秘书手册-文书拟写与处理通用文书的拟写高级

1、中国管理资源网 /秘书手册文书拟写与处理通用文书的拟写高级 一、通告(一)学习目标如何拟写通告(二)通告的拟写通告的正文由三部分组成：通告依据：主要写明为什么发布此通告，将缘由、目的交待清晰；通告事项：要分条列款表述，语言精确、简明；执行要求：通告的最终用简短的篇幅提出执行要求，或提出对违反者的处理方法。例文：法规性通告市关于加强超限运输车辆行驶大路管理的通告(年月日)为力度加强大路爱护，保证大路完好和平安畅通，依据中华人民共和国大路法及有关法规规定，坚决制止超限运输违法行为，特通告如下：一、凡在大路上行驶的车辆的同载质量，必需符合大路工程技术标准要求。二、超过大路限定标准的车辆不得在大路上行

2、驶。有下列状况之一的运输车辆为超限运输车辆：1.货物装载高度从地面算起4.3米以上2.货物宽度3.5米以上3.车货总长度25米以上4.大件车辆货总重量40吨以上;七、对违反上述规定，拒绝、阻碍大路路政管理人员依法执行公务或围攻、殴打大路路政管理人员的当事人，由公安机关依照治安管理惩罚条例的规定惩罚，构成犯罪的，依法追究刑事责任。八、本通告自年月起执行。例文：周知性通告公司关于撤销公司副总经理职务的通告去年11月，公司副总经理带领一个由11人组成的工作组赴下属分公司检查工作，每到一处，都大吃大喝，肆意挥霍资财。月日，在厂，中晚两餐共开席桌，席上吃的是派专人从市选购并请高级厨师烹制的猴头、发菜、海

3、参、鱼翅等山珍海味。公司副总经理和他带领的工作组在公司三令五申要刹住公款请客送礼歪风的状况下，大搞吃、喝、拿，违反了公司纪律，错误严峻，影响特别恶劣。为了严峻纪律，公司打算撤销公司副总经理职务。同时打算：工作组成员吃喝挥霍和所收礼物的价款必需如数退赔。公司特为的错误发出通告，目的是要求公司全体职工要从所犯错误中吸取教训，加强自我修养，廉洁奉公，遵纪遵守法律，为公司建设努力工作。公司年月日(三)相应学问通告是国家机关、社会团体、企事业单位用法较为广泛的一种告知性文书。其种类有法规性通告和周知性通告两种。通告和公告都属于公布性文书，在用法方法上有相同之处，但是也有严格区分，表现在：1.从告知对象来

4、看，公告大于通告。公告是向国内外宣告，告知对象极广，而通告仅对国内公布，其告知和约束的对象是作者统辖范围内的中国公民及有关的外国人士。2.从宣告事项的重要程度来看，公告也大于通告。公告的事项，应具备使世人皆知晓的意义，通告则不限于此类性质的内容。3.从发布单位来看，公告的作者大都地位、级别较高，通告则不受此限，一般的机关、团体、企事业单位也可以用。4.公告带有新闻性、消息性，除特例外，不涉及强制性的执行要求，通告中则常涉及需要遵守和强制执行的事项。(四)拟写通告的留意事项第一，应留意对行文的法律、政策依据的交待。第二，用语简明、精确、规范。二、拟写通用文书的一般留意事项(一)要把握文书的文体特

5、征文书的文体特征，是指文书的表达方式和语言特点。也就是在文书写作中运用语言陈述事情，说明问题所实行的具体方法。1.文书的表达方式文书既须记述概要、揉合众情，又要谈论发挥、剖析义理，还要说明措施、提出要求。文书的应用性，打算它在写作中兼用叙述、谈论、说明三种基本表达方式。以叙述为基础、谈论为手段、说明为目的，三者综合运用。叙述。叙述是对人物的经受和大事的发展转变过程所作的叙说和交代。包括写人和写事两个方面。它是写作中运用最广的一种表达方式。文书中的叙述，与一般文章中的叙述不同，带有明显的概括性，往往直述本质、明确无误，不作过多的描述。谈论。谈论就是议事说理。文书中的谈论带有挺直的目的性，是为解决

6、实际工作中某一问题、围绕既定要求而发，不允许偏离目的，旁及与要求无关的内容，更不得放言空论。谈论不是贯穿文书全文的主要表达方式，而是从属于叙述和说明的一种方法。说明：说明是用短小精悍的文字，把事物的原来面貌说清晰。在文书的表达方式中，说明占的比重最大，每一篇文书中都有完整的说明文字。需要指出的是，文书的内容往往制约着表达方式的接受。一般说来，以反映状况为主的文书，表达方式侧重叙述；以阐明道理为主的文书，表达方式侧重谈论；以提出要求为主的文书，表达方式侧重说明。2.文书的主要表达方式请示、报告：以叙述文字为主，间或夹杂谈论、说明。通知：事项通知，以叙述为主；指示性通知，接受谈论与说明并重的表达方

7、式；批转、转发性通知，以谈论为主，辅以说明；会议通知以说明为主。函：函的内容比较敏捷，其表达方式无确定之规，应依据每一函件的具体内容而定。打算：以谈论为主，辅以叙述、说明。指示：接受谈论与说明并重的表达方式。批复：以说明为主，兼谈论。通报；以说明为主，兼谈论。指令：公布令、任免令以说明为主，不作谈论；行政令以说明为主，兼谈论；嘉奖令、惩戒令则是叙述、谈论、说明并用。公告：以说明为主，不作谈论。通告：以说明为主，兼有谈论。会议纪要：以叙述为主，间或夹杂谈论和说明。3.文书的语言特点文书在语言方面的特点主要是：精确、简明、庄重、朴实、规范。精确。精确是文书语言的主要特征和基本要求。文书的内容必需用

8、精确的语言来表达。每个词、每句话都必需有明确的含义，力戒用法或许、可能、估量等模糊之词。这是由文书的性质打算的。简明。简明是指文书的语言表达要短小精悍，文约而事丰。要去浮词，免冗长空泛，同时又不苟简，即听从行文目的和表现主题的需要，当祥则祥，当略则略。这是由文书的现实效用性打算的。庄重。庄重是指文书的语言必需端庄，格调严肃严峻，以表明作者的严峻看法和立场。这是由文书的严峻性、法定权威性所打算的。朴实。朴实是指文书的语言要平直自然，明白晓畅，恰如其份，通俗易懂，无浮华夸饰，无矫揉造作，无渲染，不用法华丽词藻，不滥用辞格。规范。规范是指文书用语、选词选句要符合语法与规律规章，正确运用术语。(二)要

9、懂得文书的不同稿本及其作用在文书的制作过程中，会形成各种不同的稿本。不同的稿本产生于不同的制作阶段，各自的性质和作用也不同。1.文书的文稿(1)草稿草稿是文书起草阶段作者依据腹稿草拟的初始稿，它没有正式文书的效用，仅供讨论、修改、审批用法。文书一般都要经过拟写草稿的过程，内容简洁的文书，通常只有一次草稿，内容重要而简单的文书，尤其一些法规性或领导指导性文书，往往有多次草稿。草稿按其形成先后挨次可划分为初稿、二稿、三稿；按其用途分为原始稿、修改稿、讨论稿、送审稿等。(2)定稿定稿是经过批阅修改、由单位领导人亲自审定、签发或会议正式通过的最终完成和生效的文稿。它标记着文书全部酝酿时期的结束，最大限

10、度地体现了文书形成者的思想成果。定稿只有一份，是据以印制正式文书的标准稿。定稿上有领导人签发的文字标记，或者会议通过状况的批注，是制作、校订、考证正本文书的唯一依据，如日后据它印制发出的文书又需重新修订，不行再把它拿出来当草稿涂改，应当用复制本作为草稿进行修改补充和重新签批。定稿应与正式存本一起保存备查。2.文书的文本(1)正本正本是文书形成阶段依据定稿按确定的格式印制，供发出和贯彻执行用法，具有实际效力的正式文本。正本具有法律效力和证据作用，是受文单位办事的依据。(2)存本存本是发文单位在正本文书制作完成后，从中抽出一至数份与定稿一起留底保存，以备查考的文本。它由正本转化而来，与正本具有同等

11、的法律效力。(3)副本副本是正本的复制本或抄本。它的格式与内容与正本一样，也与正本一样具备同等效力。但副本的作用多是传阅、参考、备查。(4)各种文字文本各种文字文本，是指同一内容的文书具有多种文字的文本。当一份文书在不同民族或不同国家同时具有法定的现行效用时，往往要印制成几种民族文字或几个国家文字的文本。这些不同民族和国家文字的文本，都是正本，具有同等效力。(三)要把握文稿书写规范文稿书写规范主要包括：第一，文稿应在质量较好、统一印制的具有固定栏目相同规格的发文稿纸上从左至右横向书写。第二，全部文字、标记、符号、图形必需书写在划定的图文区内。第三，每页稿纸不得随便接长、截短或在中间、左右加贴浮

12、签。第四，书写格式必需统一，每段起首空两格，回行顶格。大小标题应书写于稿纸行间居中位置上。第五，字体必需清晰整齐，切勿潦草，忌用异体字、复合字及一切不规范的简化字。除非必要，不用法繁体字。各种计量单位一律写国家公布的中文名称。第六，标点符号应按国家的统一规定正确用法，忌误用和书写不清、模糊混乱。第七，外文字母接受国际通用和我国规定的有关标准写法书写。书写时，用印刷体或工整的手写体，分清正斜体、大小写和上下角码。简洁混淆的字母和大小写字形相像的，要用铅笔注明。第八，文中数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞颜色语句中作为词素的数字必需用法汉字外，应当用法阿拉伯数码

13、。一文中，数字表示方法前后全都。第九，序号一般按层次用一、二、三、，(一)、(二)、(三)，1、2、3，(1)、(2)、(3)表示。同一文中各级序号不得混用，以避开眉目不清，层次难分。第十，标注文书的格式设计、排版、印刷时的留意事项应用铅笔，并用法通用的标注符号。第十一，文稿中修改之处必需勾划清晰。删节的字句应涂抹彻底，添改的字句应写在原字句的上方行间，不得改在远处用长线牵连；大段添加字句不能用纸条粘贴，应用相同格式的稿纸重新抄写，不得用法复原符号；文稿修改之处较多时，必需将其全部重新誊清。第十二，全部稿纸均需标注连续页码，尾页页码旁应标注完字。第十三，简短的注释内容可接受正文夹注注释方式，即将注释内容置于正文中注释对象之后，并用圆括号括起来。注释内容较简单时，须将其置于文后。第十四，文中的各种公式应居中写，有编号的公式略靠左书写，将编号加圆括号标在公式右边。