公司文书管理制度

1、企业文书管理制度企业文书管理制度5/5企业文书管理制度五、企业文书管理制度（一）总则第一条为保证文书事务正常顺利进行，促使与提升组织管理工作的效率特制定本制度。第二条所谓“文书”是指业务工作上来往公函、报告会议定策、规定、合同书、专利同意证书、电报、各样账簿图表、参照书等全部业务用书与公函。第三条全部文书归企业全部并珍藏，任何个人不得私自据有。第四条必然严格守旧文书的机密。第五条则书按以下重点办理或办理：1凡重要事宜的指示、请示、报告、报告、传达、答复等等，一律以“文书”的形式进行。全部文书的办理都必然以“正确”与“快速”为原则，必然明确责任。2即便在紧迫状况下以口头或电话形式办理的事项，过后

2、也必然以文书形式记录下来。第六条则书的管理原则规定以下：1文书的收发、领取与寄送，原则上由总企业总务部负责。2分企业或分支机构的文书管理，还有文书管理细则做出规定。（二）文书的收发第七条抵达文书全部由文书主管部门接收，并按以下重点办理：1一般文书予以启封，分送各部门。2个人文书不用开启，直接送收信人。3分送各部门的文书若有差错，必然立刻退回总务部。（三）文书的办理第八条则书按机密程度可分为以下几类：1绝密。指极为重要而且不得向没关人员泄露内容的文书。2神秘。指次重要而且所波及内容不可以向企业内外没关人员显露的文书。表23-7表格登记单印表每图表联填制移送功能内容性制数格月名称数单位单位质日量编

3、用期号量经理自存、产品说明、各1产品2产品说明产室生管部规格制定品2工程分2工程分析工程标准析表3品检标品检领退料名2品检标准称、准组数目4领退料领料自存、领退料名凭3会计、领料凭据称、单人证生管数目5原物料1库房物料管理原物料耗用账库存卡状况卡6耗用月自存、对账、原物料耗用月3会计、报表控制状况报生管7库存月3原物料库存报表记录8制造通自存、制造说明、发7生管业务、派工用工知单原物料说明生产部用9生产进7生产进度度表10生产程序控细步进1自存度、工作表状况表制用产量控制每11竣工2自存、计算成本原物料工时批报告单经理室质量记录报告12品检2品管自存、品检状况各批品检状日日报表生管况报13品检

4、工1自存作记录表表3机密。指不宜向企业之外人员显露内容的文书。4一般。指非机密文书。假如附有其余检盘问卷之类的重要东西，则另当别论。5传阅。指在本企业内部传阅或传达的文书。第九条一般文书的办理原则以下：1由部门经理以上司其余主管，负责对文书进行批阅、回答、批办以及其余必需的办理，或许由其指定手下对文书进行详细办理。2假如碰到重要或异样事项，必然实时与上一级主管获得联系，按上司指示办理。3各样有关系的事项，必然与各部门商讨后方能予以办理。第十条机密文书的办理原则以下：1机密文书原则上由责任者或当事者自行办理。2指名或亲启文书，原则上应在封面上注明文书所波及事项的重点和发文者姓名，并由发文者封缄。

5、3抵达的指名或亲启文书，原则上由信封上所指名的人开启，其余人不得私自启封。假如某主管任职务上有权代替来件所指名者，不受本条规定的拘束。第十一条则书的阅览原则以下1某文书被阅览后，阅览者必然署名，表示已经阅览完成。若有必需，可在文书的空白处填写阅览后的建议，并转给或交还文书的主管。2有必需在各部门传阅的文书，必然附上“传阅登记簿”，按“传阅登记簿“规定栏目填写，并最后交还文书主管。第十二条与各部门有关的文书，在办理建议上假如存在分歧，则由文书的主管部门出头进行磋商，假如不可以磋商一致，上报或请示上司领导，由上司判决。（四）请示审批第十三条请示审批是企业经营的一项重要程序，凡企业经营重要事项，都必

6、然经请示，获得董事会、总裁和常务董事审察、判决和公函批复今后，方能实行。第十四条须请示审批事项以下：1职务及重要人事安排；2各样制度性规定的改正；3重要契约的缔结、消除与改正；4诉讼行为；5与政府机构有关的各样重要的请示回执、申请等等；6土地、建筑物以及事务所权益的购置与转让；7大额馈送、谢礼、以及宣传广告开销的开销；8分支机构的增减与起落；9估计与决算事宜；10借钱与贷款，以及借贷银行的开设与改正；11重要或高额物件的采买，不急用或不需要物件的转让或低价销售；12按期或不按期刊物发刊、改正与取销，以及开销开销的校正。13有关企业经营的重要计划与企划；14其余上述未波及的重要事项。第十五条请示

7、审批者为分企业经理，以及以此为标正确立的主管。第十六条对请示审批的提案文书必然进行认真商酌，以便能顺利实行。第十七条请示审批的事项，必然以提案文书的方式，经主管呈交总部。假如事情紧迫，同意直接以非文书形式请示，但过后必然赶快撰写请示提案文书上报。第十八条请示提案文书的内容包含标题、正文、原因、说明和附录。提案文书应一式多份，分送有关部门如业务部门、第一版部门、总务部门和财务部门等等。第十九条请示提案文书必然编号，注明草拟者或请示者，所属分支机构及部门，并署名盖章。第二十条请示审批内容一旦被上司认同并做出决定，则以请示提案书（副本）代替批复返回，并请示部门予以履行。第二十一条请示提案本出处总务部

8、保留。（五）文书的制作第二十二条则书制度要领以下：1文书必然简洁简要，一事一议，语言措辞力争正确规范。2草拟文书的原因包含出处，以及中间交涉过程，加以证明必然做出交代，必需时附上有关资料与文件。3必然明确草拟文书的责任者，并署上请示审批提案者姓名。4对请示提案文书进行改正时，改正者必然认真批阅原件，改正后必然署名。第二十三条则书的草拟必然征得主管同意，而且在主管有了明确的决定之后进行。文书草拟但是一个“文书化”的过程与结果。文书的草案必然予以保留。第二十四条重要文书，必然经过公证，而且在正式文书形成前，掌握并附上拥有价值的凭据或证明文件。第二十五条则书的署名按以下规定进行：1企业内文书，假如是

9、一般来往文书，只要主管署名；假如是纯真的上报文书，或许不波及各部门且内容不重要的文书，只要部门署名；假如是重要文书，按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名，或许署有关部门的主管姓名与职务2对外文书，如合同书、责任状、政府同意申请书、回执通知等重要文书，一律署总裁职务与姓名。假如是总裁拜托事项可由指名责任者署名。上列规定之外的文书，也可署分企业或分支机构主管的职务与姓名。第二十六条则书的盖章按以下重点进行：1在正本上必然加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门印章。2假如文书署名者不在，可加盖职务或代理者印章，并加盖详细履行者印章代替。但在这类状况下，文书存档前必然加盖署名者印章。3以

10、部门或企业名义草拟的文书，在旁侧加盖有关责任者印章。第二十七条总裁与企业印章按以下原则使用：1在有必需加盖总裁企业印章时，必然填写拜托申请书，经所属部门主管认同而且加盖章章今后，向总务部门提出。2总务部主管经审察，署名盖章，同意申请。若有必需则需请示总裁。3在需要总裁署名的状况下，手续同前。4经总务部同意后，去印章保留员处加盖企业印章。5一些带有企业字样或总裁职务字样的印章，须经主管同意，直接向印章保留员申请加盖。（六）文书的发送第二十八条一些需要邮寄或专人递交的文书，按以下重点进行发送，必需时还须给文秘室以答复或回执。检查报告不受本条规定限制。1文书封面必然明确写清发送或接收单位、单位地点以

11、及收件人姓名，而且注明“快递”、“邮寄”、“面呈”或“转交”等字样。2企业内部文书原则上不作封缄。第二十九条各部门的邮寄文书，必然于发送前在“发信登记本”与邮资明细账”上做好登记并填写。表23-8表格请印申请单请印单位表格名称联数用及式联，第1联：分第2联途送第3联单位请印日期需要日期表格编号表格格式仍旧格式印刷品依赖样印刷现有存量请印数目每个月耗量使用年度需校正否需否（七）文书的整理与保留第三十条则书按内容进行整理后，分为两类保留，一类是还没有结束的文书，另一类是可以归档的文书。第三十一条全部结束的文书，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保留年限进行整理与编写，并在“文书保留簿”上做好

12、登记，归档保留。第三十二条制度规定、不动产权益书、合同书、来往公函与特许专利等特别重要的文书，由总务部填写“重要文书目录”后，予以保留。第三十三条分企业或分支机构的文书分为两类，一类是特别重要的文书，直接归主管保留，另一类是一般的文书，保留各部门保留。第三十四条则书的保留年限以下：1永远保留文书，包含章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书；股票关系书类；重要的诉讼关系文书；重要的政府同意证书；有关企业历史的文书；决算书和其余重要的文书。2保留十年文书，包含恳求审批提案文书，人事委任文书，奖金薪资与津贴有关文书，财务会计账簿、传票与会计分析报表，以及永远保留之外的重要文书。3保留五年文书，指不需要保留十年的次重要文书。4保留一年文书，指没关紧迫或许暂时性文书。假如是检查报告原件，则由所在部门主管负责确立保留年限。第三十五条全部重要的机密文书，一律寄存在保险柜或带锁的文件柜中。第三十六条保留期满以及