某公司档案管理培训教材

1、 第十六章章 档档案管理理16.11 目目的为认真做做好公司司档案管管理工作作，规范范管理程程序，明明确管理理职责，界定工工作界面面，提高高工作效效率,促进档档案信息息资源的的开发利利用，更更好地为为公司安安全生产产、经营营管理和和科技进进步服务务。16.22 档档案管理理职责16.22.1 综合合管理部部档案室室管理职职责(1)贯贯彻执行行国家关关于档案案工作的的政策法法规,制订本本企业档档案工作作规章制制度，监监督、指指导、检检查执行行情况,规划本本企业档档案工作作;(2)负负责收集集、征集集、整理理、分类类、鉴定定、保管管、统计计企业各各类档案案及有关关资料,并对各各参建单单位建设设项目

2、档档案工作作进行协协调、监监督、检检查和指指导；(3)负负责编辑辑档案参参考资料料，编制制检索工工具，做做好档案案信息资资源管理理利用;(4)负负责申请请上级档档案管理理部门对对项目进进行档案案专项验验收工作作;(5)组组织、参参加公司司重点建建设项目目档案的的专项验验收;(6)贯贯彻执行行国家档档案管理理关于“三纳入入”“四参参加”的规定定，并进进行指导导和监督督;（“三纳入入”使之档档案工作作纳入到到企业工工作计划划，纳入入领导议议事日程程，纳入入到企业业职工的的经济责责任制、岗位责责任制。“四参加加”是指档档案部门门或档案案人员参参加产品品定型会会、科研研课题鉴鉴定会、设备开开箱验收收会

3、、基基建工程程验收会会。）(7)参参加档案案工作协协作、学学术研究究和交流流活动;(8)培培训企业业专（兼兼）职档档案工作作人员;(9)做做好档案案的查阅阅管理工工作。16.22.2 设计计管理部部职责负责项目目建设过过程中的的设计档档案归口口工作。（1）负负责验收收项目竣竣工文件件（含项项目交工工技术文文件、设设备随机机文件、项目竣竣工图和监理文文件），收集、整理项项目前期期文件、项目竣竣工验收收文件等等建设项项目全过过程档案案资料工作；（2）负负责项目目前期的的设计文文件管理理工作；（3）项项目开工工前，负负责对指指挥部各各部门、总承包包单位、施工单单位和监监理单位位的相关关技术人人员进行

4、行档案管管理业务务培训和和指导，明确归归档要求求；（4）项项目建设设过程中中，随时时到总承承包单位位、施工工单位和和监理单单位检查查交工技技术文件件、设备备随机文文件、竣竣工图、监理文文件和项项目管理理文件的的收集、编制情情况。（5）工工程项目目交接后后，指导导、检查查、验收收交工技技术文件件、设备备随机文文件、竣竣工图、监理文文件和项项目管理理文件。16.22.3 公司司其他部部门职责责负责与其其相关的的项目档档案资料料的验收收，整编编后向档档案室移交。16.22.4 监监理单位位监理单位位对交工工技术文文件的形形成、收收集、组组卷有组组织、审审核的责责任，应应及时对对交工技技术文件件进行检

5、检查、审审核、签签证、盖盖章，组组织承包包单位完完成交工工技术文文件的组组卷工作作。16.22.5 承承包单位位承包单位位按照工工程承包包合同、设计文文件、施施工图等等规定的的内容和和要求，完成承承担的全全部建筑筑安装工工程，经经工程交交接后，在三个个月内将将装订成成册的竣竣工文件件正本、副本送送项目指挥挥部项目目组审核核。项目目组在收收到竣工工文件后后一个月月内组织织监理单单位、工工程质量量监督站站对其完完成审核核、签章章确认工工作，经经公司档档案室验验收合格格后归档档。16.33 档档案管理理界面序号建设项目档案管 理内 容集团公司公司档案室、综合部、财务部、生产技术部、设计管理部、工程计

6、划部、工程管理部、审计部、采购部、执行部门设计管理部财务部承包/总承包单位监理单位公司档案室1项 目 前期 文 件归档收集前期文件，整理移交归档收 集 前期文件，整 理 移交归档检查、验收 前 期文 件 并存档2项 目 竣工 文 件归档指导、检查承包/总 承 包单 位 编制 项 目竣 工 文件见 公 司档 案 室及 指 挥部 验 交办 确 认签 章 后办 理 支付 资 料保证金、付 合 同最 后 一笔款项编 制 项目 竣 工文 件 并移 交 归档组织、审核 承 包 /总 承 包单 位 编制 项 目竣 工 文件 并 签章确认；编 制 监理 文 件并 移 交归档指导、检查、验收并存档3项 目 竣工

7、 验 收文 件 归档组织集团公司重大建设项目档案专项验收；参加集团公司重大建设项目竣工验收完成消防、环境保护、安全设施、职业病防护设施、档案及竣工决算审计等专项验收；完成采购总结、引进工作总结、生产准备及试运考核总结组织项目竣工验收工作，收集完整的全套竣工验收文件，整理移交归档完 成 相关 单 项总结完 成 监理总结接 收 竣工 验 收报告（专项验收）、单 项 总结、竣工验 收 鉴定 书 等文 件 材料 并 存档16.44 档档案管理理流程16.44.1 前期期文件归归档流程程16.44.1.1 前期文文件归档档流程编号业务活动动操作岗位位/部门门业务表单单描述1工程开工工前在立立项、审审批、

8、招招投标、勘察、设计以以及工程程准备过过程中形形成文件件集团公司司、国家家和地方方政府相相关部门门、勘察察、设计计单位等等相关岗岗位2收集整理理并移交交归档指挥部相相关部门门相关岗位位3检查验收收并存档档设计管理理部工程验交交岗档案资料料移交清清册16.44.1.2 前期文文件归档档流程步步骤施工单位位、工程程总承包包单位完完成施工工文件及及竣工图图的编制制、整理理后，应应将其提提交监理理单位、项目组组、各职职能部门门验交办办依次审审核，审审核单位位要对案案卷的完完整、准准确、系系统情况况和案卷卷质量进进行审核核，在“交工技技术文件件审核汇汇签表”中签字字确认，并加盖盖本人名名章及单单位公章章

9、，验收收合格后后由各职能能部门填填写资料料移交清清单，报报分管领领导签字字后，至至少交两两套资料料到档案室室归档，使用部部门需要要时，可可向档案案室借阅阅或复制制。16.44.1.3 前期文文件归档档移交清清单档案材料料移交清册册交接性质质移交部门门：负责责人： 年 月 日 经办人人： 年年 月月 日日接收部门门：负责责人： 年 月 日 经办人人： 年年 月月 日日监督部门门：负责责人： 年 月 日 经办人人： 年年 月月 日日档案材料料移交清清单种类：第第页 共页页序号编 号档案（材材料）名名称形成日期数量备注注件（册）页（张）移交部门门：（公公章）分管领领导：接收收部门：（公章章）分分管领

10、导导： 移移交时间间：年月月日移交人：接收人人：16.44.2 竣工工文件归归档流程程16.44.2.2 竣竣工验收收文件归归档流程程步骤编号业务活动操作岗位/部门业务表单描述01组织编制交工技术文件、竣工图等竣工文件，工程交接后三个月内移交归档承包商相关岗位02组织、审核交工技术文件的形成、收集和组卷工作，并及时对竣工文件编制进行检查、审核、签证、盖章监理单位专业监理工程师03签审项目竣工文件（含项目交工技术文件、设备随机文件、项目竣工图和监理文件）并整理项目管理文件移交归档工程管理部05指导、检查、验收并存档公司档案室工程交工资料移交目录16.44.2.1竣工工文件归归档业务务表单竣工文件

11、件归档业业务表单单项目名称称：单项工程程名称：单项工工程编号号：序号文件编号工程名称竣工资料竣工图页数套册套册合计移交单位位（公章章）：接接收单位位（公章章）：移交人：接收人人：移交日期期：接收收日期：竣工文件件归档业业务表单单16.44.3 竣工工验收文文件归档档流程16.44.3.2 竣竣工验收收文件归归档流程程步骤编号业务活动动操作岗位位/部门业务表单单描述01组织专项项验收工工作HSE、公司档档案室、财务务部、审审计部02完成消防防、环境境保护、安全设施、职职业病防防护设施施、档案及竣工工决算审审计等专专项验收HSE、公司档档案室、财务务部、审审计部专项验收收报告03组织编制制单项总总

12、结工程管理理部、工工程计划划部、设计管理理部工程程验交岗岗位04完成勘察察设计、采购、引进工作、施施工、工工程总承承包、监理、生生产准备备及试运运考核总结勘察设计计单位、采购部部、设计计管理部部、承包包商、监监理单位、工程程管理部部、生产产技术部部、设计计管理部部相关岗岗位单项总结结05组织编写写竣工验验收报告告竣工验收收委员会会竣工验收收报告06收集全套套竣工验验收文件件，整理并移交交归档综合管理理部工程程验交岗岗位07检查、验验收并存存档公司档案案室档案案收集岗岗建设项目目归档文文件移交清单单16.44.4 档案案查阅制制度及流流程16.44.4.1 档案查查阅制度度（1）查查阅方式式分为

13、借借阅和借借出，本本公司员员工，因因工作需需要均可可凭有效效证件在在指定档档案查阅阅地点,登记查查阅业务务范围内内的档案案资料，每人每每次最多多可查阅阅二卷或或一套（特别情情况例外外）；查查阅业务务范围以以外的档档案，按按专业的的不同性性质，需需办理查查阅手续续，经专专业档案案所属部部门领导导批准后后，方可可查阅。如需借借出，须须经综合合管理部部档案分分管负责责人批准准，办理理借阅手手续后方方可给予予借出复复印件,原件任任何时候候不予借借出档案案室。若若查阅属属知识产产权保护护范围内内的各类类档案，需经总总经理或或档案分分管领导导签批；（2）借借阅机密密级档案案资料，须由本本人提出出书面申申请

14、，经经本部门门领导和和综合管管理部档档案分管管负责人人签字后后报总经经理签批批后方可可借阅；（3）借借阅档案案只限借借阅者本本人使用用，不准准转借、代借、不准涂涂改、撕撕页、不不准带回回家或公公共场所所；（4）借借阅者应应按时归归还，借借期最长长不得超超过十五五天。确确因工作作需要过过期不能能归还时时，必须须带所借借档案资资料办理理续借手手续；逾逾期不还还又不办办理续借借手续者者，每超超过一天天罚款550-1100元元，将通通知财务务部扣除除相应工工资督促促归还。通知其其单位领领导并取取消其借借阅资格格；（5）外外单位查查阅一般般档案资资料，凭凭单位介介绍信，经接待待单位负负责人签签字同意意，

15、填写写有关登登记表。经综合合管理部部负责人人批准后后，只许许查阅介介绍信中中所述范范围内的的档案资资料，限限在室内内指定地地点查阅阅，如需需借出使使用，须须经综合合管理部部负责人人签字同同意，方方可借出出。属公公司机密密档案和和知识产产权保护护范围内内的档案案一律不不准查阅阅。（6）借借阅者应应爱护档档案，保保持档案案资料的的完整清清洁，不不得随意意在资料料上划线线、圈点点、涂改改、拆卷卷、剪贴贴，对于于损坏档档案、丢丢失档案案、涂改改勾划档档案者，将按原原价的115倍倍赔偿。要责成成本人写写出书面面材料，根据情情节轻重重并依法法追究其其责任。（7）借借阅者在在查阅保保密资料料时，必必须签订订

16、保密协协议，并并严格履履行保密密规定。丢失资资料的，应交纳纳技术转转让费、工本费费等全部部费用。对造成成失密的的将按公公司保保密制度度的规规定进行行处理。（8）借借阅档案案资料，一般不不准复制制，因工工作需要要对档案案内容进进行复制制时，必必须详细细填写档档案复印印登记表表，并按按需要复复制相应应的份数数。必须须经综合合管理部部负责人人批准，并办理理相关手手续；档档案管理理人员对对摘录、复制的的内容认认真核对对后，出出具证明明，方能能生效。带有密密级和比比较重要要的档案案资料不不准复制制。外单单位来我我厂索取取档案资资料时，应持单单位介绍绍信，按按规定收收取工本本费。知知识产权权范围之之内的图

17、图纸资料料提供时时，须与与我厂签签订技术术转让协协议后，可按技技术转让让合同规规定提供供。（9）归归还档案案时，要要按档案案资料的的顺序排排好，由由档案人人员当面面清点，并按要要求填写写利用效效果。借借阅人员员调出或或调离原原单位、出国、离退休休时，必必须将各各类档案案资料如如数归还还档案室室，并按按规定办办理注销销手续。（10）员工调调离本公公司，在在调离通通知单上上应有档档案室签签字，方方能办理理离公司司手续。16.44.4.2 档案查查阅流程程序号借阅人查阅方式式审批部门门本专业部部门负责责人非本专业业部门负负责人档案室负负责人总经理/档案室室分管领领导档案室管管理员1本专业借阅登记借阅

18、借出审批登记借出2非本专业业借阅审批登记借阅借出审批审批登记借出3外单位借阅审批审批登记借阅说明：11. 只只允许借借出复印印件；22.秘级级文件须须经总经经/档案分分管理领领导审批批。16.44.4.3 档案借借阅申请请单档案借阅阅申请单单借阅时间间：编号号：借阅人部室电话号码码跨专业借借阅是否限制借阅阅是否借阅期限限归还时间档案号档案名称称份数/页页数正/副本本库存份数备注用途：档案室经经办人：审批意见见部门负责责人资料所在在部室负责责人档案室负负责人档案室分管领导导主管领导导说明：本本申请单单一式两两份，一一份申请请人持有有，一份份档案室室留存。16.44.4.4 档案查查阅登记记表档案

19、查阅阅登记表表序号查阅时间间部门查阅人查阅内容容档案号/文件编编号归还时间间档案室经经办人备注16.44.5 档案案验收流流程16.44.5.1 档案验验收流程程图编号业务活动动操作岗位位/部门门相关表格格描述1编制档案案验收申申请报告告，并填填报建建设项目目档案验验收申请请表公司档案案室建设项目目档案验验收申请请表档案管理理岗位2进行建设设项目档档案专项项验收，分初步步验收和和竣工验验收两个个阶段进进行，重重点在初初步验收收阶段。公司档案案验收组组3组织档案案验收。组织验验收的建建设项目目，需将将验收结结果报集集团公司司备案。公司档案案验收组组档案验收收报告4组织整改改档案验验收中提提出的问

20、问题。凡凡国家重重点建设设项目填填报国国家重点点建设项项目档案案管理登登记表。公司档案案室档案管理理岗位16.44.5.2 档案验验收申请请表重大建设设项目档档案验收收申请表表项目名称称审批（核核准）机机关立项日期期投资规模模建设单位位 建设单单位（法法人）设计单位位主要施工工单位主要监理理单位计划档案案验收日日期计划竣工工验收日日期联系人联系电话话地址/邮邮编电子信箱箱申请单位位自检意意见（单位盖盖章）年 月月 日验收组织织单位意意见（单位盖盖章） 年 月 日日16.44.6 设备备随机资资料管理理流程采购部在在确认设设备到货货时间后后，应组组织相应应的安装装单位、监理公公司、工工程管理理部

21、（或或业务部部室）、档案室、供货商商，根据据到货具具体情况况依据验验收方案案进行外外观检验验和数量量验收。根据合合同认真真清点验验收随机机资料，由上述述参加各各单位共共同会签签后，采采购部填填写档案案资料交交接登记记表移交交档案室室存档。设备随机机资料发发放清单单序号设备名称称生产厂家家资料内容容份数领用单位位领用人领用日期期备注123456789101112131517181920212216.55 档档案管理理规定（附件）第一章总总则第一条为为认真做做好公司司建设类类项目档档案管理理工作，保证工工程竣工工档案的的完整性性、准确确性和系系统性，顺利通通过上级级档案管管理验收收，结合合公司档档

22、案管理理的实际际情况，特制定定本规定定。第二条 本规定定适用于于公司所所有建设设工程项项目。第三条 项目文文件归档档的依据据SH/TT 3990420005 石油油化工建建设工程程项目竣竣工验收收规定SH35503-20007 石石油化工工工程建建设交工工技术文文件规定定DA/TT28-20002 国国家重大大建设项项目文件件归档及及档案整整理规范范GB/TT118822-20000 科科学技术术档案案案卷构成成的一般般要求第四条 项目各各部门、工程建建设承包包商、供供货商、监理单单位及参参与公司司项目建建设的其其他单位位或个人人都应遵遵守本规规定。本本规定所所称建设设类项目目档案是是指公司司

23、所有项项目建设设从立项项审批、招投标标、勘察察、设计计、施工工、监理理到竣工工验收全全过程中中直接形形成的具具有保存存价值的的图纸、图表、照片、录像、录音、光盘、实物等等各种载载体的文文件资料料。（一）项项目前期期文件是是工程开开工以前前在立项项、审批批、招投投标、勘勘察、设设计以及及工程准准备过程程中形成成的文件件。包括：环环境影响响评价文文件及其其批准文文件、项项目设立立安全评评价报告告、职业业病危害害预评价价报告及及其报批批文件、可行性性研究报报告及批批准文件件、工艺艺设计包包、总体体设计、初步设设计及报报批文件件、施工工图设计计、招标标投标文文件、评评标记录录报告、中标通通知书、工程承

24、承包合同同、协议议等。（二）项项目竣工工文件是是项目竣竣工时形形成的反反映施工工（指建建筑、安安装）过过程和项项目真实实面貌的的文件，主要由由项目施施工文件件、项目目竣工图图和项目目监理文文件组成成。1. 项项目施工工文件是是项目施施工过程程中形成成的反映映项目建建筑、安安装情况况的文件件。2. 项项目竣工工图是项项目竣工工后按照照工程实实际情况况所绘制制的图纸纸。3. 项项目监理理文件是是监理单单位对项项目工程程进度、质量、安全和和建设资资金使用用等进行行控制的的文件。（三）项项目竣工工验收文文件是项项目竣工工后试运运行中以以及项目目竣工验验收时形形成的文文件。竣竣工验收收文件是是建设项项目

25、的全全面总结结，包括括竣工验验收报告告、单项项总结（勘察设设计总结结、采购购总结、引进工工作总结结、施工工总结、工程总总承包总总结、监监理总结结、生产产准备及及试运考考核）、各专项项验收文文件和竣竣工验收收鉴定书书。第五条建建设项目目档案是是建设项项目历程程的真实实记录，是生产产、管理理、维护护和改建建的真实实依据和和不可再再生资源源。第二章建建设项目目档案管管理职责责第六条公公司档案案管理职职责（一）遵遵守国家家有关法法律法规规和股份份公司档档案管理理规定，建立健健全项目目档案管管理工作作各项规规定。（二）负负责建设设项目从从立项审审批、招招投标、勘察、设计、竣工验验收全过过程中，直接形形成

26、的具具有保存存价值的的文字、图纸、图表、照片、录像、录音、光盘、实物等等各种载载体的文文件资料料的收集集、整理理、审查查和归档档工作，并对施施工、监监理资料料进行检检查、指指导、验验收。（三）负负责对建建设项目目档案工工作的统统一管理理，督促促各部门门、项目目组及时时按规定定移交归归档资料料，对档档案工作作进行指指导、监监督、检检查。（四）与与各部门门、项目目组密切切配合，参加建建设项目目施工交交底会、工程质质量和进进度检查查、工程程重大设设备到货货开箱验验收、工工程竣工工验收。（五）负负责建立立档案工工作流程程，对建建设项目目档案资资料实行行跟踪管管理、动动态管理理，进行行开工项项目档案案管

27、理登登记。（六）负负责组织织各部门门、项目目组等方方面人员员，根据据档案工工作的相相关要求求进行全全面自检检，参加加上级部部门组织织的项目目档案验验收工作作。（七）负负责组织织对各部部门、各各项目组组相关人人员进行行档案管管理业务务知识培培训。第七条各各部门、项目组组文件及及档案管管理职责责（一）负负责本部部门涉及及文件、资料接接收、分分发、存存档、管管理等工工作（二）在在下达项项目计划划任务书书、签订订合同、协议的的同时，应明确确建设项项目文件件归档范范围及要要求，并并及时通通知档案案管理人人员。（三）检检查建设设项目施施工进度度和质量量的同时时，对该该项目施施工单位位交工技技术文件件的编制

28、制、整理理、审定定工作进进行检查查。（四）负负责对承承包商、监理单单位等项项目竣工工文件进进行检查查、审核核，确保保其完整整、准确确、系统统，并组组织归档档前的整整理及归归档工作作，按档档案管理理要求向向档案室室归档。（五）建建设项目目工程竣竣工验收收之前，应及时时通知档档案室申申请档案案专项验验收。（六）安安排专人人定期向向档案室室进行资资料归档档。第三章建建设项目目档案管管理第八条 为保障障档案资资料的完完整、准准确、系系统、安安全和有有效利用用，档案案资料必必须实现现集中统统一管理理的原则则。档案案室全面面负责所所有与建建设项目目有关的的档案资资料的管管理工作作。第九条 职能部部门、项项

29、目组各各派一名名人员负负责本部部门业务务活动中中形成的的各类文文件材料料的收集集、整理理，并按按要求在在文件形形成后每每月255日向公公司档案案室移交交，并做做好移交交清单。（见附附表1-1、2）第十条项项目建设设前期文文件归档档一览表表（见附附表2）,若合同同另有规规定时，按照合合同执行行。第十一条条 设计计管理部部档案管管理要与与各部门门、项目目组沟通通，及时时了解项项目进展展情况，做好资资料的登登记备案案。第十二条条实行工工程总承承包的建建设项目目，由各各分包单单位负责责其分包包项目全全部文件件的收集集、整理理，并提提交工程程总承包包单位汇汇总，由由建设单单位分别别向几家家承包单单位发包

30、包的，由由各承建建单位负负责收集集、整理理其承包包项目的的所有文文件，监监理单位位负责收收集、整整理项目目监理文文件。第十三条条建设项项目归档档程序（一）施施工单位位、工程程总承包包单位完完成施工工文件及及竣工图图的编制制、整理理后，应应将其提提交监理理单位、工程管管理部验验交办依依次审核核，审核核单位要要对案卷卷的完整整、准确确、系统统情况和和案卷质质量进行行审核，在“交工技技术文件件审核汇汇签表”中签字字确认，并加盖盖本人名名章及单单位公章章，向公公司档案案室归档档。（二）对对于无监监理的建建设项目目，施工工单位完完成施工工文件及及竣工图图的编制制、整理理后，应应将其提提交工程程管理部部进

31、行审审核，工工程管理理部要对对案卷的的完整、准确、系统情情况和案案卷质量量进行审审核，在在“交工技技术文件件审核汇汇签表”中签字字确认，同时在在监理单单位栏中中说明情情况，并并签字确确认。（三）监监理单位位完成监监理文件件的编制制、整理理后，应应将其提提交工程程管理部部，由工工程管理理部对监监理文件件的完整整、准确确、系统统情况和和案卷质质量进行行审核，并在案案卷封面面“监理文文件”上签名名确认，监理单单位按公公司档案案管理要要求向神神达昊达达公司档档案室归归档。第十四条条建设项项目文件件的归档档时间要要求（一）项项目前期期文件在在前期阶阶段结束束时归档档。（二）基基础设计计文件、详细设设计文

32、件件、设计计审查会会议纪要要等随时时归档。（三）项项目管理理文件由由各部门门、项目目组收集集、整理理，定期期向公司司档案室室移交。（四）总总承包（施工）单位按按照工程程承包合合同规定定的内容容、要求求及设计计文件、施工图图等，完完成承担担的全部部建筑安安装工程程，在工工程交接接后三个个月内将将装订成成册的交交工技术术文件正正本、副副本提交交给监理理单位、指挥部部项目组组、质量量监督站站、设计计管理部部、工程程管理部部验交公公司档案案室对其其完成审审核、签签章确认认工作。（五）交交工技术术文件的的份数为为纸质版版一般不不少于三三份，纸纸质版文文件正本本必须保保证全部部资料是是原件，正本和和一份副

33、副本交建建设单位位，另一一份副本本由设计计、施工工、采购购等承包包单位自自行保存存，各参参建单位位应有一一份工程程中间交交接证书书、工程程交接证证书正本本，副本本中随机机资料及及合格证证部分可可以采用用复印件件，其他他部分仍仍应为原原件，不不得复印印。（六）监监理文件件应与承承包商施施工文件件同期归归档。（七）工工程项目目建设中中形成的的电子文文件应由由文件形形成部门门适时刻刻录成光光盘保存存、归档档，电子子文件的的编号、整理、归档与与纸质文文件对应应一致。第十五条条建设项项目的移移交要求求（一）组组卷单位位向档案案部门移移交归档档案卷时时，交工工技术文文件、竣竣工图、监理文文件需填填写“工程

34、建建设项目目竣工验验收资料料移交清清单”（附表表3-11、2、3），一式式四份；公司各各部门、各项目目组需填填写“档案材材料移交交清册”（附表表1），一一式两份份，明确确档案移移交的内内容、案案卷数、图纸张张数等，并履行行相关的的签字手手续，经经交接双双方核对对无误后后签字，作为移移交凭证证各执一一份保存存，同时时提交电电子版移移交目录录。（二）凡凡应归档档的竣工工文件，在归档档前，必必须先按按“交工技技术文件件审核汇汇签表”的要求求，经各各有关单单位对竣竣工文件件的完整整、准确确、系统统进行全全面审核核签认后后，方可可归档，否则档档案管理理部门不不予接收收。第十六条条建设项项目竣工工档案管管

35、理应当当纳入合合同管理理和项目目管理中中，实现现合同、项目过过程控制制管理。（一）项项目在签签订设计计、施工工及监理理合同（协议）时，应应当设专专门条款款，根据据建设项项目文件件归档范范围，明明确工程程建设承承包商、供货商商、监理理单位及及参与本本项目建建设的其其它单位位应提交交项目档档案（包包括电子子文件）的名称称、内容容、版本本、套数数、费用用、时间间、质量量要求及及违约责责任，以以及对提提交文件件的整理理、归档档责任。合同（协议）会签单单必须有有档案部部门对这这一条款款的签署署意见。（二）在在合同（协议）中明确确竣工档档案保证证金，保保证金或或费用预预留条款款必须经经公司档档案室审审核，

36、签签订合同同（协议议）的各各部门及及项目组组负责实实施。（三）每每一合同同付最后后一笔款款项时，必须到到公司档档案室签签署意见见。档案案室根据据合同（协议）对工程程建设承承包商、供货商商、监理理单位及及参与本本项目建建设的其其它单位位提交的的档案资资料检查查、验收收，合格格后，签签署同意意付款的的意见，财务部部门才能能履行付付款手续续。第十七条条建设项项目档案案验收依依据神达达昊达建建设项目目档案验验收规定定进行。第十八条条凡未按按规定要要求时间间交付交交工技术术文件，由工程程管理部部下发“神达昊昊达建设设项目档档案催交交通知单单”（附表表4），并并且施工工单位在在接到通通知单后后，仍没没有按

37、照照规定时时间交付付交工技技术文件件的，或或交付交交工技术术文件内内容与工工程施工工实际不不符而造造成损失失的，应应由编制制单位及及相关人人员承担担主要责责任，审审核单位位及有关关人员承承担相应应责任。第四章建建设项目目档案归归档要求求第十九条条建设项项目归档档文件的的基本要要求：（一）归归档的工工程技术术文件必必须完整整、准确确、系统统、规范范。（二）完完整：是是指能够够记录和和反映建建设项目目的提出出、调研研、可行行性研究究、评估估、决策策、计划划、勘测测、设计计、施工工、设备备安装、调度、试生产产及验收收的全过过程。（三）准准确：是是指真实实记录和和准确反反映建设设过程和和竣工时时的实际

38、际情况，图物相相符、数数据可靠靠、签署署完备。（四）系系统：是是指按照照文件形形成规律律，保持持各部分分之间的的有机联联系，分分类科学学、组卷卷合理。（五）规规范：是是指归档档文件的的编制质质量、整整理、组组卷、卷卷内文件件的排列列、案卷卷编目、装订等等符合要要求。第二十条条建设项项目归档档文件的的编制要要求（一）建建设项目目归档文文件的质质量要求求：1字迹迹清楚，图样清清晰，图图表整洁洁，签认认手续完完备。竣竣工文件件中若需需有执业业资格的的人员（如监理理工程师师、岩土土工程师师、建筑筑师、结结构师、建造师师、造价价师、试试验员、检测人人员、调调试人员员等）签签名时，应本人人签字后后再加盖盖

39、执业资资格章；其他人人员应本本人签字字。2不得得使用易易褪色的的书写材材料（如如红色墨墨水、纯纯蓝墨水水、圆珠珠笔、复复写纸、铅笔等等）书写写、绘制制；凡为为易褪色色材料(如复写写纸、热热敏纸等等)形成的的文件，应附一一份复印印件。加加盖印章章应使用用红色快快干印油油，以防防止印油油对资料料的渗透透污损。3复印印、打印印文件的的清晰及及牢固程程度应符符合设备备标定的的质量要要求。打打印文件件必须使使用激光光打印，并使用用原装正正版墨盒盒。不得得使用再再生墨盒盒及喷墨墨打印机机、针式式打印机机打印。4凡应应归档的的管理及及竣工文文件原则则上归档档原件，否则需需加盖证证明其真真实性的的印章和和签字

40、。5文字字材料一一般按AA4（2977mm 2110mmm）幅面面编制。（二）施施工文件件的编制制要求1按照照施工管管理部门门确定的的具体内内容、格格式、编编制要求求等进行行编制。2编制制标准参参照国家家和化工工行业相相关标准准执行。（三）竣竣工图的的编制要要求1竣工工图是项项目竣工工文件的的重要组组成部分分，工程程总承包包（施工工）单位位在项目目竣工时时必须编编制竣工工图，应应使用最最终版施施工图编编制。（1）竣竣工图必必须用全全新的施施工图制制作，不不得有污污损、残残破。（2）竣竣工图应应包括所所有的施施工图，其中也也包括目目录中“重复利利用”部分列列出的国国家、行行业部委委及设计计单位的

41、的标准图图、通用用图，“重复利利用”图必须须与相关关竣工图图一同组组卷。（3）竣竣工图按按专业编编制，并并配有详详细编制制说明和和目录。（4）竣竣工图要要做到与与设计变变更、隐隐蔽工程程记录和和工程实实际情况况“三对口口”。（5）凡凡按施工工图施工工没有变变更的，可加盖盖“竣工图图章”，作为为竣工图图。（6）凡凡施工中中有部分分变更的的施工图图，可在在原图上上用绘图图墨汁或或碳素墨墨水进行行修改，修改部部位加盖盖“竣工图图核定章章”，全图图修改后后加盖“竣工图图章”。（7）凡凡结构形形式、工工艺、平平面布置置改变，以及其其它重大大改变及及图面变变更面积积超过335%的的，应重重新绘制制竣工图图

42、，并加加盖“竣工图图章”。2.竣工工图的更更改方法法（1）文文字、数数字更改改一般是是杠改；线条更更改一般般是划改改；局部部图形更更改可以以圈出更更改部位位，在原原图空白白处重新新绘制。（2）利利用施工工图更改改，应在在更改处处注明更更改依据据文件的的名称、编号和和条款号号。“竣工图图核定章章”样式（尺寸440mmmX155mm）:3.竣工工图章的的使用（1）所所有竣工工图必须须加盖竣竣工11图章章，竣工工图章应应使用不不褪色的的红色印印泥盖印印，加盖盖在蓝图图右下角角设计图图签的上上方或周周围不压压盖图形形文字的的地方；竣工图图章并应应由施工工单位、编制人人、技术术负责人人签字确确认，应应经

43、监理理单位审审核，总总监理工工程师签签字认可可。（2）竣竣工图章章尺寸应应符合规规定要求求，采用用不易褪褪色的红红色快干干印油加加盖在每每页图纸纸标题栏栏附近空空白处。“竣工图图章”样式（尺寸880mmmX600mm）（四）监监理文件件的编制制要求1监理理文件包包括：监监理工作作依据性性文件；监理工工作文件件。2监理理文件应应按项目目专业业文种种时间间组卷。如监理理大纲、监理规规划、监监理细则则等依据据性文件件组成一一卷，监监理简报报、监理理备忘录录、监理理例会纪纪要、监监理旁站站记录、开（停停、复）工令、进度款款支付等等应分别别组卷。如项目目小文件件少，可可以将上上述文件件组成一一卷，但但应

44、分类类排列。3监理理单位应应设立统统一的发发文规范范，每一一个文种种的文件件要有统统一的编编号，归归档的文文件编号号应当连连续完整整。4监理理文件内内封面格格式采用用(附表5-1)，然后后为卷内内目录（附表55-2）、正式内内容，最最后为备备考表。5监理理文件的的编页方方法与交交工技术术文件相相同：即即内封面面、卷内内目录、备考表表都不编编页，仅仅有监理理文件的的正文才才编页。第二十一一条建设设项目归归档文件件的整理理要求（一）组组卷原则则、方法法及排列列顺序要要求：1组卷卷要遵循循施工文文件、竣竣工图、监理文文件的形形成规律律和成套套性特点点，保持持文件的的有机联联系；分分类科学学，组卷卷规

45、范合合理；法法律性文文件手续续齐备，符合档档案管理理要求。2施工工文件、竣工图图、监理理文件应应分别组组卷。卷卷内文件件一般文文字材料料在前，图纸在在后。3施工工文件按按照已划划分的单单位工程程为基本本单元进进行组卷卷，若形形成的文文件较多多，可按按子单位位工程、文件类类型（文文种）等等分别组组成若干干案卷。施工综综合管理理文件可可按单项项工程组组卷。4监理理文件按按单项工工程并结结合专业业、文种种组卷。5各部部门及项项目组形形成或收收到的有有关建设设项目的的前期文文件、设设备技术术文件、施工文文件、生生产试运运行文件件及竣工工验收文文件，应应根据文文件的性性质、内内容分别别按阶段段、装置置或

46、者单单位工程程整理。勘察、设设计单位位形成的的基础材材料和项项目设计计文件，应按装装置和专专业整理理。商务、采采购合同同及合同同管理文文件按年年度、合合同号进进行整理理；会计计档案的的整理、组卷执执行财政政部、国国家档案案局19998年年8月21日发发布的会计档档案管理理办法。设备、技技术、工工艺、专专利及商商检索赔赔文件应应由承办办单位整整理；现现场使用用的译文文及安装装、调试试形成的的非标准准图、竣竣工图、设计变变更、试试运行及及维护中中形成的的文件、工程事事故处理理文件由由承包商商整理。6.案卷卷及卷内内文件不不重份；同一卷卷内有不不同保管管期限的的文件。该卷保保管期限限从长。卷内文文件

47、一般般文字在在前，图图样在后后；译文文在前，原文在在后；正正件文在在前，附附件在后后；印件件在前，定（草草）稿在在后；批批复在前前，请示示在后；结论性性文件在在前，依依据性文文件在后后；发文文在前，转发件件在后；通知在在前，补补充通知知在后。（二）案案卷编目目要求1卷内内文件页页号的编编写（1）卷卷内文件件排列后后，凡有有书写内内容的页页面均应应编写页页号，要要逐页用用 HBB 铅笔笔从 11开始标标注页号号。（2）页页号编写写位置：单面书书写文件件在其右右下角（距右 20mmm,距距下 115mmm）；双双面书写写文件，正面在在其右下下角（距距右 220mmm,距下下 155mm）；，背背面

48、在左左下角（距左 20mmm,距距下 115mmm）；图纸的页页号编写写在右下下角，或或标题栏栏外右上上方。（3）成成套或印印刷成册册的文件件，已有有页号并并连续、不中断断的不必必重新编编写页号号；没有有页号的的文件，从首页页“1”开始编编起；若若文件前前面有页页号、后后面没有有页号的的，后面面的页号号可从前前面页号号的最后后一位起起接着连连续编写写（总页页号=已有页页号+连续编编页号）。（4）各各卷之间间不连续续编写页页号，各各卷页号号应从“1”开始编编起。（5）案案卷的外外封面、内封面面、卷内内目录（原有目目录除外外）及卷卷内备考考表不编编写页号号。2.案卷卷外封面面的编制制（1）案案卷题

49、名名，应简简明、准准确揭示示卷内文文件的内内容。主主要包括括项目名名称、代代字、代代号及结结构、部部件、阶阶段的代代号和名名称等；项目名名称应与与批准的的原立项项、设计计（包括括代号）相符；归档外外文资料料的题名名及主要要内容应应译成中中文。案案卷题名名全长不不得超过过 455 个汉汉字。例：单项项工程名名称 + 单位位工程名名称 +专业名名称（2）立立卷单位位，应填填写文件件组卷部部门或项项目负责责部门。施工文件件、竣工工图的立立卷单位位一般填填写施工工单位；监理文件件的立卷卷单位填填写监理理单位。立卷单单位要求求填写单单位全称称（以公公章为准准）。（3）起起止日期期，文字字卷、图图纸卷填填

50、写该单单位工程程的开、竣工日日期；结结算资料料卷填写写结算资资料首页页上的编编制日期期。格式如：文字卷卷填写220100.07.1020100.09.21（4）保保管期限限，应由由建设单单位档案案管理部部门依据据有关规规定填写写组卷时时划定的的保管期期限，当当卷内文文件保管管期限不不同时，以该卷卷文件保保管期限限最高的的那份文文件期限限为准，填写该该卷的保保管期限限。（5）案案卷外封封面宜采采用宋体体书写。3案卷卷内封面面的编制制（1）施施工文件件、竣工工图、监监理文件件组卷必必须有案案卷内封封面，案案卷内封封面排列列在卷内内目录之之前。（2）在在交工技技术文件件内封面面右上角角，加盖盖“正本

51、”或“副本”印章，均采用用红色印印泥加盖盖。（3）内内封面填填写说明明a）“项项目名称称”应以批批准的项项目初步步设计文文件中的的项目名名称为准准。b）单项项（位）工程名名称的填填写，按按照计划划部或监监理单位位、项目目组和承承包商共共同确定定的单项项工程、单位工工程及编编号填写写。c）竣工工结算资资料案卷卷中，无无需使用用“案卷内内封面”。4卷内内目录的的编制项目前期期文件、监理文文件、项项目竣工工验收文文件的“卷内目目录”采用科学技技术档案案案卷构构成的一一般要求求（GGB/TT118822-20000）规规定的格格式（见见附表 7），排列在在卷内文文件之前前。（1）序序号，应应用阿拉拉伯

52、数字字从 11 起依依次标注注卷内文文件的顺顺序，一一个文件件一个号号。（2）文文件编号号，应填填写文件件文号、编号或或图纸的的图号，或设备备位号、项目代代号。（3）责责任者，应填写写文件形形成部门门或主要要责任者者。文字字卷填写写文件的的编制单单位或主主要责任任者；图图纸卷填填写竣工工图的编编制单位位。（4）文文件题名名，应填填写文件件材料标标题全称称，或拟拟写文件件题名。（5）日日期，应应填写文文件形成成日期，以 88 位阿阿拉伯数数字标注注年月日日，如 20008.002.118，填填写在题题名占用用的最后后一行内内。（6）页页号，应应填写每每份文件件首页上上标注的的页号，每卷内内最后一

53、一份文件件填写首首尾页上上标注的的页号即即起止页页号，起起止页号号之间用用“”联结。页号填填写在题题名占用用的最后后一行内内。（7）备备注（需需要时填填写）。（8）成成套或印印刷成册册的文件件，已有有目录的的不必重重新编写写卷内目目录，若若该文件件目录中中未标注注页号的的必须标标注页号号。（9）交交工技术术文件目目录(见附表5-3)。（10）竣工图图可利用用原设计计图纸目目录代替替卷内目目录，但但必须在在原设计计图纸目目录中的的备注栏栏内标注注页号。（11）竣工图图分卷装装订的，第二卷卷的卷内内目录采采用（附附表5-1）。5卷内内备考表表的编制制（1）卷卷内备考考表要注注明案卷卷内文件件的总页

54、页数，并并注明文文字材料料、图纸纸、照片片及其它它的数量量，同时时说明文文字材料料变更过过程，排排列在卷卷内文件件之后 (附表表5-4“备考表表”)。（2）“立卷人人”应由责责任立卷卷人签名名，日期期应填写写完成立立卷的日日期。（3）“审核人人”由编制制单位的的技术负负责人签签名，日日期填写写审核的的日期。（4）档档案室，由公司司档案室室审核人人签名，日期填填写案卷卷审核日日期。（三）案案卷装订订要求1施工工文件、竣工图图及监理理文件采采用整卷卷装订形形式，即即卷内所所有文件件装订在在一起。外文资料料应保持持原来的的案卷及及文件排排列顺序序、文号号及装订订形式。基础设计计文件和和详细设设计文件

55、件全部采采用打孔孔成册，不能散散装或打打捆交付付。2案卷卷内不应应有金属属物，装装订前应应修补或或裱糊破破损文件件。3横向向表格文文件装订订时，其其表头靠靠左装订订边。4文字字材料按按 A44（2977mm 2100mm）折叠装装订，其其案卷厚厚度不超超过 220mmm；图纸纸折叠是是先将图图框线以以上、下下、右各各留 55mm，并在图图纸左边边留有 25mmm 的的装订边边，其余余裁掉，按 AA4 幅幅面采用用先横后后竖“手风琴琴”式折叠叠法，图图签标题题栏露在在外面，如果装装订成卷卷的左右右边不平平衡时，应在装装订线的的一侧加加硬纸条条衬平，其案卷卷厚度不不得超过过 255mm。5案卷卷装

56、订时时，幅面面规格小小于 AA4 或或者大于于等于 B5 时（指指整卷），遵循循案卷下下边齐、右边齐齐的装订订原则，不够尺尺寸装订订的，应应予粘贴贴。6凡装装订的施施工文件件和监理理文件案案卷应按按外封面面内封封面卷内目目录文字材材料页图纸纸页卷内备备考表的的顺序排排列。其其方式参参照图书书出版装装订法，用白线线绳按三三孔一线线的方法法装订起起来。7装订订好的案案卷应做做到牢固固、整齐齐、美观观，卷内内无错页页、倒页页、压字字，不妨妨碍阅读读，便于于保管和和利用。8成套套或印刷刷成册的的文件，自成一一卷的，可保持持原来的的排列顺顺序及装装订形式式。第二十二二条凡应应归档的的建设项项目文件件原则

57、上上归档原原件。（一）因因特殊原原因归档档原件确确有困难难，可以以归档复复印件，但内容容必须清清楚，并并由提供供文件材材料的单单位对复复印件（例如合合格证、质量证证明书、检验报报告等）加盖文文件确认认章，同同时还必必须得到到项目组组及档案案部门的的认可。（二）若若为硬物物合格证证即金属属或塑料料合格证证等的可可用复印印件，同同时在复复印件上上注明“此合格格证为金金属合格格证或塑塑料合格格证”，然后后将金属属或塑料料合格证证等用铁铁丝串在在一起，按单项项工程、单位工工程归档档。（三）传传真件为为热敏纸纸的，应应由接收收部门复复印一份份放在后后面一同同归档。复印件件上由接接收单位位签署意意见，并并

58、签字和和加盖部部门公章章方可作作为原件件。（四）设设计变更更通知单单采用计计算机编编制打印印，相关关人员签签署齐全全的可视视为原件件。（五）现现场发放放的变更更通知单单或工程程联络单单，复印印后再经经有关人人员签署署齐全并并加盖红章的，可视同同为原件件。（六）传传真或复复印的图图纸不可可以作为为竣工图图保存。（七）计计算机打打印的白白图，凡凡按照有有关规定定进行签签署的，可以作作为竣工工图保存存。第二十三三条声像像文件的的整理应应按照磁性载载体档案案管理与与保护规规范（DA/T155-955）、照片档档案管理理规范（GBB/T1118221-220022）及公公司的有有关规定定执行。1归档档单

59、位对对归档的的声像材材料进行行编辑整整理，内内容完整整。2重要要事件的的照片应应反映事事件的全全貌和过过程，可可从全景景、主要要人物、合影、成果实实物、不不同阶段段的现场场等多个个场景选选取。3存储储在感光光材料和和磁性材材料上的的声像材材料经过过数字化化处理后后归档。4归档档的数码码照片拍拍摄精度度要求在在 3000 万万像素以以上，存存储格式式为 JJPEGG 或 TIIFF。5音频频文件的的存储格格式为 WAVV 或 MPP3。视视频文件件的存储储格式为为 MPPEG，压缩格格式采用用 MPPEG-2。6归档档单位在在归档前前应对归归档的声声像材料料进行检检验，保保证载体体清洁、耐久和和

60、内容真真实、可可读。第二十四四条长期期存储的的电子文文件应使使用不可可擦除型型光盘。电子文文件的归归档管理理应按照照电子子文件归归档及管管理规范范（GGB/TT188894-20002）及及公司有有关规定定执行。当交工工文件以以只读光光盘形式式提供时时，必须须提供一一份经责责任人员员签字确确认的纸纸质版原原件，份份数应为为光盘版版和纸质质版各二二份，并并确保光光盘内容容与原件件一致。第五章 附则第二十五五条本规规定由设设计管理理部、档档案室负负责解释释。未尽尽事宜以以国家和和化工行行业相关关标准执执行。第二十六六条本规规定自印印发之日日起执行行。附表1-1档案材料料移交清册册交接性质质移交部门