企业档案室的规范化建设

1、企业档案室规范化建设企业档案室的规范化建设第1页第一讲 企业档案室 规范化标准化水平一、组织管理（一）设置与企业发展相适应档案管理机构1、下发文件成立企业综合档案室普通档案室隶属于办公室2、建立了档案、情报、资料、信息处理一体化部门（1）企业各种门类、不一样载体档案集中在档案室保管（2）成立档案、情报、资料、信息一体化部门3、档案工作列入企业发展规划和议事日程（1）档案工作列入企业发展计划、企业发展规划中有明确档案发展目标、档案工作列入企业发展计划中（每年工作思绪、计划、和总结中对档案工作有详细内容）（2）制订档案工作发展计划 要到达什么目标、水平，有长久和短期计划。 企业档案室的规范化建设第

2、2页（二）人员1、有明确分管领导（总经理或副总等）2、档案室有责任人3、专职档案员（1）档案人员有相关文化和专业素质（2）对相关部门或下属单位进行监督指导工作4、成立了档案领导小组和档案专、兼职人员网络（三）制度建设1、制订了档案工作岗位责任制和考评制度2、依据企业实际建立了一系列档案管理制度（1）档案工作制度纳入企业管理制度中；企业档案室的规范化建设第3页（2）企业档案管理制度应包含档案管理方法（含搜集、整理、保管、判定、统计、利用）、文件材料立卷归档制度、保管期限表、档案保密制度、底图保管、更改及复制制度和库房管理制度。3、制订了档案人员“三纳入”、“四参加”制度 这是确保档案完整、准确、

3、系统控制方法和伎俩。1、建立健全“三纳入”制度“三纳入”：是指将企业文件材料形成、运转、积累、整理和归档，纳入生产技术、经营活动和各项管理工作程序，纳入科研、基建和经营等各项活动工作计划，纳入企业相关部门职责范围和相关人员岗位责任制。企业档案室的规范化建设第4页2、建立“四参加”制度 档案人员参加主要计划工作会议；参加科研课题、设计项目以及产品评审、判定会，参加工程完工验收，参加设备开箱。3、做好档案和法律法规宣传工作二、设施设备建设（一）库房符合档案安全保管要求（1）库房面积要有余地。（2）“八防”：防火、防盗、防高温、防光、防潮湿、防虫、防霉、防尘等。（二）档案装具充裕、符合国家标准（三）

4、配置必要保护设备企业档案室的规范化建设第5页配置了灭火器、空调、去温机、温湿度测试仪等设备。（四）配置当代化管理设备依据企业档案工作当代化管理需要要配置相关设备：1、配置计算机；2、依据企业实际情况配置扫描仪、光盘刻录设备等。三、业务建设（一）搜集工作1、按要求做好归档工作（1）归档工作要纳入企业各项工作计划，要纳入企业领导工作议程，纳入相关人员岗位责任制。（2）各类档案要按立卷归档制度执行。企业档案室的规范化建设第6页（3）要建立文件材料追究制度。2、依据企业需要，拓展归档范围。 伴随企业发展，要不停拓展建档范围：党建档案、安全生产档案、计生档案、质量监督档案、企业信用档案、反倾销档案、企业

5、文化档案、工会档案等。3、归档文件材料载体和字迹要符合耐久性要求。（1）无铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料。（2）载体（装具）质量符合国家相关要求。4、有完备交接手续（1）要形成移交清册；（2）推行签字手续。企业档案室的规范化建设第7页5、归档文件齐全、准确 归档文件材料应为原件，无错、漏、改现象，要保持文件材料原始性和有效性。（二）整理工作1、依据企业实际制订了分类方案（1）有分类方案说明（为何要这么制订）（2）制订了企业切实可行分类方案（依据国家档案局工业企业档案分类试行要求（国档发199420号文件），结合本企业实际来制订）2、整理科学，符合国家或行业标准，便于企业管理和利用（1）遵照文件材

6、料形成规律，保持卷内文件有机联络。（2）文件有序排列，并按要求编号；（3）卷内目录、备考表填写规范、清楚。企业档案室的规范化建设第8页3、编目规范，排架合理（1）案卷封面填写规范、清楚；（2）案卷标题能提醒卷内文件内容；（3）案卷排列有序、实用。（三）保管工作 档案保管安全：（1）建立了规范全宗卷（国家档案局1995年6月12日同意，10月1日实施全宗卷规范）包含档案搜集、档案整理、档案判定、档案保管、档案统计、档案利用、档案管理新技术应用）；（2）档案无霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬等现象；（3）档案库房无火灾、水淹等事故。（四）判定工作企业档案室的规范化建设第9页 成立档案判定小组，按要求开

7、展判定工作：（1）到期档案按程序进行判定；（2）按要求填写销毁清册。（五）统计工作 统计内容要全方面，统计数据准确：1、有档案管理、利用情况统计台账；2、建立收进、移出登记簿；3、按要求及时填报相关统计报表。四、档案信息资源开发利用工作（一）信息化管理1、开展企业档案信息化管理：（1）档案管理当代化与企业业务信息系统相衔接。企业业务信息系统包含：企业资源计划、客户关系管理、计算机辅助设计/工艺/制造、产品数据管理、计算机集成制造系统、办公自动化系统等。企业档案室的规范化建设第10页（2）档案管理软件能满足各类电子数据存放、检索和管理需要 如：设计、生产经营、财务、材料管理、售后服务等2、建立了

8、档案条目数据库、主要档案建立全文数据库（1）建立了文件级条目，并能检索利用（2）主要档案全文检索3、企业档案信息进行网络共享（1）在局域网上完成电子文件搜集、整理、归档、借阅利用工作；（2）在局域网定时公布档案工作相关信息企业档案室的规范化建设第11页（二）检索工具 检索工具能满足利用者需求：1、有案卷目录；2、科技档案分类目录；3、文书档案有全引目录。（三）提供利用1、能及时、全方面、准确地提供档案信息服务（1）档案人员熟悉档案及相关业务；（2）调卷快速、准确、服务态度好。2、采取各种形式主动服务（1）不停了解利用者需求，主动提供档案信息服务；（2）采取各种服务形式，如分发目录、电话调卷、开

9、架阅览等；（3）编制组织机构沿革、大事记、全宗介绍等。企业档案室的规范化建设第12页（4）编制了产品介绍、科研结果介绍、工程项目介绍、专题介绍等。（5）编制了企业年鉴。3、利用档案为企业文化服务 建立了陈列室或荣誉室等利用档案展示企业文化场所。4、建立利用效果统计（1）建立了企业档案借阅登记；（2）建立了利用效果反馈统计。企业档案室的规范化建设第13页第二讲 企业档案分类编号方法一、企业档案分类标准 以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及形成特点，保持档案之间有机联络，便于科学管理与开发利用。二、企业档案分类方案参考标准 企业形成各种门类和载体档案是一个整体，企业可参考国家档案

10、局工业企业档案分类试行规则（国档发199420号）和浙江省工业企业档案分类编号暂行要求编制审定企业档案分类、编号方法，作为企业档案分类、整理、组卷和排架管理依据。另外，企业可依据本身特点适当增设门类，如信用档案类。企业档案室的规范化建设第14页三、企业档案类目设置1、企业档案分类设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职员档案类。2、企业档案分类二级类目可按照企业管理职能和档案特点来设置。 可参考工业企业档案分类编号方案，企业可依据本身要求，可增设、降低或不设职能二级类目。不设二级类目标大类可采取年

11、度分类，如党群工作类、行政管理类。企业档案室的规范化建设第15页四、企业档案分类中类目标识及案卷编号1、十个大类采取09阿拉伯数字标识。2、二级及二级以下类目标识普通采取阿拉伯数字，从01开始标识。 产品、设备、基建、科研类也可采取项目代号标识（产品、工程、设备代字或代号）。3、类目与类目之间采取“.”断开。4、案卷号编制方法。（1）设二级类目标大类可在最小类下跨年度编制流水号，采取“-”连接。同年份管理性档案要做到永久在前，长久（30年）在中，短期（）在后。企业档案室的规范化建设第16页（2）一些大类下可采取年度来分，其类号可采取年度号（四位数）标识，案卷号编制做到一个年度编一个流水号，年度

12、与流水号之间用“-”连接。5、要将类目代号和案卷号标注在案卷封面归档号栏中及案卷背脊上（可分段标注）。五、关于干部职员档案类问题 企业可依据实际情况由综合档案室管理或相关部门管理，设置干部、工人、离退休、死亡职员四个二级类目，其中干部档案类目设置按干部档案工作条例相关要求执行。六、声像、照片及非纸质载体形式档案问题企业档案室的规范化建设第17页 这些档案其形成、反应内容和作用与纸质载体档案有着不可分割联络，普通不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案一起分类，单独组卷，列纸质载体档案之后编号。因为其载体形式特殊和保管要求不一样，可分库保管，重新编制一套保管目录，并做好保管目录与档号对照表。 对

13、照片底片分类编号，只需在全宗号下编制大流水号。 格式以下：全宗号底片流水号。无全宗号单位可将流水号突出。企业档案室的规范化建设第18页七、企业文书档案整理与编目 在企业中，文书档案可包含：党务管理类、行政管理类、经营管理类、生产管理类。 按“件”整理：（1）逐件装订；（2）以“件”为单位按类别年度保管期限分类；（3）对分类后归档文件按时间、主要程度排列，其中对成套性文件材料相对集中；（4）按排列先后在每件文件上空白处加盖“档号章”，并填写相关栏目标内容；（5）编制归档文件目录；（6）将归档文件按连续件号次序装盒。档号章：全宗号类别号期限年度机构件号企业档案室的规范化建设第19页“件”概念：件是

14、指实体文件，普通以每份文件为一件。注意事项：文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。件内文件排序：通常正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字本在后。不一样文字文本，汉字本在前，外文本在后。有文件处理单，可放在最前面，作为首页加盖归档章，以维护原貌。企业档案室的规范化建设第20页归档文件目录件号责任者文号文件题名日期页数备注企业档案室的规范化建设第21页八、科技档案整理与编目（一）科技档案定义与整理要求 科

15、技档案是企业在从事生产、科研、基建及管理活动中形成有保留价值科技文件材料。 要求：科技档案整理，要遵照科技文件材料形成规律，保持其内在有机联络，便于保管和利用。（二）整理与编目1、分类 要求：要符合形成档案企业科技活动性质和特点，不能采取一个分类模式，不要搬用别单位或专业分类方案。在一个企业内要有一个综合分类方案，分类标准要一致，要简明，层次不宜太多。企业档案室的规范化建设第22页分类方法：（1）按工程项目分类，主要用于基建档案。它是将一个单项工程档案全部集中在一起，便于成套地提供利用。（2）按产品类型分类，主要适合用于产品档案。它是在企业全部产品范围内，以各个独立产品档案为基础，按产品型号逐层分类，便于按照不一样型号产品提供成套科技档案。这种分类方案也适合用于设备档案。（3）按科研课题分类，主要适合于科学技术档案。它是以一个科研课题为基础。（4）按专业进行分类。它是依据科技档案内容所反应不一样专业性质来划分，主要用于专业化、标准化或通用化较强科技档案。企业档