人力资源浅谈房产档案信息数字化的应用

1、浅谈房产档案信息数字化的应用房地产档案信息数字化建设的重要性近几年,常熟房地产开发建设领域发展迅速，房产档案馆的主要职能是将接收入馆的各种房屋产权产籍资料和其他档案材料进行接收、扫描、整理入库。保证产权产籍档案信息的完整。因此房产档案馆已成为信息采集、存储、管理、传输的一个中心。而随着计算机的发展和普及，房地产行业也逐步进入信息化管理，这对房屋产权产籍的管理的要求也越来越高,而建立加强房产档案数字化建设也是必然的发展趋势二、房产档案信息数字化的主要内容档案信息数字化是随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它可以

2、把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，可以结合网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。 房产档案信息数字化是房产档案数字信息建设的最基础的工作，就是将传统栽体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、互联网进行计算机检索。这项建设可以为房产档案信息服务开创一个新的环境，为提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平提供一个很好的数字平台，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。三、房地产档案信息数字化的具体组成部分(一) 档案扫描仪器的要求（1）档案信息数字化一般采用扫描方式为主进

3、行。以我们现在使用的佳能扫描仪CR-2510C为例，要求扫描仪每一页的扫描分辨率在200DPI以上，并支持双面扫描功能，可同时输出彩色、灰度、黑白三种图像，自动进纸并检测重张。按国家档案局要求档案扫描精度不能低200DPI，为保证存储和使用，扫描图像使用通用格式，黑白二值档案使用TIFF图像格式、彩色档案使用JPEG图像格式。档案图像数字化后成品不能有黑边、畸变、出现阴影，字迹不能有变形、模糊现象。（2）当影像文件的清晰度不佳时，应根据实际情况调整扫描分辨率及其他相关参数。（3）扫描影像的优化处理：根据扫描资料的实际情况选择合理的影像处理参数、对比度及亮度参数，同时对扫描后形成的影像文件进行调

4、整页边距、旋转、纠斜、修补（已完成的数字化档案文件不能修补）等影像优化工作，保证处理后的影像清晰端正而且有效信息完全与档案资料完全一致。 (二)档案扫描的具体操作流程房产档案扫描项目的每部分工作包括了许多项详细的工作内容，只有在完成前一项工作后才能进行下一步工作。下面就结合我档案室日常的房屋档案扫描举例说明：1、档案分类整理首先按要求把同一房产档案中的扫描件和非扫描件区分开。文件区分的普通原则是：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。由于对于不同类别的档案的规定和要求都不同，所以在建档时各种收件就不同，主要表现在收件标准不统一、各类表格名称不同、档案组卷排序不统一、档案纸张的厚

5、、薄、大、小、颜色不同，特别是档案袋中的收件在扫描处理中难度较大。必须要求工作人员熟练准确的区分开来。2、拆除装订物在不影响档案扫描工作的进行，应先拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害并且保证纸张的完整性。对于破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。3、保证实体档案的原始性对易破、易损、易脆的纸质档案必须进行裱贴，才能使扫描中不损坏档案纸质，申请表、协议书、合同书等多页组成的档案整页扫描后会造成页号排序混乱所以在扫描前都应该拆成单页扫描，使档案扫描后能与电子档案保持统一，也能使档案扫描后装档案袋时有一

6、个完整的统一性。通过实物档案的人工扫描整理归档工作，才能使档案扫描过程与目录管理实现对应连接的关系。整理顺序在扫描之前，根据档案管理情况，按下述顺序对档案进行适当整理后放入扫描仪扫描：目录房屋所有权证房屋平面图（包括权属附图，分户平面图，规划图）各类申请表身份证明（当事人有效身份证件；单位营业执照、事业单位法人登记证书或组织机构代码证、法定代表人身份证明；委托办理的，另需提交有效的授权委托书及代理人身份证件）交验的权属证件文书（房屋权属证书、国有土地使用权证；商品房买卖合同；商品房销售发票；商品房结算清单；契税税票及其它完税证明）交验的其他证件文书；（有关竣工验收证明材料和其他必要材料）其他材

7、料（收件收据）以上操作使得扫描编码时方便整理，简化扫描时间，确保档案信息数字化质量。4、扫描后各类文件的编码分类为了规范档案中的各项目录和内容。将所有扫描好的图像的文件名重新按照类别进行代码命名，包括确定档案目录进入档案数据库中便于查找：目录编码代号为“0000”一房屋所有权证编码代号为“C”一房屋平面图编码代号为“T”一各类申请表编码代号为“S”一当事人身份证件编码代号为“R”一交验的权属证件文书编码代号为“Z”一交验的其他证件文书编码代号为“Y”一其他材料编码代号为“0002”。5、将数据提交入虚拟数据库6、导入虚拟数据库之后可以对照上下卷的档案材料做对应的校对和质量检查，检查无误后导入终端电子数据库。7、完成扫描导入后将档案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在整个过程中，各环节和工作人员相互配合，协同操作，以流水线方式完成信息的、审核工作。二、实行房地产档案信息数字化的意义1、使检索查询更为便捷传统的检索方式：档案管理人员从一本一本的目录中，要找出所需的档案来，然后根据电子数据库的记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，在扫描上传后能尽快进行查阅和操作。使得我们可以提供更详细更完整的数据信息，为网上审批提供很大的便利。提供多种查询手段：管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的