中铁隧道集团有限公司档案管理办法规定规定

1、中铁隧道集团有限公司档案管理办法第一章 总 则第一条 为加强集团公司档案管理工作，促进档案工作更好地为集团公司各项工作服务，依据中华人民共和国档案法、国家档案局企业档案管理规定和中国中铁股份有限公司档案管理办法，结合全集团档案管理工作实际，制定本办法。第二条 本办法所称的档案，是指集团公司在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。第三条 档案是企业自身发展的历史记录，是企业资产的重要组成部分。档案工作是企业物质文明建设的重要条件，也是企业精神文明建设的重要内容，对于企业的持续发展具有重大作用。各级领导必须给予高度重视，加强领导，增强全员档案意识，整合资源，同

2、心协力做好档案工作。第四条 集团各单位应将档案工作列入企业发展规划，并制定企业档案工作发展规划和年度计划；明确本单位档案工作分管领导并经常督促检查档案工作。第五条 集团各单位应认真贯彻、执行、遵守档案法，依法管理本单位档案，确保档案完整、齐全和安全，根据本办法制定本单位档案管理实施细则，并报集团公司备案。第二章 档案工作机构、职责及人员第六条 集团公司档案工作接受中铁股份有限公司的领导和国务院国资委的监督、指导，全集团实行统一领导，分级管理，逐级监督、指导的原则。第七条 集团公司办公室是全集团档案业务主管部门，依法履行下列职责：（一）贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料

3、归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；（二）统筹规划全集团档案工作并负责集团公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；（三）指导各子公司、集团公司各单位、总部各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；（四）监督、指导集团公司所属机构（含指挥部、项目部、境外机构）的档案工作。第八条 各单位应建立、健全档案管理机构，形成管理网络，明确职责，统一管理本单位的档案，并负责本单位内档案工作的业务指导、监督和检查。各级档案工作机构的性质，既是党的机构，又是行政机构，为便于工作，机构设在行政。第九条 各单位应为档案工作部门配备政治可靠、责任心强，起码具有大专以上学历、有一定档案

4、专业知识、业务能力，数量与档案管理工作量相适应的档案工作人员。第十条 档案工作人员应当坚持坚定正确的政治方向，忠于职守，遵纪守法，刻苦钻研业务，努力提高政治、业务素质和工作能力。第十一条 各单位要加强档案工作队伍的建设，在有计划地选调具有档案专业学历人员的同时，组织好现有人员的业务培训和继续教育。要把专业技术职务评聘作为加强档案队伍建设的重要手段，努力改善人员结构，保证队伍相对稳定。第三章 文件材料的收集、归档第十二条 各单位应建立健全文件材料和收集归档制度。一般应明确各类文件材料的收集、归档责任部门、人员和职责；明确归档范围、归档时间、归档要求等。第十三条 各单位可结合文件材料形成的流程、文

5、件材料的专业内容特征等分类确定文件材料的收集、归档责任部门和人员：（一）公文类（如正式公文、函、电报）文件材料，由单位的文书部门专人负责收集、整理、归档，单位有关部门兼职文书人员予以配合。（二）公文以外其它形式（如科技、财会、声像、实物等）的文件材料，由单位有关业务部门的兼职文书人员或特定专人负责收集整理、归档。第十四条 收集的各类文件材料应交单位档案部门集中管理，任何人都不得据为己有或拒绝归档。第十五条 归档文件材料基本要求：（一）各类文件材料应完整、准确、系统，能全面反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。（二）文件书写和载体材料应能耐久保存，宜使用碳素墨水，不得

6、使用铅笔、圆珠笔及红墨水等不耐久材料。（三）拟归档文件材料必须整理规范，层次分明，符合文件材料形成规律，保持文件之间的有机联系。（四）非纸质文件材料（如电子文件）应将内容相同的纸质文件及电子文件阅读条件说明一同归档。第十六条 归档时间：纸质文件一般应在文件材料形成年度的第二年上半年向档案部门移交归档。电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档同时进行。工程、科研项目档案一般应在项目验收通过后三个月内向档案部门移交归档。机构变动、产权变更等情况下形成的文件材料应随时归档。各单位应结合实际做出具体规定。第四章 档案管理第十七条 各单位档案管理部门应对所保管的档案采取下列管理措施：（一）建立

7、科学的档案管理制度，分别制定文书、科技、会计、声像、实物等档案管理细则，纳入员工责任制，定期进行考核，逐步实现档案管理工作规范化、标准化。（二）档案工作场所实行库房、阅览室、办公室三分开。库房建设符合档案保管要求，配备防火、防盗、防光、防热、防有害气体、防潮、防虫、防磁等必要设施。（三）加强对电子文件归档和电子档案的管理，开展电子文档管理系统应用及相关制度建设，积极推进档案管理现代化。（四）主动向领导汇报工作情况，反映存在问题，提出建议或意见。第十八条 对接收的纸质文件材料应按照中铁隧道集团有限公司归档文件整理规则及本单位实施细则进行分类、整理。第十九条 应根据国家和上级单位有关规定，编制本单

8、位档案材料保管期限表，经单位主管领导批准后执行。第二十条 划定档案密级，一般按照文件材料形成时确定的密级或单位保密部门的规定确定。第二十一条 制定、采取有效措施，加强档案的安全保管，特别要加强对涉及国家秘密、企业商业秘密和知识产权档案的管理。第二十二条 建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按规定向上级档案管理部门报送档案工作基本情况统计表。第二十三条 主动开展档案利用工作。建立档案借阅制度，编制检索工具，编辑史志、年鉴、专题文件汇编，开发档案信息资源，为企业各项工作提供及时、有效的服务。利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。各

9、单位必须为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的档案。第二十四条 对保管期限已满的档案应定期进行鉴定，提出鉴定工作报告。对确无保存价值的档案要登记造册，经企业法定代表人批准后进行监销。第二十五条 国有企业资产与产权发生变动，应按国有企业资产与产权变动档案处置办法规定，做好档案的处置工作，确保档案完整与安全第二十六条 干部、会计、公安档案的管理办法，应分别符合中组部、财政部、公安部的有关文件精神与要求。第五章 奖 惩第二十七条 有下列事迹之一的，由各单位对在档案工作中做出突出贡献的部门和人员给予表彰和奖励：（一）对档案的收集、整理、管理、编研开发、提供利用做出显著成绩的；（二）对档案

10、的保护和现代化管理做出显著成绩的；（三）在推动、加强企业档案基础工作方面做出显著成绩的；（四）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。第二十八条 各单位应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，由档案管理部门责令限期改正；情况严重的，依纪给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第六章 附 则第二十九条 本办法由集团公司办公室负责解释。第三十条 本办法自发布之日起实施。中铁隧道集团有限公司归档文件整理规则第一章 总 则第一条 为适应档案管理现代化，简化立卷程序，提高工作效率，更好

11、地为集团公司各项工作提供优质服务，根据国家档案局颁布的中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则（DA/T222000）、中国中铁股份有限公司归档文件整理规则（中铁股份办2007158号），结合集团公司系统档案工作实际，制定中铁隧道集团有限公司归档文件整理规则（以下简称规则）。第二条 本规则规定了归档文件整理的原则和方法。第三条 本规则适用于全集团各级立档单位。第二章 定 义第四条 归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、作为文书档案具有保存价值的各种纸质文件材料。第五条 整理将零散的文件材料,根据其相互关系、特征和保存价值，以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目装盒，使之有序化的

12、过程。第六条 件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件的正本与定稿为一件（如定稿过厚不易装订可单独为一件）；正文与附件为一件（如附件数量较多不易装订可各为一件）；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文、请示与批复同一年度的为一件，不同年度的可分开（但必须标识存放的关联位置）；没有批复的重要请示可视为一件。第三章 整理原则第七条 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。第四章 质量要求第八条 归档文件应齐全完整。模糊或已破损的文件应予修复。第九条 归档文件所使用的书写材料、纸张、固定材料等应符合档案保护

13、要求。第十条 本单位有文号的文件归档时，必须归有单位领导在发文稿纸上签发的定稿和盖有公章的正本。第十一条 通过网上办理的电子公文可将发文稿纸和用印后的电子文本打印归档。第十二条 各种会议记录应采用A4 横条格用纸，首页应采用活页记录纸（见附件1）。第十三条 归档文件及各种表格的用纸，应符合公文格式的要求，档案管理的各种表格采用A4 纸。第五章 整理方法第十四条 装订（一）归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后（批复在前，请示在后）；（二）归档文件的装订方式和用品的选择，以保持整

14、齐、完整、安全，不损坏和不锈蚀文件，便于保管，不丢失，方便利用为原则。第十五条 分类（一）归档文件可以采用保管期限年度机构或年度保管期限机构分类方法进行分类。同一全宗只能采用一种分类方法；（二）文件排列的顺序应按党、政、工、团、其它。行政部门中机构排列顺序，可按本机关机构序列的规定（或习惯）排列，综合性部门在前，业务部门在后。不同保管期限、不同内部组织机构的文件不能混淆，党委（工委）、纪检委形成的文件必须分开。与外单位联合行文，定稿由主办单位归档，其它单位归正本。以单位名义制发的文件，由单位办公室文书人员负责归档，以部门名义制发的文件，由部门文书人员负责归档。（三）归档文件的年度，以文件签发日

15、期为准。跨年度形成的文件归入办结年（跨年度形成的会议文件归入闭幕年，跨年度形成的案件文件归入结案年）；规范性文件归入公布（批准）年；各种报告、总结、计划及各种统计资料有文号的归入文件形成年；无文号的归入其内容针对年；长远规划、多年工作总结、报告、表彰等文件归入形成年；年度工作总结和第二年计划在一起的文件，归入文件形成的一年；会议记录不得跨年度归档；正本与定搞，来文与复文等作为一件时，文件的日期应以装订时排在前面的文件日期为准。第十六条 排列（一）归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度排列；（二）没有文号的文件，如会议文件、会议记录、统计报表、工作计划、工作总结等可按内容

16、相对集中，按时间先后排列；（三）同一立卷部门内不同级别的文件应以本级文件为主，排列时本级有文号的文件在前，无文号的文件在后。其它文件按不同级别排列。第十七条 编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号。文书处理部门应对归档的每件文件编室件号，并在每件文件上加盖归档章（见附件2），填写全宗号、年度、保管期限、机构、室编件号。档案部门填写馆编件号。(一)全宗号：集团公司给所属各立档单位全宗代号（见附件10）；(二)年度：归档文件形成的年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“1998”(三)保管期限:归档文件保管期限（永久、长期、短期）或代码（永久1、长期2、短期3）；(四)件号:文件的排列序号。室

17、编件号,由文书部门编制；馆编件号,由档案部门根据进馆（科）时档案变动情况编制；(五)机构:各单位内部组织机构的名称（或规范的简称）；(六)归档文件章盖在归档文件首页上端的空白处，填写各栏项目时，应使用符合档案保护要求的字迹材料或刻制的小章加盖。第十八条 编目文书处理部门应依据归档文件分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录：归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、电子文件名、备注、机构、电子文件载体号等项目（见附件3）。（一）件号:填写室编件号；（二）责任者:制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写责任者时，应

18、使用全称或通用简称，不能使用“本单位”或“本公司”等含义不明的简称；（三）文号:文件的发文字号。转发文件和来文文件的字号，如不能在文号栏内显示，可在标题后加“ ”注明；（四） 题名:文件标题。没有标题的或标题不规范的，可以自拟标题，外加“ ”号；（五） 日期:文件签发日期。以8 位阿拉伯数字标注年、月、日，如“2002 年9 月8 日”，应填写为“”；（六） 页数:每一件归档文件的总页数。文件中有图文的页面为一页；（七） 电子文件名:电子文件归档时使用的文件名和文件扩展名；（八） 备注:注释文件需要说明的情况；（九） 机构：各单位内部组织机构的名称（或规范化的简称）。（十） 电子文件载体号:电

19、子文件脱机存储载体的编号，由档案部门填写。归档文件目录应按保管期限装订成册并编制封面。归档文件目录封面可视需要设单位名称、年度、保管期限等项目（见附件4）。第十九条 装盒归档文件按件号顺序装入档案盒，与归档文件目录排列顺序一致。不同年度、不同保管期限、不同机构的文件不能放在同一盒内。（一） 档案盒封面应标明全宗名称（即立档单位名称全称）。档案盒的外形尺寸为310mm220mm（长宽），盒脊厚度为20mm、30mm、40mm 等（见附件5）；（二）档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、机构、室编件号、馆编件号（室、馆编件号填写盒内第一件和最后一件文件起止件号，中间用

20、“”号连接）、盒号等项目（见附件6、7）；第二十条 备考表：备考表（见附件9）放在盒内文件之后（可印制在封三上），项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。(一)盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；(二)整理人:负责整理归档文件的人员姓名；(三)检查人:档案部门负责检查档案质量的人员姓名；(四)日 期:归档文件整理完毕的日期。第六章 移 交第二十一条 文书处理部门要按时将归档文件材料以件为保管单位向档案部门移交。第二十二条 文书处理部门向档案部门移交归档文件材料时，要编制“移交清册”（见附件8），并附归档文件目录，一式两份。双方点收并检查归档文件质量合格后，

21、在移交清册上签名盖章，双方各存一份备查。第七章 附 则第二十三条 本规则由集团公司办公室负责解释。第二十四条 本规则自印发之日起实施。附件：1会议记录纸首页2文书档案归档章式样3归档文件目录式样4归档文件目录封面式样5文书档案盒封面式样6文书档案盒脊背式样（竖放）7文书档案盒脊背式样（横放）8归档文件移交清册式样9文书档案备考表式样10全宗代码表附件1:会议记录纸首页单 位 名 称 会议年第 次会议记录封签时 分 开始日期： 年 月 日 时 分 结束 地 点：主持人：记录人：会议主要内容出席（共 人）列席（共 人）缺席会议文件1原始记录 页；2会议文件 件。第 页共 页附件2:文书档案归档章式

22、样单位全宗年度228mm机构保管期限馆编件号31附件3:归档文件目录式样归档文件目录机构: 电子文件载体 件号责任者文号题名日期页数电子文件名备注附件4:归档文件目录封面式样归档文件目录全宗名称 年度 保管期限 附件5:文书档案盒封面式样全 宗 名 称全 宗 名 称注:方框上、下、左、右分别保留35mm、30mm、20mm、25mm附件6:文书档案盒脊背式样（竖放）全宗号年 度期 限机 构室件号馆件号盒 号注: 脊背方框上空20mm、下空30mm，“机构”单元格高70mm,“室件号”、“馆件号”单元格高35mm,其余单元格高30mm。附件7:文书档案盒脊背式样（横放）全宗号年 度期 限机 构室

23、件号馆件号盒 号注: 脊背方框上空20mm、下空30mm，“机构”单元格高70mm,“室件号”、“馆件号”单元格高35mm,其余单元格高30mm。附件8:归档文件移交清册式样归档文件移交清册共计: 盒 件其中:永久: 盒 件 长期: 盒 件 短期: 盒 件移交单位:接收单位:移 交 人:接 收 人: 附件9:文书档案备考表式样 35 单位：毫米备 考 表 30 情 况 说 明： 10 45 10 6010 10 整 理 人： 10 检 查 人： 10 年 月 日 25 30 25附件10:集团各单位档案全宗代号顺号企 业 全 称 名 称代号备注1中铁隧道集团有限公司132中铁隧道勘测设计院有限

24、公司13-13中铁隧道股份有限公司13-24一处有限公司13-35二处有限公司13-46三处有限公司13-57四处有限公司13-68北京中铁隧建筑有限公司13-79内江新鸿路业发展有限公司13-810隧道设备制造有限公司13-9中铁隧道集团有限公司文书档案管理规则第一章 总 则第一条 为规范集团公司文书档案管理工作，统一集团公司文书档案工作标准，充分发挥文书档案的作用，根据国家档案局企业档案管理规定、国有企业文件材料归档办法、中国中铁股份有限公司文书档案管理规则及中铁隧道集团有限公司档案管理办法，制定本规则。 第二章 文件材料的收集、归档第二条 文件材料的收集归档工作，应纳入各单位、各部门工作

25、计划，纳入领导工作议程，纳入部门的职责范围和文书处理人员（或兼职的文书人员）的岗位责任制。第三条 各单位、各部门在其职能活动中形成的应归档的文件材料，都必须由文书处理人员（或兼职的文书人员）收集整理，及时向档案部门移交归档，不允许承办单位、部门或个人分散保存。各单位应建立文件材料归档责任追究制度，不按要求归档、造成文件材料丢失的应追究当事人或部门的责任。第四条 各单位、各部门文书处理人员（或兼职的文书人员）在文件材料收集、整理、归档时，应做好以下工作：（一）按照归档范围，将需归档的文件材料收集齐全、完整；（二）对归档文件进行价值鉴定，确定保管期限；（三）确定文件材料的秘密等级，绝密文件应单独存

26、放；（四）按照文件材料之间的联系和特征进行分类整理。第三章 归档范围第五条 企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料，都应按照国有企业文件材料归档范围（见附件1）及时归档。第六条 归档文件材料的来源：（一）本企业内部形成的文件材料；（二）本企业所属单位和派出机构(包括境外机构)上报本企业的文件材料;（三）本企业引进项目、外购设备附带的文件材料；（四）本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料；（五）本企业参与的合作项目,合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；（六）本企业执行、办理的外来文件材料。第七条 归档文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及

27、底片、胶片、实物等各种载体形式。第四章 归档要求第八条 归档文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系,并符合有关标准、规范要求。第九条 归档文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件归档后不得更改。第十条 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。第十一条 电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存，即反映同一内容而载体不同的文件材料要保持其一致性（纸质、电子文件一致）。第十二条 归档文件的载体和字迹应符合耐久性要求。第十三条 归档文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当

28、增加份数。第十四条 两个以上单位合作完成的项目，由主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的，按其规定执行。第十五条 各部门的专（兼）职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门负责人签字核准后向档案部门移交。重要的文件材料移交时应编制归档说明。档案部门接收时应全面检查归档文件的质量。第十六条 交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。第五章 归档时间第十七条 管理性文件材料一般在办理完毕后的第二年上半年归档。第十八条 电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。第十

29、九条 磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在结束后及时归档。第二十条 企业员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。第二十一条 各指挥部、项目部工作终止、机构撤销之前，应将机构存在期间形成的有参考利用价值的文件材料整理立卷移交本单位档案部门保管。第二十二条 下列文件材料应随时归档：一、变更、修改、补充的文件材料；二、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；三、企业产权变动过程中形成的文件材料；四、其他临时活动中形成的文件材料。 第六章 文书档案的整理、保管和统计第二十三条 保管期限的划分：文书档案的保管期限分为永久、长期和短期3种，永久为50年

30、以上，长期为超过1650年，短期为15年以下。对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保存;对本单位在较长时期内有利用价值的档案，列为长期保存;对本单位在较短时期内有利用价值的档案，列为短期保存。介于两种保管期限之间的档案，保管期限一律从长。各种文件材料的具体保管期限见集团公司文书档案保管期限表（附件2）。第二十四条 档案密级的划分：属于国家秘密的文件资料，应按规定标明密级（绝密、机密、秘密），确定保管期限。属于企业商业秘密的文件资料，如重大科研成果、发明创造以及试验、生产的配方和工艺诀窍、审计报告等，应由文件形成部门标明并确定保密期限。保密期限届满的，自行解密；保密期限需要

31、延长的，由原确定密级和保管期限的部门决定；在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保管期限的部门或者上级机关应当及时解密。第二十五条 根据中铁隧道集团有限公司归档文件整理规则，归档文件应以件为单位进行整理、装订、分类、排列、编号、编目、装盒。第二十六条 归档文件按照全宗整理，一个单位在工作活动中形成的全部档案是一个全宗，同一个全宗的档案不得拆散，不同全宗的档案不得混在一起。划分档案全宗的原则是：（一）行政上可以独立行使职权，能够以自己的名义单独对外行文的单位； （二）财务上是一个独立的会计单位，可以单独编制预、决算或财务计划的单位；（三）设有专门的人事机构或管理人事的干部机构，有一定的任免权

32、的单位。第二十七条 一个全宗的全部档案，应根据档案的来源、产生时间、内容和形式，分门别类，区分不同的保管期限，进行科学分类，系统排列。归档文件可以采用保管期限-年度-机构或年度-机构-保管期限等分类方法。同一全宗应保持分类方案的稳定。第二十八条 文书档案的保管：（一）各单位应建立必要的制度，增添必要的设备，采用科学方法，做好档案的保管工作，保护档案的安全，延长档案的寿命。具有永久和长期保存的档案，如有破损或字迹模糊，应及时修补或复制，并在备考表上注明；（二）档案库房是保存党和国家、企业机密的重地，必须设在安全地点，结构坚固，室内保持适当的温度和相对的湿度（温度一般为1424，相对湿度为4560

33、），有防火、防盗等“八防”设施和措施。档案库房应有专人负责管理，实行定期检查和清点制度，并做好平时记录。第二十九条 档案工作人员调动时，必须在离职前将所管理的档案数量和状况交待清楚，并办理交接手续。第三十条 文书档案的统计：档案统计工作是档案管理的一项基础工作，各单位档案部门必须建立登记和统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用、鉴定、销毁及编研开发等情况进行登记和统计。年末需编制、填写本单位文书档案年度统计表和历年统计表，对统计数字必须认真核实，并按规定向上级机关报送档案统计年报表。第七章 文书档案的利用第三十一条 档案工作人员应了解本单位的历史和业务，熟悉所保管的档案情况，主动开展档案利用

34、工作，编制检索工具，如案卷目录、归档文件目录、全宗介绍等，提高查找效率；应协同有关部门，编制组织机构沿革、大事记、文件汇编、专题资料、专题目录等资料，为企业各项工作服务。第三十二条 档案部门应根据上级有关规定和本单位档案的具体情况，制定档案查阅、摘抄、复制等制度、办法，严格借阅手续，处理好保密和利用的关系。第三十三条 绝密档案，调阅单位必须指定专人借阅，持有介绍信，说明借阅理由，经本单位主管档案工作的领导批准，方可借阅。第三十四条 调阅本部门档案，可持有效证件借阅；调阅其他部门档案，需经主管档案工作的领导批准。党委、纪委形成的档案，除形成档案的部门利用外，其他单位、部门借阅时必须持单位介绍信，

35、经形成档案部门的负责人批准。第三十五条 借阅档案资料，一般只限在档案调阅室或办公室查阅，如有特殊情况需要借出时，须经主管档案工作的领导批准，办理借出手续，借出的档案不准带至宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。第八章 文书档案的鉴定和销毁第三十六条 鉴定档案，应用历史的、全面的、发展的观点，正确分析和鉴别档案的价值，准确划分档案的保管期限：（一）鉴定某一部分档案时，应以档案部门为主，请形成部门人员参加，组成鉴定小组；全面鉴定时，应成立专门鉴定委员会；（二）鉴定人员要按照文书档案保管期限表，对档案进行直接、具体地审阅，把握文件所记述、说明的事情、事件、问题的真实性，文件作者、名称的可靠程度，产生时

36、间、外形情况以及全宗内档案完整程度，进行综合分析，不能简单地根据档案的目录、文件的标题来划定保管期限；（三）鉴定工作要坚持保存从宽、销毁从严，孤本从严、复本从宽的原则;（四）鉴定工作要做到存、毁恰当，手续清楚。凡是经过变动的案卷或文件，都应将剔出文件的内容、鉴定时间、经手人姓名等，在盒内备考表上如实注明。第三十七条 对已经超过保管期限的文书档案进行鉴定、销毁：（一）对改变保管期限继续留存的档案，要编造目录，插入相应的年度；（二）对确无保管价值的需要销毁的档案，写出鉴定工作报告，编造销毁清册和销毁目录，经形成档案的部门复审后，报请领导审批销毁；（三）销毁档案时要有两人以上进行监销，并在销毁清册上

37、签字；（四）鉴定工作结束后，要将鉴定工作报告、销毁清册、目录等，列入当年的档案内长期保存。第九章 文书档案的移交第三十八条 各单位、各部门的档案不得任意分散、转移和销毁。每年上半年内，必须按时向本单位档案部门移交上一年度形成的全部档案。由移交单位（部门）填写归档文件移交清册、归档文件目录一式两份，经双方单位（部门）盖章和经办人签字后各存一份。第三十九条 临时机构（如工程指挥部、项目经理部、办事处等）和中外合资机构所形成的档案，在机构撤销后必须指定专人进行整理，按隶属关系向档案部门移交。第四十条 单位或机构在撤销、合并以及名称变更或者发生其它重大事项变动时，其档案材料应由原单位按规定整理。如撤销

38、，应向上一级档案管理部门移交；如合并，应向上一级档案管理部门指定的单位移交。 第六章 附则第四十一条 本规则由集团公司办公室负责解释。第四十二条 本规则自印发之日起实施。附件：1.国有企业文件材料归档范围2.集团公司文书档案保管期限表附件1：国有企业文件材料归档范围一、党群工作形成的文件材料（一）党务综合性工作、党员代表大会或党组织其他有关会议。（二）党组织建设、党员和干部管理、党纪监察工作、重要政治活动或事件。（三）宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设、统战工作。（四）职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作。（五）专业学会、协会工作，群众团体活动。二、行政管理工作形成的文件材料（

39、一）企业筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程。（二）企业领导班子（包括董事会、股东会、监事会和经理层，下同）构成及变更，企业内部机构及变更。（三）企业领导班子的活动。（四）综合性行政事务，企业事务公开，文秘、机要、保密、信访工作，印鉴的管理。（五）法律事务，纪检监察，公证工作。（六）审计工作。（七）职工人事管理，劳动合同管理，劳动工资和社会保险，职务任免，职称评聘。（八）职工教育与培训工作。（九）医疗卫生工作。（十）后勤福利，住房管理。（十一）公安保卫，综合治理，防范自然灾害。（十二）外事工作。三、经营管理工作形成的文件材料（一）企业改革，经营战略决策。（二）计划管理，责任制管理，各种统计

40、报表，企业综合性统计分析。（三）资产管理，房地产管理，资本运作，对外投资，股权管理，多种经营管理，产权变动，清产核资。（四）属企业所有的知识产权和商业秘密及其管理。（五）企业信用管理，形象宣传。（六）商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关调查等。（七）财务管理，资金管理，成本价格管理，会计管理。（八）物资采购、保存、供应和流通。（九）经营业务管理，服务质量管理。（十）境外项目管理。（十一）招投标项目管理。四、生产技术管理工作形成的文件材料（一）生产准备、生产组织、调度工作。（二）质量管理，质量检测和质量控制工作。（三）能源管理。（四）企业管理现代化和信息化建设，科技管理。（五）生产安全，消防

41、工作，交通管理。（六）环境保护、检测与控制。（七）计量工作。（八）标准化工作。（九）档案、图书、情报工作。五、产品生产或业务开发工作形成的文件材料A 工业企业（一）产品的市场调研、立项论证、设计。（二）产品的工艺、工装、试制、加工制造。（三）产品的检验、包装。（四）产品的销售与售后服务。（五）产品鉴定、评优。（六）产品质量事故分析及处理。B非工业企业（一）业务项目的研发与形成。（二）业务项目的经营（三）业务项目的保障与监督。六、科学技术研究工作形成的文件材料（一）科研项目的调研、申报立项。（二）科研项目的研究、实验。（三）科研项目的总结、鉴定。（四）科研项目的报奖、推广应用。七、职工个人管理形

42、成的文件材料（一）职工（包括离退休职工、死亡职工）的履历材料。（二）职工的鉴定、考核。（三）职工的专业技术职务评聘。（四）职工的奖励与处分。（五）职工的工资、保险、福利待遇等。（六）职工的培训与岗位技能评定等。（七）其他记载个人重要社会活动的文件材料。（八）其他对国家、社会和企业有保存价值的文件材料。附件2：顺号条 款 名 称保管期限一会议文件（一）本单位党政纪工团召开的代表大会、工作会议的文件材料1通知、名单、议程、报告、领导讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、主席团会议记录、简报等永久2大会发言、提案、贺信、贺电、重要的照片、录音（像）带长期3一般简报、参考文件、小组记录、会议服务

43、的计划、总结短期（二）本公司董事、监事、理事、股东持股会会议记录、纪要、决定永久（三）本单位党委、行政领导会议文件材料，如党委会、全委会、常委会（常委扩大会），总经理办公会，党政（党政工）联席会议的决议、决定、记录、纪要、领导人讲话、讨论通过的文件永久（四）本单位纪委、工会、团委的会议记录、纪要、决议事项长期（五）本单位专业会议、现场会议的领导讲话、重要发言稿、经验交流材料长期（六）视频会、电话会、小型座谈会议记录、文件材料短期（七）参加上级机关会议带回的文件材料长期1重要的、需要贯彻执行的长期2一般的短期二上级机关和本单位颁发的决议、决定、规定、指示、命令、通知、批复、请示、批复等文件材料（

44、一）上级机关颁发的1直属上级机关颁发的、属本单位主管业务的、非直属上级机关颁发的针对本单位主管业务并要执行的重要的文件材料永久2直属上级机关颁发的属本单位主管业务并要执行的一般文件材料长期3代上级机关草拟并被采用的重要文件最后草稿长期4其他需要执行的文件材料短期（二）本单位制发的1方针、政策法规性的、反映主要职能活动的、重要业务问题的永久2一般业务问题的、在较长时间内要查考利用的长期3事务性有参考价值的短期（三）本单位的请示与上级机关的批复、下属单位的请示与本单位的批复1方针政策性的、重要问题的永久2一般事务性问题长期（四）同级机关和非隶属机关颁发的1方针政策性的、重要业务问题的长期2一般性的

45、、非本单位主管业务但要贯彻执行的短期三计划、规划文件（一）上级机关编制下达的长远计划、年度计划、控制数字长期（二）本单位编制的1年度以上的永久2季度以下的长期（三）下级单位报送的1年度以上的长期2季度以下的短期四总结、报告、调查研究等文件材料（一）本单位的1年度以上的党、政工作总结，调研工作中形成的典型、系统的重要文件材料永久2主要职能活动年度以上的总结、专题总结，各种普查工作、质量体系认证中形成的综合成果、专题成果、方案、总结、报告、质量手册长期3一般性的报告、调研材料、程序文件、质量记录短期（二）下级单位报送的工作总结、一般性的报告和调研材料1年度以上的长期2季度以下的短期五统计报表（一）

46、本单位编制和汇总的1年度以上的以及一次性重要调查统计报表和统计材料永久2半年以下的长期3本单位季度以下的短期（二） 下级单位报送的1年度以上的长期2季度以下的短期六组织机构、人员编制文件材料（一）本单位组织机构成立、撤销、合并、更改名称、组织简则、工作条例、人员编制、启用印信文件材料永久（二）下属单位报批的组织机构成立、合并、更改名称和人员编制文件材料1批准的长期2未批准的短期七本单位员工的录用、任免、晋级、调转、奖惩等文件材料（一）录用、任免、定职、定级、调资、职称评聘、调转、抚恤、死亡等文件材料1上级机关管理、批准的永久2本单位管理、批准的长期（二）员工（干部、工人）名册永久（三）组织关系

47、介绍性存根短期（四）重大发明创造、有重大功绩的奖励文件材料1省、部级及以上的永久2地、市级及以下的长期3本单位管理、批准的长期（五）对有关人员的处分材料1影响大、问题严重的永久2一般的长期八各种事故形成的文件材料（一）有重大经济损失和政治影响的重大、大事故永久（二）重大事故、恶性事故长期（三）大事故短期九纪检、监察、审计工作中形成的文件材料顺号条 款 名 称保管期限（一）上级机关管理、批准的永久（二）本单位管理、批准的长期十编辑的并反映主要职能活动的出版物定稿和样本（一）本单位编辑的史、志、年签、组织机构沿革、大事记永久（二）下属单位编辑的长期十一本单位与国内外有关单位、专家、技术人员来往文书

48、、鉴订的合同、协定、协议书等文件材料（一）有历史意义和长远利用价值的永久（二）重要的长期（三）一般的短期十二本单位关于出国考察、友好往来、参加会议等外事活动形成的文件材料（一）重大活动的主要文件永久（二）一般活动的审批手续、考察报告长期（三）其他文件材料短期十三人民来信来访材料（一）有省以上领导人重要指示和处理结果的永久（二）有上级机关或成本单位领导人重要指示和处理结果的长期（三）其他有重要处理结果的，以及没有处理结果的短期十四本单位有关房地财产、物资设备、档案等交接凭证长期十五党和国家领导人、省部级领导人在视察、检查本单位工作中形成的题词、题字、讲话等重要的文字和声像材料永久中铁隧道集团有限

49、公司会计档案管理规则第一章 总 则第一条 为了加强集团公司会计档案管理，统一集团公司会计档案管理标准，更好地为生产经营及各项工作服务，根据财政部、国家档案局颁布的会计档案管理办法、中国中铁股份有限公司会计档案管理规则及中铁隧道集团有限公司档案管理办法，制定本规则（以下简称规则）。第二条 会计档案是记录和反映本企业生产、经营、建设等全过程的重要经济史料和凭证，是企业档案的重要组成部分。各单位领导必须加强对会计档案的监督、检查，设置必要的库房和柜架，建立健全会计档案立卷、归档、保管、借阅、统计和销毁等管理制度，切实把会计档案管好用好。第三条 会计档案应遵循集中统一管理的原则，各单位财务部门和档案业

50、务管理部门共同负责对所属单位的会计档案工作进行监督、检查和业务指导。第二章 会计档案的收集、整理第四条 各单位每年形成的会计档案，由财务会计部门指定专人按照归档要求，负责整理立卷、装订成册，编制会计档案保管清册。这项工作要列入财务会计部门的职责范围、有关人员的岗位责任制和会计基础工作标准化的内容进行考核。第五条 各单位当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年（出纳人员不得兼管会计档案）。期满后，由财务会计部门和经办人编造清册向档案部门移交，一般应在每年六月底前交接完毕。未经档案管理部门同意，财务会计部门不得自行封包保存。档案部门必须按期接收，不得推诿、拒绝。第六条

51、 各指挥部、项目部、分公司、办事处的会计档案，原则上保管三年后移交，若三年后仍有延续清算项目，待项目清算完成后三个月内向档案部门移交。第七条 财务会计部门向档案部门移交的会计档案，必须符合财政部制定的会计基础工作规范中的有关要求。第八条 会计档案的立卷整理，应遵循财务工作的规律，当会计年度终了后，按照会计凭证、会计账簿、会计报表等分别进行整理，装订成册，组成保管单位，一本凭证、账簿、一个年度的财务报告为一个保管单位。第九条 各种会计凭证的整理要求是：（一）要分别将收款、付款、转账凭证及所附原始单据粘贴在“会计凭证粘贴单”上，粘贴时张与张之间要均匀、整齐。对超过卷皮规格的大型原始凭证和汇总表等应

52、折叠摆放；与卷皮规格大小相同的中型原始凭证应压摞摆放；小型凭证可以仿鱼鳞式由上而下，由左到右依次摆开压页摆放，按时间和顺序号将贴满凭证的“会计凭证粘贴单”、汇总凭证、其它原始凭证整理成册，加上“会计凭证”封面，并填齐封面各项内容。（二）会计凭证装订时，要剔除凭证上的金属物和空白页。装订后要求整齐、牢固、美观，不掉页、不压字、不串行、不倒页，便于翻阅。（三）银行对帐单及银行存款余额调节表应当附在月末最后一张银行收款或银行付款凭证后面一并装订，也可单独装订与当年会计凭证一同保管。（四）对于数量过多的原始凭证，如记工表、考勤表、收费票据、材料收支小票、产品销售料单等可单独装订保管，在封面上注明所属记

53、账凭证日期、编号、种类、保管期限，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。（五）各种涉外经济合同、协议、建造合同、存出保证金收据等重要原始凭证，应单独组成保管单位永久保存，并在有关的记账凭证和单独装订的原始凭证上注明日期、编号、名称、数量、保管期限及其去向，由立卷人签字盖章。（六）工程项目征购土地、拆迁补偿、转证契约等原始凭证，由施工或购地单位单独组卷，归入地亩档案；施工或购地单位保存复印件，并注明原件存放地点，交接收单位永久保存。购地等凭证交接时要填写移交清册和目录办理正式移交手续，并将移交清册和目录存入双方档案室。（七）工资支付单如形成数量少可与记账凭证装订在一起，如形成数量

54、较多应与会计凭证分开组卷，按月装订。装订后每册要编页号，并在封面上标明立卷部门、案卷内容、年度、月份、经手人和财务主管人员签字盖章。（八）考勤表、计工表为编制工资单的依据，若考勤表、计工表在财务部门，则应随工资单一起保存；若在劳资部门，则不作为会计档案保存，但由劳资部门出示的如加班天数、加班费计算凭单等原始凭证可与工资单装订在一起。（九）各级资金结算中心的原始凭证，可不粘贴，直接装订。装订后2-3册放在一盒内，为一个保管单位，编一个流水号。为便于查找，每册凭证封面标以“之一”、“之二”、“之三”等标志，以示区别。第十条 会计账簿的整理要求是：（一）会计账簿按银行存款日记账、现金日记账、总账（或

55、流转额表）、明细账、辅助账分别整理立卷，组成保管单位。（二）订本式账簿以一本为一个保管单位，活页式账簿在整理时去掉空白页，按科目顺序整理成册，对账目较多的科目，应按科目分开装订组卷。装订后账簿要加装封面、封底和扉页，并填齐扉页和封面的各项内容。（三）计算机生成的总账、明细账、辅助账等都应单独组卷并加装封面和扉页，封面应标明单位全称、账簿名称、会计年度、册数等，扉页应列明科目索引表及账簿使用凳记表。（四）账簿内账页排列顺序是：银行存款、现金日记账按自然形成日期；总账、明细账按会计科目。（五）除有特殊规定外，各种账簿不得跨年度使用。账簿装订后应依次在每页非装订线一侧上角编页号，空白账页不编号。每册

56、账簿单独编一个流水号，编号可用号码机打印，也可用碳素或蓝黑钢笔编写。会计账簿编号使用“张号”。第十一条 财务会计报告（决算）的整理要求是：（一）财务会计报告按本单位、所属单位和月、季、年度分别整理，有关财务会计报告说明与分析应与报表一并组卷装订。（二）本单位月、季度财务会计报告较薄的，可以分别合并组卷装订。所属不同单位上报的财务会计报告，可合并组卷装订成册。（三）凡合并组卷的财务会计报告应在案卷标题中注明月、季及合并组卷的单位名称，单位名称可以用规范的简称。（四）凡归档的财务会计报告（决算）及文字说明，均应存原始件，不得使用圆珠笔及蓝色双面复印纸、压感纸或复印件。（五）各类会计报表应编写页码，

57、其方法与账簿相同。（六）所属单位的财务会计报告，由财务主管部门负责收集齐全立卷后向同级档案部门移交。（七）会计凭证、账簿、财务会计报告等会计档案整理装盒时，应附“备考表”(见附件11）说明卷内张数、存在问题及立卷人姓名、立卷时间等。可将备考表印在卷盒封三上。第十二条 财务部门在保管会计档案期间，要编制会计档案保管清册，一年期满后与会计档案一并移交档案部门保管（保管清册及目录见附件2A第十三条 编制目录时，“案卷内容”即对案卷内容的简明摘要，要揭示出卷内文件的时间、作者、名称等内容。第十四条“会计处理号”的编制方法，各单位可自行确定。第十五条 各级财务会计部门向本单位的档案部门移交会计档案时，其

58、案卷质量、手续必须符合本规则的要求，如达不到要求，财务会计部门应在档案部门指导下重新整理，合格后再向档案部门移交。第三章 会计档案的归档第十六条 会计档案具体包括：（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其它会计凭证（包括职工持股凭证）。（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账，其它会计账簿（包括职工持股账簿）。（三）财务会计报告类：月度、季度、年度财务会计报告(包括财务报表、附表、附注及文字说明)，其它财务报告。（四）其它类：会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，建造合同，验工计价表，其它应当保存的会计核算专业资料。（五）除了收集本单位的财务会计报

59、告外，还应收集所属单位的年度、季度财务会计报告，但保管期限应有所不同。（六）保管期限为5年及以下的（季度财务会计）报告，不向档案部门移交，由各级财务会计部门自行保管、销毁。归档范围详见附件1。第十七条 财务会计部门向档案部门移交会计档案时，应按会计档案保管清册案卷登记的顺序（即会计处理号）编制“会计档案移交清册”及“移交目录”（见附件3、）一式两份。填写移交目录时，会计凭证应按册写明凭证种类、月份、自编起止号，明细账应填写月份和科目，财务会计报告如几个单位合并装订成册时，应写明单位名称。交接双方按交接目录清点，核对无误后双方签字盖章，各自保留一份，以备查考。第十八条 档案部门接收保管的会计档案

60、，原则上应保持财务会计部门移交时原卷册的封装，个别需要拆封重新整理时，档案部门应会同财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。第十九条 档案部门对接收的会计档案进行整理，其主要任务是：（一）每卷归档文件均要在案卷封面右下侧加盖“会计档案归档卷位戳”（尺寸和内容详见附件4），其加盖的归档卷位戳使用红色印油，内容用蓝、黑色填写，具体填法是：“年度”为该卷形成的年度，用阿拉伯数字填写；“保管期限”为该卷内容针对的保管期限；“类别”按凭证、年度财务会计报告、季度财务会计报告、工资支付单、现金日记账、银行存款日记账、总账、明细账、辅助账，会计档案保管、移交、销毁清册等填写；“会计处理号”（又称处理号