管理效率及其计量方法培训

1、管理效率及其计量方法摘要 什么是管理效率，管理效率究竟应如何计量，这在学术理论界是一个一直没有受到重视的课题。本文作者从对管理实质问题的探讨入手，认为管理效率就是单位时间内一个管理者所完成的信息沟通量，并据此提出了相应的量化方法。关键词 管理效效率 管理实实质 计量方方法 引言经济的现现代化有有赖于管管理的现现代化，经济的的落后归归根结底底是管理理的落后后。随着着我国经经济改革革的不断断深入，“管理出出效益”和“向管理理要效益益”可以说说已经成成了管理理学界许许多人的的共识。这其中中的道理理是不难难理解的的，因为为管理的的首要任任务，乃乃在于实实现各种种生产要要素间的的有机结结合，而而这种结结

2、合的状状况如何何，就在在客观上上决定了了每一种种生产要要素的利利用效率率。如果果各种生生产要素素的配合合不当，要实现现生产要要素的高高效运转转是根本本不可能能的。要要实现生生产要素素使用的的高效率率，各种种生产要要素就必必须合理理配合，而这正正是管理理的任务务所在。实际上上，从宏宏观上优优化生产产要素组组合，实实现资源源的合理理配置和和高效运运转，也也正是我我们目前前正在全全面实施施的经济济体制改改革的实实质性任任务所在在。然而正如如众所周周知，由由于多方方面的原原因，我我国管理理的整体体水平不不高，总总体上目目前仍然然属于传传统管理理，这主主要的表表现就是是管理的的效率不不高，这这在现实实生

3、活中中的例子子很多。比如，有人说说在我国国的一些些地区，一个项项目从动动议到最最后批下下来，一一般要经经过2000多个个关口，盖2000多个个戳子。这样的的管理效效率又如如何能够够适应经经济现代代化的要要求呢？实践表表明，管管理的效效率不高高这已经经成为障障碍我国国社会经经济发展展的一个个严重的的制约因因素。然然而，究究竟如何何提高管管理的效效率，这这就需要要我们从从管理效效率的影影响因素素入手进进行深入入扎实的的研究工工作，这这也就必必然涉及及到如何何对管理理效率进进行评价价的问题题。毫无无疑问，影响管管理效率率的因素素很多，比如管管理体制制、文化化传统、生活习习惯、价价值观念念以及人人们的

4、行行为方式式等等，都会在在一定的的程度上上影响到到管理效效率的高高低。然然而，如如何对管管理效率率进行评评价和定定量分析析，这在在理论上上至今仍仍然是一一个没有有很好解解决的问问题。在习惯上上，人们们通常把把管理效效率简单单地归结结为就是是办事效效率，并并使用下下述简单单的公式式来表达达1 田则林 曾令香：农村行政管理学农业出版社1991年3月第1版第188页： 毫无疑问问，办事事效率是是管理效效率的一一个重要要方面，使用这这一公式式也可以以在一定定程度上上说明办办事效率率的状况况。然而而在实践践应用中中，这一一公式的的使用却却存在着着许多的的问题。第一，在管理理上一个个司空见见惯的现现象便是

5、是苦乐不不均，一一个单位位或者一一个人，在一定定的时间间内应办办的事件件多少并并不完全全相同，有的多多些有的的少些。比如，有甲乙乙两个职职能科室室，甲科科室在一一周内应应办的事事项是88件，实实际办理理的是66件；而而乙科室室在一周周内应办办的事项项只有22件，实实际办理理的也是是2件，难难道我们们能说乙乙科室比比甲科室室的办事事效率更更高吗？显然不不能。第第二，管管理中需需要办理理的事项项有大有有小，有有难有易易。比如如有一位位管理者者在一周周之内处处理了一一件非常常棘手久久拖不决决的事情情，另有有一位管管理者在在一周之之内却办办理了55件相对对比较容容易的事事情，难难道我们们能说后后者比前

6、前者的办办事效率率更高吗吗？显然然也不能能。那么应该该怎么办办呢？无无疑我们们只能探探讨管理理效率和和办事效效率更科科学的测测量方法法。这一一问题长长期以来来没有引引起人们们的更多多关注，其原因因在于，在大多多数人们们的心目目中，管管理效率率或办事事效率就就是办事事的速度度，这是是不言而而喻的。其实不不然，这这里涉及及到的问问题很多多，这不不仅是因因为影响响管理效效率的因因素多，而且更更重要的的是这里里的许多多因素都都很难得得量化。因此，为了能能够全面面准确地地把握这这一问题题，我们们必须首首先解决决一个首首当其冲冲的问题题，这便便是关于于管理活活动的实实质。 管理活活动的实实质 我们已已经知

7、道道，影响响管理效效率的因因素很多多，有管管理体制制、文化化传统、生活习习惯、价价值观念念以及人人们的行行为方式式等等。因此。要对管管理效率率的量化化指标做做出比较较准确的的界定，就要求求我们必必须弄清清楚管理理活动的的实质。这不仅仅仅是探探讨管理理效率量量化指标标的需要要，实际际上，要要提高管管理效率率，要从从根本上上改变我我国管理理效率不不高的现现状，也也要求我我们必须须从根本本上弄清清楚管理理活动的的实质。究竟什么么是管理理活动的的实质？不同的的管理学学家必然然会有不不同的看看法。但但是，这这并不妨妨碍我们们去尽最最大可能能地认识识事物的的本来面面目。对对这一问问题的正正确认识识，涉及及

8、到管理理的任务务、职能能和目标标。我们们已经知知道，管管理的首首要任务务乃在于于实现各各种资源源或生产产要素的的有机结结合，没没有各种种生产要要素的有有机结合合，任何何有用产产品都不不可能生生产出来来。这一一点应该该是不成成问题的的。关于于管理的的职能，不同的的管理学学家分歧歧很大。但无论论如何，管理的的决策职职能、计计划职能能、组织织职能、协调职职能以及及控制职职能，则则是任何何管理活活动都不不可没有有的。另另外，有有的管理理学家还还认为，领导、指挥、激励也也是管理理非常重重要的职职能。近近年来，还有不不少的管管理学家家认为，服务也也是管理理的重要要职能。再从管管理的目目标来看看，对于于不同

9、领领域的管管理活动动管理的的具体目目标虽然然可能不不完全相相同，但但是有一一点是肯肯定的，那就是是实现系系统的有有序运行行，力争争获得尽尽可能多多的有用用产出。将管理理活动的的任务、职能和和目标结结合起来来思考，我们就就不难得得出结论论，管理理活动的的实质就就是信息息的沟通通。这一一点，我我们可以以从几个个方面得得到论证证。首先我们们知道，任何管管理活动动都是借借助于一一定的组组织进行行的，这这是不言言而喻的的。从一一个组织织的构成成要素来来看，组组织理论论的创始始人巴纳纳得(CC.I.Barrnarrd 11886619961)很早就就曾经指指出，任任何一个个组织都都是由三三个基本本要素构构

10、成的，这就是是共同的的目标、协作的的愿望和和信息的的沟通2 日占部都美：现代管理论新华出版社1984年11月第1版第152页。关于前前两个要要素，也也就正如如毛泽东东曾经说说过，我我们都是是来自五五湖四海海，为了了一个共共同的革革命目标标走到一一起来了了。一切切革命队队伍的人人，都要要互相关关心，互互相爱护护，互相相帮助。毛泽东东的这段段话，所所说的实实际上正正是一个个组织内内部共同同的目标标和协作作的愿望望。而信信息的沟沟通则是是通过管管理活动动才得以以实现的的。不管管是一个个什么样样的组织织，这三三个方面面的要素素都是不不可或缺缺的，离离开其中中的任何何一个，任何组组织都会会成为无无序的混

11、混沌体，而不成成其为有有序的系系统，尤尤其是信信息的沟沟通。我我们都知知道，自自然界中中有一个个物理现现象，叫叫做布朗朗运动，即分子子的不规规则运动动。在一一个以人人为主体体组成的的系统即即组织中中，如果果没有信信息的沟沟通，其其成员就就很难了了解组织织的目标标，从而而也就很很难为实实现组织织的目标标而协作作，因而而组织也也就很难难得实现现有序运运行。很很显然，如果没没有信息息的沟通通，任何何一个组组织中的的成员都都只能像像无头的的苍蝇一一样，系系统的运运转只能能是不规规则的布布朗运动动。 其次，从管理理的方法法来看，我们知知道，管管理的基基本方法法包括行行政的方方法、法法律的方方法、经经济的

12、方方法和教教育的方方法等等等。从管管理活动动的实质质来看，这些不不同的管管理方法法其实都都是在从从不同的的角度进进行着信信息的沟沟通。行行政的方方法和法法律的方方法属于于权威性性沟通，经济的的方法属属于利益益性沟通通，而教教育的方方法则属属于真理理性沟通通。因此此，在管管理中这这些方法法的有效效性程度度，实际际也就取取决于使使用相应应方法的的管理内内容的权权威性或或利益性性或真理理性程度度。也就就是说，行政方方法和法法律方法法的有效效性取决决于管理理内容的的权威性性，经济济方法的的有效性性取决于于管理内内容的利利益性，而教育育方法的的有效性性则取决决于管理理内容的的真理性性。这在在管理实实践中

13、是是不难理理解的。毫无疑疑问，使使用的方方法越是是有效，管理的的效率也也就越高高。很显显然，方方法的有有效性程程度也就就是信息息沟通的的程度。所以，管理的的效率实实际也就就归结为为信息沟沟通的效效率。 再从管管理活动动的实践践来看，任何一一个组织织的有序序程度，无疑都都取决于于该组织织内部的的全体成成员为实实现组织织的目标标默契协协作的状状况和程程度。而而这种默默契的程程度又取取决于其其全体成成员对于于组织目目标了解解和认同同的程度度。其中中，了解解的程度度必然与与组织内内部信息息沟通的的状况有有关，换换言之即即与对组组织目标标的宣传传有关。而认同同的程度度，则与与组织目目标的权权威性、利益性

14、性和真理理性等状状况密切切相关。换言之之即，组组织成员员对组织织目标认认同的程程度就取取决于：（1）组织织的目标标与国家家或地区区的社会会发展和和经济发发展目标标是否相相一致；（2）组织织目标的的实现能能否为组组织成员员带来实实实在在在的利益益；（33）组织织目标内内在的真真理性程程度如何何等等。当然，对组织织目标的的了解并并不等于于就是信信息的沟沟通，信信息的沟沟通是双双向的，而不是是单向的的，所以以只有对对组织目目标的认认同即自自觉地将将组织目目标作为为自己行行动的目目标，才才算实现现了信息息的沟通通。很显显然，通通过各种种有效的的方式促促使组织织成员实实现对组组织目标标的认同同，这正正是

15、管理理的职能能。由此此看来，管理活活动的实实质显然然不是别别的，正正是信息息的沟通通。因此此管理的的效率，最终也也就归结结为信息息沟通的的效率。再次，从从管理活活动的具具体管理理对象来来看，虽虽然管理理的对象象包括了了人、财财、物、时间和和空间等等各种不不同要素素，但是是在这里里最活跃跃的因素素是人，而不是是别的。对于人人的管理理效率何何，直接接决定着着其它要要素的管管理效率率。在对对人的管管理中，管理的的效率如如何，直直接地取取决于管管理者与与管理对对象之间间的相互互沟通，或者说说是人际际关系的的改善，这是不不言而喻喻的。而而人际关关系的沟沟通，无无疑是属属于信息息沟通的的范畴。最后，再再从

16、管理理活动的的起源来来看，在在原始社社会在当当人们单单枪匹马马地从事事狩猎活活动的时时候，根根本不需需要管理理。而随随着集体体劳动的的出现，人们为为了进行行相互的的沟通和和协调，才逐渐渐地出现现了管理理。正如如马克思思所说，一个单单独的小小提琴手手是自己己指挥自自己，而而是一个个乐队就就需要有有一个指指挥，以以便协调调大家的的行动。显然，管理在在这里所所发挥的的作用主主要地也也是信息息沟通。 管理效效率的量量化指标标界定在这里，主要地地需要解解决好四四个相关关问题。第一，是是信息沟沟通的内内容，即即怎样才才算实现现了信息息的沟通通。在这这里，首首先需要要肯定的的是信息息沟通必必然地涉涉及到两两

17、个方面面，它总总是发生生在管理理者和被被管理者者两者之之间。另另根据有有关研究究3 张春安：管理中国人中国经济出版社，1996年6月第一版，1996年9月第二次印刷，第198217页， 信信息的沟沟通一般般可分为为三种情情况：一一是需要要的满足足，二是是态度的的改变，三是挫挫折的调调适。需需要说明明的是，这里所所说的需需要的满满足是管管理学意意义上的的，而不不是经济济学意义义上的，也就是是说，一一个消费费者使用用属于自自己的货货币购买买商品以以满足自自身的需需要不具具备信息息沟通的的特点，不属于于信息沟沟通的范范围；此此外，一一个人通通过学习习和自省省所实现现的态度度转变和和挫折调调适也不不属

18、于信信息沟通通的范围围，因为为，在这这里不存存在进行行沟通的的两个方方面，而而信息沟沟通总是是发生在在沟通者者和被沟沟通者两两者之间间。也就就是说，信息的的沟通实实质就是是在解决决问题。第二，什什么是管管理效率率，或者者说管理理效率究究竟应如如何定义义。根据据管理活活动的实实质，如如果说管管理活动动的实质质是信息息沟通，那么毫毫无疑问问，管理理效率就就应该是是单位时时间内完完成的信信息沟通通量。按按照信息息沟通的的内容，实际上上管理效效率也可可以定义义为单位位时间内内解决问问题的多多少。因因为，不不管是满满足管理理对象的的需要，还是促促使管理理对象转转变态度度，或者者是帮助助管理对对象进行行挫

19、折调调适，实实际上都都是管理理者在解解决问题题。在管管理学中中，美国国管理学学家马斯斯洛曾经经将人的的需要分分为五个个等级， 这些些需要都都是需要要通过管管理者的的管理活活动才可可以满足足要求的的。而管管理者帮帮助被管管理者转转变态度度和进行行挫折调调适，事事实上就就是管理理者在直直接地解解决问题题。第三，是是管理效效率应如如何衡量量。我们们已经知知道，管管理效率率其实质质就是单单位时间间解决问问题的多多少，而而一个问问题的解解决总会会有各种种不同的的方案，方案越越多问题题的解决决也就越越复杂，就越是是需要投投入更多多的时间间和精力力。按照照这样一一个思路路，我们们就可以以初步设设想将管管理效

20、率率的计量量公式定定义为： （11）在这里，n表示示单位时时间内解解决问题题的多少少，而NNi则表示示所解决决的第ii个问题题所包含含的可能能的方案案数目，Me即即为管理理效率MManaagemmentt effficcienncy，其单位位为 bbit（比特）即一个个二进制制数位（binnaryy diigitt）。该公式的的提出源源于信息息量的计计量公式式： （2）这一公式式说明，一则信信息其信信息量II的大小小，是由由它所包包含的不不确定性性数目NN决定的的，其所所包含的的不确定定性越多多，其信信息量也也就越大大,对信信息的处处理也就就越复杂杂。计算算信息量量的另一一个完全全等价的的公式

21、是是 (3)这一公式式说明，一则信信息信息息量的大大小，是是由它所所包含的的不确定定性数目目N和每每一种不不确定性性出现的的概率的的大小确确定的，而这两两者很显显然是成成反比例例的，即即信息内内容所包包含的不不确定性性状态越越多，每每一种状状态发生生的概率率就越小小，相应应地其信信息量也也就越大大。这一一点与管管理过程程中信息息沟通的的情况及及其类似似。解决决一个问问题，其其可能的的方案数数越多，每一个个方案实实现的可可能性就就越小，相应地地工作的的难度也也就越大大，同时时也就越越是需要要高效率率的工作作。这一一点我们们可以举举例予以以说明。例有有甲乙两两个职能能科室，一周之之内应完完成的任任

22、务事项项均为66项，实实际完成成的情况况是甲科科室完成成了5项项，乙科科室完成成了4项项，每一一项的可可能方案案数目如如下表，试分析析其工甲科室事 项 A11 A22 A33 A44 A55 A66可能方案案 2 8 4 2 4 8乙科室事 项 B11 B22 B33 B44 B55 B66可能方案案 8 4 8 166 4 2作效率情情况。不难算出出，甲科科室的工工作效率率 Mee1=99 biit，乙乙科室的的工作效效率 MMe2=12 bitt。很显显然，由由于乙科科室的工工作难度度大，尽尽管其所所完成的的事项数数目少，但其工工作效率率比甲科科室要高高的多。第四，是是投入产产出应如如何反映映。任何何管理活活动总是是需要投