中小企业内部控制与风险管理（第二版）项目五：销售业务内部控制与风险管理

1、项目五销售业务内部控制与风险管理签合同收货，结账日失踪案 例（一）基本案情 冒用他人身份开皮包公司，5名广东农民来武汉“订货”，骗走38家公司价值270余万元货物。 2014年8月7日，江夏警方成功抓获两名嫌疑人，该团伙近年来在全国已成功诈骗500余万元。 2014年7月8日，江夏郑店派出所接到某公司报警，称郑店工业园内一家公司向其购买了价值7万余元的1 1万米铜芯电缆线，但货送到后该公司却关门了。此后接连几天，又陆续有37家类似公司报警，涉案金额高达270余万元。 7月26日，江夏警方在广东清远警方配合下，成功抓获该公司法人黄某和副经理何某。 经审查，两人都是农民，他们伙同其他3人，在武汉江

2、夏区郑店工业园内租下一座豪华办公楼，以赊账的方式花费20余万元进行了装修，随后冒用他人身份证，花1500元请中介公司代办了各种证照、银行机构代码，成立了一家“武汉庭辉电器有限公司，经分工，黄某任公司法人，何某任副经理，潘某、罗某和李某分别任业务经理、库房验收员；同时，以3 000元月薪招募26名工人。 万事俱备，潘某等人物色生产铜芯、电缆线、塑料制品的公司，要求对方业务员送样品到公司验货。不少业务员看到该公司装修豪华的办公楼，均信以为真，为了顺利达成交易，便在没有下定金的情况下就仓促地与该公司签订了供货合同并送货。案 例 7月5日，在成功骗得38家公司货物并转运至广东后，黄某等人给每名员工50

3、0元生活费后便逃之夭夭。业务员前来结账，发现人去楼空，才纷纷意识到受骗（二）问题探讨该案例反映了公司在销售业务方面的哪些内控缺陷？ 销售业务流程与风险管理实务任务一任务二把握销售业务内部控制的内容和要求项目五 销售业务内部控制与风险管理1.1 销售业务的特点销售业务过程较为复杂认识销售业务及其管控风险01销售业务是一个分步骤的交易行为：从收到对方订购单，到洽谈交易事宜，到货物交接，再到货款收取，甚至还会发生退货和折让。在此过程中，企业不仅需要调查客户的信用，与客户展开激烈的价格谈判，全力组织客户需要的货物，而且，还需要灵活处理销售折让和销售退回。这些环节还可能出现事先无法预料的情况，所以销售是

4、一项复杂的系统工程。销售业务存在较大的风险现实交易中，由于多种因素的影响，企业发出商品后，可能无法收回相应的货款，如交易产生纠纷导致客户拒付货款，客户经营不善无力支付货款，甚至蓄意欺诈等。所以，销售相对其他业务环节而言，具有更大的风险，如果处理不当，还有可能造成资金周转不灵，使企业陷入严重的财务危机。1.1 销售业务的特点销售业务会计处理工作复杂认识销售业务及其管控风险01 销售的频繁性使销售业务的会计处理工作量增大。另外，销售收入确认也相对复杂，按企业会计准则收入准则的规定，企业确认销售收入的条件与要求越来越高，而各企业实际销售情况千变万化，收入确认非常容易出现错误，导致会计信息失真，影响企

5、业财务状况和经营成果的真实性和准确性。1.2 销售业务管控中常见的风险认识销售业务及其管控风险01（1）如果未经市场调研即确定了目标价格，可能导致企业制定的价格不合理或没有竞争力，从而导致销售利润降低或销售量减少；（2）如果销售定价过程不规范，或销售价格不符合企业的相关规定，可能无法满足客户和市场的需求或因销售定价未经适当的审核审批而导致大量产品滞销、企业资产损失以及资产运营效率低下； （3）如果合同的签订未经正确授权，或岗位设置与人员分工不当，从而导致资产损失、舞弊和法律诉讼；（4）如果销售行为违反了国家的法律、法规，可能导致企业遭受外部处罚、经济损失和信誉损失，或因销售政策和信用政策管理不

6、规范、不科学导致资产损失或资产运营效率低下；（5）如果发货程序不规范或各项手续办理不齐全，或运输过程保管不善，可能延误发货时间，造成企业资产损失和企业形象受损；（6）如果赊销额度未经适当审核、审批或越权审批，或每笔账款的回收和结算监督不当，可能导致大量坏账，造成企业资金损失、运营效率下降。2.1 销售预算的控制销售预测明确销售内部控制的内容和要求02以销售预测为基础，在全面预算总方针的指导下，由销售部门编制销售预算。销售预算应保持与企业发展战略以及单位的内部环境要求的一致性。销售预算的内容应包括销售的品种结构、销售的季节性、销售价格金额、销售策略等。销售预算的编制企业应根据市场的发展变化，充分

7、考虑单位市场占有率和存在的风险，从现有市场状况、单位自身状况、竞争对手状况、顾客状况等方面入手分析，定量分析法和定性分析法相结合，合理预测销售量。销售预算的审批销售预算编制完成后应交由销售部门主管进行检查批复，编制人员根据批复意见进行修改，直至通过主管审批签字，方可上交给单位预算委员会进行审批。销售预算送交董事会授权的预算委员会进行审议，预算委员会对销售预算的修改意见应形成书面意见稿，送回销售部门进行修改。预算委员会审议通过的销售预算，必须经过签字方可生效执行。2.2 接受订单的控制明确销售内部控制的内容和要求021）收取订单销售部门人员在收取订单时，应对订单上的售价、产品要求、交货时间进行初

8、步确定。核准订单上的售价不能超过权限，超过权限的应向主管人员报批。产品要求、交货时间必须符合企业的生产能力。订单变更时应随即处理，订单涂改应有签章。2）信用额度的评定对申请赊销的客户进行信用额度评定是有效防止坏账发生、强化责任的关键，是良好的内部控制制度所必备的部分之一。销售部门收到赊销订单后，首先应送到单位的信用部门办理批准手续。未经过信用审批的赊销订单不得执行。企业应授权给信用部门，建立完整的客户信用体系，建立客户信用资料档案，制定有效的信用审查制度。2.2 接受订单的控制明确销售内部控制的内容和要求02信用部门通过调查分析客户的信用状况，与企业的信用标准进行综合比较，作出是否给予信用并形

9、成书面意见稿，送交信用部门经理审批。3）信用额度审核登记经过信用评定、信用部门主管签字的赊销订单应送交销售部门经理或其他被授权人进行审批签字。对收到的每一份经审批的购货订单必须登记在购货订单登记簿上，成交后销售执行情况和客户支付情况也将记录在该登记簿上，保证从可以信赖的客户那里收到的订单尽快地给予满足和为日后再处理客户的购货订单时积累材料。同时，也应在财务信息系统中留底保存，亦作为日后差异分析之用，与销售执行结果进行比较，进行差异分析。信用额度评定的文件应编号保存，并在财务信息系统留底备查。2.3 开单发货的控制销售通知单的编制明确销售内部控制的内容和要求02 在销售通知单正式执行前，企业应根

10、据需要就销售通知单同客户进行证实，这样可避免由于执行销售通知单后，因客户改变或取消订单而发生的损失。但如果销售业务处理的时间相当短的话，销售通知单同客户的证实程序也可以省略。销售通知单的证实 销售通知单必须登记各种不同的客户订单内容，如所订货物的货号、数量、价格等，以完整和规范化的格式反映出来。销售过程中所需的各种授权和批准在销售通知单上必须签署齐全。销售通知单必须事先进行连续编号，并制成能反映出整个销售环节控制作用的统一格式。销售通知单在执行后应归档管理，并由专门的职员对其进行定期检查。2.3 开单发货的控制发货明确销售内部控制的内容和要求02在销售通知单编制完成并经过证实后，对它的执行就是

11、存货的提取、包装和发运工作。仓储部门应根据销售部门编制和其负责人签字认可的销售通知单组织发货。实际发货的品种和数量应记录在有关账册和销售通知单各副联上，并将其中一联交财会部门登账。如果包装业务也由仓储部门执行，则它还应填制包装联表，记录其完成的工作量。2.4 收款的控制销售的收款方式分现销和赊销两种。不同的销售方式对商品和资金的控制有一定的差异。明确销售内部控制的内容和要求02对于现销业务，财务人员应根据销售发票进行合规性、合法性审核，并加盖审核印章，由审核人员签字。销售发票审核无误后，根据销售发票的“结算联”与客户办理货款结算手续。现销赊销如果是赊销，必然形成应收账款。应收账款是企业对外提供

12、商业信用的结果，相当于一项投资。在既定的授信政策下，需要考虑如何形成应收账款、如何催收应收账款，以及能回收多少应收账款、需要投入多少收款费用等问题。应收账款的控制主要包括应收账款追踪分析、应收账款账龄分析、应收账款收现率分析、应收账款坏账准备制度和应收账款催收制度等内容。采购业务流程与风险管理实务任务一任务二把握采购业务内部控制的内容和要求项目四 采购业务内部控制与风险管理1.1销售业务审批流程与风险分析销售业务流程与风险分析01销售审批业务流程与风险分析 西山公司销售审批业务流程与风险分析1.1 销售审批业务流程与风险分析销售业务流程与风险分析01销售审批业务流程描述及说明（1）在销售合同签

13、订之前，销售员应就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判。对谈判中涉及的重要事项，应当有完整的书面记录；（2）销售部门与客户协商后，拟定销售合同草案，提交给营销总监和总经理审批，营销总监和总经理依照企业规定的不同合同金额审批权限进行审批，营销总监和总经理应当对销售合同草案中提出的销售价格、信用政策、发货及收款方式等严格审查并建立客户信息档案。重要的销售合同，应当征询法律顾问或专家的意见；（3）销售合同草案经审批同意后，销售部门经理应与客户签订正式销售合同。签订合同应当符合中华人民共和国合同法的规定；（4）销售部门应当按照经批准的销售合同编制销售计划；（5）销售部门向发货部门

14、下达销售通知单，同时编制“销售发票通知单”，并经营销总监审批后下达给财会部门；（6）发货部门应当对销售发货单据进行审核，严格按照销售通知单所列的发货品种和规格、发货数量、发货时间、发货方式、接货地点组织发货，并建立货物出库、发运等环节的岗位责任制，确保货物的安全发运。1.2 销售审批业务流程与风险分析销售业务流程与风险分析01销售定价业务流程与风险分析 西山公司销售定价业务流程与风险分析图1.2 销售审批业务流程与风险分析销售业务流程与风险分析01销售定价业务流程描述及说明（1）销售员在市场调研和研究了生产部、技术部等其他相关部门提供的信息基础上，依据销售定价控制制度拟定销售目标价格；（2）经

15、销售部门经理审核后，确定销售目标价格，交财会部门审核；（3）财会部门对销售价格进行成本测算，若成本测算未通过公司要求，则需要销售部门重新确定目标价格；（4）销售员对公司竞争对手的销售定价进行研究，包括竞争对手品牌知名度、产品性能、产品包装等相关因素；（5）销售员初步确定销售价格后，提交销售部门经理和财会部门审核、总经理审批。1.3 销售发货业务流程与风险分析销售业务流程与风险分析01销售发货业务流程与风险分析图 西山公司销售发货业务分析流程与风险分析图1.3 销售发货业务流程与风险分析销售业务流程与风险分析01销售发货业务流程描述及说明(1）销售员开展销售活动，与客户签订销售合同，客户根据合同

16、要求及需要发出订单；（2）销售员对订单所列的发货品种和规格、订单数量、金额、发货时间以及发货方式、接货地点等进行初步审核，上报销售主管审批；（3）销售员根据审批后的订单，签发“发货单”，交由仓储部准备发货；（4）仓储部核实销售员签发的“发货单”，根据“发货单”规定的品种、数量、包装、时间等要求备货，并通知物流单位运货；（5）仓库管理员调整账卡，核销存货，并进行复核；复核无误后，进行包装、装箱，并在外包装上详细写明到货地址、电话和取货人等信息；（6）仓库管理员依据“发货单”，在所发货物装车后具“仓储发货明细清单”，并将实际数量填在产品发货单栏内，加盖仓库专用章；（7）财务部对销售员提交的各项单据

17、进行审核，审核无误后允许发货；（8）按照订单约定时间和发货方式，运输部负责送货或由客户取货；（9）销售员在货物发出后，及时与客户沟通，提醒客户收货，确认到货情况，并协助处理出现的意外情况。1.4 赊销业务管控流程与风险分析销售业务流程与风险分析01赊销业务管控流程与风险分析图西山公司赊销业务管控流程与风险分析图1.4 赊销业务管控流程与风险分析销售业务流程与风险分析01赊销业务管控流程描述及说明（1）销售部经理依据对客户的调查情况，针对每个客户划分赊销额度范畴，交财务部审核、总经理审批后组织执行；（2）销售员根据公司相关规定和客户赊销额度对客户提出的赊销申请进行审核；（3）申请符合企业规定的，

18、销售员填写“赊销额度申请单”，提交领导审批；若在客户赊销额度范围之内的，销售部经理审批即可；若超过赊销额度，交财务部审核及总经理审批；（4）销售员在签订合同或组织发货时，需按照信用等级和授权额度确定销售方式；所有签发赊销的销售合同都必须经销售部经理签字盖章后方可发出；（5）财务部定期按照“信用额度期限表”核对应收账款的汇款和结算情况，严格监控每笔账款的回收和结算进度；（6）应收账款超过信用期限仍未回款的，催收会计人员应及时上报财务部经理，并及时通知销售部经理组织销售员联系客户清收。2.1 对外投资业务风险管理目标对外投资业务风险管理02合理确认、计量销售收入制定合理的产品和劳务价格正确处理现金

19、折扣、销售退回与折让保证应收账款的真实性和可收回性及时收回货款2.2 销售业务风险管理制度销售业务风险管理02销售业务岗位分工制度（1）接受客户订单、签订合同的岗位应与最后付款条件核准岗位分离，即使由同一部门操作，也应由不同人员来承办；（2）对预付款条件(即信用政策)必须由销售部门和信用部门同时批准；（3）发货凭证编制人与发运货物、提取货物、包装货物或托运货物的人员不能是同一人，发运货物人与门卫保安也应分离；（4）开具发票与发票审核岗位应当分离，编制销售发票通知单与开具销售发票分离；（5）应收账款记录与收款岗位应当分离；（6）催收货款与结算货款应当分离；（7）退货验收的人员与退货记录的人员不能

20、是同一人；（8）折扣与折让给予与审批应当分离；（9）不能由同一部门或人员办理销售与收款业务的全过程。2.2 销售业务风险管理制度销售业务风险管理02销售业务授权审批制度(1)明确审批人员对销售业务授权批准的方式、权限、程序、责任和相关控制措施。审批人员应根据销售授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。(2)规定经办人员办理销售业务的职责范围和工作要求。经办人员应在职责范围内，按照制度规定和审批人员的批准意见办理销售业务，对于审批人员超越授权范围审批的销售业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人员的上级授权部门报告。(3)对于金额较大或情况特殊的销售业务和特殊信用条件，应进

21、行集体决策，经过有审批权限人员的审批后方可执行，防止决策失误造成严重损失。(4)应建立健全合同审批制度。审批人员对价格、信用条件、收款方式等内容进行审批。(5)严禁任何未经授权的机构或人员经办销售业务。2.2 销售业务风险管理制度销售业务风险管理02合同管理制度 企业在销售过程中必须签订规范的购销合同，并严格按销售合同组织生产和销售。销售合同订立前，应指定专门人员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判。谈判人员至少应有两人以上，并与订立合同的人员相分离。销售谈判全部过程应有完整的书面记录。 合同必须由专人管理，并根据应收账款账龄分析清单实时监控合同执行情况，重视货款到期日的监控工作。一旦货款逾期，要责成有关人员作出有时间限期的书面催讨计划，并落实监督措施。2.2 销售业务风险管理制度销售业务风险管理02发货制度 销售部门应按经批准的销售合同编制销售计划，向发货部门下