话筒筒后应自自报家门门，弄清清对方的的身份与与目的。2.拔打打电话的的程序首先，在在打电话话之前要要清理好好自己的的思维，对对于重要要的电话话最好提提前准备备要说的的要点，以以免说错错。其次，在在打通电电话时，要要主动自自报家门门，说明明来意。另外，和和

50、接听电电话是一一样的，除除了要用用规范的的职业语语言之外外，一般般要等对对方说完完再见之之后再挂挂机。技能训练练训练目目标通过训训练学生生能够熟熟练掌握握接听电电话的技技能与填填写日志志的技能能1.秘书书小李一一次给客客户打电电话，铃铃声响了了五声之之后还没没有人接接，他就就挂了电电话。她她做的对对吗？2.秘书书小孙一一次因工工作被领领导批评评了，心心情很不不好，恰恰好电话话响了，铃铃声响了了两声以以后，她她拿起话话筒说，“喂喂，你找找谁？”当当得知对对方打错错电话时时，她很很不耐烦烦的说了了声“您您打错了了。”就就将电话话给挂了了。她的的做法对对吗？3.秘书书小欧一一次八点点钟就给给新疆的的

51、一位老老板打电电话，“喂喂，是张张总吗？”“你你是谁？”“我我是杭州州娃哈哈哈集团人人力资源源部的办办公室秘秘书。”“对对不起，我我在吃早早餐，等等会打过过来好吗吗？”“噢噢，好的的。”如如果你是是秘书小小欧，你你该如何何做？4.秘书书小董接接到了一一个投诉诉电话，对对方态度度还可以以，她一一边接电电话，一一边翻阅阅当天的的文件。小董做做的对吗吗？5.秘书书小张一一次接到到了一个个恐吓电电话，对对方态度度很恶劣劣，声称称一定要要让她的的老总亲亲自接。小张说说老板不不在，让让他过一一会打过过来，对对方依然然态度强强硬，小小张就把把电话筒筒放在一一边，去去做别的的事情。小张的的做法对对吗？6.陈之

52、之安先生生是沈阳阳某飞机机部件股股份有限限公司主主管销售售的经理理。请把把下星期期一的活活动安排排有关内内容分别别填写在在陈之安安先生和和他秘书书的工作作日志上上：每周周星期一一上午110：30在办办公室举举行会议议，所有有经理都都参加。要安排排时间去去银行取取现金。12：30陈先先生与王王新西先先生（北北京代理理商）在在文华大大酒店共共进午餐餐。为人人事部的的朱迪小小姐安排排下午33：00见陈陈经理。在该天天某一适适当时间间，秘书书必须空空出半个个小时的的时间以以便安排排陈先生生与自己己商谈下下一次推推销工作作会议的的日程安安排，但但不能占占上午99：0010：00的时时间，因因为陈经经理想

53、在在这段时时间里处处理他的的信件。陈经理理和夫人人晚上77：30分出出发去康康特公寓寓出席晚晚8：00的俱俱乐部聚聚餐会。秘书本本人在晚晚上7：00要参参加社交交俱乐部部举行的的一个会会。教学后记记：第七教案案课题：时间和印印信管理理教学目的的和要求求： 掌握时时间管理理的方法法和时间间表制作作技巧；掌握印印信管理理的注意意事项。教学重点点和难点点：时间表制制作方法法及印信信管理注注意事项项教学方法法：讲授法、讨论法法、启发发法教学课时时：两课时教学内容容：秘书日常常事务工工作之一一就是做做好组织织的时间间安排，包包括日程程安排、约会安安排和旅旅行安排排，其中中帮助领领导安排排好时间间就是本本

54、节要谈谈的，主主要内容容是就是是做好日日程安排排，包括括每月、每周、每天的的日常工工作安排排。具体体如下：一、日程程安排的的内容 秘书日程程安排的的内容是是把领导导或组织织每月、每周、每天的的主要活活动纳入入计划，并并下发给给组织相相关单位位或部门门。领导或组组织日常常工作安安排一般般涉及以以下内容容：1. 各各种接待待、约会会。包括括接待或或会见本本单位员员工、外外单位来来宾和国国外的来来宾。2. 商商务旅行行活动。当前各各组织领领导特别别是企业业领导经经常到各各地、各各国去联联系合作作事宜，进进行市场场调研和和参观学学习。3. 参参加各类类会议。各类组组织都会会经常举举行不同同类型的的会议

55、，领领导部署署重要的的任务，或或听取员员工的建建议，或或组织各各类表彰彰会议等等等。4. 到到车间进进行实际际检查或或指导。优秀的的企业家家都注重重及时了了解本组组织的生生产、营营销、资资产运算算等方面面的情况况，这离离不开亲亲自去做做市场分分析、产产品分析析、资产产分析等等过程。5. 组组织的各各类重大大活动的的安排。6. 领领导私人人活动的的安排。在西方方国家，包包括日本本秘书一一般都要要对领导导的私人人生活进进行安排排。比如如何时去去休假，替替领导安安排好接接待领导导私人亲亲朋的日日程表等等。二、日程程安排的的基本要要求： 1.统筹筹兼顾。所谓统统筹兼顾顾，就是是安排日日常活动动要从组组

56、织的全全局出发发统一筹筹划，又又要兼顾顾领导的的实际情情况。2.安排排规范.就是根根据组织织领导的的分工，明明确规定定哪一类类组织活活动应由由哪些领领导参加加，避免免出现随随意性，注注重实效效，克服服形式主主义。3.效率率原则。日程表表的安排排要体现现效率原原则。4.突出出重点。采用AABCDD法则,对完成成中心工工作有直直接联系系或重要要的活动动，要优优先安排排，加以以保证，以以便领导导集中精精力办大大事，防防止领导导疲于奔奔命，力力戒形式式主义。ABCDD法则中中的A是指先先做重要要而紧急急的任务务；再做重要要而不紧紧急的任任务，即即 B类事事务；后做紧急急而不重重要的工工作，即即 C类事

57、事务；再处理就就是 DD类，可可做可不不做的事事务，这这样安排排，只有有这样，才才能提高高效率，充充分利用用时间，合合理分配配精力，完完成工作作任务。5.留有有余地。安排领领导的时时间要留留有余地地，不要要安排得得过于紧紧密，要要给领导导有空隙隙时间。6.适当当保密。领导的的日程安安排，一一般都是是自制成成一览表表的形式式。日程程表给领领导一份份，给秘秘书科长长和其他他领导一一份，再再就是有有关科室室和司机机一份。不过，给给科室和和司机的的日程表表，内容容不能太太详细以以防泄密密。7，事先先同意。在安排排领导的的日程表表时，无无论是一一般的工工作还是是重要的的工作，都都要事先先得到领领导的同同

58、意。三、日程程安排的的形式 领导的日日程安排排可以分分为：1.年计计划表。2.月计计划表。3.周计计划表。4.日程程表。日程安排排注意事事项1.日程程表编写写以记叙叙、说明明为主要要表达方方式，不不加评论论，不作作过多分分析，简简洁而且且具体，2.使人人一目了了然。3.月计计划、周周计划、日计划划不要安安排得太太满，尤尤其是后后两者。因为环环境随时时变化，领领导要根根据不同同的情况况做出一一定的改改变，所所以编写写要留有有余地。4.所有有的日程程安排都都应按领领导的意意思去办办。经领领导审核核通过打打印成表表并送给给相关部部门，同同时要留留有备份份。5.活动动与活动动之间要要有一定定的空隙隙时

59、间，以以避免一一些时间间冲突。6.在制制定日程程安排表表的过程程中，应应养成谦谦虚细心心的习惯惯，事不不论大小小，都要要认真去去检查核核对。然然后再请请领导审审核，这这样一方方面减少少错误，另另一方面面也提高高工作效效率。7.对已已经处理理完的工工作，一一般应注注明结果果，对没没处理的的也一样样，这样样避免漏漏掉一些些重要内内容，也也帮助领领导随时时掌握信信息。四、日志志的系统统 日志是根根据周计计划表写写出的一一天时间间内组织织领导活活动计划划，一般般分为两两种类型型：即纵纵横两种种方式，所所谓纵，是是以时间间为线索索，上班班开始到到下班为为止，整整个过程程中什么么时间应应做什么么事，按按照

60、顺序序排列，属属于领导导必做的的作为主主线，安安排的时时间应在在领导精精力很好好时。所所谓横，是是指事务务。每一一项事务务都应该该设定处处理所需需要的时时间，将将一些重重要的事事务工作作马上安安排让领领导完成成。在日志上上记录事事情的时时候应该该注意的的问题：1.写字字永远要要用钢笔笔尚尚未联系系妥当的的约会可可以先用用铅笔记记载，待待约定之之后再用用钢笔描描一遍；2.记载载时间、联系人人姓名、地点以以及其它它有关内内容，要要尽可能能简单而而全面；3.记载载社交活活动，要要注意招招待会或或酒会的的时间“118：30分动动身赴119：00的酒酒会”以及及穿着方方面的任任何应特特别注意意的情况况；