XX公司档案管理规定

1、档案管理规定 第三十七条 公司根据中华人民共和国档案法、国家档案局、国家经贸委国家计委联合颁发的企业档案管理规定等有关企业档案工作的规定，结合公司具体情况制定有关管理规定。 第三十八条 档案管理体制和原则 一、档案管理工作涉及生产、经营、建设等各项活动，涉及各个部门，应将档案工作列入企业发展规划和年度工作计划，制定企业档案发展规划和年度计划，并确定一名领导分管档案工作。 二、档案工作坚持集中统一的管理原则。内蒙珠江公司行政部门设立综合性档案室，并指定专人负责档案管理工作，负责协调、组织、管理我司档案工作。各业务部门要配备兼职档案工作人员，负责本部门形成的应归档文件材料的积累、整理和归档工作。

2、三、自治区及鄂尔多斯档案管理部门对我公司档案室进行业务指导、监督和检查。 四、公司文书档案由行政部管理，人事档案由行政部人事主管负责管理，技术档案由工程技术部档案管理员负责管理，财务、开发等专业档案可由相应职能部门负责管理，声像档案由各部门派专人管理，每月月底向行政部档案管理员进行归档移交。实物档案等其它载体的档案可随时进行归档移交。 第三十九条 归档范围 包括但不限于下列具有保存价值的各种载体形式的文件材料： 一、内蒙珠江公司成立及变更文件：包括公司的成立及变更的相关文件资料、合作合同、章程等。 二、管理文件：在经营活动中具有重要依据的各类文件，包括规章制度、部门工作职责、年度工作总结和计划

3、、大事记；各类公文、会议纪要、业务来往函件和传真件、会签阅办意见等； 三、核准文件：包括项目的可行性报告、评估报告等文件，以及政府部门关于项目核准的各种批复文件等； 四、证照文件：经营活动中产生的各类证件、执照等； 五、资信文件：验资、审计、评估报告等； 六、合同文件：经营活动中产生的各类合同、协议等； 七、项目开发报批文件：征地文件、规划报建文件、施工及竣工验收文件等； 八、技术和设备文件：设备、技术资料等； 九、国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件；上级主管部门、单位的来文等； 十、声像信息类：投管公司具有重要价值的、或用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等； 十一、证书、奖状

4、、奖杯、奖旗、牌匾等特殊载体； 十二、其他需要归档的重要文件。 公司规定的应归档的档案材料是本公司的宝贵财产，必须按照本标准规定定期向档案室或本部门兼职档案员移交，任何个人不得据为已有。 第四十条 收集归档 一、档案在形成过程中，经办人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集和整理，不遗漏、不丢失，保证全部资料能够真实、完整、齐全地向档案室移交归档。 二、凡属归档范围的文件，经办部门或单位的资料员应在文件办理完毕一个工作日内将原件及时归档，并办理移交签发手续，不得私自留存；文件的复印件可存于本部门备查。 三、以公司名义发出的日常文件、各类会议纪要、往来函件和传真件等由行政部负责收集、整理，按年

5、度立卷归档。 四、为避免归档档案的遗漏和混乱，档案员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况。经办人要设立档案归档签收本，列明档案的名称、份数及必要说明并办理签收手续。各部门资料员每月应与档案管理员核对档案的归档情况。 五、归档的文件材料必须完整、系统、准确、各项签字手续完备。归档的文件材料应为原件。重要的电子文件，应另外形成纸质文件材料归档保存。归档的文件材料如不符合要求，档案管理员有权要求有关人员进行重新整理和补充。 六、由兼职档案员负责本部门文件材料的收集整理，并按规定在次年6 月底前将本部门当年的文件材料收集整理后，做好移交清单一式二份，向行政部档案室移交。 七、基建工程或其

6、他技术项目，在任务完成后或告一段落时，将应归档的文件材料向档案室归档。 八、科技成果鉴定、基建工程验收必须有档案部门参加，文件材料不完整、不准确、不系统、不能通过鉴定、验收。 九、新购重要设备仪器(含进口)到货，有关专业部门就会同档案部门检查验收文件材料，并及时归档。 十、工作人员因公外出参观学习、考察及参加各种会议的文件材料，应按照文件归档案范围的要求向文件中心归档。 十一、需报集团备案的档案，根据集团相关规定执行。 第四十一条 分类编目 一、档案管理员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索目录，提高档案利用率，保证档案管理工作的顺利进行。本文件未经公司同

7、意不得外传 9 内蒙古珠江投资有限公司行政管理制度 二、档案分类编号方法应尽量考虑计算机管理的要求，并尽量与政府和公共机构的编目方法接轨。 第四十二条 档案保管 一、档案室必须做好防火、防潮、防蛀、防盗工作，保持档案完好无缺；一旦出现险情，必须立即向行政部领导报告。 二、严禁无关人员进入档案室；非档案管理人员无故不许在档案室逗留。 三、档案发生损毁或丢失时，根据给单位所造成损失的大小，按规定对有关责任人进行处罚。 四、档案管理员工作变动，应办理档案的清点及移交手续。 五、档案保管期限 1、档案保管期限分为永久、长期、短期。长期为1650年，短期为15年以下； 2、档案保管期限划分的标准，详见建

8、设工程文件归档范围和保管期限表。 第四十三条 档案借阅 一、借阅任何文件资料，必须办理书面审批及借阅登记手续，归还存档时，经检查无误方可办理注销手续； 二、查阅非密级普通文件，须经行政部负责人同意；借出原件，须经行政部管线副总经理同意； 三、查阅密级文件或借出复印件，须经行政部管线副总批准；借出原件，须经总经理审批； 四、因办理相关政府事务所需的资料，须经行政部管线领导批准方可借出； 五、外部人员来查阅资料，应出具其单位书面证明，并经行政部管线副总经理以上领导批准，方可查阅； 六、任何人借阅档案原件，原则上不准拆散案卷、折页、摘抄、复制；不准在文件上作记号、涂改、污损。确因工作需要摘抄、复制，须经行政部负责人批准； 七、借阅档案者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄；由于泄漏机密而给公司造成损失者，将按奖惩规定对其进行处罚直至追究其法律责任。 第四十四条 档案移交本文件未经公司同意不得外传 10 内蒙古珠江投资有限公司行政管理制度 若档案需要向政府部门（专业档案馆）或外单位移交，应将档案移交的详细