合信传媒投资股份有限公司行政管理制度

1、合信传媒投资股份有限公司行政管理制度第一章 办公用品管理第一条 为降低公司管理费用，加强办公用品管理，特制定如下管理制度。第二条 公司总经办负责公司办公用品的管理和控制，使用部门和人员负责日常保管，财务部实施财务监督。第三条 办公用品的购置：办公用品原则上由总经办统一购买，各部门人员领用。第四条 办公用品的领用：1、各部门根据实际工作情况，制定本部门年度办公用品需求计划，送总经办总体平衡。2、总经办会同财务部汇总各部门意见，共同制定公司办公用品使用定额，实行定额管理。3、公司各部门领取办公用品时，必须填领用单，领用价值超过300元的物品须经副总经理以上批准。4、各使用部门对所领用的办公用品应妥

2、善保管，如需报废或更换的，应写出书面报告，审核后办理报废或变更手续。贵重物品的报废须请示总经理。5、员工因辞职或其他原因离开公司时，必须向总经办交清领用物品。如发生严重损坏和丢失，应按价或折价赔偿。第五条 办公用品的检查：总经办每季度对各部门办公用品的使用情况进行清查，如发现损坏或丢失，应立即查明原因并汇同财务部根据情况进行处理，重大情况应报总经理指示后执行。第二章 档案管理第六条 业务档案的内容1、合同前期联系、谈判的传真、信函、电报、电传、重要的谈判记录、电话记录。2、合同及其它相关的协议。3、合同执行计划。4、合同执行过程中的联系，包括：传真、信函、电报、电传、重要的谈判记录、电话记录。

3、5、信用证副本、批文的复印件。6、报关、商检、储运单据。7、预算报告、结算报告和成本核算表。8、业务总结分为业务经办人、业务部和计划财务部门三类。第七条 业务档案的建立及管理1、业务执行完毕后，送总经办部分类存档。2、业务档案按其内容分为石油、化工、房地产、旅游、金融、贸易项目等类，各类中又分为自营、代理两部分。3、业务档案的顺序按其执行完毕的时间先后为序。4、每份档案封面应注明：合同号、合同主题、业务经办人、储运经办人、财务付款经办人等。5、经办人在收到档案时，应向档案送达人出具收条，同时作好签收记录。第八条 档案的查阅及清理1、一般业务档案的查阅须经部门经理批准，特殊业务档案的查阅经总经理

4、批准。2、建立供阅卡制度，明确查阅的作用、时间、期限、经手人，须经部门经理签字，总经办主任核准后方能查阅，档案管理员须做好查阅登记。3、业务档案均属公司机密，查阅人员不得将所阅档案带出档案室，阅后应立即归还。4、重要资料档案的翻印须经总经理批准，并严格控制份数。5、档案管理人员须定期对档案资料进行清理、清退。需清退的资料档案经有关部门鉴定和总经理批准后，按规走方法销毁。发现丢失要及时报告有关部门及时查找。6、对违反管理办法、丢失、遗失公司档案资料，造成重大泄密者，要追究当事人责任，视情节轻重分别处以扣奖金、警告、处分、直至除名。第三章 公文处理制度第九条 收文1、凡政府部门、社会有关部门、业务

5、来往单位等外来重要文件、信函，均由总经办统逐件登记、复核，呈公司领导签阅。呈阅后按文件内容分送有关负责人、有关部门传阅和执行。2、总经办负责督查阅办情况。3、总经办负责文件传阅、回收和管理。年末所有文件、信函按不同类别立卷归档。4、不需立卷归档的文件经总经理鉴定批准后，按规定方法销毁。第十条 发文1、公司及各业务部门因上作需要发文件的，由业务部门负责文件起草，对国内外有关业务来信一般要在一周内尽快作出签复。需保密的应确定密级，密级分绝密、机密、秘密三级。2、部门文件起草完毕之后交总经办统一审核、编号并呈公司领导签发。3、公司所有文件、重要信函均需经总经理签发后才能正式打印。文件的签发使用公司统

6、文件签发笺。4、已签发的文件应立即如数打印，起草部门负责审核、核对、签名、签盖公章，由总经办登记后按需要及时分送有关领导、单位和部门。5、各部门所发重要传真、机要电报均交总经办审稿，呈送总经理审批后交传真室登记，编号、发出。6、收取传真件，统一由总经办登记后，呈送总经理阅批，按阅批内容交有关部门阅办，处理情况及时向领导汇报。7、公司印发的各类文件、重要信函、电传、传真，按不同类别一式两份收存，并妥善保管、严防失窃、失密。每一份正式文件都要附留底稿，年末由总经办立卷存档。第十一条 拟文的要求l、送上材料一律使用签发文稿纸。2、撰写材料要使用国际标准的A4型纸张（长297毫米、宽210毫米）左侧装

7、订。3、拟文要按规范的格式，文字从左至右横写、横排。4、拟文要严谨，通俗易懂，文过自负。5、对缮印、校对出差错的，责任一律自负。6、办理完毕的文件，速送总经办存档，以便备查。7、撰写的材料，要求字迹工整、清晰、涂改无效。第四章 禀议管理第十二条 公司内下列事项须实行逐级禀议：l、各部门可能影响公司全局利益的重大事项决定。2、各部门原业务计划中未涉及需新开发的大型业务。3、需作调整或变动而与公司利益有较密切关系的事项。4、超出部门权限的事项。5、其他需要由总经理、副总经理或董事会、董事长裁决的事项。第十三条 禀议程度：凡需禀议的事项，由各部门或具体经办人起草禀议报告书，并由部门负责入签署意见，交

8、总经办审批后转呈领导裁决，若受理或转呈后仍需回议，等有关部门会议后，再进行转呈裁决。第十四条 禀议拟文要求：l、禀议报告书应是一个事项写成一个禀议。2、如有补充资料和依据等应作为附件附上。3、部门负责人签意见时应态度明确、简练。第十五条 总经办接到禀议报告书后应于二日内转呈公司领导裁决，裁决后由总经办向有关部门递交裁决通知书，裁决结果分为同意、修正标准、保留、否决四种。第十六条 凡应禀议而未及时呆报禀议，并由此产生不良后果的部门负责人应承担一切责任。第五章 印章管理第十七条 公司印章由总经办专人保管及使用，部门印章由专门领导保管及使用。第十八条 本公司正式公文，须经总经理签发，方可盖章。便函须

9、经分管副总经理签字，方可盖章。第十九条 与外商或与国内其他单位签订的业务性合同、协议书、意向书、备忘录等，须经总经理同意，并由公司领导或公司授权代农的签字，方可盖章。第二十条 公司人事往来函件，均应由公司总经理或由主管人事的负责人签字方可盖章。第二十一条 各部门职员因公出差、开会、学习、参观等，经部门负责人同意、总经办宙核，方可盖章。 第二十二条 公司派出人员购买(机、车、船票、住宿等，经总经办负责人签字，方可盖章。 第二十三条 公司的包裹单、特挂单、铁路和民航取货通知单及在外购买公用物品介绍信， 由部门负责人签字，总经办审核，方可盖章。第二十四条 私人包裹、挂号信、汇(取)款单、卖出物品证明

10、等，出据凭证后，可盖办公室印章。第二十五条 其他特殊情况需用公司印章，须经部门负责人同意后方可使用。第六章 图书资料管理第二十六条 公用图书、报刊杂志等由总经办专人负责登记、借阅、整理、保管第二十七条 订阅报刊杂志、购买公用工具书、参考书，由总经办根据需要购买。私人用图书和与公司业务不相关的图书不予报销。第二十八条 所购报刊、图书交办公室清点、登记、编号后，方可借出。第七章 车辆管理第二十九条 公司车辆由总经办统一调配使用及管理。第三十条 公司总经办根据各部门业务开展需要，统一安排调配公司的车辆，员工赴外地出差，原则上公司不再安排专车接送(公司高管人员除外)，特殊情况可予特批。第三十一条 总经

11、办须组织人员对车辆进行定期检查评比。负责公司车辆的年审、交通事故的处理、公司车辆维修、保养，并对每次车辆维修、保养情况由专人负责造册登记。第三十二条 公司车应尽量由专职司机驾驶，非专职司机未经领导批准不准私自开车，若私自开车被公司发现，扣发当事人当月20工资，专职司机私自将车辆交给他人驾驶扣发当月20工资。私自开车发生事故或造成车辆损坏，该费用由当事人负责。第三十三条 公司车辆原则上不得外借，如遇特殊情况而外借时，由部门经理提出报告，报总经办审核，总经理批准后方可外借，并由公司指定司机驾驶。未经批准，私自将车辆外借，被公司发现视情节轻重给予降薪、降级或除名处理。造成事故或车辆损坏，费用由本人负

12、责。第三十四条 车辆如需送厂修理，应由该车司机填写车辆送修申请表报总经办，在对车辆故障进行复核后，由总经办派人送指定厂家修理。车辆维修、保养等费用的报销必须有总经办签字，财务方能报销，超过3000元的，应书面报公司领导审批后方可报销。第三十五条 车辆的维修、保养由各车辆专职司机负责，无专职司机的车辆，由定期安排人员维修、保养，车辆的例行保养应按公里数严格执行。第三十六条 下班后车辆必须停放在公司统一规定的停午场内，违者扣发当月20工资。专职司机未经批准下班后将车辆开出，扣发当月20工资，由此引起的车辆损坏或其它事故由司机本人负责。第三十七条 每月进行一次车辆清洁、安全评比，年终总评并进行奖励。

13、车辆维修实行定额管理，并要与年终奖金挂钩。第三十八条 鉴于目前公司车辆的状况，不安排员工因私用车。如果司机擅自出车扣发当月20的工资。第三十九条 每月30日总经办将各车派车单、行午公里数、油耗统计分析，对行车里程、油耗与派车单不符情况进行查处。第四十条 驾驶员必须严格遵守公司车辆管理制度，不服从管理者予以100元元罚款，并予警告处分。第四十一条 专职司机职责： l、认真学习交通安全规则并严格遵守，要树立文明行车、安全第一的良好风气。对工作认真负责、态度和蔼、服从调度分配。 2、努力学习业务知识，不断提高自身的驾驶、修理等技术水平，注意积累行车经验，保证安全行车，提高车辆使用效率。 3、每天司机

14、必须根据车辆清洁状况和出车任务随时抽空擦洗车辆以保持车辆清洁。 4、负责对车辆的维护保养，每日出车前应检查车辆的灯光、刹车、油料、冷却水、轮胎等是否正常，发现异常情况应及时处理，不得带故障行车。 5、违章行驶造成事故者，后果自负，违章造成的罚款，公司不予报销。 6、不得随意将车辆交给他人驾驶，特殊情况须经有关领导批准，对他人私自将车辆开走有权向公司汇报。上班时间不得利用车辆办理私事，否则视为旷工，由此发生事故由司机负责开按私自开车有关规定给予处理。7、上班时间内没有出车任务时，司机应擦洗车辆或在总经办等候，不得擅离职守，否则按旷工处理。在总经办等候时不准高声谈笑，不得坐在办公桌上或把脚架在办公

15、桌上。 8、根据工作需要，应遵照主管要求，承担超时工作或节假日加班工作。 9、凡不爱护公司车辆或不能保持车辆清洁者，公司将给予教育，教育后仍不能改正者公司将予以解雇。 第八章 电话管理第四十二条 以各部、室、分(子)公司为单位，国内外直拨电话管理，实行部门经理负责制。计入本单位费用成本。与本单位对外业务发展不相称或不合理的长话费用支出，由部门经理负责支付，每月进行结算一次。第四十三条 经公司同意，每位员工每月可用公司直拨电话与家人通话20分钟，但必须到总经办备案，若累计每月通话超过20分钟以上，其超过部分电话费由本人自付，每月从工资中扣除。第四十四条 国际直拨电话(1DD)要严格控制，经批准同

16、意并登记后方可拨打。第四十五条 与本公司业务无关事宜使用国内外直拨长途电话费用一律由当事人个人负责。第四十六条 讲文明、讲礼貌、讲道德，长话短说、三言两语把问题讲清楚，不能长时间通话，影响别人使用电话。第四十七条 各部门因管理不严私用电话费超标又查不清原因，超过规定标准的费用，分别从当事人或部门经理工资中扣收。第九章 会议管理第四十八条 董事会会议董事会会议由董事长召集和主持会议，行驶下列职权：l、审定通过公司经营计划和投资方案。2、审定通过公司的年度财务预算、决算方案和利润分配及弥补亏损方案3、制定公司基本管理制度。4、制定公司增加或减少注册资本和发行债券方案。5、决定公司内部管理机构设置。

17、6、拟订公司分立、和并、解散的方案。7、聘任或者解聘公司总经理、财务总监，并根据总经理提名，聘任或者解聘副总经理及决定其报酬事项。董事会会议时间：董事会会议每年度内召开一至二次，时间、地点书面通知。第四十九条 总经理办公会议1、总经理办公会议是公司的最高层执行会议，由总经理召集和主持，行使下列职权：制定董事会决议的执行计划。制定公司的年度预算报告、利润分配方案及其他会计报告。制定公司的年度预算、决算报告、利润分配方案及其他会计报表。制定公司经营、管理人员的工资及奖金分配方案。确定公司部门设置，任免部门经理、分公司经理。确定公司职员的奖金办法及奖惩计划。确定公司的业务立项及其执行主体。研究公司业

18、务发展中所产生的重大问题并提出解决。议案公司章程规定的其他职权。2、总经理办公会议分为公例会和临时办公会办公例会每月召开次，由办公室负责召集。临时办公会属于研究突发问题的特别会议。总经理办公会议由办公室负责通知，通知方式为口头通知。3、总经理办公会议召开之前，总经理所指定的有关部门应做好如下准备工作：整理出部门经理会议纪要。拟出会议议程。将会议议题分为确切性议题和不确切性议题，以便会议作出决定或预测。整理出会议议题之主体材料和背景材料。将上述材料提前三日送达与会者，使之熟悉议题。4、总经理办公会议的出席者为公司的总经理、副总经理、必要时由总经理所指定的人员及会议议题相关人员亦可参加。因故不能出

19、席或无故出席者，按弃权处理，但对会议做出的决议须承担相应责任。5、总经理办公会议由总经办做出记录，并将会议记录整理成纪要，以书面形式下发各部门参照或执行。6、总经理办公会议的决议为最终决定，各职能、业务部门均应无条件服从。第五十条 部门经理会议1、部门经理会议是公司的中层执行会议，由总经理或授权的副总经理召集和主持，行使下列职权：协调各职能部门和业务部门的关系。检查总经理办公会议的贯彻执行情况。审定和通过各部门的年度计划与季度计划。研究各部门业务发展中所产生的重大问题并提出解决方案。对各部门经理和分公司、子公司总经理实行奖励或处罚。提出并审议各部门的立项计划。通报总公司发展和业务情况。总公司章

20、程所规定的其他职权。2、部门经理会议分为例会和临时会议：部门经理例会每二周召开一次。部门经理临时会议属于研究突发问题的特别会议，一般情况下应尽量少开。部门经理会议的通知方式为书面和口头两种，由总经办负责通知事宜。3、部门经理会议召开之前，总经理或总经理所委托的副总经理应指定有关部门做如下准备工作。 拟出会议议程和会议议题。 整理出会议议题之主体材料，如背景材料。 整理心相关部门对会议议题的倾向性意见。4、部门经理会议的出席者为总公司各职能部门、业务部门和分公司、子公司的经理。因故不能出席或无故没有出席者，按弃权处理，但对会议所做出的决议须承担相应责任。5、部门经理会议的决议原则上为民主集中制，所有出席者均应积极咨询、答辩、分析、判断。但最终由会议主持人做出旨定或否定的明确决定。6、部门经理会议的成果形式为战略性决议，即提出解决问题的思路和办法一般情况不得议而不决。7、部门经理会议的决议应分为建设性决议和执行性决议：建议性决议的功能是为总经理办公会议提供决策参考，不具指令性质。执行性决议的功能是为各部门工作作下达指令，属于最终决定，各部门必须无条件地执行。8、部门经理会议应做出记录，由主持人指定专人将会议记录整理成纪要，以书面形式报告总经理办公会议，并发送各部门执行。 第五十一条 职员大会 1、职员人会属于公司的非职权型会议，由总经理或总经理所委托的副总经理主持。 2、