中国IT市场年会会议流程管理手册

1、PAGE PAGE 2220055年中国国IT市市场年会会会议流程程管理手手册目 录录分组职责责任务31、领导导小组成成员32、专项项小组职职责3二、分期期落实计计划881、会务务组82、招商商组1003、秘书书组1114、综合合组133三、现场场流程管管理1151、现场场工作管管理155一、分组组职责任任务1、领导导小组成成员：组长：副组长：组员：专项小组组职责：（1）会会务组职责：负负责会议议现场正正常进行行的一切切会务保保障工作作。任务 ：1选看看场地 2确确定地点点 33交付订订金 4说明明要求饭饭店提供供配合的的事项 5签签署协议议 66研讨布布展方案案7确定布布展方案案 8 监监督

2、布展展设计99布展施施工监督督10制定定当日流流程实施施表111确定现现场人员员分工12现场场布置调调配133灯光音音像控制制14邀请请摄影摄摄像 15提提出摄制制要求 166验收拍拍摄成果果 117制作作成册18内部部彩排设设备安装装 119现场场彩排 200宣传片片制作221笔记记本内容容装载 222资料运运输 23物物品运输输24桌签签摆放 225用餐餐安排 26引引导牌设设置 227 嘉嘉宾上场场引领 288同传设设备安排排 299工作证证30车辆辆及运输输人员安安排来宾宾停车场场预定 31 安排兄兄弟单位位到场布布展及彩彩排 322 与参参展兄弟弟单位的的联系33 与与7家参参展媒体

3、体的联系系 344 场地地布线人 员：（括号号为该人人员负责责任务）分管领导导：组 长：王晓东东（1、2、33、4、5、66、7、8、99、111、122、144、155、166、177、199、200、233、244、266、311）副 组 长： 组 员：张金海海 林林琳 田苑、鲁卫（2）招招商组职责：负负责整个个会议正正常进行行的一切切经费保保障工作作任务：11招商方方案制作作 22招商合合同制作作 33明确对对厂商的的要求 4邀邀请及确确认赞助助商发言言人 5邀请请厂商参参会人员员6接待厂厂商贵宾宾 77引领贵贵宾签到到及进入入会场 8收收集及确确认厂商商演讲文文稿或PPPT 9收收集及

4、确确认厂商商展板展展品10收集集及确认认厂商会会刊资料料和广告告 111收集集及确认认厂商LLOGOO 112收集集及确认认厂商现现场发放放资料13会后后厂商宣宣传跟踪踪 114落实实合同收收款人 员：（括号为为该人员员负责任任务）分管领导导：组长：组员：（3）秘秘书组职责：负负责整个个会议正正常进行行一切资资料保障障工作。任务：11新闻总总稿 2分类类深度报报道 3资料料内容撰撰写（会会刊、摘摘要、简简介、邀邀请函） 44资料内内容收集集确认 5资料料内容设设计 6 资资料印刷刷 77部领导导、院领领导、公公司领导导讲话稿稿 88主持人人串词 9公公司报告告PPTT制作 110其它它PPTT

5、制作（演讲人人名录、图片） 111演讲人人演练 122主持人人演练 13年年会综合合总结报报告144 提供供获奖厂厂商名单单人 员：（括号号为该人人员负责责任务）分管领导导：组 长：组 员： （4）综综合组职责：负负责整个个会议正正常进行行的一切切人员邀邀请接待待保障工工作。任务：11部、院院领导邀邀请 2公司司领导参参会通知知 33媒体记记者邀请请 44用户代代表邀请请 66报到表表设计制制作 9部院院领导及及厂商贵贵宾接待待 110普通厂厂商代表表接待 11媒体体记者接接待 12外外宾接待待 113胸花花购买 144胸花佩佩戴 15参参会胸卡卡发放16签到到本笔购购买 17名片收收集 18

6、资资料装袋袋、发放放 19大门迎迎宾 20签签到处迎迎宾 21会会场迎宾宾 222贵宾室室迎宾23会场场秩序维维持 24提提供桌签签名单 255桌签名名单摆放放次序 26会会前广告告投放 277会后媒媒体宣传传28奖牌牌的制作作人 员：（括号号为该人人员负责责任务）分管领导导：组长：副组长：工作人员员：1、贵宾宾邀请： 2、参会会代表邀邀请： 3、媒体体工作：4、海外外媒体及及来宾邀邀请：5、会议议礼品及及用品购购置：分期落实实计划（当日安安排见第第三章）（1）、会务组组：时间段时间工作内容容责任人备注前期准备备（10.14-11.11）第一周1.100-1.16布展方案案设计王晓东1.111

7、-1.12再次与酒酒店确认认各项事事宜，完完成申报报手续王晓东1.177布展方案案比稿第二周1.200-1.23布展方案案研修改改、确认认*总定稿稿1.200-1.23确定参展展兄弟单单位、明明确要求求1.200-1.23联系参展展兄弟单单位、解解决问题题（媒体体7家，其余44家）1.222落实其它它组情况况，提交交会议预预算。第三周1.200-1.24确定摄影影摄像公司配合合1.200-1.24确定礼仪仪服务人人员1.100-2.1厂商LOOGO落落实，提提交布展展厂商2.199-2.20再次确定定会议当当日现场场流程马总提供供2.199-2.21制作工作作证2.199-2.21收集桌签签名

8、录，传真至至酒店;来宾停停车位预预定。2.200向其它组组收集PPPT,装入笔笔记本，确定笔笔记本及及控制人员员。相关人员员提供内部彩排排2.200开会确定定本组彩彩排人员员2.200公司内部部彩排，布置场场地，调调试设备备，安排排顺序2.200兄弟单位位彩排现场彩排排2.222再次向招招商组落落实厂商商布展资资料2.233晚资料运输输至会场场2.233晚布展2.244上午确认桌签签，引领领牌等事事宜，礼礼仪小姐姐培训2.233晚 设备调试试、彩排排2.233晚 进行现场场彩排导导演、协协助其它它组熟悉悉场地。协助兄弟弟单位彩彩排熟悉悉场地2.244上午各组就位位后期服务务（11.19-12.

9、6）2.255-3.5结清第三三方费用用，相关关资料留留底备用用（2）、招商组组时间段时间工作内容容责任人备注前期准备备（10.14-11.11）第一至三周1.4-1.330招商材料料发放客户经理理招商合同同制作客户经理理公司领导导支持明确对厂厂商的要要求客户经理理领导审核核邀请及确确认赞助助商发言言人客户经理理领导审核核邀请厂商商参会人人员客户经理理第四周2.199-2.23收集及确确认厂商商演讲稿稿或PPPT客户经理理收集及确确认厂商商会刊资资料和广广告，提提交秘书书组制作作2.199-2.23收集及确确认厂商商展板展展品收集及确确认厂商商现场发发放资料料2.199收集及确确认厂商商LOG

10、GO 客户经理理内部彩排排2.200安排本组组彩排工工作审核客户户pptt及其它它相关资资料 客户经理理现场彩排排2.233晚转入综合合组协助助彩排接接待工作作客户经理理2.244上午熟悉现场场环境，审核客客户布展展情况，进行来来宾接待待模拟审核客户户pptt，模拟拟客户演演讲审核厂商商桌签、相关人人员就位位客户经理理后期服务务（11.19-12.6）2.2443.4会后厂商商宣传跟跟踪落实合同同收款客户经理理黄总审核核监督（3）、秘书组组（名单单黄总确确认）时间段时间工作内容容责任人备注前期准备备（1.661.24）前三周1.1001.30资料内容容撰写（会刊、报告摘摘要、公公司简介介）1.

11、1331.31资料内容容收集确确认向*总确确认袋装装资料内内容，并并负责收收集1.1331.27资料内容容设计负责所有有资料的的设计1.1001.17邀请函内内容确定定及制作作向马总确确认邀请请函内容容1.1331.26部领导、院领导导、公司司领导讲讲话稿各部门总总经理给给予相应应配合新闻总稿稿、新闻闻通稿、分类深深度报道道撰写各部门总总经理给给出相关关新闻稿稿1.2441.27公司报告告PPTT制作与相关演演讲人协协调制作作PPTT内容1.288将PPTT提交于于黄总第四周2.1992.22部领导、院领导导、公司司领导讲讲话稿定定稿其它PPPT制作作（演讲讲人名录录、图片片等）由招商组组与客

12、户户确认后后提供给给*资料印刷刷完成（会刊）与招商组组确认厂厂商资料料后，报报*总最终终确认会会刊内容容后，交交*印刷主持人串串词2.211演讲人彩彩排演练练内部彩排2.1992.200 确定本组组彩排分分工将pptt装入笔笔记本，彩排时时完善pppt将*总确确认后的的PPTT交张金金海现场演讲讲人演练练、主持持人演练练后期服务务（2.22433.5）跟踪媒体体报道年会综合合总结报报告（4）、综合组组（请徐徐总确认认相关人人员）时间段时 间间工作内容容责任人协助人员员前期准备备第一至二二周1.1001.21部领导初初步邀请请院领导初初步邀请请第一轮媒媒体预热热、会前前广告投投放大量发放放邀请函

13、函（含电电子邮件件）、请请柬，邀邀请各类类参会人人员第三周1.2111.25用户代表表初步确确认相关回执执确认参会贵宾宾（部、院领导导等）初步确认认第二轮媒媒体宣传传中期落实实彩排准备备2.1992.22用户参会会人员再再次确认认参会贵宾宾（部、院领导导等）再次确认认媒体记者者邀请外宾邀请请提供桌签签名单2.233晚资料装袋袋胸花购买买桌签名单单摆放次次序签到表设设计制作作、签到到用品（本、笔笔）购买买公司领导导参会通通知2.233 全体组员员入场熟熟悉各自自岗位，模拟接接待工作作现场彩排2.244上午各人员就就位桌签摆放放次序上上报领导导小组后期服务务（2.11822.288）2.2443.

14、5征集参会会人员反反馈意见见、致参参会人员员感谢信信。20055年ITT市场年年会现场场分工及及时间安安排20055年2月月23日日晚 = 1 * ROMAN I、布展展组 负负责人： 场内布展展组：场外布展展组：布展协调调：彩排组：公司演演讲人 场内布展展组相关关工作人人员，223日中中午1点点进入会会场布展展。田苑苑负责场场内搭建建、设备备调试。场外布展展组相关关工作人人员，224日凌凌晨1点点进入外外场布展展。林琳琳负责场场外厂商商展示区区、兄弟弟单位展展示区、报告墙墙、各个个签到处处布展，鲁卫负负责与酒酒店协调调。20055年2月月24日日上午779点点 = 2 * ROMAN II、

15、会会议服务务组 负负责人：厂商接待待小组：兄弟单位位接待小小组：资料运输输组：资料装袋袋组：现场协调调组：桌签摆放放负责人人：以上各小小组相关关工作人人员，224日上上午7点点进入会会场熟悉悉场地。厂商接接待小组组成员协协助厂商商展示区区工作人人员清点点厂商资资料，进进行布置置工作。24日日上午77点全体体到岗，有关负负责人安安排桌签签位置。鲁卫负负责与酒酒店协调调、与各各组组长长协调，厂商接接待组工工作人员员主要负负责厂商商展板、宣传品品的接受受、摆放放、排序序，资料料运输组组主要负负责资料料的运输输及搬运运至指定定地点，协助装装袋组装装袋。现现场协调调组负责责协调公公司内部部各部门门之间的

16、的工作及及工作人人员的后后勤保障障。20055年2月月24日日上午99111点布展组进进行初步步设备调调试，信信号走台台。场外布展展组与厂厂商接待待小组合合作核实实厂商及及兄弟单单位展板板、宣传传材料收收集情况况，及时时与厂商商与兄弟弟单位联联系。资料装袋袋组应于于11点点前资料料分装完完毕，并并摆放到到位。20055年2月月24日日上午111112点布展组布布展组进进行最后后彩排、调试设设备、清清场做最最后准备备。会议服务务组在负负责人的的带领下下再次熟熟悉场地地、各组组工作人人员对工工作做最最后检查查。会议现场场分工： = 1 * ROMAN I、政府府贵宾 负责责人：签到处：接待： 部部

17、级领导导接待： 信信息产业业部领导导接待：其它部委委领导接接待： 车车位引领领司机接接待： = 2 * ROMAN II、厂厂商贵宾宾 负负责人：签到处： 总总接待：接待小组组： 软件： 主机：外设：行业信息息化： 集成电电路：20055年2月月24日日下午11点至55点以上两组组相关工工作人员员，244日上午午7点进进入会场场熟悉场场地。厂厂商接待待小组成成员协助助厂商展展示区工工作人员员清点厂厂商资料料，进行行布置工工作。有有关负责责人安排排桌签位位置，接接待人员员熟悉各各自接待待贵宾的的位置，进行接接待模拟拟。下午午一点接接待工作作正式开开始，在在政府及及厂商主主要贵宾宾来齐后后，1点点

18、50分分左右，由唐杰杰、刘献献军及黄黄涌组织织贵宾到到报告墙墙前合影影留念后后进入会会场。20055年2月月24日日下午55点至88点以上两组组相关工工作人员员，244日下午午5点半半到岗，接待工工作正式式开始。20055年2月月25日日上午77点至下下午5点点以上两组组相关工工作人员员，255日上午午7点到到岗，做做好准备备工作，上午88点接待待工作正正式开始始。 下下午1点点相关工工作人员员到岗，1点115分接接待工作作正式开开始。225日上上、下午午在签到到处准备备好多余余的会议议资料，以备发发放。 = 3 * ROMAN III、普通来来宾 负责人人签到处： 20055年2月月24日日

19、下午11点至55点以上工作作人员224日上上午7点点进入会会场熟悉悉场地，清点会会议资料料，组织织装袋放放入会场场。布置置接待（签到册册、抽奖奖箱、奖奖品、资资料等）。下午午一点接接待工作作正式开开始。会会议结束束后，由由郭晴负负责收集集（礼仪仪小姐提提供）获获奖名单单，核实实领奖者者身份后后发奖。20055年2月月25日日上午77点至下下午5点点以上工作作人员225日上上午7点点全体到到岗，布布置接待待（签到到册、抽抽奖箱、奖品、资料等等），上上午8点点接待工工作正式式开始。下午11点相关关工作人人员到岗岗，1点点15分分接待工工作正式式开始。下午会会议结束束后，由由郭晴负负责收集集（礼仪仪

20、小姐提提供）获获奖名单单，核实实领奖者者身份后后发奖。25日日上、下下午在签签到处准准备好多多余的会会议资料料，以备备发放 = 4 * ROMAN IV、新新闻中心心 负负责人：国内签到到处： 海海外签到到处： 海海外嘉宾宾引领： 同同传设备备发放回回收： 接接待： 直直播设备备：20055年2月月24日日下午11点至55点24日上上午7点点全体到到岗，布布置接待待（签到到册、车车马费、资料等等），设设备负责责人安装装调试电电脑，网网络，打打印机、同传设设备（除除外宾外外收取押押金）等等。下午午一点接接待工作作正式开开始，按按计划进进行直播播，组织织相关记记者在贵贵宾室专专访。20055年2月

21、月24日日下午55点至88点以上工作作人员224日下下午5点点半全体体到岗，清点会会议资料料，组织织装袋放放在记者者签到处处，设备备负责人人检查电电脑，网网络，打打印机、同传设设备等。布置接接待（签签到册、车马费费、资料料等）。下午66点接待待工作正正式开始始。20055年2月月25日日上午77点至下下午5点点以上工作作人员225日上上午7点点全体到到岗，清清点会议议资料，组织装装袋放在在记者签签到处，设备负负责人检检查电脑脑，网络络，打印印机、同同传设备备等。布布置接待待（签到到册、车车马费、资料等等）。上上午8点点接待工工作正式式开始，按计划划进行直直播，组组织相关关记者在在贵宾室室专访，

22、下午11点相关关工作人人员到岗岗，1点点15分分接待工工作正式式开始。25日日上、下下午在签签到处准准备好多多余的会会议资料料，以备备发放。 = 5 * ROMAN V、院内内单位展展区 负责人人：20055年2月月24日日下午11点至55点以上工作作人员224日上上午7点点进入会会场熟悉悉场地，摆放各各单位会会议资料料，设备备负责人人安装调调试电脑脑，演讲讲员彩排排。244日上午午9点（根据布布展情况况）全体体到岗，演讲员员再次彩彩排。下下午一点点接待工工作正式式开始，1点440分开开始演讲讲两遍。20055年2月月25日日上午77点至下下午5点点以上工作作人员225日上上午7点点半全体体到

23、岗，上午88点接待待工作正正式开始始。下午午1点相相关工作作人员到到岗，11点155分接待待工作正正式开始始。 = 6 * ROMAN VI、厂厂商展示示区 负责责人：20055年2月月24日日下午11点至55点以上工作作人员224日上上午7点点进入会会场，熟熟悉场地地，清点点厂商布布置、宣宣传资料料及展板板。下午午一点接接待工作作正式开开始，协协助厂商商进行资资料发放放和现场场秩序维维护。20055年2月月25日日上午77点至下下午5点点以上工作作人员225日上上午7点点全体到到岗，布布置资料料等。上上午8点点接待工工作正式式开始，协助厂厂商进行行资料发发放和现现场秩序序维护。 = 7 *

24、ROMAN VII、会场服服务 负责人人：与酒店协协调、发发放餐票票等 = 8 * ROMAN VIIII、现场场控制 负责人人：流程导演演：田苑苑现场总控控：王晓晓东PPT播播放：张张金海（组长）、吕天天文、张张曦、李李燕风、邓道正正司仪：马马翚司仪助理理：陆渝渝、文方方演讲人：赵树峰峰等23日下下午张金金海收集集齐所有有机器编编号入库库（122台笔记记本，一一台打印印机）。24日日上午99111点设备备调试完完毕进行行正式彩彩排。224日111112点再再次彩排排，122点清场场进行最最后设备备检查。20055年2月月24日日下午55点至88点现场控制制组244日晚55点到岗岗，对AAV设备备进行检检查，对对当天晚晚上串场场PPTT进行核核对，并并进行晚晚宴及颁颁奖彩排排，下午午6点正正式开始