会议管理（第三版）第四章会间服务工作

1、会议管理（第三版）目录CONTENT010302第1章会议概述第2章会议策划第3章会前准备工作04第4章会间服务工作050706第5章会后工作与管理第6章会议主持人的管理技巧第7章会议文书处理0809第8章企事业单位常见会议第9章商务活动1011第10章开放参观与商务旅行第11章商务会议与会展第4 章CHAPTER FOUR会间服务工作【学习目标】在学习完本章之后，你应该能够：了解会间服务的工作内容及重要性；明确多种会间服务的方法、多种会议记录的方法以及安排会间文化活动的方法；熟知会间服务的多种技巧及常用的会议记录方法，能完成基本的会议记录；掌握基本的会议主持方法及技巧，能根据议程独立主持会议

2、。今天华丰集团公司将要举行“HF新产品新闻发布会”,公司的总经理秘书莫莉穿着得体的职业套装正站在会议大厅的门口，微笑地迎接着各处的来宾。在大厅一侧设有一张签到桌，上面摆着签到表和笔。发布会虽然时间未到，但已陆续有不少来宾到会，负责签到工作并发放纪念品的秘书有点应接不暇。看到此情景，莫秘书皱皱眉头，正要打电话去多调度一个人手来签到处帮忙，手机铃却响起来了。来电的是今天大会特邀的重要嘉宾、主管本市经济工作的副市长的秘书小王。小王告诉莫秘书，副市长和他已在来的路上，可是市长的专车在半路突然出了故障，司机现正在检修，也许会因此迟到。莫秘书看看时间，按计划半小时之后仪式就要正式开始了，莫秘书立刻决定，让

3、公司正前往接电台记者的商务车立刻改道前去接副市长一行，原定接电台记者的秘书则立刻转打出租车前去电台接人。刚刚调整好用车接人的问题，会场的工作人员又跑来反映出现了新情况，由于原来对来宾人数估算不足，会议准备的礼品和宣传品发完了，有些已到的来宾未拿到礼品和宣传资料，而还有一些受邀的来宾还在来的路上，怎么办？莫秘书迅速指派其中一人到签到处落实已到会人数，并统计出尚未到会的来宾数。落实人数后，又调度后勤组派人兵分两路，一路立刻前去订购新礼品，一路则去加印宣传材料，确保来宾在离会前能拿到礼品和宣传资料。工作快速处理完毕，抬头一望，接副市长的商务车已经开到公司大门口了。莫秘书赶紧致电总经理，告知市长专车已

4、到，请下来迎接。同时，自己面带着微笑迎出大门口去【引例】点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本接站是会议活动接待工作的第一个环节。对于奔赴异地开会的与会者而言，由于人生地不熟，要找到会议地点往往很不容易。因此，会议工作人员应尽可能安排专人、专车接站，让与会者能轻松、顺利到达会场参加会议，这也利于保证会议的按时召开。接站技巧4.1点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本1）接站工作要素（1）掌握需接站人员的人数、身份、职务、级别、年龄、性别等情况。（2）确定需接待人员所乘的交通工具，是飞机、火车、汽车，还是轮船？弄清楚航班号、抵达日期和具体时间，提早安排接待人员和车辆，以保证准

5、确无误、安全及时地做好接站工作。（3）在接站现场树起醒目的标志，以便让与会者辨识。（4）当与会者抵达后，接站人员要主动上前询问，握手致意，并介绍其他接站人员的姓名、身份、职位等。（5）出站时主动帮助对方提行李，并为对方引路。（6）乘车返回时，须有主人陪车。接站技巧4.1点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本2）接站工作要求及服务技巧（1）提前到达，做好迎接准备工作，这能让对方感觉到自己被重视和受尊敬。（2）对来宾礼貌热情，细致周到，凡事替对方考虑，可帮助减少对方对陌生环境的不适感。（3）一般采用对等接待或高规格接待，即根据对方来人的职务（级别），安排我方同等职务或级别的人员前往接站，

6、以示尊重；如因特殊原因不得以采取了低规格接待，则应向对方解释说明情况，赢得对方的谅解，避免造成误会。（4）用语礼貌恭敬，态度亲切自然，如初次见面使用尊称问候“您好”“您一路辛苦了”；也可以使用对方的职务称谓，如“张总经理，欢迎您”“黄部长，欢迎您的到来”等。（5）接站现场要对双方人员作简单的相互介绍。接站技巧4.1点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本报到与签到4.24.2.1报到报到是指与会者在到达会议所在地时办理的登记注册手续。报到工作的内容主要包括以下六项：123设置报到处和路标查验有效证件登记与会人员的个人信息4接收和发放材料5预收费用6安排住宿点击添加文本点击添加文本点击添

7、加文本点击添加文本报到与签到4.24.2.2签到与会人员正式进入会场要做的第一件事就是签到，会议签到是会场工作的重要项目。按照不断完善的会议制度的要求，正式的会议要求实际到会人数达到应到会人数的2/3才能召开，否则会议产生的一切结论和决策都无效。会场签到就是为了能及时、准确掌握到会人数，如实反映会议实际缺席情况，以便确定会议能否按时召开。点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本报到与签到4.24.2.2签到1）会议签到工作的要求0102020203认真准备及时统计有序组织点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本报到与签到4.24.2.2签到2）常见的签到的方法簿式签到01STE

8、P卡片签到02STEP会议工作人员代为签到03STEP电子签到04STEP点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本会间服务工作中的重要一环是会场的服务。会场服务质量的好坏会直接作用到每一位与会代表的身上，会直接影响到会议的每一个具体流程，最终影响到整个会议的进程和会议的质量。因此，会务组要高度重视会场服务工作，要协同主持人、会场服务员、保安等工作人员共同搞好会场服务。会场服务工作4.3点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本会场服务具体的工作内容一般包括：会场服务工作4.30102030405060708引导座位、维持会场秩序。保持会议上下的沟通。操作与维护会议设备。会场的清洁

9、卫生工作。会间茶水点心等的供应工作。保持会场内外的联络。会场保卫工作。做好会议值班、电话接听工作。点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本会议记录4.44.4.1会议记录及其作用1）会议记录的定义会议记录是在会议过程中，由记录人员把会议的基本情况、大会报告、代表发言、决议等内容记录下来形成的重要会议材料，是反映会议客观进程的原始而真实的信息记载。会议记录不但能在会后更好地传达会议精神，使会议的各项决议能在今后的工作中得到充分贯彻和执行，而且能给以后检查执行情况提供根据，所以做好会议记录是一项非常重要和必要的会间工作。点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本会议记录4.44.4.

10、1会议记录及其作用2）会议记录的作用会议记录作为一项非常重要和必要的会间工作，有以下几项重要作用：（1）会议记录是研究和总结会议的重要依据。（2）会议记录经整理可作为向下级传达的文件，也可以作为向上级汇报的原始材料。（3）会议记录可作为编写会议纪要和会议简报的基础材料和重要的参考佐证资料。（4）会议记录是重要的档案资料，在编史修志、查证组织沿革、考核使用干部以及落实政策、核实历史事实等方面，可起到无法替代的凭证作用。（5）一些法定性会议，会议记录经发言者和会议领导人确认签字后，具有法律效力。（6）图片类、音频类的会议记录，可适当用于报刊报道和影视制作。点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添

11、加文本会议记录4.44.4.2会议记录的分类会议记录具有原始性和凭据性的特点。会议记录根据不同的标准，可分为不同的种类。030102按记录的手段分，有手工记录和机器记录两种。按会议记录的载体分，有书面记录、音频记录和视频记录三种。按会议记录的详略分，有详细记录和摘要记录两种。点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本会议记录4.44.4.3会议记录的要求及注意事项1）会议记录的要求会议记录的要求可以概括为：项目、过程要完整；内容要真实、准确；语言表达要清楚、简洁；格式、名称要规范；笔记要快速。另外，会议记录应使用统一的形式（使用A4型纸记录），便于日后立卷归档。点击添加文本点击添加文本点

12、击添加文本点击添加文本会议记录4.44.4.3会议记录的要求及注意事项2）会议记录的注意事项做好会议记录应注意以下事项：（1）记录的项目要完整，也就是说要完整记录会议名称、届数或次数、时间、地点、出席人、列席人、缺席人、主持人、记录人等组织情况，还有会议议程、议题、讨论过程、发言内容、决定事项等组成的会议内容。（2）记录的内容要客观、准确、真实、完整。（3）及时整理会议记录。（4）会议记录一般不公开发表，如需发表，必须征得上级领导同意以及发言者本人审阅、同意方可进行。点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本会议记录4.44.4.4会议记录的基本格式会议记录的格式一般包括三个部分：010

13、203OptionsOptionsOptionsA第一部分基本情况。B第二部分会议内容和会场情况。C第三部分结尾。点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本会议记录4.44.4.4会议记录的基本格式例文1：专用性会议记录格式，见表4-2。点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本会议记录4.44.4.5会议记录的记录方法1）会议记录的常用方法采用正确的记录方法，才能保证会议记录的质量。一般记录会议的方法有：020301Text摘要性记录详细记录“速记法”点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本会议记录4.44.4.5会议记录的记录方法2）整理会议文字记录的技巧：当会后我们进

14、行会议文字记录的补充、整理时，以下的技巧会有助于提高我们整理的速度和整理的质量。01熟悉有关方针政策，提高思想理论水平，增强分析和理解能力。0203善于对发言人讲话中的不足之处进行补正。加强平时的写作训练，提高表达能力和写作水平。点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本会议记录4.44.4.5会议记录的记录方法点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本在一般情况下，会期短（一天以内）的会议不需要安排娱乐节目；若会议内容较多，会期较长，通常需要安排一些会间文化娱乐活动，给与会者作为必要的会间休息和调节。会议期间适度安排一些有益身心健康的会间活动，如观看文艺演出，组织舞会或文艺晚会，

15、组织简单的拓展训练，安排参观、考察、游览等，这不但可以活跃会议期间的气氛、丰富会议期间的生活，同时还可以让与会者有更多接触、交流的机会，促使大家更和谐融洽地相处，增进相互间的了解和友谊。这些活动虽没有直接作用于会议本身，但它对提高会议效率、促成会议结果可是功劳不小呢！会间文化娱乐活动的安排4.5点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本1）会间活动的作用会间活动有三项主要的积极作用：会间文化娱乐活动的安排4.5会间活动能调节会议的气氛，能使与会者在一个轻松的环境下变得思维活跃、诚实主动、激情创新，这有助于改善会议的效果、提高会议的效率。01会间活动能让与会者感受到“团队的精神”，能增加与

16、会者之间不同层面的沟通和交流。02会间活动可以舒缓紧张的精神压力，有助于与会者以更好的状态迎接下一阶段的会议。03点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本2）组织会间活动的原则会间文化娱乐活动的安排4.5（1）健康轻松原则（2）安全至上原则（3）组织有序原则（4）自愿参与原则（5）从简节约原则点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本3）会间娱乐活动的种类和形式（1）会间娱乐活动的种类。会间娱乐活动形式多样，根据会间活动的主题内容可以划分为两大类：一类是带有教育性质的娱乐活动；一类是较为单纯的娱乐性活动。通常安排的会间活动，以带教育性的娱乐活动为主，如配合会议主题组织的参观，到相

17、关单位或部门进行交流访问，又或者安排观看专题节目或影片等。会间文化娱乐活动的安排4.5点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本3）会间娱乐活动的种类和形式（2）常见的五种会间活动形式。会间文化娱乐活动的安排4.5一是二是三是四是五是组织观看文艺表演活动组织单位参观活动组织外出考察组织户外游览活动组织户内自娱自乐活动点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本4）组织会间活动的注意事项组织会间活动必须注意以下事项：会间文化娱乐活动的安排4.5ABC适当照顾与会者的兴趣和要求。根据与会者的兴趣确定会间活动的形式，如文艺演出、参观游览、舞会、体育比赛等。尊重与会者的宗教信仰和风俗习惯。会

18、议策划人员在审查节目和影片的内容时要格外留心，以避免因政治内容或宗教信仰和风俗习惯等问题而引起与会者的不快。活动能体现地方风俗或特色，如组织国际性会议的会间活动，最好挑选一些能够体现民族特色和传统文化的节目；而双边会议的文艺活动安排，则应适当安排一些客方国家的民族传统节目，以体现主办方对客方的尊重和友好。D如果组织户外活动，那么一定要准备足够的资金和实用物品，如数码相机、对讲机、团队标志、卫生急救药品等，以备紧急情况之需。点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本不是所有的会议都需要安排食宿，那些会期较长的、又有较多外地代表参加的会议，一般都应该尽量安排解决与会者的食、宿问题。作为会议的组织者，一定要弄明白这个道理：为与会者提供统一的食宿安排，表面上看似乎是增添了自己的会议接待任务，但看深一层，其实自己和与会者一样都是受惠人，大家都因此减少不少麻烦呢！ 看看下面的案例，你就会明白。会间食、宿工作4.6点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本【案例分析4-4】20