接待管理规定

1、接待管理规定第一章总那么第一条 为规范广西XX水泥有限责任公司（以下简称公司） 接待管理工作，使接待管理工作规范化、程序化，进一步树立公司对 外形象，更好地为公司生产经营服务，根据集团公司相关制度，结合 本公司实际，特制定本规定。第二条接待工作包括安排来访者的洽谈、签约等事宜；组织 来访者的参观、考察、工作检查、拜访等活动，以及为来访者的合理 要求提供服务。第三条 本方法适用于公司各单位。第二章接待内容及范围第四条 接待工作侧重于对来访者给予相应的礼遇，从而达 到加强联络、扩大交往、促进合作、共同开展的目的。第五条 应以相应规格接待国内、境外、政府以及本企业或其 他企业的来访者。第六条接待范围

2、主要指公司及所属各单位在经营管理活动 中所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作 O第七条接待对象一般分为内宾和外宾。第三章接待原那么第八条 接待工作应遵循“平等、对口、节约、周到、平安、 保密”的原那么，使客人高兴而来、满意而去。1、平等原那么。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方 、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面接待，特殊 情况高规格接待。2、对口原那么。各职能部门对口接待，综合性接待时由办公室予 以协调或办公室负责接待。3、节约原那么。内部本钱效益核算，招待来宾从简，不铺张浪费 ,不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。4、周到原那么。接待程度应衔接

3、周密，接待方式应完善，以礼相 待，使客人感到热情、周到。5、平安原那么。对外接待时，应充分考虑客人的人身及财产平安 ,确保财物万无一失。6、保密原那么。对外接待时，应注意保守公司及集团公司机密, 重要会议要形成记录。第四章接待程序第九条 接待根据来宾的规格分为日常接待、一般接待、重大 接待三个等级，接待工作按照接待等级来区别安排。第十条 对内接待工作程序：1、接待任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别 、职务、目的、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。2、布置接待。办公室提出接待意见：主要包括接待部门、负责 接待人员、规格、方式、食宿安排、费用预算，并报请主管领导批准 后，报公司领导

4、批准。3、迎接安排。办公室应根据来宾身份、人数、性别，提前预订 招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点（如有特殊 情况可根据需要临时变动具体时间等安排），按抵达时间或需要，派 人派车迎接。4、看望、商议日程。来宾入住后，办公室根据公司领导要求, 可陪同公司领导前往看望，表示欢迎和问候，了解来访者日程和目的 ,商定活动日程并通知有关部门准备相关接待事宜。5、领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导会见，接待人 员安排好会见时间、地点、陪同人员等事宜。6、组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介 绍情况，参观现场；对上级检查安排汇报、座谈等。7、送别。根据客人意见，预定车、

5、船、机票，协助客人结算食 宿账目，并派人派车送至车站、码头或机场。8、总结。每次较大规模接待完成后进行总结，以便总结经验、 改进今后的工作。第-一条 对外接待内容与程序与对内接待基本相同，主要注 意以下几点：1、安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对 等人员迎送。2、会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知 对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾 身份；会谈时，身份一般对等。3、我方人员应提前到达，并在门口迎送。4、对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员 较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文席卡。5、会见的座位排列：外宾在

6、右边，我方人员在左边。依次按照 级别向两边分散排列。6、会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人 坐自己一方的中间位置。7、如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾 次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。8、根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游 览工程，安排身份相当的陪同人员。第十二条 了解来访者的基本情况，包括人数、姓名、性别、 年龄、民族、职务等，如有可能还应了解其文化程度、风俗习惯、兴 趣爱好、性格、健康等。接待人员必须提前安排宴请、住宿等相关事 宜。第十三条 了解来访者的意图，一般包括三种性质:1、礼节性来访，如参观、访问、取经、回访等；2、工

7、作性来访，如业务洽谈、合作等；3、反映情况来访，如提意见或建议、反映情况等。办公室或接待单位应根据来访者意图准备相应的材料。第十四条重要接待活动由办公室首先拟订接待方案，主要包 括：接待原那么、接待规格、接待日程、接待形式、活动安排、接待经 费、接待人员等。接待方案必须由公司领导审批，必要时可与来访人 员协商拟定。第十五条对于重大接待，为防止接待过程中有重大变故，必 须首先制定一套以上应急预案。会见、会谈等接待活动要通知有关人 员和单位做好准备，接待人员提前到达迎候，会谈场所的座位安排合 乎礼仪规格。第十六条 宴请工作，接待人员必须辅助领导确定宴请的目的 、范围、对象、规格、时间、地点，并提前

8、布置现场和安排座位，必 要时提前订菜。第十七条接待人员必须根据来访者意图提前准备在接待过 程中要用到的书面文字材料，如欢迎词、发言稿、交流材料、工作汇 报、协议书、合同等。第十八条接待方案确定后，办公室人员应根据预定方案进行 接待，接待过程中如有重大变故，可根据应急预案或实际情况进行调 整。第十九条接待工作结束后，由接待秘书要做好善后工作，包 括本次接待工作的总结，结算有关费用等，最后要向公司领导汇报, 并将重要接待活动中的文字材料立卷归档。第五章接待标准及规格第二十条住宿标准一般根据来访者的级别在相应的酒店提前 预订。一般人员安排标准间，重要客人安排套房等。第二H条就餐标准根据实际情况进行临

9、时拟订，一般对来 访者只安排一次宴请即可，其他时间安排工作餐。第二十二条交通工具的安排根据来访者实际需要，根据公司 车辆情况由办公室统一安排。第二十三条接待规格：1、高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员 来人、其他企事业单位来人洽商重要事宜等。2、对等接待。适用于一般性接待活动。3、低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往 来单位。第六章费用管理第二十四条 接待费用开支，必须本着最小支出，最大成果的 原那么，充分考虑和认清接待目的和接待方法，合理安排，有效控制经 费开支。第二十五条接待按照对象、目的以及场合，主要分为三档： A类（特别重要和重大的接待）出类（比拟重要

10、和重大的接待）；C类 （一般的接待）。第二十六条 接待场所根据接待档次确定，分为“高”、“中” 、“低”三类场所：高（适合于A档接待规格），主要指高级酒店及其 它高档次场所；中（适合于B档接待规格），主要指中高档酒店及其它 中高档场所;低（适合于C档接待规格），主要指一般档次酒店或普通 用餐、住宿场所。第二十七条 接待当事人根据具体情况，判断是否需要接待及 接待档次，经办公室报公司领导同意后，安排对等接待。第七章接待方法第二十八条 接待上级领导时，应由公司领导亲自接待，秘书 人员参与接待，负责接待事务的操作，做好服务工作。上级单位普通 人员可根据单位或工作需要由办公室安排相应单位进行接待。第二十九条接待平级来访者，应由公司级别相应领导接待, 如普通人员，可由办公室直接接待。第八章接待要求第三十条 热诚大方，注重实效。对于任何来访者，接待人员 都要热情、诚恳，以礼相待。第三-I条认真负责、细致周到。秘书人员必须认真对待每 一次接待活动，对每一位来访客者负责。第三十二条 确保平安，内外有别。接待活动中，必须保证每 一位来访者的平安，包括交通平安、饮食平安、财物平安等。第三十