办公室主任岗位任务说明书

1、办公室主主任岗位位任务说说明书编号：0001拟拟制制：核准：生生效日期期：一、基本本资料部门名称称办公室岗位名称称主任直接上级级总经理所辖人员员本部门员员工二、工作作说明1、主要要职责1、主持持办公室室全面工工作。2、组织织起草公公司的规规章制度度、工作作计划、工作总总结。3、负责责公司会会议决议议督办、计划落落实和任任务完成成情况检检查等综综合管理理工作和和部门之之间关系系的协调调工作。4、负责责组织信信息管理理工作。5、指导导或办理理公文处处理、会会务安排排、档案案管理、公关接接待工作作。6、指导导公司的的后勤保保障工作作、安全全保卫工工作、房房产管理理工作。7、负责责组织公公司的企企划宣

2、传传工作。8、参与与子公司司管理工工作。2、主要要工作内内容1、协助助总经理理室制定定公司的的年度工工作计划划、公司司的基本本规章制制度和管管理办法法，组织织撰写公公司工作作总结；制定公公司行政政管理方方面的各各项规章章制度、制定本本部门工工作计划划、管理理制度，经经总经理理审批后后组织实实施。2、及时时与各部部门沟通通、协调调，贯彻彻总经理理室的指指示，做做好上下下联系与与沟通，做做好各部部门之间间的综合合协调，负负责各项项工作计计划落实实情况、任务完完成情况况的督办办和检查查。3、组织织收集、整理、沟通公公司的经经营管理理信息，掌掌握公司司主要活活动情况况，根据据工作要要求对有有关信息息组

3、织专专项调查查研究，为为领导研研究工作作和决策策提供综综合信息息资料，做做好领导导的参谋谋和助手手。4、组织织起草公公司行政政管理方方面的公公文、撰撰写领导导讲话稿稿，指导导公司公公文处理理工作。5、负责责组织公公司办公公例会、经济工工作会议议以及各各种专题题会议的的会务准准备、资资料准备备，做好好会议记记录和整整理会议议纪要，必要时形成内参后发文，并贯彻、检查会议精神的落实情况。6、督办办档案管管理工作作，加强强BaooMi教教育，检检查BaaoMii工作情情况。7、组织织公司重重要活动动，做好好公司的的接待工工作，处处理好公公司公共共关系。8、组织织公司的的企业形形象设计计和对外外宣传工工

4、作。9、组织织做好公公司办公公设备的的购置、维护和和办公智智能化建建设，规规范办公公用品、劳保用用品、其其他工作作用品及及礼品的的供应、采购和和管理，统统一标志志、信笺笺的印制制、管理理。10、检检查指导导后勤管管理员做做好固定定资产、房产管管理、车车辆租赁赁与调度度工作和和完成卫卫生、绿绿化、午午餐供应应等日常常工作。11、组组织做好好安全教教育工作作，落实实公司内内部治安安保卫、消防安安全工作作。12、协协助总经经理审定定和完善善子公司司的章程程；并及及时向总总经理报报告子公公司的经经营管理理信息；落实总总经理办办公会决决议，并并检查子子公司决决议执行行情况。一三、组组织编写写公司大大事记

5、、情况况交流等等公司的的内部刊刊物。14、指指导文员员做好公公司往来来信件、邮件、包裹的的收发、登记、传递、清退和和机关订订阅报刊刊审定工工作。一五、做做好行政政信访接接待工作作。16、负负责公司司行政印印鉴的管管理、使使用。17、负负责公司司办公费费用的使使用和控控制。一八、搞搞好部门门建设，不不断改进进内部管管理工作作，检查查员工各各项工作作完成情情况，做做好部门门工作总总结，指指导、培培训、考考核本部部门员工工，提高高员工综综合素质质和部门门工作绩绩效。19、完完成公司司领导交交给的其其他任务务。3、主要要工作要要求1、工作作计划、总结1.1准准确理解解总经理理对年度度工作计计划、工工作

6、总结结制定的的目标和和要求，为为制定年年度工作作计划、总结准准备必要要的资料料供领导导参考，根根据领导导的要求求组织编编写工作作计划和和总结，报报总经理理审阅修修改后，行行文实施施。1.2 在每月月第一个个工作日日、每季季度首月月的第三三个工作作日内，每每年1月月一五日日前，制制定出本本部门的的工作计计划，组组织实施施、检查查。年度度计划上上报总经经理，经经审批后后组织实实施；工工作计划划的制定定要及时时、客观观，要具具有全面面性、科科学性和和可操作作性；按按计划开开展各项项工作，要要及时跟跟踪计划划实施情情况，发发现问题题立即处处理；要要根据实实际工作作需要及及时修改改工作计计划，并并做修改

7、改记录。2、制定定制度2.1全全面了解解公司的的经营情情况，根根据公司司总体管管理要求求，组织织制定公公司的基基本规章章制度和和管理办办法，经经有关部部门会签签后，报报领导审审批，行行文下发发、组织织实施并并跟踪检检查落实实情况。2.2根根据公司司实际，及及时制定定、修改改公司行行政办公公制度、文件收收发制度度、档案案管理制制度、办办公用品品管理制制度、清清洁卫生生管理制制度、安安全保卫卫管理制制度等行行政管理理方面的的相关制制度，经经总经理理审批后后组织实实施，并并跟踪检检查落实实情况。3、综合合管理与与协调3.1保保持与各各部门之之间的协协调沟通通，及时时了解各各部门工工作任务务完成情情况

8、，并并将有关关情况和和问题向向总经理理室汇报报。3.2协协助总经经理室处处理部门门工作中中所反映映的问题题，针对对要解决决的问题题进行深深入的调调查、了了解，与与相关部部门或人人员交流流、协商商，必要要时组织织召开协协调会，寻寻求最佳佳解决方方案，对对于超出出职能范范围的情情况，如如实向总总经理汇汇报，并并提出参参考意见见请总经经理室裁裁定。4、信息息管理4.1审审核副主主任组织织制定的的信息管管理制度度，提出出修改意意见和建建议，修修改后报报总经理理室审批批，检查查制度执执行情况况。4.2检检查、督督促副主主任和信信息管理理员按时时做好系系统维护护工作。4.3督督促、考考核计算算机应用用知识

9、的的培训工工作。4.4组组织部门门专职人人员收集集、整理理有关政政策法规规、行业业信息等等综合信信息，及及时掌握握公司相相关的经经营、管管理信息息，每月月向总经经理室汇汇报一次次；遇有有重要信信息，立立即汇报报。4.5组组织部门门专职人人员，为为公司重重大决策策事项提提供信息息支撑和和专项研研究报告告：根据据领导交交办的工工作或公公司管理理中需要要解决的的重点问问题，广广泛收集集相关信信息，必必要时确确定调研研项目，做做好调研研前基础础工作，明明确调研研的目的的和任务务，制定定调研计计划，联联系调研研单位和和有关人人员，做做好调研研记录，认认真整理理、分析析资料，撰撰写出书书面报告告呈送领领导

10、。5、公文文处理5.1建建立公文文处理规规范，指指导秘书书和文员员按照准准确、迅迅速、安安全的原原则和公公文处理理的规定定完成公公文的收收发、处处理。5.2根根据领导导的要求求，协助助领导起起草或安安排秘书书起草会会议讲话话稿等有有关文件件，控制制文稿质质量和定定稿的时时间，做做到工作作及时，文文稿质量量符合领领导要求求。6、会务务工作6.1组组织安排排会务，有有秩序地地做好会会前准备备、会中中管理和和服务、会后办办结事宜宜。掌握握会议的的时间、地点、内容、出席人人员、议议程，指指导布置置会场、安排食食宿、调调度车辆辆等工作作，做到到有条有有序，能能够承上上起下、联络左左右、内内外照应应，妥善

11、善应对随随时交办办的事项项。6.2安安排专职职人员做做好会议议的录音音、摄像像、记录录及会议议记录的的整理、纪要的的拟写；认真审审核、修修改记录录和纪要要，控制制质量，做做到格式式规范、内容和和用语准准确；必必要时形形成内参参后发文文。6.3贯贯彻会议议精神、决议，检检查落实实情况。7、档案案管理7.1组组织制定定公司档档案管理理规定，明明确公司司资料、文件归归档的范范围、归归档时间间、保管管期限、归档案案卷的质质量要求求。7.2及及时检查查、指导导档案管管理员的的工作，确确保档案案管理妥妥善、井井然有序序。8、接待待与公共共关系8.1内内宾接待待：指导导部门员员工热情情接待来来访客人人，亲自

12、自接待比比较重要要的客人人，重要要客人来来访前要要及时向向领导汇汇报，商商定接待待方案，落落实相关关人员参参加接待待并准备备相关资资料，必必要时安安排食宿宿。8.2外外事活动动：了解解外事活活动基本本要求，按按外事礼礼仪确定定接待规规格，制制定日程程，落实实接待细细则（接接送、住住宿、陪陪同、洽洽谈、会会场、宴宴会、票票务、车车辆、时时间、路路线等）。严格掌掌握抵达达、离开开时间，落落实专人人负责迎迎送和相相关人员员参加接接待，提提供相关关资料；遵循外外事纪律律，应对对突发情情况，做做好接待待小结。8.3领领导公务务活动：提前做做好准备备工作，落落实时间间、地点点、人员员，准备备相关资资料，必

13、必要时落落实专人人负责全全程服务务。8.4公公司商务务活动：事先与与有关部部门商定定计划，确确定时间间、地点点、出席席人员，安安排活动动场地，发发出请柬柬，落实实迎送、接待人人员，准准备相关关资料。8.5上上述活动动要做到到组织有有序，接接待诚恳恳、热情情、周到到、细致致，符合合礼仪规规范，体体现公司司形象。8.6妥妥善协调调、处理理公司的的对外事事务以及及公共关关系；及及时安排排人员或或亲自拜拜访有关关单位和和人员，妥妥善办理理相关事事宜；及及时安排排恰当的的人员参参加外部部相关会会议和活活动。8.7组组织承办办公司的的企业形形象设计计事项，联联系设计计单位，审审核设计计结果，组组织导入入系

14、统，力力求方案案达到具具有系统统性、可可行性，符符合公司司经营理理念和文文化，能能够塑造造公司形形象的要要求。8.8组组织员工工做好公公司形象象的新闻闻宣传，公司有重要活动时要联系有关新闻单位参加，并做好接待和资料准备工作；要及时督促秘书、文员和档案管理员做好相关公关资料、图片、录音、录像、题词等的收集、整理、记载存档工作，以便在需要时展示。8.9督督促副主主任和信信息管理理员建设设、维护护公司网网站，及及时更新新网页、发布信信息，对对拟发布布信息内内容进行行审核，提提出修改改意见。8.100注意收收集影响响本公司司形象、声誉、关系的的因素和和事件的的信息，分分析其后后果，迅迅速做出出有效的的

15、应对处处理，重重要事件件要提出出处理意意见报总总经理室室决策。9、后勤勤保障9.1检检查、督督促后勤勤管理员员做好卫卫生、绿绿化工作作，保持持办公场场所的整整洁干净净，绿化化、美化化办公环环境，办办公场所所公共部部位做到到整齐、清洁、明亮、无异味味。9.2定定期审核核午餐伙伙食标准准、就餐餐人员，确确定供应应商，保保证卫生生、营养养合理。9.3审审定办公公用品、劳保用用品、礼礼品采购购计划，检检查采购购质量，审审批账单单，控制制费用，指指导制定定办公用用品管理理制度。做到采采购及时时、质量量优良、费用节节约、管管理有序序。9.4确确定租车车数量、规格，审审核车辆辆租赁费费用；指指导做好好车辆租

16、租赁、费费用结算算和调度度工作。10、固固定资产产管理制定固定定资产和和房产的的管理细细则，明明确工作作程序和和要求，指指导检查查后勤管管理员按按规范管管理，建建立台账账，做到到资料清清楚、完完整，管管理井然然有序。11、安安全保卫卫组织开展展安全教教育工作作，以“预防为为主”为中心心，通过过宣传教教育增强强职工法法制观念念和安全全意识；定期检检查安全全工作落落实情况况，及时时、妥善善协调处处理安全全工作中中存在的的问题，杜杜绝安全全隐患，确确保陆上上单位安安全生产产无事故故。检查查、督促促安保人人员做好好证件办办理等工工作。12、子子公司管管理12.11参与对对子公司司经济目目标责任任的确定

17、定和考核核，提出出合理的的意见和和建议。12.22每年55月中旬旬至6月月下旬，参参与对子子公司的的工作检检查，主主要了解解、检查查子公司司的经营营管理活活动完成成情况、执行公公司章程程和法律律要求情情况等。12.33定期收收集、整整理子公公司的经经营管理理信息，并并及时向向总经理理报告。12.44及时办办理总经经理办公公会决议议中关于于子公司司运营管管理方面面的事项项，并检检查子公公司执行行会议决决议的情情况。一三、其其他一三.11确保公公司重要要事项及及时编入入大事事记；组织编编辑情情况交流流，保保证质量量。一三.22及时检检查公司司往来信信件、邮邮件、包包裹的收收发、登登记、传传递、清清

18、退情况况和机关关订阅报报刊情况况，保证证工作的的及时性性。一三.33做好行行政信访访接待工工作，深深入调查查了解实实际情况况，及时时处理答答复。一三.44管理公公司印鉴鉴，制定定印鉴使使用规定定，严格格掌握用用印范围围，了解解用印用用途，遇遇有疑问问及时向向总经理理或分管管领导请请示，用用印后及及时做好好登记。一三.55统一公公司各类类信笺、标志的的印制，制制定印制制规格，规规范印制制标准，合合理控制制费用，检检查管理理、领用用、发放放情况。一三.66搞好部部门员工工队伍建建设，组组织部门门员工的的学习、培训，不不断提高高员工业业务素质质。一三.77根据领领导要求求牵头组组织或参参与公司司企业

19、文文化建设设，做到到组织有有序、工工作有效效。一三.88按照工工作要求求组织部部门内考考核，在在规定时时间内完完成评分分工作，做做好被考考人面谈谈沟通工工作；每每年要编编制本部部门的培培训计划划、用人人计划，递递交人力力资源部部；对员员工的奖奖惩要公公正、适适当，要要能够充充分地调调动员工工的工作作积极性性，形成成良好的的团队氛氛围，提提高部门门工作绩绩效。一三.99定期检检查本部部门计划划完成和和规章制制度执行行的情况况，及时时调整不不适应的的工作环环节，做做好工作作总结，形形成书面面报告，按按要求汇汇报。一三.110按时时、按量量、按质质完成公公司下达达的各项项考核指指标和总总经理室室交给

20、的的其他任任务。三、任职职资格因素细分因素素等级限定资料料知识学历B经济管理理类或航航运类专专业本科科以上学学历或相相当程度度。行业知识识B熟悉航运运行业知知识，对对行业发发展趋势势的把握握基本准准确。专业知识识B熟悉公司司安全管管理体系系；熟悉悉公司生生产经营营管理情情况；熟熟悉党和和政府有有关改革革开放、经济建建设、交交通运输输等方面面的方针针政策；掌握行行政管理理知识；掌握各各种应用用文书的的写作知知识，熟熟悉礼仪仪知识。能力领导能力力B能够掌握握管理技技巧，合合理分配配、控制制、检查查、评估估所负责责管理的的各项工工作，及及时指导导、检查查下属工工作，严严格管理理，公平平客观地地对待下下属，保保持所领领导的团团队的协协调性。组织协调调能力A能够正确确组织下下属开展展本部工工作，协协调本部部门内部部