采购成本的控制方法研究

1、采购成本的控制方法研究【内容摘要】 控制采购成本对一个企业的经营业绩至关重要。采购成本下降不仅体现在企业现金流出的减少, 而且直接体现在产品成本的下降、利润的增加, 以及企业竞争力的增强。本从首先分析了企业采购成本的管理特点，进而对我国制造业采购成本管理发展趋势进行了研究，提出了现行企业控制采购成本中出现的问题，并针对性的提出相应的措施。只有有效的控制采购成本，才能使企业获得更大的利润。 【关键字】 采购 供应商 策略前言 面对中国入世后更加激烈的国际竞争，要使企业的利润率得到提高，不仅要从争取更多的市场份额入手，同样的，如何降低企业采购成本这一问题亦日趋突显。与增加市场份额与销售收入相比，对

2、企业而言，降低企业采购成本则显得更加容易掌控。在企业运作成本中，企业的采购成本则占了相当大的份额。企业的采购通常包括对生产设备，生产所需原材料，以及非生产资料及设备的采购。在传统的采购模式中，采购职能通常比较分散，采购信息多用纸张为载体进行流动与存储，这样即造成：采购信息分散，不易收集与整理，采购单价偏高;采购部门因繁琐变得庞大，占用较多人力而效率低下，错误率高，还会导致不透明的采购流程造成的暗箱操作，从而造成企业资本因此流失，等等。有效的解决采购成本问题，成为刻不容缓的责任。一、制造型企业采购成本管理的特点（一）采购成本占企业总成本的比例高 在全球企业的产品成本构成中，采购的原材料和零部件所

3、需成本在企业总成本中所占的比例因行业的不同而不同，大约在3090之间，平均水平超过60。从全球角度来看，例如对于一个典型的制造型企业，采购成本一般（包括原材料和零部件）占60左右，而电子制造业采购成本所占比例却高达70%-80%。由此可见，采购成本是制造型企业成本控制中的主要和关键部分，采购成本控制是企业（尤其是制造型企业）成本控制中最具价值的部分。（二）采购成本管理对企业利润影响大 有效节约采购的成本将会使企业的利润收入明显提高。但是，并非所有的情况都适用。像对原材料在销售收入构成比例不同的企业，采购对利润的影响就不同，原材料在销售收入中所占比重越大的公司，此现象就更加的明显。（三）采购成本

4、管理要结合产品研发、生产工艺和管理方法实施 仅用谈判和招标方法对于制造型企业的采购成本管理是不够的，这点与其他企业有所不同。必须使产品研发、生产工艺改善和管理系统的发展完善结合起来，在研发的过程中，用目标成本法、价值工程法以及供应商早期参与的办法，严格的控制成本，在采购管理方面应主动借鉴先进的管理方法，如现流行的电子采购与集中采购等。所以，鉴于制造型企业的采购管理特点，对采购人员的综合素质要求很高，要技术与采购都懂的人才能够做好。二、我国制造型企业采购成本管理发展趋势（一）整体采购成本 一般来说，我们多将采购成本定义为企业在购买原材料时所用的支出。但是若照此含义，在采购成本产生的同时，运输原材

5、料及这些原材料的服务、质量等所产生的成本也自然地一同产生，而且由于不同的供应商其生产地点、货物质量、售后服务等因素的不同，所以企业所支出的运输、服务、质量等的相关成本也就有所差异。举例来说，某供应商出售的原材料价格低廉，但是他的服务费却很高，这样导致整体价格相对较高；但是另一家供应商原材料的价格虽然没有前一家的价格低廉，但是服务维修费却比前一家的要低很多，所以它的整体价格会相对较低。鉴于上述情况，如果该企业以采购成本来高低盲目的做决定，却忽略因采购产生的对其它环节的影响而使总的成本提高，则会选择前一家供应商，结果会导致该企业的成本反而增加，且无法得到良好的控制效果。由此例不难看出，后续的服务维

6、修费用虽然和采购部门没有明显的联系，但是采购不良导致的直接的后果就是企业更多维修费的付出。所以，如果因为采购而引起其它环节的成本随之增加，那么这些成本的增加额也应当算作采购成本的一部分。（二）电子采购 随着近几年网络技术的迅猛发展，电子采购作为一种更加有效的采购方式应运而生，它基于Web体系和工作流管理，是一个更为有效的企业采购解决方法。电子采购因在交易场上的成功运用成为了一种更有力的竞争手段。并且通过电子采购，企业原有的陈腐的采购过程被变得系统高效化，再加以采用流程化的管理模式，这样就能够减少采购多余的环节，使采购成本得到降低，工作效率得到提高等。在此情况下，电子采购还能协助企业进行集中采购

7、，从而进一步降低了采购的成本，并改善了同客户的交流。三、现行企业在降低采购成本中存在的问题（一）采购制度不规范 一些企业虽然制定了自己的采购制度，但是采购制度却不是很完善。这就导致采购活动的不规范，不仅采购工作无章可循，还会提供给采购人员暗箱操作的机会，从采购的各个环节都增加了不必要的成本支出，采购成本便随之增加。（二）盲目追求先进的采购方法 随着市场经济的完善和发展，市场竞争越来越激烈，有很多企业盲目追求先进的采购方法，忽视基础的管理和实际情况，到头来不但没有收到很好的效果，反而倒增加了降低采购成本的成本。（三）库存量不合理 有一些企业平时没有做好库存管理，缺乏对采购需求的分析，每次都要等到

8、生产部急着要用时才发现库存已用完，这样才急忙进行采购，这样一来供应商肯定会抬高价格，而且会大额增加运输费用，从而导致采购成本迅速增加。而有一些企业是库存水平过高，而且占用了过多的采购资金，从而增加了采购成本。（四）不注重供应商的选择 优选供应厂商是控制物资采购成本的关键所在之一。但是，由于企业在选择供应商时缺乏主动性，导致与企业交易的供应商并非是最优的，从而在提供物料时出现一系列问题，增加了采购成本；而另一些企业认为采购就是一次性交易，一手交钱一手交货货款两清各自走人，从而导致采购成本上升。（五）对采购人员的管理不严 要做好采购工作，降低企业的采购成本，必须有一批高素质、懂业务的采购人员。在实

9、际工作中，我们发现有许多采购人员吃回扣。有一些企业不注重对采购人员进行管理，从而给采购人员提供暗箱操作的机会，使企业采购到质次价高的商品，增加了采购成本。三、控制采购成本的方法（一）完善采购制度 严格的采购制度和操作程序不仅可以规范企业的采购活动、提高效率，还能责任人的工作权限得到明确，清楚物料采购的流程及相关部门的责任和关系。采购制度应包括：采购计划、申请、审核制度；招标、竞标和定标制度；采购检验、查收和审核制度等，如采购方在采购项目启用前应组织相关人员进行调试、验收，必要时可聘请专家一同组织验收工作或聘请国家认可的质量检测机构参加项目验收，确保在正式使用前各项性能指标等能够符合各项采购需要

10、，参加验收的人员应当在验收书上签字，对验收质量承担责任等。此外还应建立采购人员业绩考核与管理培训等制度。（二）树立成本管理观念 成本管理是指：企业生产经营过程中各项成本核算、成本分析、成本决策和成本控制等一系列科学管理行为的总称。成本管理一般包括成本预测、成本决策、成本计划、成本核算、成本控制、成本分析、成本考核等职能。企业要降低采购成本，不能片面地注重采购价格的降低，应树立全方位的成本观念。企业在采购各个环节控制不力，各方面节俭不够。成本管理牵涉面广，不单是一个财务账的问题，同样也不单是财务部门就能管理好的。必须由财务部门在企业各部门的协同下对整个采购过程中的每个环节都进行控制，才能真正有效

11、地控制成本，切实提高企业效益。在挑选供应商时，应把所购货物的性价比作为最主要的采购依据。既要考虑采购价格是否合适，也要注重货物的质量、性能和供应商的承诺一系列问题，如售后服务、保质期、安装与维修等。注重产品设计的创新是企业降低采购成本的另一重要措施，在保证产品质量、性能并加以提高的前提下，可以通过改变材料状态达到减少原材料消耗的目的，科学尝试材料替代降低材料成本的方法。（三）掌握采购技巧 首先必须掌握所采购商品的价格动态，产品价格是随着市场的变化而变化的。在平时的工作中可以通过互联网、电话咨询、去市场调查等途径搜集信息。其次要掌握产品知识和产品工艺流程，熟悉产品知识是和供应商讨价还价的资本，一

12、般情况下产品的价格取决于三个方面，第一是产品原材料的价格，产品是随着原材料价格增长而增长、降低而降低的，充分掌握原材料的价格可以增加讨价还价的砝码；第二就是工艺流程，工艺流程改进了产品的价格会大幅下降，心种有数就不会被蒙；第三就是产品的适销度，产品如果没有市场，相应价格就会下降，抓住这一特点可以获得较低的采购价格。再次要掌握对方价格的构成要素，一般供应商的价格都是含税和运费的，这就要求在平常的工作中首先说明是否需要发票和最佳的物流方式。这样也能使价格下降。（四）采取合理有效的采购方法 采取合理有效的采购方法对一个企业来说非常重要，现介绍几种有效降低采购成本的方法，但是企业应根据自身的性质、所生

13、产的产品的特点等作出正确的选择。1、招标采购 招标采购是国家大力推行的采购方式，可有效地节约采购资金，大大降低企业的采购成本。因此，招标采购是降低采购成本的一种有效的方法。招标采购通常适用于大宗买卖，也就是任何企业在大宗买卖上都可以使用招标采购，由此可见，招标采购在很大范围内使用。实施招标采购的具体做法是：首先，准备招标书：其次，发布投标资格预审通告；再次，进行开标。最后，决标与签订合同。招标采购应用很广泛，所以各个企业如果符合招标采购的条件可以选用此方法来进行采购，可以大大降低企业的采购成本。2、集中采购 集中采购是将各部门的需求集中起来，通过采购数量上的增加，形成规模采购，从而提高与供应商

14、洽谈的筹码，获得较优的价格，从而降低采购成本。对一些大宗和批量的物品、易出现问题的物品、价值较高的物品、定期采购的物品等，企业在采购时都可以使用集中采购的方法。实施集中采购时要做到：第一集中采购要实施归口管理。第二集中采购要加强计划管理。第三集中采购要减少分散采购途径。适当提高采购量，实施集中采购、共同采购，可以实现采购成本的太幅度降低。企业可以联合一些小型企业一起采购，以获得采购上的优惠，从而降低采购成本。由此可见，集中采购也是降低采购成本的有效方法。3、网上采购网上采购就是利用因特网的形式进行的采购活动。它最大的益处是能降低订货成本，它能给采购人员提供一个更广阔的平台，而且这种采购方法已被

15、越来越多的人们接受。适合网上采购的企业，应有自己的内部网和管理信息系统，有自己的电子商务系统。网上采购可以降低大量的采购成本，而且这也势必是今后各个企业采用的方法。因此，企业应建立自己的内部网和管理信息系统，构建自己的电子商务系统，早日实现网上采购，从而提高企业的经济效益。4、做好库存管理降低采购成本做好库存管理就是要保证企业生产不问断、有节奏地进行，从而使库存资金控制在最小范围内，降低企业的采购成奉。所以建议企业用零库存管理的方法，使企业的库存管理更加完善。零库存是一种特殊的库存概念，它是以仓库储存形式的某种或某些物品的储存数量很低的一个概念，甚至可以方零”，即不保持库存。具体的方法：一是对

16、部分距离公司比较近，且不会立即危及生产的品种，由供货方按照公司要求保持成品一定数量的库存量。二是对必须保持一定库存储各的部分零散用料及其他重要品种，由供货方存放将一定数量的产品存放在仓库备用，所有权仍属于供方。企业要实施零库存，不论如何实行都有一个不变的前提，那就是必须保证企业生产的顺利进行。如果离开了这一前提，一切都是没有意义的。结语一个企业要在行业中做出自已的定位，在保证服务质量前提下，非必要的要求也尽可能减少，该花的钱地方绝不吝啬，该砍下来的成本也绝不手软，降低产品综合成本，去除不必要的成份，提高服务水平与效率，我认为这才是21世纪的企业生存之道。控制、降低采购成本对一个企业的利润收入及经营业绩至关重要。采购成本下降不仅体现在企业现金流出的减少，而且直接体现在産品成本的下降、利润的增加上，以及企业综合竞争力的增强。因此，我们应该提出可行性的降低成本方案并实施，才能大幅度提高企业的业绩。【参考文献】1 关艳丽. 略论采购成本的控制J. 宁夏机械, 2007,(04) . 2 陆伟忠. 降低采购成本之浅析J. 金山企业管理, 2002,(01) . 3