恒大行政人事管理规章制度手册

1、 行政人事行政人事治理制度手册目 录1. 行政人事部组织架构及人员编制.组织结构.人员编制2. 管辖范围3. 岗位职责3.1 行政人事经理岗位职责3.2 行政人事主管岗位职责3.3 行政人事助理岗位职责3.4 物资采购员岗位职责3.5 仓库治理员岗位职责3.6 宿舍治理员岗位职责4. 工作规程/制度4.1行政治理工作规程4.1.1公文处理工作规程4.1.2印章治理工作规程4.1.3保密治理工作规程4.1.4档案治理工作规程4.1.5固定资产治理工作规程4.1.6办公用品治理工作规程4.1.7会议制度4.1.8职员制服治理工作规程4.1.9仓库治理工作规程4.1.10宿舍治理制度4.1.11职员

2、食堂治理制度4.2人事治理工作规程4.2.1人事招聘、调配、劳动关系解除治理工作规程4.2.2培训治理工作规程5. 相关质量记录表格5.1 附件一发文处理单5.2附件二外来文件清单5.3附件三文件传阅单5.4附件四文件发放登记表5.5附件五用章申请表5.6附件六印章借用审批表5.7附件七档案移交书5.8附件八档案移交案卷目录表5.9附件九卷内目录5.10附件十档案借阅申请表5.11附件十一档案借还登记表5.12附件十二档案鉴定申请表5.13附件十三档案鉴定与销毁目录5.14附件十四资产登记表5.15附件十五资产调拨单5.16附件十六固定资产报废审批表5.17附件十七低值易耗品报废审批表5.18

3、附件十八固定资产赔偿审批表5.19附件十九资产盘点表5.20附件二十资产移交表5.21附件二十一打印/复印登记表5.22附件二十二办公用品领用登记表5.23附件二十三行车记录表5.24附件二十四会议签到表5.25附件二十五入库单5.26附件二十六出库单5.27附件二十七台账5.28附件二十八物品领用登记表5.29附件二十九物品借用登记表5.30附件三十盘点表5.31附件三十一职员招聘登记表5.32附件三十二面谈记录表5.33附件三十三转正审批表5.34附件三十四调动通知书5.35附件三十五交接清单5.36附件三十六职员离职表5.37附件三十七培训（会议）记录表5.38附件三十八培训打算表1.

4、行政人事部组织架构及人员编制 组织架构（略） 人员编制：各项目依照项目的规模和实际情况确定人员编制。2. 管辖范围行政人事部是项目的行政人事职能部门，在公司领导及客户服务中心的指导下开展工作。要紧负责客户服务中心的行政治理和人力资源治理工作。包括行政事务、制度建设、后勤保障、对外事务、人员招聘、人员培训、薪酬治理、人员考核等工作。3. 岗位职责 行政人事部经理岗位职责3.1.1 层级关系：3.1.1.1 直接上级：总物业经理3.1.1.2 直接下级：行政人事副经理、行政人事助理、物资采购员、仓库治理员、宿舍治理员3.1.2 岗位职责：3.1.2.1 贯彻执行总物业经理下达的各项工作指示；3.1

5、.2.2 定期向总物业经理提交周、月、年度工作报告及打算；3.1.2.3 及时发觉治理中的问题，组织协调工作流程的改进，主动协调并有效解决客服中心内的问题。3.1.2.4 制订、修订本部门的工作程序和规章制度，经批准后组织施行并监督检查落实情况；3.1.2.5 负责客户服务中心各种会议、活动的组织筹备工作；3.1.2.6 代表客户服务中心与外界有关部门和机构联络并保持良好合作关系，接待客户服务中心重要来访客人，处理行政人事方面的重要函件；3.1.2.7 负责统筹客服中心的资产及档案治理工作；统筹客服中心各类证照的办理；3.1.2.8 负责统筹客户服务中心的后勤服务工作，制造和保持良好的工作环境

6、；3.1.2.9 组织客户服务中心有关法律事务的处理工作，指导、监督、检查客户服务中心保密工作的执行情况；3.1.2.10 负责协调客户服务中心部门间的合作关系，调解工作中发生的问题，定期组织做好办公职能检查；3.1.2.11 协助公司建立并维护组织架构，明确各部门职责及各岗位权责及工作关系；3.1.2.12 负责规范与完善公司相关治理制度，积极倡导企业文化导向，推动与营造客服中心健康文化氛围；推进集团内部的企业文化建设，增加职员对企业的归属感和忠诚度；3.1.2.13 建立、推进、完善符合公司业务需求及进展的培训体系，组织落实培训工作，提高职员的任职技能，促进职员的职业化进展；3.1.2.1

7、4 建立和培训职业化的人才队伍，培养、选拔及推举本系统优秀干部；3.1.2.15 负责组织职员集体活动及文化生活；3.1.2.16 完成上级领导交办的其他工作。3.2 行政人事主管3.2.1 层级关系：3.2.1.1 直接上级：行政人事经理3.2.1.2 直接下级：无3.2.2 岗位职责：3.2.2.1 贯彻执行行政人事经理下达的各项工作指示；3.2.2.2 定期向行政人事经理提交周、月、年度工作报告及打算；3.2.2.3 协助行政人事经理开展后勤、资产治理等工作；3.2.2.4 负责办理客户服务中心各类营业证照及年审工作，对各类证照及时进行档案登记；3.2.2.5 协助行政人事经理监督、检查

8、本部门各岗位工作任务的执行情况；3.2.2.6 完成上级领导交办的其他工作。3.3 行政人事助理3.3.1 层级关系：3.3.1.1 直接上级：行政人事经理3.3.1.2 直接下级：无3.3.2 岗位职责：3.3.2.1 贯彻执行行政人事经理下达的各项工作指示；3.3.2.2 定期向行政人事经理提交周、月、年度工作报告及打算；3.3.2.3 负责操纵客户服务中心各项行政费用的开支；3.3.2.4 协助组织客户服务中心的团队及文化活动；3.3.2.5 在上级的领导下，具体行使本部门的档案治理、人员招聘、客户服务中心内部沟通、文件收发等工作； 3.3.2.6 贯彻执行职员的思想教育、业务培训、企业

9、文化建设，不断提高职员的思想觉悟和业务水平；3.3.2.7 负责审核、办理职员请假、销假手续，汇总、审核各部门的考勤情况，定期制作职员薪酬表；3.3.2.8 配合各部门的人员配备、人员结构调整以及人员招聘、后勤组织工作；3.3.2.9 负责客户服务中心对内、对外关系的联系、协调工作；3.3.2.10 负责客户服务中心人事、文档治理工作，收集各类人员信息建立人才库，为推动客户服务中心物业治理工作的进展出谋献策；3.3.2.11 完成上级领导交办的其他工作。3.4 物资采购员3.4.1 层级关系：3.4.1.1 直接上级：行政人事经理3.4.1.2 直接下级：无3.4.2 岗位职责：3.4.2.1

10、 贯彻执行行政人事经理下达的各项工作指示；3.4.2.2 定期向行政人事经理提交周、月、年度工作报告及打算；3.4.2.3 严格执行公司关于物资采购的有关规定，勤奋敬业，不断提高业务水平；3.4.2.4 负责日常零星物资采购，收集采购资料，填写和汇总各部门提交的物资申请单或物资/服务供方（品牌）申请表，报行政人事经理、总物业经理审批后，方可采购，对手续不齐全的申请物资不予购买，严禁在采购时收取回扣或有违公司财务治理相关规定的行为；3.4.2.5 做到所需物资及时购买，及时入库，做好登记和报销手续；3.4.2.6 了解各类物资的合理价格及要求，确保物美价廉，努力节约成本开支；3.4.2.7 每月

11、对各部门日常维修材料、清洁用具进行集中采购，积极认确实完成采购、供应工作，保证物品质量、价格的合理性；3.4.2.8 每季度填写物资采购统计表、采购工作评估表，并于每季度首月15日前报总物业经理、公司行政人事部、公司财务部备案；3.4.2.9 完成上级领导交办的其他工作。3.5 仓库治理员3.5.1 层级关系：3.5.1.1 直接上级：行政人事经理3.5.1.2 直接下级：无3.5.2 岗位职责：3.5.2.1 贯彻执行行政人事经理下达的各项工作指示；3.5.2.2 定期向行政人事经理提交周、月、年度工作报告及打算；3.5.2.3 严格执行公司仓库治理的规定，勤奋敬业，不断提高业务水平；3.5

12、.2.4 负责对通过检验合格的物资按指定位置入库，核实后登记入账；3.5.2.5 依照物资的性能、品种、型号、用途、包装等特点以及易燃、易爆、易挥发、易受潮物资的特性和仓库条件，实行分区分类的物资定位治理，仓库内各类物资必须做好标识，所有物资包装标识一律向外；3.5.2.6 物资的出库必须凭客户服务中心经理签发的物资领(借)用单，项目应清晰，否则应拒绝发放物资；3.5.2.7 关于日常借出之用具、器具，入库时应认真检证，确认无损后方可入库，关于不常用的工具、器具要定期维护；3.5.2.8 保持仓库环境的温、湿度，并做好清洁工作，配备好必要的灭火器材；3.5.2.9 物资出库必须及时登帐，物资要

13、按照先进先出的原则发放；3.5.2.10 每月25号需对库存物资进行盘点，并报行政人事经理审核后，报总物业经理审批；3.5.2.11 每月28号前统计上月材料使用情况，并将下月所需材料申请表报行政人事经理审核，报总物业经理审批后，交采购员购买；3.5.2.12 负责客户服务中心各类资产的治理工作，设立资产分类账本，每月进行核查工作，掌握各类资产的使用状况、技术性能；3.5.2.13 负责资产（包括低值易耗品）购置或报废；3.5.2.14 熟悉使用公司资产治理软件，依照每月资产核查情况及时予以修改更正；3.5.2.15 对样板房物资和地产方托付代管物资进行治理；3.5.2.16 完成上级领导交办

14、的其他工作。3.6 宿舍治理员3.6.1 层级关系：3.6.1.1 直接上级：行政人事经理3.6.1.2 直接下级：无3.6.2 岗位职责：3.6.2.1 贯彻执行行政人事经理下达的各项工作指示；3.6.2.2 负责监督做好职员宿舍公共区域的卫生清扫及整理工作；3.6.2.3 按规定对住宿人员进行登记，安排床位；3.6.2.4 检查工作区域内住宿秩序及安全工作；3.6.2.5 保持楼层内各项设施的完好和运行正常；3.6.2.6 对住宿人员提供叫早、留言、传呼电话等服务；3.6.2.7 处理工作区域内出现的意外情况；3.6.2.8 完成上级领导交办的其他工作。4. 工作规程/制度4.1 行政治理

15、工作规程4.1.1 公文处理工作规程4.1.1.1 目的使公文的形成、办理、立卷、归档和销毁更及时、准确、规范、保密。4.1.1.2 适用范围所有外来及本中心文件。4.1.1.3 公文的处理4.1.1.3.1 公文种类：除外来函外，本中心的公文是中心及所属物业公司在企业治理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻中心决策、执行上级和主管部门的指示、公布规章制度、实行行政治理措施、请示和答复问题、报告情况和交流经验，协调内部和对外交往的重要工具，也是中心行使职能的重要手段和依据。依照实际工作需要，按照公文使用范围和作用要紧使用下列文种：4.1.1.3.1.1 决议：凡通过会议讨

16、论通过，要求所属部门贯彻执行的事项。4.1.1.3.1.2 决定：对某些重要事项或重要问题做出安排或处理。4.1.1.3.1.3 通知：是“公布行政法规和规章，转发上级机关(部门)、同级机关(部门)和不相隶属机关(部门)的公文批转所属客服中心，要求属下部门办理或需要周知和共同执行事项时所使用的下行文种”。常用“会议通知”、“任免通知”等。4.1.1.3.1.4 通报：通报工作情况或好坏典型事例及经验教训，表彰先进、批判后进等用“通报”。4.1.1.3.1.5 报告：向上级机关(部门)汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关(部门)的询问等。4.1.1.3.1.6 请示：请求上级机关(部门)对

17、某些重要工作做出指示、答复和批准事项时用“请示”。4.1.1.3.1.7 批复：批准或答复下属单位(部门)请示的事项。4.1.1.3.1.8 函：与不相隶属机关(部门)或本系统单位之间互相商洽和联系工作，询问和答复问题等用“函”。4.1.1.3.1.9 会议纪要：记载或传达会议要紧精神和决定事项。4.1.1.3.2 公文格式严格参照由物业治理中心下发的金碧物业有限公司地区分公司公文发文标准格式及集团恒地司办字2007第005号公文标准格式执行。4.1.1.3.3 发文办理4.1.1.3.3.1 公文起草的差不多要求4.1.1.3.3.1.1 重点要突出，观点要鲜亮，论理要清晰，文字要精练，用词

18、要准确，篇幅要简短，结构要严谨，层次要分明；4.1.1.3.3.1.2 拟搞人必须要按公文的文种格式行文，用钢笔书写或打印，不得用圆珠笔或红笔书写；4.1.1.3.3.1.3 文稿在呈送领导审批签发之前，负责拟稿的人员要对公文进行认真核对。4.1.1.3.3.2 公文的审批签发程序行文稿先由行文部门经理审核签名，再送行政人事助理核稿，不属急件，一般不得直接将文稿呈送中心领导；如需会签的，送会签部门审稿，然后由行政人事助理将符合要求的文稿送中心有关领导签发。“请示”、“报告”和对外行文由中心总物业经理签发，一般例行事务性公文，由部门经理签发，最后安排打印。4.1.1.3.3.3 正式发文需填写发

19、文处理单，签发人同意签发后方可用印、分发及登记。4.1.1.3.3.4 公文正式印制前，行政部（行政人事部）应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。4.1.1.3.4 收文办理4.1.1.3.4.1 一切外来公函，统一由行政人事助理签收、登记并依照实际需要及时分送（各部门应签收），同时，应填写文件发放登记表；4.1.1.3.4.2 依照公文性质和内容，由行政人事助理提出处理意见，送领导阅示，或依照需要交有关业务部门办理，并附文件传阅单；4.1.1.3.4.3 凡需业务部门经办的公文，由行政人事助理负责

20、催办，并将落实结果报告主管领导。4.1.1.3.4.4 承办公文是指同意办理下级单位请示的公文和其它需要批复的公文，以及转发翻印的公文等。承办请示的公文，凡属本中心权限范围内能批复的事项，一般先由业务部门提出意见，经领导审批或会议决定后再批复呈文单位，时限一般不得超过一周，重要事项和重要问题的请示，可直接送领导批阅后批复，时限不得超过三天。承办公文部门要提高办事效率，及时催办和跟踪，幸免延误。4.1.1.3.5 公文归档4.1.1.3.5.1 公文办理完毕后，应当及时整理、归档。个人不得保存应当归档的公文。4.1.1.3.5.2 归档范围内的公文，应当依照其相互联系、特征和保存价值整理，要保证

21、归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的要紧工作情况，便于保管和利用。4.1.1.3.5.3 联合办理的公文，原件由主办单位整理、归档，其他机关保存复印件或其他形式的公文副本。4.1.1.3.5.4 本单位负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理、归档。4.1.1.3.5.5 拟制、修改和签批公文书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。4.1.1.3.6 公文的整理与销毁4.1.1.3.6.1 公文由行政人事部统一收发、审核、用印、归档和销毁。4.1.1.3.6.2 行政人事部应当建立健全本单位公文处理的有关制度。4.1.1.3.6.3 密级文件应当在办公

22、室阅办，不准带离，不准擅自传阅或复印。复制上级单位的秘密公文，须经上级领导批准或授权。翻印件应当注明翻印单位名称、翻印日期和份数；公文复印件作为正式公文使用时，应该加盖复印单位证明章。复制公文应当与正式公文同样治理。 4.1.1.3.6.4 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。4.1.1.3.6.5 公文销毁应按公司规定进行。4.1.1.4 引用文件和相关质量记录4.1.1.4.1 发文处理单4.1.1.4.2 外来文件清单4.1.1.4.3 文件传阅单4.1.1.4.4 文件发放登记表4.1.2 印章治理工作规程4.1.2.1 目的加强、规范印章的治理，维

23、护印章的法定权威及使用效用。4.1.2.2 范围本制度适合于中心印章治理及设有部门印章的各部门印章治理。4.1.2.3 职责行政人事部是印章治理的职能部门，负责监督本规定的实施。4.1.2.4 印章的启用与停用、销毁4.1.2.4.1 印章启用(包括旧印章换用新印章)。由中心或启用印章部门提出书面申请，行政人事部审核，按公司规定审批后申报、刻制、启用。4.1.2.4.2 印章停用。由中心或拟停用印章部门提出书面申请，行政人事部审核，按公司规定审批后执行。4.1.2.4.3 印章销毁。按公司规定执行。4.1.2.5 印章保管4.1.2.5.1 中心印章：行政人事部印章治理员治理。4.1.2.5.

24、2 部门印章：由部门经理指定专人治理。4.1.2.5.3 印章应存放于安全牢固并加锁的专门的桌、箱、柜中，使用后应及时收存锁好。4.1.2.6 印章使用审批规定4.1.2.6.1 中心印章的使用，由中心总经理负责审批，部门印章的使用，由部门经理负责审批。4.1.2.6.2 使用各级印章须先填写行政人事部制定的用章申请表，呈报负责审批的领导签字同意后，方可到印章治理员处加盖印章。4.1.2.6.3 印章治理员必须认真检查用印文书审批手续，审批程序完成后才能用印。4.1.2.6.4 不得在空白纸张、凭证、空白介绍信和空白便函上用印，如有专门需要，需按公司规定权限审批。4.1.2.6.5 如因工作需

25、要将印章带出室外使用，应事先填写印章借用审批表报批，获准后由印章治理人员和经办人共同携带出外使用。4.1.2.6.6 出现急需用印的文书，在有审批权的领导未能及时签字的情况下，须由印章治理员和用印申请人共同在场，电话请示有权审批的领导，经同意后方可盖章。审批权人返回后的1个工作日以内完成补签手续。4.1.2.7 责任 印章治理人员严禁违规使用印章。凡违规使用印章的，中心一律视作个人行为，由此而引起的法律责任以及其它形式的任何纠纷，均由违规使用印章的人员承担。同时中心将视其情节轻重，给予相应的行政或经济处罚，触犯法律的移送司法机关处理。4.1.2.8 引用文件和相关质量记录4.1.2.8.1 用

26、章申请表 4.1.2.8.2 印章借用审批表 4.1.3 保密治理工作规程4.1.3.1 目的 加强中心对保密工作的规范，严谨，确保中心保密工作落实到中心每一个职员。4.1.3.2 适用范围 中心及所属各部门。4.1.3.3 保密员的设立中心行政人事部设保密员（由行政人事助理兼任）1人，负责中心秘密文件、资料以及涉密业务的治理工作，各部相应确定兼职保密员1人。4.1.3.4 保密事项4.1.3.4.1 与中心有关的调查案件、检举揭发材料。4.1.3.4.2 中心各级须保密的办公会议记录。4.1.3.4.3 财务会计凭证、会计报表、统计报表、职职员资表等。4.1.3.4.4 本中心质量体系有关文

27、件资料。4.1.3.5 秘密文件、资料的治理4.1.3.5.1 所有秘密文件未经制发机关批准或授权不得擅自翻印，如需复制，须按规定申请审批。4.1.3.5.2 收发秘密文件资料，由行政人事部保密员负责；有关调查材料，检举揭发材料由行政人事部或部门专人负责；凡署名中心领导亲启件，由领导拆封；秘密文件的收发、分送、传阅、移交、归档等环节都要登记，履行签字手续，严禁将秘密文件、资料放在不安全的地点。4.1.3.5.3 秘密文件、资料必须放入保密柜内，由保密员治理，个人不得保存；定期清查退，如发觉丢失，要及时报告并追查处理。4.1.3.6 通讯保密规定4.1.3.6.1 各部门由专人治理的办公设备，非

28、本机使用人员未经许可不得擅自使用。4.1.3.6.2 电脑工作人员要严守保密制度，幸免重要业务资料和档案资料外泄、更改或丢失。4.1.3.6.3 任何个人都不准在通信、通话中涉及本中心在商业竞争中的重要信息；个人不得偷看中心秘密文件和打听中心秘密性的会议内容。4.1.3.7 泄密的处理凡发生遗失中心秘密文件、资料或泄密案件时，应立即向行政人事部保密员和中心领导报告，并及时采取补救措施；发生窃密案件，还应及时向当地公安部门报告。4.1.4 档案治理工作规程4.1.4.1 目的 使中心的档案治理规范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。4.1.4.2 适用范围 客户服务中心所有档案及对业主档案

29、的治理。4.1.4.3 职责4.1.4.3.1 行政人事部是客服中心档案治理的主管部门，需设立中心统一档案客服中心，每三个月组织各部门档案员进行档案互检，每半年组织各部门档案员档案资料移交工作。4.1.4.3.2 行政人事部负责中心行政档案、人事档案、中心证照、中心对外往来的各类公文、中心内部重要文件；中心内部重大活动、事件记录；物业治理相关政策、法规等等的治理工作。4.1.4.3.3 总管部负责业户档案资料、物业资料、出租房屋资料、车辆资料、收费资料、业主委员会资料等的治理工作。4.1.4.3.4 工程部负责工程设计、施工资料、维修、保养打算、外委工作记录等技术档案及工程图纸等的治理工作。4

30、.1.4.3.5 保安部负责治安、消防、保卫、安全、秩序等相关资料的治理工作。4.1.4.3.6 社区文化部负责社区文化资料的治理工作。4.1.4.4 档案治理范围4.1.4.4.1 行政档案资料4.1.4.4.2 人事治理相关材料。客户服务中心人员设置、招聘、培训、定岗定编、调配、变迁文件、人事劳资文件、技术职称等文件。4.1.4.4.3 中心证照及其他相关资料。4.1.4.4.4 中心对外往来的各类公文、中心内部重要文件等。4.1.4.4.5 中心内部重大活动、事件记录。包括但不限于奖状、奖旗、奖杯、证书、纪念品。4.1.4.4.6 物业治理相关政策、法规等。4.1.4.4.7 业户档案资

31、料。要紧有入住通知书、住户家庭情况登记表、房屋交接单、住户入住合约、身份证明材料以及装修申请表等。4.1.4.4.8 物业资料。4.1.4.4.9 物业经营治理资料。各客户服务中心经营进展文件、小区治理文件、小区建设文件、委外、合作文件。4.1.4.4.10 出租房屋资料。4.1.4.4.11 车辆资料。4.1.4.4.12 收费资料。4.1.4.4.13 业主委员会资料。4.1.4.4.14 工程技术档案。包括工程设计、施工资料、维修、保养打算、外委工作记录等。4.1.4.4.15 工程图纸资料。可分为：建筑施工图、结构施工图、给排水施工图、供配电施工图、消防施工图、空调系统图、智能化系统图

32、等。4.1.4.4.16 治安资料。4.1.4.4.17 消防资料。4.1.4.4.18 保卫、安全、秩序资料。4.1.4.4.19 社区文化资料。4.1.4.4.20 其他资料。4.1.4.5 档案资料的移交和归档要求4.1.4.5.1 移交前资料治理4.1.4.5.1.1 档案资料在移交前由中心档案资料员负责存档治理。4.1.4.5.1.2 中心必须设置档案的固定存放处，并将档案资料分类存放入不同的档案袋（盒）内，中心档案资料员对应归档资料的完整、完好负责。4.1.4.5.1.3 存放的档案资料依照自己的使用频率和密级性，把档案资料分类存放，并可定期（暂定半年一次）向物业分公司档案室进行一

33、次移交。关于自己保存的档案资料，按类不和年限两级分类分柜存放。4.1.4.5.2 移交4.1.4.5.2.1 依照需要，客户服务中心定期将以下资料移交至物业分公司统一治理（移交相关表格请参见档案移交书、档案移交案卷目录表、卷内目录），实物档案、声像档案、资料类档案等其他资料由中心档案治理员负责自行统一治理：4.1.4.5.2.1.1 工作打算、国家与当地有关的法律法规、以中心及职能部门等名义发出或制定的文件以及与中心职能有紧密关系或由中心承担有关责任并需要执行的重要文件等档案资料。4.1.4.5.2.1.2 重大、突发事件的处理资料。要紧包括楼宇、交通、治安、公共配套设备设施等方面及自然灾难的

34、突发重大事件的通过和处理过程记录及相关材料。4.1.4.5.2.1.3 合同档案、治理监察档案、资产档案资料等。要紧包括中心所签订的合同资料，监察职能部门对中心进行检查的书面及取证材料以及中心固定资产相关材料。4.1.4.5.2.2 资料归档前各客户服务中心档案资料治理员须按类整理好，并填写档案资料移交表，履行移交手续。4.1.4.5.2.3 移交时，物业分公司和各客户服务中心档案资料治理员须认真核对移交的资料，核对无误后，交接双方在移交清单上签字，并加盖部门公章。4.1.4.5.2.4 移交清单一式两份，物业分公司和各客户服务中心交接人各留存一份。4.1.4.5.2.5 对调出、离职等人员，

35、在办理调离手续前，必须清还档案资料，没有档案室签字确认，行政人事部门不得办理调离手续。4.1.4.5.3 归档要求4.1.4.5.3.1 要求及时、准确、规范地进行归档。4.1.4.5.3.2 归档的文件材料应对比归档范围完整、准确、系统收集，如文件的正文与附件、正式印本和稿本、设计图纸及其更改通知等都必须齐全；归档案卷应进行分类、排列，并加盖档号章、装盒、编制档案目录。4.1.4.5.3.3 幅面一般采纳标准A4型（297mmx210mm)，图样折叠时标题栏露在右下角。非A4图幅图纸能够通过粘贴及折叠方式，横向按手风琴式折叠成A4规格，竖向按顺时针方向向内折，图纸应采纳国家标准图幅，图表栏露

36、在不处。4.1.4.5.3.4 文件书写和载体材料应能耐久保存，如使用碳素墨水或蓝黑墨水的钢笔、签字笔等，不能使用纯蓝墨水、红墨水、铅笔和圆珠笔，字迹应清晰，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。4.1.4.5.3.5 归档的文件原则上一律为原件（除归档范围表中列明为复印件外），要尽量追加原件，必要时复印件并加盖红章注明原件存放处，凡有原件的文件，不能以复印件归档。4.1.4.5.3.6 热敏传真纸不能直接归档，要尽量追加原件，必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处。4.1.4.5.3.7 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。4.1.4.5.3.8 归档资料必须准确记录各项

37、活动，凡涉及工程图纸、管网分布及走向、埋深等，必须做到“图物相符，数字准确”，设计的修改也须在图纸上反映出来。4.1.4.5.3.9 声像类、实物类档案资料要清晰完整、符合集团档案中心规定的归档规范和标准，并按归档要求提供拍摄内容、时刻、背景、作者等文字信息，电子文件应有相应的纸质文件材料一并保存。4.1.4.6 档案资料的借阅4.1.4.6.1 档案资料借阅事项规定4.1.4.6.1.1 借阅的档案资料必须按时归还，并及时办理清户手续。借出的档案资料一般不超过7天，超过7天需办理续借手续，未办理延期手续且借出档案超过15天者，对相关责任人进行失职问责处理，在借阅期间造成重要资料丢失者，对相关

38、责任人进行失职问责并报上级领导部门处理。4.1.4.6.1.2 借阅者不经同意不得随便摘抄、拍照、复制档案资料，凡经同意摘抄、复制的档案资料必须由档案资料治理人员进行审查和核对。4.1.4.6.1.3 借阅者必须保证原样归还所借的档案资料，而且完整无损，不得在档案资料上涂改、划线、圈点等，并保证如期归还。4.1.4.6.1.4 实物档案一般不外借，声像档案资料应以复印件提供利用。4.1.4.6.2 借阅审批权限4.1.4.6.2.1 证照、各种重要决定、决议、纪要、合同、协议、上级批示、中层以上人员人事档案、重大突发事件处理相关记录、治理监察类档案等由客户服务中心物业总经理审批。4.1.4.6

39、.2.2 业户档案的使用和借阅须由客户服务中心物业总经理审批，超过三十份业户档案外传、复印需同时经物业分公司总经理审批。4.1.4.6.2.3 一般人事档案资料由行政人事部经理审批。4.1.4.6.2.4 三十份以下（不含三十份）设备资产档案、工程档案、设备档案由部门主管审批，超过三十份需部门经理审批。4.1.4.6.2.5 十份以下（不含十份）实物档案、声像档案由部门主管审批，三十份以下（不含三十份）需部门经理审批，超过三十份需同时经中心物业总经理审批。4.1.4.6.2.6 一般客户服务资料、业主委员会资料、社区文化资料、物业经营资料、工程维修资料、设备运行资料、治安工作资料、消防工作、绿

40、化与保洁资料等由保管部门主管审批。4.1.4.7 档案资料密级确定及治理4.1.4.7.1 各客户服务中心档案资料密级分为机密、秘密、一般三等级。4.1.4.7.2 查阅机密档案资料，只能在档案室内查阅。4.1.4.7.3 须在设备完好的保险装置中保存密级资料，且档案室内门、柜应做到随开随锁。4.1.4.7.4 档案室的档案资料要定期清查，做到账物相符。发觉失密、窃密情况，应及时报告主管领导，查明情况严肃处理。4.1.4.8 档案资料分类及编目原则严格参照金碧物业有限公司档案治理方法执行。4.1.4.9 档案资料治理和鉴定4.1.4.9.1 档案室的设置4.1.4.9.1.1 客户服务中心可依

41、照自身实际情况，是否设置与档案室分开的独立资料保管室。若技术资料不多或者空间不够的情况下，可只设立综合档案室或两者合并统一存放，但在室内须分类明确，至少保证具有相对独立的空间并能保证资料的安全与完备。4.1.4.9.1.2 库房设置的具体要求：4.1.4.9.1.2.1 库房相对独立，具有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防光、防尘、防高温等设备的措施，禁止放置易燃易爆物品或其他危险物品，配备灭火器材，标示禁止烟火标志。4.1.4.9.1.2.2 库房内应保持整齐、清洁、美观，安置温湿度计，每周定时测记。标准温度14-24，标准湿度45-60%；声像类库房温度宜18-244.1.4.9.1.2.3

42、 库房内尽力按分类设置，档案资料柜（架）应按分类，顺序整齐排放，并与窗户垂直，以免阳光直射并便于通风，并将所有档案柜（架）统一编号，编制档案资料存放位置索引。4.1.4.10 档案资料统计4.1.4.10.1 各客户服务中心在每年12月31日前对档案资料的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况、档案资料的借阅利用等情况进行统计。4.1.4.10.2 各项统计数据一律用钢笔、档案墨水和阿拉伯数字书写，且字迹工整。4.1.4.10.3 各客户服务中心档案员将统计结果报客户服务中心总经理。4.1.4.10.4 统计工作必须做到实事求是，如实反映情况，务必确保提供的数据准确，符合客观实际。4.1.4.

43、11 档案资料的鉴定4.1.4.11.1 档案资料一经归档，未经档案资料主管领导鉴定和批准，任何人不得擅自销毁。4.1.4.11.2 经鉴定后仍无法确定其保存价值的档案资料，应接着保存至次年再进行鉴定（请参见档案鉴定申请表）。4.1.4.11.3 技术档案资料鉴定时，需附工程口技术部门的专业意见。4.1.4.11.4 不能单纯从保管期限，年代或名称判不其价值，要从公司利用的角度综合衡量后提出接着保存或销毁意见。4.1.4.12 档案资料的销毁4.1.4.12.1 经鉴定后批准销毁的档案资料，由档案室负责人妥善处理，不得作其他用途或当作废纸出售（请参见档案鉴定与销毁目录）。4.1.4.12.2

44、销毁档案资料须有至少两名监销人。监销人应认真复核做销毁的档案资料。销毁完毕须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人分不在销毁清册上签字。4.1.4.12.3 档案室应及时做好档案资料整理、检索工具调整等工作。4.1.4.13 相关文件和记录表格4.1.4.13.1 档案移交书4.1.4.13.2 档案移交案卷目录表4.1.4.13.3 卷内目录4.1.4.13.4 档案借阅申请表4.1.4.13.5 档案借还登记表4.1.4.13.6 档案鉴定申请表4.1.4.13.7 档案鉴定与销毁目录4.1.5 固定资产治理工作规程4.1.5.1 目的 使中心的固定资产得到有效治理，有效使用资产

45、，防止资产流失，严格操纵成本，合理调配物资，更好地为中心进展服务，特制定本制度。4.1.5.2 适用范围 中心各部门。4.1.5.3 职责行政人事部负责中心所有资产的申购及公用资产的治理，各部门使用人/资产治理员负责所使用的资产的治理。4.1.5.4 资产的划分及资产治理流程4.1.5.4.1 资产按公司有关制度规定划分为低值易耗品和固定资产，对低值易耗品不必编号造卡，只登记造册列入治理。4.1.5.4.2 资产治理流程：所有资产须经申购批准后才能购买，且购买的资产须入库后才能领用，资产的调拨报废须按以下4.1.5.7条规定执行。4.1.5.5 资产的申购由行政人事部依照各部门申购打算，先进行

46、审核签署意见，报中心总经理审批，然后遵循公司资产采购规定程序报批购置。4.1.5.6 资产入库4.1.5.6.1 一切购进的物资材料，均需资产治理员、采购员和使用部门指定人员共同验收，检查购进物品的型号、规格、质量、数量等是否符合要求，相关资料是否齐全(含采购审批表、合同、承诺书、发票、送货单、讲明书等)。4.1.5.6.2 验收合格后，由资产治理员填写进仓单，经手人签字后办理入库手续。4.1.5.6.3 物资入仓后资产治理员应及时将使用讲明书、保修卡、图纸等相关资料存档，以备日后保养、维修使用。4.1.5.6.4 已办理入库的固定资产、低值易耗品，资产治理员填写资产登记卡并登记台帐（资产登记

47、表），要求手续完善，登帐及时，记录详细，包括资产名称、品牌、型号、数量、金额、购入时刻、使用地点、责任人等，并通知使用部门办理领用手续。4.1.5.7 资产的调拨、报废、赔偿治理4.1.5.7.1 中心对固定资产进行合理配置，实行谁使用谁治理的方法，部门有专人治理，责任到人。4.1.5.7.2 固定资产和低值易耗品调拨，由使用部门填写资产调拨单，资产治理员签署意见，按流程审批后完成。资产调拨后资产治理员须及时在台帐上注明并更改相关部门资产登记资料，并报财务部门做相应变更登记。4.1.5.7.3 资产报废或因遗失、损坏、被盗需赔偿时，由使用部门填写固定资产报废审批表或低值易耗品报废审批表、固定资

48、产赔偿审批表，资产治理员签署意见，财务部填写折旧情况并签署意见，然后按公司规定权限审批。财务部按批准意见办理会计业务，资产治理员进行资产台帐整理。4.1.5.8 资产的检查 固定资产和低值易耗品盘点工作由行政人事部会同财务部和使用部门进行。按公司规定要求定期盘点（专门情况需临时盘点除外），固定资产盘点必须对实物逐一进行清点并由资产治理员填写资产盘点表，假如发觉盘盈、盘亏，应查明缘故，由资产治理员写出书面报告，财务部签署意见后按资产治理权限审批。财务部按批示进行帐务处理。4.1.5.9 资产的移交4.1.5.9.1 若资产治理员发生变换，需进行资产治理移交，填写资产移交表，双方签字后由分管领导签

49、批。4.1.5.9.2 凡因交接不清、治理不善而造成资产丢失或损坏的，要追究资产治理员及至部门负责人的责任4.1.5.10 引用文件和记录表格4.1.5.10.1 资产登记表4.1.5.10.2 资产调拨单4.1.5.10.3 固定资产报废审批表4.1.5.10.4 低值易耗品报废审批表4.1.5.10.5 固定资产赔偿审批表4.1.5.10.6 资产盘点表4.1.5.10.7 资产移交表4.1.6 办公用品治理工作规程4.1.6.1目的 为了规范中心办公用品治理，使中心的办公用品延长使用寿命，节约办公费用开支。4.1.6.2 适用范围 中心所辖各部门。4.1.6.3职责4.1.6.3.1行政

50、人事部负责公司所有办公用品的购置、公用办公设备的保管及治理。4.1.6.3.2各部门使用人/资产治理员负责所使用的办公设备的治理。4.1.6.4 办公物品分类 4.1.6.4.1 办公设备：A、复印机；B、传真机；C、电话；D、办公桌椅、文件柜；E、保险柜；F、电脑及打印机；G、扫描仪；H、车辆；I、对讲机；J、其他。4.1.6.4.2 办公日用品：A、各种信签；B、材料纸；C、各种表格；D、笔；E、笔记本；F、计算器；G、其他。4.1.6.5 治理规定 4.1.6.5.1 行政人事部依照各部门采购打算，按公司规定进行采购、保管、发放和登记。4.1.6.5.2 办公设备中，公用办公设备如复印机

51、，由行政人事助理负责日常治理及保养，安排给个人使用的办公设备如电脑，由使用人负责治理及保养；办公设备的日常维修由各部门报到办公室，由行政人事部负责联系厂家进行维修。4.1.6.5.3 保险柜由财务人员使用。4.1.6.5.4各部门的办公桌椅及文件柜由行政人事部统一登记及调配，任何人不得私自调换。文件柜及办公桌椅的使用者对其负有保管及维护的责任，行政人事部需定期进行清理及登记，以确保不丢失，不损坏。4.1.6.5.5 各部门经理指定专人负责领取办公用品，并监控使用情况。4.1.6.6有关使用规定 4.1.6.6.1 电话：4.1.6.6.1.1 严禁拨打“声讯”电话。4.1.6.6.1.2 禁止

52、上班时刻闲聊，原则不得拨打私人电话；如有专门需要，不得超过3分钟。4.1.6.6.1.3 非本中心人员不得使用办公电话。4.1.6.6.2 电脑及打印机：4.1.6.6.2.1 专人专机，非本机操作人员未经许可严禁擅自操作。4.1.6.6.2.2 外来存储设备或光盘严禁上机操作，以防带毒传染，破坏电脑程序。4.1.6.6.2.3 需打印的文件，须到行政人事助理处填写打印/复印登记表，经批准，方可打印。4.1.6.6.3 复印机：4.1.6.6.3.1 禁止复印私人物件。4.1.6.6.3.2 各部门因工作需要复印，须到行政人事助理处填写打印/复印登记表，经批准，再复印。4.1.6.6.4 传真

53、机及扫描仪4.1.6.6.4.1 禁止传真或扫描私人物件。4.1.6.6.4.2 传真材料，须办理登记手续，发往外地材料需批准，再传真。4.1.6.6.5 车辆4.1.6.6.5.1 各部门用车需提早一天与行政人事部提出申请，便于行政人事部统一调配车辆，达到节约用车和方便工作的目的。4.1.6.6.5.2 车内备有行车记录表，司机须在该记录表签署行驶数据，以便于核实车辆行驶数据。4.1.6.6.5.3 行政人事部每半月检查车辆行驶情况，发觉问题及时纠正。4.1.6.6.5.4 车辆在行驶中发生停车费、过桥费，均由使用人在用车单上签字认可。4.1.6.6.5.5 凡是报销票据，均由行政人事部审核

54、后，交由总经理批准，按照财务规定执行。4.1.6.6.5.6 车辆需要维修，司机填写车辆维修单报行政人事部经理审批，并在行政人事部的具体指导下到指定修配厂维修车辆。4.1.6.7 引用文件和相关质量记录4.1.6.7.1 打印/复印登记表4.1.6.7.2 办公用品领用登记表4.1.6.7.3 行车记录表4.1.7会议制度4.1.7.1 目的 加强对会议的规范治理，确保会议的质量和促进问题的解决。4.1.7.2 适用范围客户服务中心各种会议4.1.7.3职责4.1.7.3.1行政人事部负责中心级会议的组织，通知，会议纪要的拟写、下发。4.1.7.3.2各部门负责人负责本部门会议的组织及会议纪要

55、的拟定，中心级会议会议精神的传达。4.1.7.3.3行政人事部负责中心级会议纪要存档工作,并对各部门会议记录存档工作进行不定期检查。4.1.7.3.4各部门负责本部门内部会议的记录、整理、存档工作。4.1.7.3.5所有会议纪要须在会议后的24小时前完成，经审批后下发。4.1.7.4 会议预备4.1.7.4.1 确定会议时刻、地点。4.1.7.4.2确定与会者名单。4.1.7.4.3 会场布置，包括会场空间安排、会议座位安排以及会议用品和设备调配。4.1.7.4.4 负责会议通知的落实。4.1.7.4.5 参加会议人员进入会场时要在会议签到表上签到，以便更好地安排会议工作。4.1.7.4.6

56、分发会议文件和材料。4.1.7.5会议种类4.1.7.5.1中心月度例会：1、各部门汇报本月工作完成情况及下月工作打算，提出需公司或其它部门配合解决事宜，以及公司领导布置下月工作。2、如有领班以上人员转正，要在会上做转正述职报告，然后由其他部门经理给予点评。4.1.7.5.2中心周例会：上周工作总结及本周工作打算，提出需公司或其它部门配合解决事宜，以及公司领导布置下周工作。4.1.7.5.3 各项专题会议：围绕会议专题进行研究、确定。4.1.7.5.4各部门周例会：各部门各职员本周工作总结及下周工作打算。4.1.7.5.5 各班组会议：各班组对当日工作的打算和总结，无需提交会议纪要。4.1.7

57、.5.6凡中心级会议，会议组织部门均需提早3天下发会议通知（固定日期的，不另行通知）。4.1.7.6与会人员应遵守会议纪律，保证准时参加，不迟到不早退，有事会前请假；会议期间手机调震动,会议期间禁止吸烟等。4.1.7.7参会人员必须预备好一本会议记录本，并认真做好会议记录，有关本部门的事件要重点标注，认真落实。4.1.7.8 与会人员除公司规定需保密的事项外，均需做好会议精神的传达和落实工作。4.1.7.9 由各部门经理负责会议事项的检查催办，使会议精神落到实处，防止不重视会议交办的事项。4.1.7.10 质量记录表格4.1.7.10.1会议签到表4.1.8 职员制服治理工作规程4.1.8.1

58、 目的：提升中心形象，提高职员服务意识，进一步加强对中心各类职员制服的有效治理。4.1.8.2 范围：本程序适用于中心职员制服治理工作的治理和操纵。4.1.8.3 职责：4.1.8.3.1 行政人事部是中心制服的归口治理部门，行政人事助理负责中心职员制服的治理工作，含申购、保管和发放。4.1.8.3.2 各部门经理负责本部门职员制服的添减打算的编制、职员制服的收发和日常使用的治理。首批大量制服的制作由物业分公司负责招标确定供应商及签订服装制作合同。4.1.8.3.3 行政人事经理负责中心职员制服治理工作的监督操纵。4.1.8.4 工作程序：4.1.8.4.1 制服的分类（以制服款式划分，含服装

59、配饰）4.1.8.4.1.1 部门经理级以上人员制服；4.1.8.4.1.2 女（行政）治理人员制服；4.1.8.4.1.3 男（行政）治理人员制服；4.1.8.4.1.4 女接待员制服；4.1.8.4.1.5 男接待员制服；4.1.8.4.1.6 酒吧服务员制服；4.1.8.4.1.7 工程技术人员制服；4.1.8.4.1.8 保安员制服； 4.1.8.4.1.9 保洁员制服；4.1.8.4.1.10 其他制服。4.1.8.4.2 制服治理4.1.8.4.2.1 职员的制服只限本人使用，不得转借他人。4.1.8.4.2.2 除专门要求外，职员在岗工作时必须穿着本工种的制服，且保持整洁。主管领

60、导有指导与监督职员穿制服的责任。4.1.8.4.2.3 所有职员着装须统一配套，不能将制服随意搭配穿着。4.1.8.4.2.4 所有（行政）治理人员和一般职员，下班休息时不同意穿着印有中心名称字样的制服外出。4.1.8.4.2.5 如因外事活动需要，经部门经理批准，可穿着便服上班。4.1.8.4.2.6 为维护中心良好形象，职员都有责任保持个人服装的整洁及完好。各类配件佩戴位置应标准，工作牌、装备须齐全。如非工作缘故造成污损，应自费清洗或修补，公司不予以支付。4.1.8.4.2.7 职员未按规定着装，中心对相关责任人进行处罚，由行政人事部负责执行。4.1.8.4.2.8 （行政）治理人员的制服