时间管理(第二板)精选

1、时间管理时间的概念任何人都没有无限多的时间，同时每个人又拥有自己的全部时间。时间：一种被相等地分配给所有人的资源。平均80岁寿命我们只有3年的时间去创造价值,我们如何管理它？一寸光阴一寸金1-20、60-80忽略不计，余40 5年为1节点 项目 每天耗时 40年耗时 结余睡眠 8小时 13.3年 26.7一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5交通 1.5小时 2.5年 20电话 1小时 1.7年 18.3看电视、上网 3小时 5年 13.3看报、聊天 3小时 5年 8.3刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6休假、白日梦 闹情绪、身体不适2小时 3.3年 3.31、为什么要进行时间管理？

2、2、什么是时间障碍 3、如何有效的控制时间 4、提高时间效力的7大法宝课程目标认识时间障碍时间管理只是常识，只要我把工作做好， 我的时间管理应该还不错！时间管理的错误观念我在压力下表现较好，时间管理会令我失去我的优势！我有使用记事本和行事历，这还不够吗？这个课程带给大家最重要的讯息是明白自己问题所在, 我们需要作出怎样的决定, 及我可以做些什么和要做些什么下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes” Or “ No”.1 你通常工作很长时间吗？2 你通常把工作带回家吗？3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5 即使没有出现严重问

3、题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7 你经常在做重要工作时被打断吗？8 你经常占用用餐时间工作吗？9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？ 测测你的时间安排是否合理 总结你的时间掌控1316 “yes” 救

4、命！你在时间管理上急需改进912“yes” 58 “yes”04“yes”当心！你需要重新审视你的时间行动指南可以！方向正确，但需要提高冲劲恭喜！坚持并保留你的方法什么是时间杀手?时间杀手的分类时间杀手的分类时间管理的三大原则一、能不能取消它？二、能不能与别的工作合并？三、能不能简便的东西替代它？ 订立目标完善计划分配时间权衡轻重权力下放自我约束持之以恒如何有效的运用时间 制订长期目标、短期目标 根据目标的轻重, 安排优先次序 认清个人的活力周期, 再根据最有效的工作时间, 勾勒出“ 理想工作时间表” 以目标, 优先次序, 理想工作时间表这三块积木为基础, 订好一天、一个月、全年的工作计划计划

5、组成的基础成功就等于目标，其他的一切都是这句话的注解。美国潜能大师伯恩崔西语为什么需要目标？哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现 ：27%的人没有目标60目标模糊10有清晰但较短期的目标3有清晰且长期的目标为什么需要目标？25年后调查发现 ：27%的人没有目标 60目标模糊 10有清晰但较短期的目标 3有清晰且长期的目标 社会的最底层，抱怨整个世界社会的中下层面安稳地生活与工作成为各行业的专业人士成为社会各界的顶尖人士为什么需要目标？1、个人目标 2、事业目标长期的目标应该是可以鼓励自己和推动自己!长期目标项目计划日常运作计划 ( 编写每

6、月工作报告)每周的行事安排每日需要完成的工作短期目标短期的目标应该是现实的!Specific - 明确的Measurable - 可以量度的Achievable - 可以达成的Realistic - 实际可行的Time Bound - 有时间性的计划目标的原则命中是偶然的，打不中是必然的！如 果 没 有 目 标1、明 确 的 目 标2、工 作 排 列 优 先 次 序大石头小沙子水杯子理论区分优先工作紧急 重要 防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划、休闲 繁琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动 危机 急迫的问题 有期限压力的计划 不速之客 某些电话 某些信件与报告

7、 某些会议 必要而不重要的事 受欢迎的活动不紧急 不重要紧急 重要 不重要 偏重第一类事务，结果 压力 精疲力竭 危机处理 忙于收拾残局不紧急压力人 偏重第三类事务，结果 短视近利 危机处理 被视为巧言令色 轻视目标与计划 缺乏自制力，怪罪他人 人际关系浮泛，甚至破裂紧急重要不重要不紧急 无聊人紧急重要不重要不紧急偏重第四类事务，结果 全无责任感 工作不保 依赖他人或社会机构维生无用人紧急重要不重要不紧急 偏重第二类事务，结果 有远见，有理想 平衡 纪律 自制 少有危机从容人如何制订计划将目标写下来 - 是什么目标? 要达致什么的成果? 行动 要做些什么? 次序 - 哪些应该先做/哪些为后?

8、订下完成日期 及排列优先次序时间估计 每项的行动需要多长时间? 灵活性 有没有预留时间给不可估计的突发事情时间表 甚么时候处理甚么事项？如何制定工作计划几点开始工作? 能不能早点开始? 有没有任何让你分心,以致无法完成目标的事情?, 能不能早点开始? 你完全不受干扰的最长时段有多久? ( 不要把午饭也放进去)你最有效率和最没有效率是什么时候? 你将当天的主要目标完成到什么程度? 你会照着优先次序的书面计划做事吗? 你在适当的时间做适当的事吗?你在怎么处理不应该做的事? 可不可以授权? 手边的工作要如何做得更有成效, 更为简化, 并减少细节? 你花的时间与你的优先次序是否相称?看看你的工作日志,

9、 然后问自己:The main thing is to keep the main thing the main thing at all times- 哲学家 施格兰最重要的是我们必须常常把最重要的事列为最重要 你所花费的努力中，通常有百分之二十已决定了最后的结果。因此，专心在少数能影响结果的事务上，将有助于在短时间内达到要的成果。请记着 : 巴雷德“80/20”定理立 即 行 动 ! 1、改 变 你 的 习 惯 行为科学研究表明：一个人一天的行为只有5是属于非习惯性的，而95的行为都是习惯性的。罗曼罗兰名言：性情即命运 ! 立 即 行 动 ! 2、修 正 你 的 态 度 时光对有些人像张满

10、的风帆，而对另一些人却像爬行的蜗牛。增加时间效力的 “7大法宝” 你的工作环境是怎么样? 有什么方法能使你的办公环境可以令你感到愉快和增加效率? 1. 你的办公桌将所有可以吸引你视线的东西全挪开将你每天必须用的文具放在上面 ( 电话, 时间表, 笔记本, 日历, 笔座.)将你要用的器材放在容易找到的地方把可以鼓励自己的金玉良言放在你抬头可以看到的地方改善工作环境1、将一些你知道不会作出反应的信件抛弃 2、利用文件夹来将不同的文件归档改善工作环境所有的文件和书信应只分成三类: 马上处理只作参考归档2. 归档一些你需要今天马上完成的事情 - DO NOW一些你需要这个星期完成的工作 - FILE一

11、些你需要归档的文件 - FILE 有空才阅读的书本 - READ 需要传阅的文件 - PASS ON 一些文件需要等待资料完成 - PROGRESS归档系统如果找不到要通话的对方 - 切记要留言, 并说明事情的严重性, 以确保对方回电打电话之前, 要把事情重点写下来要谈比较复杂的事情, 可以先将文件传真给对方先看, 减少详细解释的时间备有有关文件自设时限3、如何处理电话每次召开任何会议前, 必须要紧记以下几点: 我是否一定要出席这个会议 会议之前应派发议程 说明开会的目的 如果你是主席, 你应鼓励发言和要求言之有 物 , 要避免发言同事偏离主题 最好设定一个时限, 以方便大家安排工作4. 处理

12、会议授权的定义和原因委派授权是一个向下级分配工作的过程, 它通常与一个经理的责任以及决策权利有关 委派授权可以帮助你节约时间的有力武器 委派授权可以增强一个经理的聪明才智 5. 授权委派授权技巧解释所分配工作的重要性订出需要的结果订出下属的权利范围及规定达到完成工作限期的共识询问下属的意见及疑问订出跟进时间表肯定成就, 提高士气 如果你从来不懂得拒绝工作，导致工作量超出负荷时，你的工作品质势必会大受影响。NO！NO！NO！6. 要懂得说不说“不”应该是有礼貌 要给对方的清晰的解释 给对方另外的选择和建议 要有技巧的说“不”为什么我们会拖延?不知道如何或从何入手不知道为什么要做? 不喜欢去处理

13、个人情绪及健康问题 缺乏奖励没有迫切性找借口过分忧虑忙碌过后7. 处理拖延心态问题文件洗牌著手工作时间行动每次只处理一项工作- 即时去做- 交付下属去做- 把工作分成若干部分- 订出工作时间改善拖延方法建立自信 - 跟自己说 “ 我一定可以做到”设立目标找出与自己相关的地方- 对自己的好处储蓄时间全力再战自我奖励立完工期限时刻提醒自己事情的重要性有充分的准备, 才会把事情做好时间就是金钱改善拖延方法总结希望你能够: 看到自己的问题在那里 要改变生活的习惯和工作方式 订立目标, 策略, 行动去应付每一个挑战 在自己所能控制的情况下, 把握每分钟 在不能完全自己控制的情况下, 把负面的影响 减到最低在新的天地里, 你会.有清晰的目标, 知道自己在做什么和要做什么 分辨事情的先后