员工费用报销流程及办法

1、员工费用用报销流流程及办办法为规范本本公司报报销程序序，提升升报销流流转速度度和精确确度，充充分发挥挥会计核核算及监监督职能能，提高高管理效效益，特特制定本本办法，请各位位同仁配配合执行行；本办办法适用用于合富富集团全全体员工工；本办办法经总总经理批批准后立立即实行行，原来来与之相相关的其其他办法法随之失失效。一、通则则1. 任任何一种种类型之之请购及及支出，包含物物品设备备请购、差旅费费、车费费、交际际费等，必须于于事件发发生前依依照“预算及及费用之之审核权权限”规定取取得权责责人的书书面核准准。2. 报报销人员员必须取取得完整整真实、合法之之原始凭凭证(发发票之单单位名称称必须是是正确无无

2、误（合合富生化化/合益益信息/合康生生物）)，由报报销人整整齐地自自行粘贴贴在A44纸大小小之粘存存单上，同类性性质必须须粘在一一起。“请款单单”和“费用及及出差旅旅费报销销申请表表”按原始始凭证之之交易发发生时间间分类详详细填写写，并自自行编号号以便参参照。付付款一般般采用支支票、转转帐及汇汇入员工工帐户等等方式，经授权权人员核核准并经经财务部部复核通通过，方方可付款款。3. 报报销以“周”为单位位，并附附相关凭凭证，不不得几周周凭证粘粘于一起起，否则则财务部部将予以以退单处处理。当当月发生生的费用用应尽量量在当月月报销，最晚不不得超过过发生月月份的次次月，如如逾期须须经总经经理书面面批准，

3、否则财财务部将将不予报报销。4. 对对于报销销时出现现填写或或计算的的错误，公司采采取只减减不加的的方式，针对不不写小计计数和总总计数，报销总总额的220%将将会被扣扣除；针针对加总总错误，差额部部分的550%将将会被扣扣除。5. 签签名的规规定：所有员工工在任何何凭单上上签字，表示对对该凭单单所载事事项以及及金额完完全同意意，并已已尽到诚诚实申报报或认真真审核之之责。所有签名名应同时时附注日日期，如如不附注注日期，当产生生争议时时，未签签注日期期之员工工将承担担最不利利之结果果。6. 财财务复核核结果视视情况做做下列处处置：退回报销销单(注注明退回回原因)。剔除部分分不合格格、不合合理、说说

4、明不全全之金额额后付款款(附剔剔除原因因)。要求报销销人员补补充说明明或补必必要单证证。交出纳付付（汇）款。7. 每每周汇员员工报销销款一次次，每月月的最后后一个周周五不汇汇款。8. 每每周汇员员工报销销款后，差异表表会E-maiil给各各部门主主管及秘秘书或助助理，各各位员工工如有疑疑问可向向各部门门秘书或或助理查查询。9. 在在报销流流程前，所有单单据未齐齐备的，必须补补齐手续续后方可可进入报报销流程程。二、报销销流程：1. 事事先核准准及事后后报销表表单流程程如下：实物报销销：报销销条件为为发票、验收（入库）单、采采购单原原件，三三者缺一一不可，特别情情况为采采购单带带支票提提货，请请先

5、填写写公洽洽借款单单，经经核准入入帐后再再开出支支票，三三日内缴缴回支票票签收之之存根及及发票、验收单单。出 差：“出差(预算)申请书书”“费用用及出差差旅费报报销申请请表”和“交通费费用报销销单”(附已已经核准准之“出差（预算）申请书书”)；销销售人员员须另附附行动动周报及及时间分分配表。交 际际 费：“出差（预算）申请书书(交际际栏)”“报销请请款单” 或“费用及及出差旅旅费报销销申请表表”(附已已经核准准之“出差预预算申请请书(交交际栏)”)。车 费费：“合富用用车申请请书”“费用用及出差差旅费报报销申请请表”和“交通费费用报销销单”(出租租车车费费，附已已经核准准乘坐出出租车之之“合富

6、用用车申请请书”)。验收 单单据：公公司自用用物品采采购验收收，请填填写事事务用品品验收单单，生生产，经经营用存存货验收收，经IIQC核核验后填填写入入库单。“采购单单”（如有有借款，应附“公洽借借款单” ）或或“费用及及出差旅旅费报销销申请表表”（ 如如有借款款，应附附“公洽借借款单”；如有有相关费费用，应应附“出差（预算）申请表表” ）部门主主管财务复复核财务长长总经经理签准准出纳纳报销。三、途中中交通费费标准和和说明：1. 标标准：员工出差差或培训训应以最最经济、有效的的方式到到达目的的地，员员工出差差乘坐交交通工具具的规定定按车程程时间限限定标准准：6小小时以下下乘坐硬硬座或长长途汽车

7、车；68小时时可乘坐坐硬卧；8116小时时可乘坐坐软卧；16小小时以上上可乘坐坐飞机。员工超超标申请请特批乘乘坐飞机机的，公公司准予予按上述述规定标标准报销销途中费费用之外外，最多多再增加加2000元/次次。外地应聘聘者到上上海总部部来面试试，由公公司负责责来往异异地交通通费用，如超过过10小小时以上上，可报报销火车车硬卧车车票；如如10小小时以下下，可报报销火车车硬座费费用。如如需搭乘乘飞机，需事先先经总经经理核可可预算申申请。员工因公公出差（到常驻驻工作地地之外地地区工作作），应应事先填填写“出差预预算申请请书”（各地地人员应应传真或或电子邮邮件送至至上海），详细细注明出出差地点点、准备备

8、搭乘交交通工具具及其它它各项预预计支出出内容、金额；并依照照审批权权限核准准后，方方可作为为报销的的必备附附件交财财务存档档。员工工出差回回来后应应在一周周内将合合法的报报销单据据整齐粘粘贴后，依核准准权限核核准后再再交财务务部；报报销费用用如超过过所申请请的出差差费用，应详细细说明理理由并获获得总经经理批准准，否则则，超过过部分费费用将不不予报销销。说明：火车、长长途汽车车，应以以火车、汽车票票根为报报销依据据。员工遇规规定以外外的紧急急公务必必须搭乘乘飞机者者，应事事先填写写“定票单单”，并报报总经理理批准，由公司司相关人人员统一一订票、购买、结帐，但员工工必须在在抵达目目的地后后一周内内

9、将票根根交还给给订票经经办人员员，并不不得再报报销此费费用。搭搭乘任何何交通工工具，必必须尽量量利用下下班时间间。出差期间间，由于于其它与与工作无无涉的事事情所发发生的费费用，或或由于员员工本人人的原因因导致发发生的额额外费用用（如退退票费等等），一一律由该该员工本本人承担担。已参加公公司商业业意外保保险的员员工，不不得再另另外报销销飞机意意外保险险。四、市内内交通费费用标准准和说明明：1. 标准：凡从事销销售、业业务、维维修等经经常公出出工作的的员工，经部门门经理批批准日常常工作所所需的交交通费可可以选取取以下方方法之一一：据实报销销：凭公公交车票票据实全全额报销销，凭出出租车票票按本办办法

10、第33 点规规定限额额报销出出租车票票。定额报销销： 在在上海由由公司行行政管理理人员每每月集中中购买与与报销最最高限额额每人每每月2000元的的当地公公共交通通卡，领领卡者在在当月内内不得再再报销任任何市内内交通费费。除销售、维修、业务之之外的部部门员工工的出租租车票报报销标准准，公交交车票可可据实全全额报销销。出租租车费依依本办法法第3点点规定执执行。员工在常常驻工作作当地公公出，单单次可以以乘坐的的出租车车路程以以单次最最高车费费为155元为限限（从出发发地到目目的地单单程最高高只能报报销出租租车费115元，而不是是单张票票据最高高只能报报销出租租车费115元），深夜夜（222：000以

11、后，6：000前）允许单单次报销销50元元为限。员工异地地出差，在出差差目的城城市内允允许在出出差预算算批准范范围内报报销出租租车费。一般不不允许报报销两个个城市间间的跨市市出租车车费。公司个人人汽车、摩托车车报销规规定:申请报销销个人汽汽车、摩摩托车费费用必须须事先填填写异异动审批批表，被核准准后方可可报销相相应费用用。公司行政政人员个个人汽车车、摩托托车只有有在办理理公司事事务的前前提下，才能给给予补贴贴。采用实报报实销的的办法，汽车的的最高限限额为每每月8000元，若有到到机场接接送高层层主管或或公司客客人，可可增加每每单程330元报报销标准准，超过过8000元须经经总经理理签字认认可后

12、方方可报销销；异地地出差可可报销来来回过桥桥费及相相关油费费；摩托托车的最最高限额额为每月月4000元，超超过4000元必必须经总总经理签签字认可可后方可可报销。办理报报销手续续时，都都必须提提供相应应单据（如停车车费、过过桥费，汽油费费等）的的原始发发票实报报实销。受此补补贴的员员工原则则上都不不得再另另行报销销其他与与其有关关的费用用，如出出租车费费用等。说明：员工已享享受任何何其他车车贴福利利者,不不享受本本办法规规定待遇遇。公司公务务用车的的优先安安排次序序为：a) 客客户或来来宾机场场接送与与参观；b) 副副总级以以上高级级管理人人员公务务用车；c）工程程师紧急急维修响响应；d）携带

13、带贵、重重物品或或机要资资料、票票证的公公务活动动；e）单次次车程在在30公公里以上上的远程程紧急公公务活动动；f) 其其他公务务用车。凡符合上上述规定定需要首首次申请请限额2200元元的上海海公共交交通卡的的员工，请填写写人员员异动审审批表经部门门经理审审批后在在每月225日前前交人事事部集中中报批处处理，凡凡经批准准采用公公共交通通卡的员员工以后后每月第第一周内内凭单张张公共交交通卡冲冲值发票票一次性性报销上上月交通通费。五、住宿宿费用标标准和说说明：1. 标标准：办事处住住宿标准准：人员地点外籍（包包括台港港澳籍）人员及及副总级级以上人人员(以上人人员限额额内实报报实销)其他员工工（参照

14、本本规定的的标准享享有出差差补贴）北京福建大厦厦（四星星、距办办事处车车程100分钟）3988元单人出差差：豪威威大厦（距办事事处车程程10分分钟）标标间2224元、单人间间1900元。二人以上上：汇园园公寓（属酒店店式公寓寓，距办办事处步步行5分分钟）：一室标标间12人3300元元；二室室标间334人人3500元。凯康国际际酒店（四星、距办事事处车程程10分分钟）3360元元五洲大酒酒店（四四星、距距办事处处步行33分钟）12月月至次年年3月3360元元；4月月8月月及111月4220元；9110月5550元元。济南华能大厦厦2677元金伯利酒酒店（距距办事处处步行55分钟）：单人人间188

15、0元标间1660元广州三寓宾馆馆（距办办事处步步行200分钟）：骏晖晖楼3222元三寓宾馆馆（距办办事处步步行200分钟）：春晖晖楼2116元华泰宾馆馆（距办办事处车车程155分钟）：2007元非办事处处住宿标标准：地点单人双人共计计三人共计计天津、重重庆、深深圳、东东莞、福福州、杭杭州、南南京、青青岛、大大连、厦厦门250300350其他省会会城市200250300非省会城城市180230280常驻住房房补贴：职位 地区北京、广广州其他城市市部门经理理25000元/月月15000元/月月非经理员员工15000元/月月12000元/月月六、餐费费补贴说说明：员工因公公到常驻驻地以外外的城市市出

16、差（不含上上海），每天有有50元的的伙食津津贴，逢逢法定假假日津贴贴加倍（不得再再另行申申请加班班工资）；如有有申请报报销交际际餐费(含早茶茶，夜宵宵)者，则则不再享享受该餐餐津贴。伙食津津贴填写写金额应应为早餐餐10元，中餐和和晚餐各各为200元；可可享受报报销的时时间限定定条件是是：早餐餐为8：00 am以以后、午午餐为11：00ppm以后后、晚餐餐为199：00ppm以后后仍在出出差途中中。司机的餐餐费补贴贴按合合富工作作时间与与加班管管理办法法规定定执行。员工因公公到上海海工作，一般不不得享受受相关出出差餐费费补贴的的福利待待遇，但但在公司司未提供供餐饮的的情况下下，在休休息日可可申请

17、早早餐100元，午午餐200元，晚晚餐200元的补补贴。遇遇到法定定节假日日公司安安排外地地员工来来沪执行行特定紧紧急工作作任务，且公司司没有统统一安排排就餐，员工也也不申报报加班补补偿的情情形下，员工可可按公司司既定出出差餐费费补贴政政策申请请补贴。即早餐餐20元元、午餐餐40元元、晚餐餐40元元标准申申报出差差补贴。七、交际际费用说说明：员工外出出聚（就就）餐、请客：为加强强公司内内部员工工之间的的沟通，或为某某一特别别的主题题、或作作公关和和销售活活动，公公司经理理级以上上员工（如有必必要，销销售人员员）可以以安排公公司内部部的员工工聚（就就）餐；为公关关或销售售的目的的，公司司经理级级

18、及以上上员工（如有必必要，销销售员）可以请请客，但但必须遵遵守以下下规定：a.属于于事先预预知的情情况，必必须事先先取得书书面核准准；属于于临时发发生的紧紧急情况况的，必必须在事事后补得得上述书书面核准准。b.这类类费用产产生的原原因必须须是有必必要的、合理的的和可解解释的。c.所产产生的费费用必须须由当时时在场的的最高主主管进行行报销，并在报报销时向向其上一一级主管管说明具具体原因因。d.各级级经理有有责任和和义务对对此类费费用的发发生加以以控制和和管理。e.报销销时应注注明所有有在场人人员姓名名。八、杂费费报销说说明：劳务费：总部劳劳务费需需事先填填报使使用临时时劳务人人员申请请表，经核准

19、准后由人人事部统统一报销销，非总总部所在在地发生生大宗货货运，如如有大批批货物（仪器、试剂）到公司司或各办办事处而而人手不不够时，在取得得部门主主管同意意后可外外请人员员帮忙。如无法法取得完完整、真真实、有有效的原原始凭证证，请相相关人员员另签签签收单并并附该外外请人员员之身份份证复印印件以备备报销。其它费用用：除另另有特别别规定外外，一律律以合法法之凭证证为可否否报销之之依据。九、手机机费用标标准和说说明： 1.标准：合富集团团手机费费用报销销标准内勤外勤销售类工程类职级最高报销销限额职级最高报销销限额职级最高报销销限额有办事处处无办事处处有办事处处无办事处处兼职工程程师台籍内勤勤经理/总监

20、/财务长长350副总、总总监、台台籍经理理及以上上职务500550800手手机450负责1-3台机机50元元；负责责4台及及以上机机的700元联系全国国部门经经理、驾驾驶员200销售经理理250350维修经理理250300主任；助助理100其他销售售类人员员180280其他维修修人员180200其他因公公休息日日经常待待命职员员50凡属于管管理类经经理费用用报销参参照上述述销售、维修经经理标准准，其余余不属于于管理类类经理一一律参照照其他人人员标准准。2说明明：员工必须须严格按按照“合富集集团手机机费用报报销标准准”规定的的部门，职务和和级别，报销限限额标准准等进行行报销。报销必须须凭手机机费发票票（帐单单），填填写“费用及及差旅费费报销申申请单”进行报报销，其其他非手手机费发发票（帐帐单）一一律不得得报销。凡在公司司报销手手机费用用的员工工，必须须提供其其手机号号码，每每天8：00-23：00开开机。如如发现由由于关机机联系不不上，且且无合理理原因，则员工工直属经经理有权权决定停停止该员员工报销销手机费费。凡在“合合富集团团手机费费用报销销标准”上未列列出的其其他员工工，若确确因工作作需要报报销手机机费的或或遇公务务需要用用自己手手机的，须经总总经理批批准后，方可比比照“合富集集团手机机费用报报销标准准”进行报报