标准版-大型会议会务工作流程清单-最新版-

1、大型会议会务工作流程清单环节工作模块工作任务具体内容责任人时间节点是否完成会议确认会议事由确7E会议名称3会议时间3会议地点3会议室预订根据会议形式及人数预订会议室3与会人员确定与会人员类别及邮件发送地址1-1会议议程明确列明会议各项议题及时间、形式 、主讲人等1 1确定酒店根据与会人员的类别确定房间预订的 类型，提前致电酒店人员做好准备1 1会议前期准备准备会议明确人员分工将具体人员分工填入此表1 1资料准备与收集电子版资料，包括会议议程、会议指 引（外部）、回执、会议使用文档初 稿（Word/Excel/PPT 等）会议通知撰写通知附：资料（参见上一行）1 1回执收集确定参会人员 信息确定

2、与会人数、姓名、性别、职务、 联络方式1 1整理通讯录（内容同上）1 1资料准备与收集电子版资料，包括会议使用文档正式 版、会务指引（内部）、通讯录、签 到表储存确定会议用电脑，将所有需要展示的 资料储存到一定的文件夹，并告知相 关人员印刷联系印刷厂，确定价格、印刷完成及 送货时间1 1打印列出打印清单及打印份数1 1装订将文件整理装入资料袋1 1发放发送邮件1 1住宿酒店预订联系酒店，确定房间类型及个数，询 问酒店是否包括早餐口接机接机确定接机人员名单、联络方式及航班 到达时间1 1预订车辆1 1餐饮就餐形式、地 点确定公司食堂：填写客餐申请单并交食堂 人员1 1外面餐馆：餐馆预订、提前到现

3、场踩 点、点菜、车辆预订、酒水准备1 1茶点：填写客餐申请单并交食堂人 员，通知物业人员安排茶点摆放处文具文具准备及领 取准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白 板笔、白板纸、激光笔、录音笔、代 表证会场会议室预订投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌 、指引牌、座位牌、茶水U会场布置桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢 迎牌、指引牌、座位牌是否到位摄影摄影联系 1与总办专业人员联系摄影事宜1 1自备数码相机会议现场抓拍用1 1回程安排回程机票预订回程人员姓名、航班；联系前台确认 出票1 1礼品会议礼品预订若有需要，提前确定赠送礼品样式及 数量，联系总办叶穗芬协助1 1会后活动安排活动地点及人 数联系活动场所

4、，车辆预订人贝报到人员报到直接前往酒店报到1 1资料发放包括会议材料、代表证等1 1大型会议会务工作流程清单环节工作模块工作任务具体内容责任人时间节点是否完成会议第一天工作【XM X日】设备设备就绪检查会议使用电脑、投影设备、音响 设备、网线等是否就绪36:30-8:001 1会场检查会场情况挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水 、礼品是否到位3专家会议指引会议地点指引指引与会人员到会议地点参加会议48:20-8:40电脑与网络笔记本电脑使 用协助查看会场中携带笔记本人数，是否需 要充电器，网线等，通知物业管理处接 待人员协助19:00-11:301 11 1茶水茶水供给到位接待人员负责现场倒茶或

5、饮水机到位11 1摄影摄影把关与总办专业摄影人员沟通场景拍摄， 照片效果把关11 1现场抓拍用自备数码相机抓拍会场情况21 1专家会议会议记录录音笔录音，人员现场记录21 1麦克风麦克风传递若台下代表需发言，明确麦克风传递 负责人11 1会场收拾清洁整理会场恢复会场卫生、设备设施维护、是否 有物品遗漏311:40-12:00午餐就餐地点指引、rt A -a-tvA带领与会人员到XX酉店就餐411:40-12:001 1会场、以百东 备会议第二天工作(XM X日汉书r的l组、云场状泞设备复查，会场布置412:40-13:10经理会议指引会议地点指引指引与会人员到X熠加会议413:20-13:40

6、电胭T网络、 茶水、摄影、 会议记录、麦会议过程开展同上午会议过程814:00-17:00会场收拾清洁整理会场恢复会场卫生、设备设施维护、是有 有物品清漏317:10-17:40招待宴会就餐地点指引带领与会人员到紫荆花酒店就餐417:10-17:30节目组织人员上车观看表演组织人员返程组织人员上车 参观一汽生产 车间及园区 就餐地点指引组织人员上车 参观一汽生产 车间及园区 组织返程布置闭幕会场摄影、照相、 茶水、会议记联系车辆到位，负责人带领人员上车 组织入座、紧急情况处理、组织出场 车辆、人员到齐，安全送达酒店联系车辆到位，负责人带领人员上车与一汽本次活动负责人合作组织参观带领与会人员到x

7、x大酒店中餐厅就餐联系车辆到位，负责人带领人员上车 与一汽本次活动负责人合作组织参观 组织人员结束参观、安全送达逸夫楼 会场设备、条幅、桌椅设施座位牌等人员仍按第一天安排519:00-19:2020:00-22:0022:10-22:30参观一汽7:50-8:108:30-11:00午餐11:00-11:20参观XXXX12:30-12:4013:00-14:3014:50-15:20会议闭幕活动14:00-15:0016:00-17:00会场收拾清洁整理会场恢复会场卫生、设备设施维护、是否 有物品遗漏17:10-17:30闭幕晚宴就餐地点指引宣传资料准备带领与会人员到紫荆花酒店就餐17:10-17:30会议后期工作宣传报道稿件撰写及照片整理1 1宣传报道发布将稿件及照片发送至总裁办企业文化 组，进行宣传报道U会议纪要纪要整理会议后尽早整理会议纪要1 1邮件发布经领导审阅后通过邮件发布1 1后续工作跟进会务费用结账 报销对会务期间发生的费用进