某房产公司档案管理制度

1、档案管理理制度10 主要内内容及适适用范围围规定公司司办公室室各类档档案资料料的形成成与归档档、分类类、鉴定定与保管管、借阅阅、保密密、统计计、销毁毁等管理理内容。客户档档案管理理执行客户档档案管理理制度。20 档案的的管理机机构21 文书结结案后，原稿由由公司办办公室所所辖档案案室归档档。22 各经办办部门或或个人视视实际需需要，经经有关领领导批准准后可留留存影本本。23 档案室室主要职职责：231 制制定或参参与制定定档案工工作的规规章制度度；232 对对企业其其他部门门文件材材料的归归档工作作，进行行指导和和监督；233 做做好企业业档案的的收集、整理、保管和和利用工工作；234 做做好

2、永久久性档案案向有关关档案机机构的移移交工作作；235 提提高档案案管理的的水平和和技术，逐步实实现档案案管理现现代化、科学化化。30 档案的的种类31 法规性性文件。包括上上级颁发发、需企企业执行行的，或或由企业业发行的的各种标标准、规规章制度度等。32 企业的的重大决决议。包包括由企企业股东东大会、董事会会、监事事会、总总经理办办公会及及其相关关行政会会议等形形成的文文件和会会议材料料、会议议记录等等。33 计划性性文件。包括企企业总体体计划或或规划、开发计计划、项项目质量量计划、营销计计划、财财务计划划等。34 总结性性文件。包括企企业年度度和月度度工作总总结、下下属部门门的年度度和月度

3、度工作总总结、单单项性工工作总结结、调查查报告等等。35 批示性性文件。包括企企业各类类计划指指标、技技术指标标、营销销指标等等。以及及企业各各类命令令、工作作指示等等。36 凭证性性文书材材料。包包括企业业各部门门上报的的、在日日常活动动中形成成的原始始记录和和凭证，如财产产状况、房屋销销售、合合同书、协议书书等的原原始记录录和文本本。37 证件性性文书资资料。包包括法人人营业执执照、土土地许可可证、开开发资质质证、施施工许可可证、规规划许可可证、预预售许可可证、企企业和产产品获得得各类荣荣誉牌匾匾和证书书、达标标证书和和证明等等。38 汇报性性文书资资料。包包括企业业上报各各级主管管部门的

4、的文件资资料和相相关统计计表，以以及公司司领导在在外部公公共场合合发言、汇报或或发布的的各类文文书资料料。39 劳资人人力资源源资料。包括企企业下属属各部门门的人力力资源任任命、人人力资源源调整、人力资资源管理理、人才才引进和和培训、员工工工资审核核记录等等相关资资料。3100 声像像制品资资料。包包括企业业及下属属各部门门在其经经营活动动或政治治、文件件娱乐活活动中，以及在在外学习习、考察察时或外外部门提提供的，以声像像形式记记录下来来的各种种资料，如照片片资料、录音资资料、录录像资料料、影片片资料等等。3111 题赠赠性资料料。包括括上级领领导和外外协友好好部门或或个人提提供的题题词、书书

5、画、工工艺制品品等。3122 技术术性资料料。包括括各类工工程图纸纸、竣工工资料等等。40档档案管理理的基本本程序包括档案案的收集集、整理理、鉴定定、保管管、销毁毁、统计计、检索索、编码码、利用用，这九九道工序序是档案案工作的的整体，它们之之间相对对独立，但又相相互制约约。50 档案的的收集。就是把分分散的，以及散散失到其其他部门门的各类类档案资资料，按按有关规规定，有有计划地地分别集集中到档档案室。其收集集的主要要方式是是归档，即把公公司活动动中产生生的有保保存价值值的各种种材料，由办公公室及企企业下属属部门和和个人定定期协同同档案室室进行整整理、立立卷、归归档。51 立卷归归档的范范围：凡

6、凡属本标标准第33条所函函盖的文文件资料料，均应应立卷归归档。52 立卷归归档的时时间521 凡凡已办理理完毕的的具有保保存价值值的各种种文件资资料，均均应在三三日内递递交办公公室立卷卷归楼。522 对对于某些些专门文文件，或或驻地分分散在外外的个别别业务部部门的文文件，为为方便日日常工作作，立卷卷归档时时间可根根据实际际情况适适当延长长。53 立卷归归档的要要求531 各各部门兼兼职档案案员在规规定的归归档时间间内，把把整理审审定完毕毕的档案案资料，递交档档案室立立卷归档档。532 移移交档案案要填写写移交清清单，移移交清单单一式二二份，双双方签字字后各执执一份。533 归归档的文文件资料料

7、必须完完整、真真实、准准确，请请示和批批复、印印本和底底稿、正正文和附附件必须须立在一一起534 立立卷时应应编制好好案卷目目录，把把文件的的作者、标题、日期等等项目填填写清楚楚，概括括而简洁洁地拟写写好案卷卷标题，把案卷卷内容表表达出来来，装订订整齐、牢固，无论何何金属物物，填写写备考表表，注明明保管期期限。535 填填写案卷卷一律用用碳素黑黑水钢笔笔或毛笔笔，禁止止用圆珠珠笔或铅铅笔，字字迹应清清楚、准准确。536 立立卷应以以本部门门形成的的文件为为主，根根据文件件形成的的特点，保持文文件间的的历史联联系，适适当照顾顾文件的的保存价价值，使使案卷能能正确反反映企业业生产活活动状况况和面貌

8、貌。537 立立卷应以以部门为为主，结结合其他他特征的的方法组组卷，把把有密切切联系的的文件组组合在一一起。538 立立卷应把把上级文文件与本本公司文文件（除除请示、批复外外）按保保管期限限和文件件年限分分开立卷卷。539 立立卷归档档后，发发现需立立卷的文文件资料料，可按按立卷原原则进行行插卷。5310 文件组组成案卷卷后，卷卷内文件件应按照照一定规规律进行行排列，系统地地反映问问题，做做到查找找方便。5311 各种实实物档案案（奖品品、奖杯杯、锦旗旗、奖章章、证书书、牌匾匾、馈赠赠品等）归档必必须有原原件，并并保持其其完好无无损。5312 声像档档案摄录录必须详详细记录录事由、时间、 地点

9、点、主要要人物、背景、摄录者者，归档档声像资资料必须须是原版版、原件件、清晰晰、完整整。60 档案的的借阅61 档案主主要供本本企业利利用，一一般不外外借。如如情况特特殊，外外单位人人员须持持介绍信信，并经经公司领领导批准准，可查查阅无密密级档案案。62 各部门门工作人人员可直直接查阅阅属本部部门业务务工作范范围的档档案资料料。如需需查阅非非本部门门的重要要文件和和有密级级档案，须经公公司领导导或原形形成档案案的部门门领导批批准，方方可借阅阅。63 档案的的借阅者者应负责责档案的的完整和和完全，不得私私自影印印、复制制、翻印印，不得得擅自拆拆散、调调换、抽抽取、污污损、加加标注证证，不得得转借

10、，如有违违纪，酌酌情处罚罚。64 对珍贵贵或易损损的档案案，应制制成复制制品提供供使用。复制可可采用复复印、照照片、重重印副本本、摘录录等方式式。复制制件应仔仔细校对对，与原原稿无误误后，注注明档案案编号，然后提提供使用用。如有有必要，给复制制件加盖盖公章，以示复复制不会会有误。65 必要时时，档案案室应对对所提供供档案出出具证明明，证明明材料写写好后应应仔细校校对和审审查，加加盖档案案室印章章后才有有效。档档案室证证明材料料只能证证明某事事在档案案上有无无记载，而不能能对某事事下结论论。档案案管理员员不可擅擅自以档档案资料料作解释释或下结结论。66 档案一一般不得得借出档档案室。如有特特殊情

11、况况，可以以作短期期外借，最多为为十天，但必须须经有关关领导批批准并办办理借阅阅手续。如延长长借阅时时间，须须办理续续借手续续。逾期期不还者者，档案案管理员员要及时时催还。67 借阅档档案须妥妥善保管管，若有有遗失，将根据据档案的的价值和和数量报报公司领领导批准准后，责责令其赔赔偿一切切损失。70档档案保密密要求71 档案管管理员和和借阅利利用档案案的人员员要树立立高度的的政治责责任心，加强保保密意识识，双方方共同做做好保密密工作。72 档案分分一般档档案和有有密级档档案两类类。档案案密级他他为绝密密、机密密、秘密密三级。73 有密级级档案只只许在档档案室查查阅，不不许带离离本室。有密级级档案

12、复复制时，需经公公司办公公室主任任或副总总以上领领导批准准。74 有密级级档案只只限归档档人使用用，其他他人员利利用需经经办公室室主任或或副总以以上领导导批准。75 对已到到保密期期限的档档案要请请相关部部门领导导和办公公室主任任鉴定解解密，对对解密档档案作一一般档案案管理，及时提提供利用用。76 外来参参观人员员，统一一由负责责接待人人答复问问题和办办理所需需材料。77 档案管管理员丢丢失或擅擅自提供供泄露机机密，应应根据情情节轻重重，给予予纪律处处分，直直到依法法追究刑刑事责任任。78 企业在在职工作作人员调调离本企企业时，需按档档案室要要求整理理已形成成的文件件材料，并退还还所借档档案，

13、档档案室审审查无误误签字后后，才能能调离。档案管管理员调调离，应应由办公公室主任任监督办办理，档档案交接接之后，方能调调离。80 超期档档案的销销毁81对对超过保保存期限限档案，由档案案管理员员登记造造册，经经办公室室主任和和档案形形成部门门领导共共同鉴定定，报分分管副总总批准后后，按规规定销毁毁。82 经批准准销毁的的档案，可单独独存放半半年，经经验证确确无保留留价值时时，再行行销毁，以免误误毁。83 销毁文文件必须须在指定定地点进进行，并并指派专专人监销销，严禁禁将销毁毁的文件件作为它它用，或或作废纸纸出售。文件销销毁后，监销人人应在销销毁注册册上签字字。90 档案的的保管档案保管管工作应

14、应做到四四不：不不散（不不使档案案分散），不乱乱（不使使档案互互相混乱乱），不不丢（档档案不丢丢失不泄泄密），不坏（不使档档案遭到到损坏）。同时时，应做做好防火火、防潮潮、防晒晒、防虫虫、防损损、防盗盗、防尘尘工作，以提高高档案的的安全性性，对破破损档案案应及时时修补。文件资料料管理流流程图文件发行是否合格回收或销毁表1表4NoYes文件资料编制文件会审是否合格文件批准是否合格文件登记及维护表2表3表5NoNoYes表1文件修改改记录表表文 件 名 称称文 件 编 号号修订日期期修 订 类 别别号修订内容容简要修订者增加删除异动废止表2文件更改改通知单单更改文件件名称文件编号号申请更改改部门更

15、改内容容： 文件修修改人 日期期更改页码码更改条款款更改状态态文件更改改记录发生部门门文件（页页次）收收发记录录文件使用人文件管理人日期表程序文件件会审表表文件名称称文件编号号编制部门门编制人文件会审审目的：确认认程序的的规定是是否符合合标准要要求。确认认程序的的规定能能否满足足要求。确认认程序的的规定是是否能够够完全执执行。确认认职责是是否明确确、接口口是否清清楚。其他他需要确确认的内内容。文件会审审项目：文件件格式。职责责职权。工作作接口。可操操作程度度。引用用文字。记录录表格。其他他。主要责任部门部门接口口负责人意见相关责任部门表文件归档档登记表表文件名称称文件编号号文件总页页数归档编号号归档存放放处保密等级级保管期限限说明：归档时间间送交人接收人修改变更更记录象象修改日期期更改单号号送交人接收人存档变更更记录表受控文件件清单文件编号文件名称称发行日期最新版号发放部门门旧版收回回记录归 档 案 卷卷 目 录卷宗号：目录号号：部门：案卷顺序序号立卷类目目号案卷标题题起止日期期卷内张数数保管期限限备注档案内容容登记表表类号案 号号内 容备 注（机密）文件保保管备查查