物资设备供应商管理标准

1、 物资设备供应商管理标准1 范围本标准规定了集团公司物资设备供应商的管理组织设置、相关组织与部门职责，管理的目的与风险，物资设备供应商的调查、申报及履约评定，物资设备供应商名册的建立。本标准适用于集团公司所有物资设备供应商的管理，包含集团公司、二级分公司及事业部和项目物资设备工作相关供应商的管理。2 规范性引用文件及术语和定义2.1 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 2.2 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。2.2.1 物资设备供应商或称为厂商，即供应物

2、资或设备的个人或法人。是指直接向集团公司提供物资或设备及相应服务的企业及其分支机构、个体工商户，包括制造商、经销商和其他中介商。3 职责3.1 集团分管领导职责3.1.1 贯彻实施国家政策、法律、法规、规章、条例以及上级单位的相关标准与制度，监督物资设备供应商管理标准的执行。3.1.2 批准集团公司集团公司物资设备供应商名册。3.2 集团物资设备部职责3.2.1 贯彻实施国家政策、法律、法规、规章、条例以及上级单位的相关标准与制度。3.2.2 领导集团公司物资设备供应商管理标准的建立和完善，以及运行。3.2.3 参与集团公司物资设备供应商的选择。3.2.4 参与集团公司合作物资设备供应商的信誉

3、评价。3.2.5 组织集团公司物资设备合格供应商的评定。3.2.6 建立集团公司物资设备合格供方名册。3.2.7 领导集团公司物资设备管理标准的监督检查、评价与考核。3.3 集团相关部门职责3.3.1 根据采购权限，参与集团公司物资设备供应商的调查评估。3.4 二级单位物资设备部职责3.4.1 贯彻实施国家政策、法律、法规、规章、条例以及上级单位的相关标准与制度。3.4.2 参与本级物资设备供应商的选择。3.4.3 参与本级合作物资设备供应商的信誉评价。3.4.4 负责收集使用单位反馈信息，向集团公司反馈合格供应商提供的产品和服务情况。3.4.5 及时掌握物资设备合格供应商的技术进步及价格变化

4、等市场动态信息。3.4.6 建立本级的物资设备合格供方名册。3.4.7 领导本级的物资设备管理标准的监督检查、评价与考核。3.5 二级单位相关部门职责3.5.1 根据采购权限，参与集团公司物资设备供应商的调查评估。3.6 项目部职责3.6.1 贯彻执行集团公司和二级分公司物资设备供应商管理标准。3.6.2 掌握合作供应商的产品使用和服务情况。3.6.3 向上级物资设备管理部门反馈合作物资设备供应商的信誉评价。3.6.4 推荐物资设备合格供应商名单。3.6.5 对项目头一次合作供应商，做新引进供应商进行调查评估。4 物资设备供应商管理的目的与风险4.1 集团公司物资设备供应商管理的目的是在集团公

5、司范围内拓展物资设备供应商资源，掌握相关产品的技术进步及市场动态信息，对整个供应链系统进行计划、协调、操作、控制和优化的各种活动和过程，其主要目的是要将顾客所需的正确的产品能够在正确的时间、按照正确的数量、正确的质量和正确的状态送到正确的地点，并使总成本达到最佳化。4.2 集团公司物资设备供应商管理的原则包括：合法合规原则：公司物资设备供应商管理应符合国家法律法规和相关政策的要求；归口管理原则：明确物资设备供应商管理的归口管理部门为物资设备部，所有物资设备供应商管理标准的制定、修订和废止需经过物资设备部门的审议；平等合作原则：集团公司与供应商之间是基于遵守国家法律法规、市场经济规律和契约精神的

6、平等合作关系。4.3 集团公司物资设备供应商管理的关键绩效指标包括：考核评定结果的公正性（如有供应商投诉，根据投诉和检查情况判定）；现场物资质量和评定结果的一致性；负责供应商管理的各级物资管理部门执行调查申报的及时性；负责供应商管理的各级物资管理部门上报调查申报信息和资料的准确率；供应商引入与物资进场时间差；二级单位分供方名册编制及发布的及时性；负责供应商管理的各级物资管理部门执行考核评定的及时性。4.4 集团公司物资设备供应商管理需应对的主要风险包括：因供应商调查申报启动不及时或调查申报周期过长，容易出现供应商未引入前即进行供货的情况；业务人员在供应商申报环节，因对资质审查不严谨，容易出现资

7、质证明文件过期等问题；在供应商违约行为发生时，因评定不及时可能给我方造成损失；年度评定不及时或评定依据不够公正客观，导致评定结果不合理，造成经济损失或供应商投诉等；编制名册时因不合格供方设定引发供应商投诉；供方名册发布后如系统定义不及时，使用单位继续与不合格供方合作，带来履约风险。5 物资设备供应商管理内容5.1 物资设备供应商的开发5.1.1 掌握足够数量的潜在供应商信息是供应商开发的基础工作。各单位应本着开放的原则，广开渠道，主动“走出去”获取供给信息，建立起具有充分可选性的潜在供应商库。获取新供应商信息的常见渠道有：a)查询行业协会信息；b)参加博览会现场收集信息；c)网上搜索或查阅专业

8、报刊杂志；d)查找当地邮政黄页；e)同行、朋友、熟人、已有供应商介绍；f)主动上门自荐的供应商。5.1.2 各单位应主动向潜在供应商介绍集团公司和本单位的企业概况、采购规模、采购和供应商管理的原则、程序和流程，把集团公司的企业文化、管理风格和管理政策宣传给潜在供应商，使潜在供应商对集团公司和本单位的实际情况有客观、正确的认识，以唤起新供应商与本单位合作的积极性。5.1.3 集团公司各级物资设备管理部门应积极、主动、广泛、深入的调研资源市场，不断发现并按照程序规定引入优质供应商，逐渐培养并形成战略合作伙伴。其它职能部门或单位、个人应积极推荐优质供应商至集团公司各级物资设备管理部门，以拓宽优质供应

9、商的引入渠道。5.2 物资设备供应商的调查评估5.2.1 各级物资设备管理部门应组织技术、质量等部门人员共同对有意向与集团公司合作的潜在供应商进行调查，并对其给予综合评估。5.2.2 对供应商的调查评估应从其资格、质量、价格、供应能力、售后服务等方面进行，填写供方调查评估表（具体指标体系详见附录D），各二级单位可根据自身特点赋予各项指标不同的权重和评分标准。5.2.3 供应商的调查评估工作应本着阳光、廉洁、节俭的原则进行，考察、评估产生的费用（如交通费、食宿费等）由各考察单位自行负担，不得让供应商承担。5.2.4 各单位在调查评估过程中对于关键性的证明资料必须通过查询权威信息渠道或查看原件等方

10、式核实其真实性、有效性，不能仅查看被调查供应商提供的复印件。5.3 物资设备供应商的选择5.3.1 集团公司实行供应商准入制度，准入的基本条件是：a)具有法人资格或具有独立承担民事责任的能力；b)遵守国家法律、行政法规，具有良好的信誉；c)具有履行合同的资质、能力和良好的履行合同的记录；d)具有能够支持履行合同的合理的资金财务状况；e)具有必要的售后服务能力；f)在集团公司无涉诉记录。5.3.2 集团公司供应商选择推行公开透明、集体参与、集中采购与自主采购相结合的方式，坚持少环节、竞争性招标采购与源头采购的原则，同等条件下优先选择顺序为集团公司内部单位、中国铁建系统内部单位、终端生产企业或终端

11、生产企业所属的具有营业执照的分公司、授权代理商、授权经销商、一般经销商。5.3.3 具备招标条件且物资设备总价超过10万元或单价在3万元以上的采购要实行招标采购，对于物资设备采购供方名册中涉及的物资设备采购，被邀请参加竞标的供应商中合格供方数量不得少于2/3。除内部单位供应外，物资设备总价未超过10万元或单价在3万元以下的物资设备应采用询价、议价、竞争谈判方式确定供应商。5.3.4 对于集团公司和二级单位集采确定的物资，采购单位应优先在集采供方范围内选择供应商。遇建设单位指定物资供应商时，采购单位必须要求建设单位出具指定供方的证明文件，再执行供应商调查评估、申报等程序。 集团公司禁止所属各单位

12、与以下类型的供应商进行合作：a)个体工商户，个人独资企业，合伙企业（砂、石、灰、砖、周转材料租赁、辅助材料等地方性材料如确因工程所在地条件限制没有其他供应商资源可选择时除外）；b)不能按照集团公司要求开具合法、有效发票的供应商；c)对于国家实行许可批准、专业资质认定或强制认证制度的物资，不具有有效的许可批准文件、专业资质证书或强制认证证书的供应商；d)集团公司发布的禁用通知中被永久禁用的供应商和禁用期未到期的供应商；e)集团公司现行有效的物资设备采购供方名册中被列为不合格供方的供应商。5.4 物资设备供应商的申报5.4.1 对于供应商的申报需遵循“谁申报，谁负责”的原则。5.4.2 供应商的使

13、用实行申报制度。凡是采购单位拟选择首次与集团公司合作的供应商或虽曾与集团公司合作，但履约结束后超过2年未再与集团公司合作过的供应商，均需填报供方申报表（见附录E）,并附调查评估表（见附录D）等供应商资料。对职业健康安全和环境有重大影响的物资设备供应商，还需向其发出物资设备供方安全健康和环保调查函（见附录H），并与其签订重点施加影响单位安全健康和环境管理协议（见附录G），由供应商盖章确认其信息的准确性，报集团公司二级单位物资设备部门批准备案后才能具备供应资格。5.4.3 供应商申报备案必须提供适用的、有效的并加盖单位印章的证明资料。5.4.4 集团公司集中采购选择的供应商由集团公司物资设备部负责

14、向分管领导申报，经审批后予以引入。各二级单位集中采购选择的供应商由二级单位物资管理部门向二级单位分管领导申报，经二级单位分管领导审批后予以引入。二级单位所属项目经理部选择的供应商，由项目经理部商务室向二级单位物资设备管理部门申报，经二级单位物资设备管理部门审批后予以引入。各二级单位引入集团集采物资设备的集采供方范围外的供应商时，需报集团公司物资设备部或集团分管领导审核、审批后予以引入。5.4.5 供应商名称变更时（业务主体和法律关系未变更），各单位应要求供应商提供名称变更通知和工商行政管理部门出具的名称变更证明。名称变更通知中应明确供应商变更前后的名称、名称变更的时间、名称变更前已发生业务和名

15、称变更后新发生业务衍生的民事权利义务如何承接转移等事宜，名称变更通知和工商行政管理部门出具的名称变更证明上均需盖有变更前、后对应供应商名称的印章。5.4.6 供应商的调查申报流程及相关要求详见附录A。5.5 物资设备供应商的履约考核评定5.5.1 合作过程中，各级物资设备管理部门应把对供应商的关系维护纳入日常管理工作，保持日常联系，及时掌握其经营状况，多渠道了解其经营、资金、服务、质量、信誉等信息，同时对其履约和服务情况进行定期检查，对于重要物资设备可经常进厂进行生产过程检查，发现违约情况应如实记录，并在系统中登记备案，作为当年供应商评估的依据。5.5.2 合作过程中，专业公司和项目部还可通过

16、产品质量检查、日常履约情况记录、生产实地考察等方式对供应商进行日常考核。对于违约供应商填写供方履约评定表并敦促其履约，严重违约不宜继续合作的及时终止业务，经项目部考核不通过的报二级单位物资设备部审核。物资公司考核不通过的，直接报集团物资设备部，在系统中做不合格标注。使用单位应加强对供应商的日常监管，及时发现并制止违约行为，严重违约的及时做不合格评定。5.5.3 每年年底或合同完成后，采购（使用）单位应对供应商进行履约评定，填写供方履约评定表（见附录F），报送二级单位物资设备管理部门。履约评定表将作为评价供应商和调整合格供方名册的重要依据。5.5.4 每年年初，集团公司要组织对供应商的评价工作，

17、其中，集团集采物资设备供应商的评价工作由集团物资设备部组织实施，其他物资设备供应商的评价工作由各二级单位物资设备部门组织实施，根据上一年度或前一合作周期与供方的合作情况以及供方产品和服务是否满足健康安全和环境要求等内容，结合采购（使用）单位的供方履约评定表，公正、合理的评价供方。5.5.5 对于已合作供应商，各单位应根据其履约表现，提出改进期望和要求，推动供应商不断提升管理水平、改善供应绩效，并积极寻找能够与集团公司实现“优势互补、互利互惠、合作共赢、共同发展”的长期合作伙伴，通过改变价格确定方式、延长合作周期、推进双向合作、拓宽合作领域等方式逐渐培养并形成战略合作伙伴。5.5.6 供应商的考

18、核评定流程及相关要求详见附录B。5.6 物资设备供应商名册的建立5.6.1 集团公司各级物资管理部门依据供应商的合同执行及履行情况，组织有关人员对供应商的技术、质量、服务、价格、能力、信誉等方面进行资格评审，提出合作供应商建议名册经本级单位领导审核，尤其是不合格名册的收录范围、永久禁用供应商的禁用原由、潜在供方的范围等内容的审核，形成物资设备采购供方名册并报集团公司物资设备部审批。5.6.2 集团公司物资设备部汇总筛选各单位的合格供方形成集团公司合格供应商名册，并结合集团公司法律合规部每季度发布的分供方涉诉警示名录，其中物资设备分供方将作为不合格供方编入名册内，编制名册时需参考核对确保不合格供方全部编入名册，经分管领导审核后，以文件形式发布物资设备采购供方名册，同时在分供商管理信息系统公布。5.6.3 物资设备供方名册包含合格供方名册、不合格供方名册、永久禁用名册、潜在合作供方名册。其中潜在供方仅为有可能合作的新产品、新工艺、大宗物资行业标杆企业或稀缺物资供应商等。5.6.4 集团公司物资设备采购供方名册由物资