哈佛管理导师时间管理课程

1、哈佛治理导师 HYPERLINK javascript:void(0) HYPERLINK javascript:void(0) 主题摘要 本主题将关心您：分析您目前的时刻安排，并查找改进机会确定哪些任务对实现您的长期目标最为关键使用打算工具来有效地打算时刻操纵时刻白费因素实施您的日程表，在实施过程中进行评估，并依照需要进行修改主题列表 主题概述 假如是您，您会如何做？主题列表主题摘要导师简介主题使用讲明核心概念 为何要治理时刻？确定目标和排定目标的优先次序将目标分解成任务分析您是如何利用时刻的判不和消除常见的“时刻白费因素”更有效地安排您的时刻监督和改进您的时刻治理策略与白费时刻的上司打交道

2、平衡工作需要和个人时刻关心您的职员治理他们的时刻步骤 治理时刻的步骤对上司讲“不”的步骤技巧 授权的技巧最大限度地利用差旅时刻的技巧取得最佳会议成果的技巧有效使用远程办公的技巧在家工作的技巧练习 讲明工具 目标确定及排序工作表将目标分解成任务的工作表日常活动日志表时刻白费因素判不及评估工作表任务列表自测 讲明学习更多内容 在线文章文章著作导师简介 大卫史道弗 (David Stauffer) 是一位商务作家，是企业写作公司 Stauffer Bury Inc. () 的老总。他创作了四部有关企业成功的作品，全部由 John Wiley & Sons 出版，而且他还为Harvard Manage

3、ment Update、Across the Board、华尔街日报及其他出版物撰写了许多工商治理方面的文章。作为企业与商业协会的签约作家，大卫撰写了几百份年度报告、投资指南、行业介绍以及治理信息简讯等。假如是您，您会如何做？ 下午 5 点，马里索从她的办公桌上抬头看到同事们正在收拾东西预备回家。以她目前的速度，她可能要在办公室里待到半夜。盯着她的任务列表，她沮丧地叹了口气。还剩下三项关键任务。自己这一整天都做了些什么？什么缘故这些任务还完不成？她回忆了自己的一天。上午，她与托尼一起讨论他的月度报告。午餐时刻则用来回复 20 多封电子邮件。然后被一个客户服务请求占去了一下午时刻，而这件事本该由

4、其他人来处理。假如她没有完成确实需要处理的工作，那她的任务列表和精心规划又有何意义呢？假如是您，您会如何做？这时您会如何做？ 马里索应该从检查自己的长期组织目标开始。通过评估最重要的目标并排列优先次序，马里索能够弄清晰应该在哪里或不应该在哪里花费时刻。接下来确实是将目标分解为易治理的任务，列出完成各项任务的所有必需步骤。然后，她应该估算每项任务或活动所需要的时刻，并设定最后完成期限。她应该在日程表上安排出大量时刻，以确保能够有时刻来完成这些任务。最重要的是，她应该尽量幸免任何中断，因为这会白费她的时刻或者使她偏离要紧目标。在本主题中，您将学会如何确定最重要的工作和最不重要的工作，然后将时刻花费

5、在最关键的任务上，而不要白费在不重要的情况上。了解了本主题中阐述的各种观点后，请点击“练习”，参与互动场景练习、做出决策并获得针对您所做选择的即时反馈。主题使用讲明 主题架构 “时刻治理”主题分成下列几个部分。屏幕顶部显示了进入各部分的链接。 主题概述 点击“主题概述”可查看对这一主题的介绍。首先扫瞄“假如是您，您会如何做？”中的虚拟场景，然后查看“这时您会如何做？”中的回答。“主题列表”提供了“站点地图”，其中包含指向本主题中所有要素的链接。 核心概念 点击“核心概念”，可详细了解这一主题的要紧思想。学习如何确定目标的优先次序，并将它们分成易治理的任务，分析如何更有效地安排与使用时刻，监控您

6、的时刻治理战略，以及判不常见的“时刻白费因素”。步骤 点击“步骤”可获得有关如何更有效地治理时刻的指南，并可了解在上司的要求与您的最高优先级目标冲突时如何拒绝他。技巧 点击“技巧”可获得关于如何更有效地分配任务、如何充分利用差旅时刻和会议时刻、如何进行远程工作和在家办公等问题的信息。练习 点击“练习”，可参与互动场景练习，在其中扮演治理者的角色、做出决策并获得针对您所做选择的即时反馈。工具 点击“工具”可猎取相关表格，关心您确定目标及其优先次序；将目标分成多项任务；记录日常活动；判不时刻白费因素；创建任务列表；以及评估您的日程表。自测 点击“自测”，可了解自己对所学内容的掌握程度。您将会获得针

7、对您所做选择的即时反馈。摘要页面列出了参考资料的链接。学习更多内容 点击“学习更多内容”，可阅读两篇与本主题相关的文章。同时，您将看到其他文章和资料的列表，并附有简要的介绍。主题导航 点击屏幕顶部和左侧的链接，可扫瞄本主题中的内容。点击屏幕顶部的链接，您将看到屏幕左侧的链接有相应变化。按以下步骤，可循序渐进扫瞄本主题的全部内容：从左到右点击顶部的链接，访问本主题的各个部分。 从上到下点击左侧的链接，查看各部分中的内容。 在“练习”部分中，点击“下一页”可接着场景练习。在需要选择答案时，请选择一个选项，并阅读相应反馈。然后再尝试其他选项，以了解更多信息。再次点击“下一页”接着。 在“工具”部分中

8、，点击图标可打开相应工具。您能够将工具打印出来以便脱机使用。或者，您也能够在线填写工具，并将其保存到您的硬盘。 最后，参加“自测”中的测验，并阅读“学习更多内容”中的“在线文章”，至此完成整个主题的学习。 为何要治理时刻？ 当您身陷电子邮件、语音邮件、会议、以及文书工作等琐碎的事务中，而下属又不断向您寻求关心或给您带来问题时，您将如何成为一名平易近人、尽忠职守的治理者，同时又能圆满完成任务，实现自己最高的目标呢？您需要巧妙地治理自己的时刻。时刻治理是一门关于如何合理地组织、分配和操纵各种活动时刻才能实现预期结果的学科。时刻治理能够迫使您真正了解自己的价值，关心您相应地安排好自己的工作。提高时刻

9、利用效率的好处 有效地利用时刻将使您和组织都受益匪浅。例如：您能够将精力和注意力集中到能为公司目标提供最大支持的工作上。您能排除干扰，更多地关注对部门和组织最为重要的方面。您能够幸免因设法同时满足相互矛盾的时刻需求而产生的压力甚至是倦怠。您在时刻治理上为下属和同事树立了榜样，能够让大伙儿学习您的做法。您能提高岗位工作绩效，为组织、部门和团队带来更多价值。显然，假如企业的领导擅长时刻治理，企业就能赢得竞争优势。然而，时刻治理的难度比表面上看起来更大。训练与实践 要学会有效利用时刻，需要训练和实践。下列六个步骤可助您充分地利用好您每周的时刻：确定目标及其优先次序：您最重要的岗位工作目标是什么？要实

10、现这些目标，您需要完成哪些任务？您要在这些任务上花多少时刻？ 将目标分解为可治理的任务：要实现每一个目标，需要完成哪些任务？每一项任务可能需要多长时刻？ 分析您是如何利用时刻的：治理者往往认为他们将时刻用在了重要任务的完成上。然而实际上，他们会将时刻用在一些并不能关心他们实现最重要目标的任务上。例如，他们每天都要用好几个小时回复电子邮件，而不是规划部门的长期战略或关心下属提高技能。为了更有效地利用时刻，您需要推断自己实际上是如何利用时刻的，并将这种方式与应当采纳的方式进行比较。然后，您需要找到改正无效时刻治理的方法。 判不和消除常见的“时刻白费因素”：办事拖拉、包办代替、频繁变换工作等做法会白

11、费侵蚀其他工作的时刻，这是众所周知的事实。假如能了解和预见到这些时刻白费因素，您就能更好地预防或改正这些做法。 更有效地安排时刻：明确了自己的目标、实际利用时刻的方式以及存在哪些您深受其害的无效时刻治理方式后，您就能够开始改变安排时刻的方法。这需要更有效地利用时刻治理工具，需要创建能够支持您的优先级的日程表，还需要分配一定的时刻来解决未预料到的问题以及利用各种打算外机会。 监控和完善您的时刻治理策略：制定日程表后，就要付诸行动。监控发生的情况，发觉存在的问题，调整时刻治理策略，如此就能不断完善利用时刻的方法。 另请参见治理时刻的步骤。下面的核心概念内容将进一步探讨这些步骤。此外，还为应对下列专

12、门时刻治理难题提供了指导方法：如何应对白费时刻的上司如何平衡工作时刻和个人时刻如何关心职员更有效地治理时刻确定目标和排定目标的优先次序 确定目标是有效治理时刻的起点。它们像指南针一样，指示着您前进的方向。确定了目标后，您就明白每天、每周和每个月当中最重要的工作是什么。确定目标是明确所追求成果的一个正式流程。在确定目标后，您承诺的结果就要由您个人或团队来完成。通过确定目标和衡量取得的成果，您能够：关注最重要的东西为团队提供统一的方向减少对非关键任务投入的精力消除时刻白费因素激励自己提升总体工作中意度目标随时限和重要性而变化。因此，了解如何对目标分类和排序是特不重要的。另请参见目标确定及排序工作表

13、。目标类型 能够依照目标重要性（包括关键性、使能性或辅助性）对目标进行分类。下表介绍了三者的区不。目标类型目标类型 定义 示例 关键性目标为使部门或团队持续成功运转所必须实现的目标对项目经理来讲，在预算范围内按时完成一个两年期的项目确实是一个关键性目标。使能性目标最终能够制造更理想的业务环境或充分利用业务机会的目标对产品开发经理来讲，为职员提供培训，提高职职员作效率，确实是一个使能性目标。辅助性目标能够改善业务但不能带来全然改变的目标，如提高工作效率、简化工作或提升工作的吸引力等。对团队经理来讲，设计一份比现有费用报表使用更方便、填写更快捷的新费用报表，确实是一个辅助性目标。您的关键性目标和使

14、能性目标最为重要，应该依照这两类目标来决定您治理时刻的方法。目标一致性 治理者应该从公司目标开始制定一系列层级目标。部门目标应支持公司目标。个人目标应支持部门目标。应当让公司目标、部门目标和个人目标这三个层次的目标保持一致，并将它们传达给每一位职员，使大伙儿都能在没有他人提示的情况下流畅地讲出来：“公司的目标是 _。本部门应为该目标做出的贡献是 _。我个人的努力目标是 _。”留心观看一下您所在的公司。治理层是否明确了最高目标并将其传达给了治理者和职员？假如您是治理者，您是如何在部门和部门成员中有效贯彻公司目标的？是否每个人都能够理解公司的目标和自己应做哪些贡献？通过阐释和传达清晰的目标，您能够

15、关心自己和职员充分利用时刻。另请参见 Harvard ManageMentor 主题设定目标。确定目标的优先顺序 确定目标的优先顺序确实是按照重要性确定项目的优先等级。具体方法有多种：确定关键性目标和使能性目标。列出该年度内您的所有岗位工作目标。哪些是关键性目标？哪些是使能性目标？哪些仅仅是辅助性目标？与此同时，写下您如此分类的缘故。然后，按照优先级对目标进行排序。区分紧急任务和关键任务。紧急任务需要立即给予关注。然而，并非每项紧急任务都一定支持某个关键性目标。例如，假设您负责监督一个必须在今年的预算范围内按时完成的大项目。上司希望您改日参加一个全天的职员进展研讨会，然而，您差不多打算改日与项

16、目团队开会讨论项目打算。那个研讨会需要您立即关注，然而，它并不能给您的关键性目标提供直接支持。因此，尽管该任务专门紧急（您必须立即安排时刻），但它不是关键任务。紧急任务总是要求您立即给予关注，它挤占了本来能够更好地安排关键性目标的时刻和资源。当关键性目标是长期目标时，由于没有必要或没有可能立即实现，经常会出现这种问题。您这周将面对哪些紧急任务？请将它们列出来。哪些任务支持关键性目标和/或使能性目标？这些任务是您应该首先给予最大关注的任务。通过训练来使自己能够区分支持关键性目标和使能性目标的紧急任务，以及不支持关键性目标和使能性目标的紧急任务。认识到差不后，您将更好地了解应该如何确定工作的优先排

17、序以及如何分配时刻。另请参见在线文章：“How to Be Sure Youre Spending Your Time in the Right Places”和“快比慢好？”。确定目标的优先顺序后，您需要将它们分解为可治理的任务，并可能完成每项任务所需的时刻。请参见下一个核心概念中的指导方法。将目标分解成任务 您差不多确定了目标的先后顺序。现在，您需要将它们分解为可治理的任务，并估算出每项任务所需的时刻。下面提供了分步过程：第一步：确定所需任务 写下您和部门必须实现的每一个目标。列出实现每个目标所需的关键任务。第二步：确定任务优先级 等到自认为任务列表差不多完整之后，再给每项任务指定一个优先

18、级，用 A、B 和 C 来表示：优先级 A 代表最高级任务。您指定的任务优先级应该反映每项任务所支持的目标的重要性：优先级为 A 的任务支持关键性目标。它们具有专门高的价值，是应该优先关注的任务。优先级为 B 的任务支持使能性目标，间接支持关键性目标。它们具有中等价值和较高紧迫性。优先级为 C 的任务包括价值和重要性均较低的紧急任务和非紧急任务。第三步：确定任务的顺序 在分析任务时，您会注意到有些任务是连续的，有些任务是不连续的。连续的任务需要按一定的次序完成，即需要完成一项之后再开始下一项。例如，为高管层预备一个重要报告可能需要按照如此的顺序：收集数据 撰写报告大纲 编写报告 反复修订 提交

19、确定连续任务的正确排序，指出您必须亲自完成哪些任务，部门或团队必须完成哪些任务。下图描述了整个过程。不连续的任务是不遵循这种先后顺序的任务。例如，假如您要协调一套新计算机系统的开发，软件开发人员可能需要等到开发出某些（但不是全部）硬件之后再开始工作。此后，两个部门的专门多工作能够并行。关于这类任务，应注意两个工作组之间的关系，并在安排工作日程时给予考虑。第四步：可能所需的时刻 评估完成所确定的优先级为 A 和优先级为 B 的各项任务或工作需要多长时刻。假如您往常完成过类似的任务，能够依照自己的经验来估算。假如没有完成过类似任务，可咨询那些能够提供关心的同事、上司或同行。预留 10% 到 20%

20、 的缓冲时刻，以防发生意外情况。下表显示一个示例，讲明如何将一个目标分解为多项任务，并依照可能为每项任务分配了时刻。任务和时刻目标： 召开一系列内部培训会。起初，每个月两次，连续三个月（总共为 6 次）。假如参与情况和效果都专门好，那么，则接着召开这种培训会。任务编号 活动 可能时刻（分钟） 注释 1初次头脑风暴会议60与会者雷蒙、哈里特、朱莉叶和彼得2第二次会议：确定主题和演讲者75与会者同上，加上佛瑞德3头脑风暴会议选址和内部宣传/沟通1204与每位演讲者单独会谈2405开发通信包180让营销部门参与进来6监督实施1807会后评估60哪些工作收效显著，哪些工作效果不佳8向每位演讲者表示感谢

21、，并赠送小礼物60总时刻 975 小时数：16.25 您还需要确定完成任务或活动的最后期限。关于复杂的活动，要建立临时里程碑来追踪进展情况。关于涉及其他团队的成员的大目标，要考虑采纳项目经理经常使用的工作分解结构(WBS) 方法。WBS 是一种打算编制的方法，它将项目的目标分解为实现该目标所必需的多项任务。您也能够利用这种方法，来估算完成这些任务所需的资金。您差不多将高优先级的目标分解为任务，并估罢了每项任务所需的时刻。现在，您明白了应该在各项重要任务上花多少时刻。但实际上，您将如何利用自己的时刻呢？另请参见将目标分解成任务的工作表。另请参见 Harvard ManageMentor 主题项目

22、治理中的“进行高级不估算”。通过分析真实的时刻利用情况，并与实际应该如何利用时刻进行对比，您能够推断出低效率的时刻治理做法，进而进行改进。这确实是下一个核心概念的主题。分析您是如何利用时刻的 假如了解您当前的时刻利用情况，就能够专门轻松地操纵时刻，以使其支持您的关键性目标。只有掌握了您当前的时刻利用情况，才能规划和操纵好以后如何使用时刻。下面的过程曾关心专门多治理者准确地掌握他们利用时刻（以及经常不当利用时刻）的真实情况。1. 创建活动日志。 创建一份记录一周时刻利用情况的书面记录，即活动日志。务必在日志中包括三个或更多典型工作日。（例如，不要包括那些大部分时刻差不多上出差的工作日。）下面是一

23、个活动日志的摘录，从中能够看出一位名叫简的经理在一天内的时刻利用情况。日常活动日志示例活动 所用时刻 优先级 8:45电子邮件：查看和回复15B9:00休息：咖啡厅；谈天9C9:09等待会议；整理办公桌6C9:15会议：产品公布团队60A10:15休息：咖啡；个人电子邮件15C10:30电话：外线，S赫明，确认午餐12B10:42电话：内线，D格茨8B10:50电子邮件：给比尔回信3C10:53上网：查看天气情况和新闻7C11:00预备：午餐会8B11:08会议：讨论奖金打算32C11:40出行：与 A戴维斯到不处共进午餐120B1:52电子邮件：发送和回复12C2:04电话：回复语音留言11

24、C2:15访客：暑期实习生请求指导8C2:23访客：D霍洛维茨询问有关项目的事宜5A2:28文书工作：开始写月度项目报告4B2:32电子邮件：收邮件3C2:35文书工作：接着写项目报告12B2:47休息：喝咖啡10C2:57预备：收集会议资料3B3:00开会：审核预算75B4:15电子邮件：发送和回复11B4:26上网：看新闻4C4:30打算：检查/调整项目工作的日程10A4:40文书工作：接着写项目报告10B4:50电子邮件：发送与项目相关的邮件10B5:00回家好的活动日志有几个特征：它应列出在记录活动日志期间发生的所有活动。它应记录您的每项活动使用的时刻。它甚至应包括各种琐事（如整理办公

25、桌和喝咖啡等）。它应当用特定类不对每项任务进行标记，如“电子邮件”、“文书工作”、“上网”、“打电话”、“编制打算”、“开会”、“访客”和“出行”。另请参见日常活动日志表。2. 为日志中的每项活动指定优先级。 记下一天的活动后，应依照您的关键性目标、使能性目标和辅助性目标为每项活动指定优先级。请记住：优先级为 A 的任务涉及您的关键目标。它们代表具有较高价值且应优先关注的任务。优先级为 B 的任务涉及使能性目标，这些任务间接支持着关键性目标。它们具有中等价值和较高紧迫性。优先级为 C 的任务可能涉及辅助性目标，包括低价值的紧迫和非紧迫任务。3. 分析日志。 检查您的日志，找出您利用时刻的规律。

26、问自己以下问题：“哪类活动占用了我大部分时刻？”是文书工作、喝咖啡、依旧回复语音留言电话？“特定活动集中在哪段时刻？”您周一早上的大部分时刻是否用于回复电子邮件？午餐后是否总有专门多不期而至的访客？会议是否集中在这周的晚些时候？现在考虑您利用时刻的方式是否支持您的目标。问自己：“这种利用时刻的方式是否符合我最重要的目标？”假如您是做销售的，那么您每天的大多数时刻都用于电话，这是专门正常的，但假如不是在催款，那么可能电话就太多了。“我一天有多少时刻用于优先级为 A 和优先级为 B 的活动？”您最终的目标是大部分时刻都用于高优先级的活动，优先级为 C 的活动尽量少占用时刻。使用记号笔标记日志中优先

27、级为 C 的活动，让此类时刻白费因素更显眼。假如您看到日志中有专门多彩色标记，您就会明白有多大的改进空间！4. 找出改善时刻利用情况的方法。 您在优先级为 C 的任务上所花的时刻是否超过正常值，而在优先级为 A 和 B 的任务上使用足够的时刻呢？假如是如此，那么请设法去掉或将优先级为 C 的活动托付给他人，以免白费您的时刻。例如，假如您在销售行业工作，您在文书工作上花了太多时刻，那么您要考虑托付助手来做这件事。查找导致您时刻治理不善的内在缘故。问自己一些尖锐的私人问题，并如实回答：问：“什么缘故我在低价值的会议上花这么多时刻？”答：“因为我担心假如不参加会议，不人会认为我没有团队精神。”问：“

28、我什么缘故白费时刻接待未预约的访客？”答：“假如告诉不人我没有时刻同他们谈话，我会觉得专门无礼。”问：“我什么缘故在电子邮件和网络上花这么多时刻？”答：“因为专门多电子邮件差不多上私人邮件，我上网冲浪是为了拖延时刻。”了解造成时刻治理不善的内在缘故之后，您就能够采取措施来解决问题。例如：提醒自己，假如您参加的会议对您的高优先级目标专门重要，您将被认为富有团队精神。向未预约的访客解释您有一件重要情况需如期完成，然后建议利用一个午餐时刻进行交谈。或者，假如您在午餐过后的一段时刻内会有专门多不速之客，能够在这段时刻关上办公室的门。尽量减少私人电子邮件，例如，请朋友和家人在您回家而不是上班的时刻发电子

29、邮件。假如您用上网来拖延时刻，那么当您发觉您正在拖延项目时，请立即投入到项目中。由于要发生行为的改变，因此矫正不良的时刻治理做法需要时刻。逐步改变您的行为方式，每周实践一到两个新的行为方式，直到逐渐适应为止。假如犯了错误，不要对自己过于苛刻。不妨重新开始实践新的行为方式。某些“时刻白费因素”特不普遍，会在许多治理者的活动日志中出现。在下一个“核心概念”中，您将学习如何判不和消除这些时刻白费因素。判不和消除常见的“时刻白费因素” 假如与大多数治理者一样，您的活动日志暴露了源自个人适应的许多时刻治理问题，那么您能够加以改正。以下是用于消除这些“时刻白费因素”的策略。拖延 拖延是一种推迟、耽搁或延误

30、行动的适应。造成人们拖延的缘故有专门多：或许他们认为当前的任务令人生厌或枯燥乏味，他们可能担心无法出色地完成任务，或全然无从下手。请考虑以下对抗拖延的方法：拖延的缘故 解决方案 任务令人生厌或枯燥乏味将任务托付给他人，他们可能会感兴趣。承认自己的拖延行为并努力完成工作。设想自己完成任务后的愉快心情。幸免造成任务踯躅不前的安排方式。惧怕失败假如您缺乏完成任务所需的培训或资源，应如实反应并猎取必要的关心。假如您是由于缺乏自信而担心，就采取积极主动的姿态，对完成工作必需要做的所有事宜进行规划。坚持工作：行动有助于消除恐惧。无从入手自由地决定切入点。您专门可能逐渐步入工作的正轨。将工作分解为几个部分，

31、然后具体讲明完成每部分工作所需的任务。确定任务的顺序，然后着手处理首要任务。超负荷日程安排 您是否承担了过多的义务和职责？为了完成任务，您晚上和周末是否要加班？您是否感到不管如何样努力依旧毫无起色？假如回答是确信的，请采取以下措施：牢记自己的关键职责和目标。避开与这些目标无益的活动。授权。不要因为他人的失职或无法达到您的工作标准而大包大揽所有任务，而是要将任务托付给认真负责的人。不要奢望面面俱到。集中精力处理真正重要的任务。学会向同事和上司讲“不”。阐述您的关键职责，指出承担无关任务对自己目标的危害，并提出合理的替代方案。另请参见向上司讲“不”的步骤以及授权的技巧。另请参见 Harvard M

32、anageMentor 主题授权。下属的问题 您是否总是疲于奔命而下属们却无所事事？或许您放任职员将本应自己解决的问题推卸给您。假如是如此，请学会关心下属们解决他们自己的问题：同意职员征求您对问题的建议，但仅限于报告问题解决的进展或所遇到的困难。当职员将问题带给您时，询问他们预备如何处理这种情况。对下属提议的问题解决方案给予反馈，但应确保由职员（而不是您）来执行解决方案。不必要的出差 出差会占用专门多时刻，因此需要定期评估它的价值。评估方法是：记录各项活动所花费时刻，例如去机场的时刻、候机时刻及返程时刻。依照您的工资和收益标准，估算这些时刻的成本。将该数字与交通费、食宿费用累加。比较差旅的成本

33、收益。是否有净收益或净损失？考虑差旅的机会成本，即假如放弃出差而在办公室工作所制造的价值。考虑出差的替代方案，例如电话会议或网络会议。另请参见最大限度地利用差旅时刻的技巧。过多的电子邮件和书面工作 幸免因电子邮件白费宝贵时刻的对策：每天仅在指定的时刻检查电子邮件。让非业务联系人使用家庭电子邮件地址。将您的信件分类：删除所有垃圾邮件，然后将紧急信件转移至“紧急”邮件夹。在规定的时刻内处理这些信件。将其他邮件一并归入“待处理”邮件夹，并在完成日程表上所有高优先级任务之后再回复。要求职员创建明确的邮件主题行，便于您分清如何处理相应的邮件：删除、立即处理依旧或稍后回复。让职员了解您希望通过电子邮件接收

34、哪些信息，不希望接收哪些信息。书面工作的治理：关于无需回复的书面信件，快速扫瞄后可依照需要丢弃或归档。假如需要回复，而您也能够迅速回复，就应立即处理，然后丢弃或归档信件。假如您太忙无暇顾及回复事宜，假如可能可将邮件托付给下属，或将信件归入按优先级排列的“待处理”文件。治理不善的会议 要减少在会议上白费的时刻：取消或不参加不必要的会议。幸免参加自己无所建树或毫无收获的会议。在同意出席之前，索要会议的议程表以便决定是否参会。假如您要组织一个会议，应确保严格遵循议程，遵循日程表，并按照向会者承诺的具体行动来结束会议。另请参见取得最佳会议成果的技巧。另请参见 Harvard ManageMentor

35、主题主持会议。分心因素和转换成本 分心因素（如：在网上查看天气预报或与访客闲谈）会迫使您必须花时刻回忆之前所进行的工作，并将注意力重新集中到当前的任务上来。这些转换成本总体上会使企业效率下降 20-40%。要在从事重要工作时抵制分心因素：使用语音信箱应答来电。关闭电子邮件。清除办公桌上的报纸和其他与工作无关的材料。关上办公室的门并放置“请勿打搅”的标志。专注于一项任务直至完成。然后再开始下一项任务。另请参见时刻白费因素判不及评估工作表。您差不多分析了自己的时刻利用情况并了解常见的时刻白费因素，现在能够开始更有效地安排自己的时刻了。更有效地安排您的时刻 您差不多对自己的时刻利用情况和存在的时刻白

36、费因素有所了解，现在能够开始更有效地安排自己的时刻了。您的目标是什么？您的目标是以有助于实现最重要目标的方式来利用时刻。日程表是系统安排时刻的最佳方法。日程表是在具体时限内完成任务的书面承诺。它将您的可用时刻及时刻分配打算形象化。通过日程表，您能够更容易看到未分配的时刻。而尤为关键的是，它会显示优先级为 A 和优先级为 B 的任务是否占据了您的大部分时刻，得到了应有的重视。选择打算工具 有专门多种打算工具：任务列表约会时刻表书面或电子版的日、周打算联网的日程安排软件和硬件挂历企业可能提供这些工具。假如这些工具符合您的个人风格，就使用它们；假如不适合，应该另寻他法。您专门可能会使用更适合自己工作

37、风格的系统。另请参见任务列表。制定日程表 将任务输入日程表，并指定完成任务的预期时限即可制定日程表。以下指导原则能够关心您制定有用的日程表：首先输入优先级为 A 的任务，然后将剩余时段分配给优先级为 B 的任务。在每天您思想最活跃、精力最充沛的时段安排需要制造力与活力的活动。将例行任务安排在精力不足的时段。预留一些时刻不做安排，以应对突发危机、意外机会以及与同事或下属之间的临时性交流。幸免连续不断的会议。每次会议结束后，您都需要时刻来处理信息和完成行动事项。尽量固定处理电子邮件、书面工作和电话等各任务的时刻。例如，规定上午 9:00-9:30 和下午 4:30-5:00 执行这些任务。固定各项

38、任务的时刻通常能够幸免开始和转换的时刻，从而减少执行任务所需的整体时刻。工作周快结束时，应将未完成的优先任务转移到以后未安排的时段，必要时暂缓低优先级任务。将日程表置于电脑显示器或办公桌的明显位置。充分利用任务列表 任务列表是一种简便、常用的打算工具，一目了然地列出您一天内必须完成的所有任务。其中包括：要参加的会议必须制定的决策必须拨打或要接听的电话需要起草的电子邮件、信件和备忘录前一天未完成的优先级为 A 和 B 的任务许多治理者在每天早晨或下班时预备任务列表，并将其与日（周）打算结合使用。例如，假如每天日程表提醒您周二下午 3 点 到 4 点“回复电话”，那么当天的任务列表就应明确要给哪些

39、人回电话，并指出每次谈话的目的。运用以下策略能够充分利用任务列表：仅包括您认为能够完成的一半任务；人们经常低估完成任务所需的时刻。“紧急但不重要”和低优先级的任务一概不列入任务列表。下班时要查看列表。是否还有未完成的优先级为 A 和 B 的任务？假如有，必须重新进行安排，但首先您要考虑什么缘故没有按打算完成任务。假如您不适应列表，能够考虑尝试其他的方法描述待完成的任务。例如，在一大张纸或白板上贴一些便签，以便为您的关键任务创建“思维导图”。以下是一位治理者的思维导图示例：让日程表具有灵活性 当人们承担更高级不的治理职责时，他们的责任往往更缺乏组织性，而他们的工作则变得更加不明确且不可预测。因此

40、，治理者的日程表必须具有足够的灵活性以适应工作的需要。让日程表具有灵活性：在每天的日程表中预留更多的“空闲时刻”。在您的日程表中只列出以后两周（或更长）的最关键任务及最终期限。培养在机遇或危机出现的时刻主动放弃打算任务的意识。较大的灵活性并可不能令您的日程不饱满，而是会确保您有充裕的时刻处理最重要的事务。日程表制定完成后，您可能希望定期检查自己的进度以确保正确的工作方向。在“核心概念”的下一部分中，您将了解到监督并不断改进时刻治理系统的方法。监督和改进您的时刻治理策略 在日程表开始启用后，对比它来监控您的工作进度是至关重要的。如此，您才能明确问题并发觉不断改进时刻治理系统的方法。检查进度 每天

41、至少对比日程表检查一次任务的完成情况。许多治理者每天早晨和下班之前进行这项工作。在检查进度时，向自己提出以下问题：“我是否完成了今天安排的任务？”假如没完成，缘故是什么？例如，您是否低估了完成任务所需的时刻？“我是否向着目标的实现又跃进了一步？”假如不是，可能是由于您的日程安排过于繁重。“我的精力是否更加集中？”假如不是，您可能安排了过多的优先级为 C 的任务，或未将同类任务合并处理。“我是否能坚持使用那个日程表？”假如不能，可能您使用的打算工具或系统并不适合您的个人工作风格。依照您对上述问题的回答，决定是要对时刻治理系统进行完全改革依旧进行微调。查找规律 在您检查自己的进度并考虑是否需要改进

42、打算系统的同时，查找您所经历的各种问题的规律。例如，假如您无法按时完成任务，那就必须努力找到造成这种状况的缘故。导致这种局面的常见缘故包括：适应性地对任务所需时刻可能不足拖延各种干扰白费时刻为意外需求预留的时刻不足改进您的打算系统 发觉自己的打算系统存在问题并不是个不现象。大多数治理者都需要调整他们的时刻治理方式。关键在于迅速地采取措施解决这些问题。您的目标是什么？是要不断改进治理时刻的方式。以下做法会对您有所关心：学以致用。在确定未能如期完成打算任务的缘故之前，不要将未完成任务重新列入日程表。一旦发觉打算缺陷背后的缘故，您就需要重新安排日程，将自己了解的情况反映到日程安排中去。例如，提醒自己

43、为先前未能完成的活动分配更多的时刻。或在新的日程表中预留更多的“空闲时刻”以便处理意外事件。或解决拖延倾向背后的缘故，例如惧怕失败或无法确定如何处理大型任务。征询建议。假如那些困扰您的“时刻白费因素”和打算问题也同时困扰着其他人，那么征求他们的意见就显得弥足宝贵。询问您的上司、同事和下属如何样不断改进其治理时刻的方法。您将发觉他们提出的一些制造性的方法可能成效显著。例如，一位治理者发觉他的助理制定了一项利用意外空闲时刻的有效策略。该策略是：假如助理突然获得五分钟的空闲时刻，他将利用这段时刻安排会面，书写简单的工作笔记，或更新他的日程表。假如他有10 分钟的意外空闲时刻，他就会打个简短的电话，制

44、定会议议程，回复电子邮件或打算即今后临的出差旅行。当有半个小时意料之外的空闲时，他就能翻阅一下行业期刊或商业杂志，制定每周日程表，拟定报告的草稿，或填写费用报表。因此治理者开始采纳这一策略，并发觉它确实行之有效。要有耐心。如同所有的行为变化一样，完善您的时刻治理系统需要实践与耐心。由微小的改变入手。假如这些变化取得成果，那么就尝试更大的改变。并主动调整您的期望。例如，假设您改进打算系统的策略包括将电子邮件的回复时刻缩短为 5 分钟，但这种尝试被证明不切实际。这时，能够考虑改为 10 分钟。许多治理者在改进时刻治理系统时面临一些颇令人生畏的挑战。尤其是，假如您的上司由于经常安排低效会议或设定模糊

45、期望而白费了您的时刻，您应该如何办？而您又该如何创建一个有效的打算系统以平衡自己的工作和个人生活？下面两项“核心概念”对这些挑战进行了分析，并提供了应对挑战的指导原则。与白费时刻的上司打交道 令人遗憾的是，一些上司无意中为下属制造了许多障碍，白费了专门多时刻。这种问题的缘故可能包括：目标不明确、方向不清晰、不必要的会议以及在上司处存在工作瓶颈。以下是扭转这种状况的对策：向上司阐明您的目标 假如您与上司未能完成如下工作：就目标达成一致、为目标给予时限并确保它们对公司战略的支持等，那么您就无法确定一系列的任务，也无法制定相应的日程表。当一位治理者被告知削减成本但未告知详情，就出现了以上的问题，例如

46、这位治理者应该裁减一定比例的个人开销，依旧要达到总削减量的特定数额。结果将如何？结果只能是导致耗尽治理者时刻的混乱活动。您能够借助以下措施幸免这种情况：请求与上司会谈以讨论您的目标。设定下一年和后半年的目标。确保目标的具体、有实效性、可衡量并与部门或公司目标的一致。确保您为既定目标所做的工作会受到奖励而非处罚。评估您实现目标的能力。假如缺乏必要的技能和资源，请申请额外的培训或资源。将目标整理为书面材料。定期与上司会面，讨论您的进展并对比目标做出必要的调整。另请参见 Harvard ManageMentor 主题设定目标。掌握上司的偏好 上司是否要求您独立处理项目，而无须就工作方式的问题征求他的

47、意见？例如，一位治理者刚刚完成了上司布置的一份报告，但稍后却发觉它与上司所期望的文件格式大相径庭。当上司具有专门偏好但未能明确传达给下属时，职员经常为了迎合自己的上司而白费时刻重复工作。以下步骤有助于您扭转这种状况：当上司安排您处理项目时，起草一个初步打算，讲明您打算如何处理这项任务。与上司面谈，“这是我开展那个项目的打算。您的意见如何？”依照上司的反馈修订打算。就改进后的打算征询反馈。重复以上过程直至上司批准您的打算。这一过程的不断反复最终将使您的上司意识到，假如在最初布置工作时要求更为明确，就会大大节约时刻。因而，您的上司可能会采取更加有效的新方法来分配工作。反对无谓的会议 某些上司会召开

48、一些白费时刻的会议。例如，一些治理者总是在会议期间接听电话。另一些则拘泥于达成一致的过场，即使他们已对可能的结果了然于心。和其他会议一样，您的上司所组织的会议同样需要周密的安排、紧凑的议程、合适的与会者以及最终的决策或行动打算。应该让与会者感受到自己的时刻被有效地利用，同时在会议上有所建树并从中获益。假如您的上司所主持的会议不符合以上描述，尽自己所能去改变或善用这种状况。例如：在会议开始之前，要求调整议程以突出会议的重点。向上司讲明您建议改变的缘故。礼貌地表达您对会议安排方式的顾虑。指出召开不必要会议的成本，讲明假如将这些时刻用于实现您与上司达成共识的目标将获得更多收益。假如您的上司一意孤行，

49、接着接听电话或容许其他与会议无关且乏味的行为，那么您就预备一些能够利用这些时刻完成的额外工作。如此至少能够完成某些任务。消除瓶颈 某些上司需要事事批准后，才同意职员采取进一步行动来完成任务。无庸置疑，这些治理者们往往无法及时响应想要干预的决策。因此在上司那个地点形成工作瓶颈，使整个工作停滞不前。为打破这一瓶颈，能够采取以下步骤：评估由瓶颈引致的生产率损失。与您的上司面谈，讨论评估结果并寻求补救措施。制定上司能够同意的修正方案。例如，明确哪些任务能够不经“瓶颈”就能自行开展。或敦促上司将次要任务的审批权授予您或其他人。多数上级都会对提高效率感兴趣。通过就问题进行交流并指出造成的损失，您可能能够讲

50、服上司放弃某些操纵权。考虑您 在哪些方面可能白费上级的时刻 抱怨上司白费时刻是专门容易的事，但反省自己的行为是否白费了上司的时刻却极为难得。要尊重上司的时刻：假如您或您的下属不用上司帮忙就能完成任务，就要幸免频繁地要求上司介入。不要将问题推给上司处理。相反，提出可能的解决方案，征询他们的反馈意见。适应上司的工作风格。例如，假如相关于面谈的形式，他更喜爱接收书面信息，那么请尊重这些偏好。因此，您自己作为上级，也必须注意与下属相处过程中白费时刻的行为。您一定不希望他们 占用宝贵的时刻考虑如何纠正您的 适应。在“核心概念”的下一部分中，您将了解时刻紧迫的治理者当前面临的另一项要紧挑战：平衡工作与个人

51、生活。平衡工作需要和个人时刻 您的工作生活是否渗透到了您的个人生活中，以至您与朋友和家庭相处、履行对社区的承诺以及追求个人兴趣的时刻越来越少？假如答案是确信的，您并不是特例。什么缘故需要如此大量的个人时刻？有以下几个缘故：更富吸引力的工作。许多工作变得更具有吸引力，对人们的心理有专门大的冲击力。众多的商业人士发觉他们情愿在自己的工作中投入更多的时刻和精力，但这往往对其家庭生活造成了损害。通信技术的进步。随着诸如电子邮件等通信手段的进步，人们发觉自己在晚间、周末甚至休假期间也会经常查看、回复与工作相关的邮件。更繁重的工作。随着所面临的竞争环境日益严峻，许多公司为自己的职员施加了沉重的工作压力，他

52、们不得不在办公室停留得更久或在家中接着工作。任由工作吞噬您的个人生活是错误的。您必须平衡二者的关系。为使其重归平衡，您可能需要掌控自己的个人时刻。如何做呢？可运用与治理工作时刻类似的方法：1. 澄清您的个人目标。 请考虑，“我的最高个人目标是什么？”您想学会弹奏吉他吗？花更多时刻与家人在一起？为社区服务？完成一项重要的住宅或花园工程？哪些目标使您最具有成就感同时 符合您生活中重要人员的目标和喜好？用具体的言语描述您的目标；例如，“那个夏天要在乡间不墅与已成年的小孩以及他们的家庭共度两周的假期。”2. 区分目标的优先次序。 您设定的个人目标可能超出了自己的精力范围。因此，请确定它们的优先级。例如

53、，假如与家庭共度假期是您最为重要的目标，那么花园的整修能够稍后再完成。3. 明确实现最高目标所必须完成的任务。 为实现最重要的个人目标，您可能必须同时完成工作与家庭两方面的具体任务。请回忆上面家庭度假的例子：工作方面。为了与家庭共度两周的假期，您可能需要在成行前对工作进行安排以腾出时刻。您还需要托付其他人员在这段时刻内处理您的项目。家庭方面。您可能需要雇佣房屋看管员、“宠物保姆”，或请邻居临时代管自己负责的社区志愿活动。4. 安排任务和目标。 您差不多明确了最高目标和完成它们所需的任务，现在要在日程表中留出时刻。预留两周的假期。在任务列表中加入“向上司提出假期打算”，然后付诸行动。以下辅助技巧

54、有助于您更有效地安排个人时刻：不要将个人时刻安排得太紧，以免无法应对意外事件和机会。假如您的日历没有足够的空余空间，就创建一份个人时刻的活动日志。分析日志，检查自己是否在无益于最高个人目标的活动上白费了过多时刻。5. 查找释放个人时刻的机会。 通常，只需通过一些简单的方法便能够极大地释放个人时刻。例如：评估人际关系。是否存在不健康或一厢情愿的友谊和较为亲热的关系，以至耗尽了您的时刻与感情精力，却专门少（或完全不能）得到有价值的回报？假如是如此，请考虑结束这种关系。您能够腾出时刻和精力构建更健康、更充实的个人关系。养精蓄锐。通过合理的膳食和长期的躯体训练打算，您的精力和体力都将获得长足的进步。这

55、些精力的深层储备有助于您更积极、更迅速地达成目标，并能够有更多时刻从事其他重要活动。评估社区责任。您承担的义务对自己和他人是否具有真正的价值？您从不人那儿得到的收益与为他人提供的价值是否相称？假如这些问题的答案是否定的，就应考虑取消这些义务，将时刻投入到更重要的活动中。减少混乱。财产也占用时刻。您必须对这些东西进行整理，查找合适的地点保存，定期清洁和维护等等。扔掉那些并不需要或不能用的东西，能够为更重要的事务留出时刻。当您能够成功治理工作和个人时刻时，您将成为同事、朋友、家人和下属的榜样。在“核心概念”的下一部分中，您将了解如何关心职员更有效地治理时刻。关心您的职员治理他们的时刻 作为治理者，

56、您在关心下属有效治理时刻的方面能够发挥重要的作用。认真考虑以下做法：运用技术手段缩短差旅时刻 您的下属是否经常出差进行销售演示，参加培训课程，主持焦点小组访谈或从事其他相关的业务活动？一些技术手段能够关心减少差旅费用。视频会议。该技术使相隔遥远的会议参与者相互见面并对话。它需要专门的设备，因此一般在专用的会议室内进行。网络会议。不同地点的人们借助这种技术能够查看、共享文件，他们利用摄像头能够通过显示器看到对方。在线培训。这一技术能够提供全天候的学习内容。参与者无需更改关键任务的安排，仅利用日程中零散的闲暇时刻即可完成培训。要选择最有效的技术以减少出差，必须确定最适合您的团队的方式，例如，在实际

57、团队成员之间召开网络会议。在 IT 部门的关心下，进行几次试点会议。在进行大规模推广时，要汲取之前的经验教训。保持工作/生活平衡 与完全将自己埋入工作中的职员相比，那些能够协调工作和家庭生活的职员的精力更加充沛，对公司也更忠诚。要关心职员实现这种平衡：注重结果而不是完成工作的方式、地点和时刻。您要同意下属按照能够充分利用精力的方式来安排自己的时刻。尊重职员的家庭生活。职员同样是具有个人喜好、家庭和公民义务的个体，仅仅表现出对此的认同就能增强平衡工作与个人生活的重要性，并提高职员的士气和动力。鼓舞更有效的工作方式。例如，假如下午 4 点开始的职员会议总是拖到 6 点半才能结束，就能够改为午餐会。

58、如此您将如期完成工作并 让职员按时下班。考虑远程办公。通过减少上下班的往返时刻，同意家长在小孩们放假期间呆在家中，在家或分区办公室进行远程办公，能够使职员的工作/生活实现更大的平衡。此外，远程办公人员通常更具有效率，投入的工作时刻更长，与现场办公的职员相比，他们对企业的忠诚度更高。为了最大限度地发挥远程办公的作用，必须确定最适于这种方式的工作。确保远程办公人员具备合格的素养，例如具有独自工作的能力同时无需监督。注重成果而非具体的活动。设定明确的目标并监督进度。使远程办公人员与您的其他下属成为一个整体。另请参见有效使用远程办公的技巧。创建灵活的工作日程表。一些职员的办公时刻能够是上午 10 点到

59、下午 6 点，以便在早上送小孩上学。一些人能够在每年的业务旺季每周工作 60 个小时，而其他时刻则为 30 个小时。还有一些人能够在周一至周四的几天中工作 40 小时，然后在周五履行自己对社区或家庭的责任，或者度过一个特不假期。另请参见在家工作的技巧。提供节约时刻的便利。托儿所、医疗保健以及干洗等家政服务都有助于减轻职员个人时刻的压力。假如您的企业不提供这些服务，能够建议负责相关政策的治理人员加以考虑。传授时刻治理方法 时刻治理是一门需要实践与耐心的技能。能够考虑通过在线学习或传统的研讨会形式，来提供时刻治理原则和实践方面的培训。但不要奢望仅仅通过参加培训或参与在线讨论就能够一劳永逸。您必须关

60、心职员消化所学的知识并将其转化为长期的自觉行为。为此：与下属讨论所学的时刻治理知识。鼓舞他们相互交流，分享各自的方法。建议职员创建和使用活动日志，分析自己的时刻利用情况，并提出改善时刻治理的方法。分享您自己的日志和心得，以提供示例。经常与职员就他们的目标交换意见，并讲明明确目标是时刻治理的良好开端。关心您的下属制定日程表并有效利用任务列表。通过亲自实践高效的时刻治理技巧，您能够成为下属的榜样。鼓舞他们不断实践和增强技能，关心他们更有效地利用时刻，这也将使整个公司受益匪浅。治理时刻的步骤 确定目标和排定目标的优先次序。回忆您的组织与部门（或单位）目标。确定每一目标的优先级。优先级为 A 的目标是