促销借款管理办法

1、 第 PAGE 8 页 共 NUMPAGES 8 页 财字（136）促销借款管理办法在公司关于代代收代支支项目的的管理规规定中中对费用用支出与与款项收收入的管管理和帐帐务处理理都进行行了相关关规定，并且明明确要求求“所有代代垫支出出须取得得厂家书书面确认认”，“严禁在在没有取取得厂家家确认时时支出”。但在实际际操作中中，许多多分部都都存在业业务人员员不能及及时取得得厂家书书面确认认，而财财务部门门为了不不影响公公司营销销策略，对公司司促销活活动支出出只能办办理相关关借款，或广宣宣、采销销不经过过财务直直接从库库房借商商品进行行促销等等情况。由于分分部在上上报促销销活动方方案时对对与厂家家按比例

2、例承担促促销活动动费用方方案，有有许多并并没有落落实到相相关厂家家，只是是相关业业务人员员一种口口头承诺诺，财务务无法按按厂家进进行挂帐帐，促销销活动后后业务人人员也没没有及时时向厂家家收取确确认函，从而导导致因业业务部门门不能及及时取得得厂家费费用确认认，致使使促销活活动借款款或促销销借机长长期挂帐帐无法清清理情况况，给公公司财产产安全带带来很大大隐患。因此，为为了更好好的贯彻彻执行公公司“以收抵抵支，收收支平衡衡”的原则则，在保保证公司司营销策策略的实实施同时时，又要要确保公公司财产产的安全全，维护护公司的的利益，现对促促销活动动借款手手续进行行如下规规范：一、借款款审批借款必须须与审批批

3、的费用用项目支支出同步步，并按按费用项项目单笔笔授权进进行控制制，严禁禁促销活活动支出出（包括括内采赠赠品）在在取得费费用来源源前先行行支出。促销借款款必须取取得公司司相关费费用审批批手续，代垫促促销费、广告费费等厂家家承担费费用必须须将费用用明确到到厂家，并事先先取得厂厂家确认认函；采采销及广广宣部门门在进行行活动策策划时必必须作好好提前准准备，及及时与厂厂家沟通通并取得得厂家确确认函。对于应由由厂家承承担费用用未取得得供应商商确认的的，必须须在上报报促销审审批计划划中注明明确认函函收取情情况及对对应业务务科主管管，报总总部审批批，费用用承担厂厂家对应应的业务务科主管管对未取取得确认认函部分

4、分厂家承承担费用用的收回回负责。同时在在借款时时由分部部相关分分管业务务、业务务主管及及采销总总监对无无确认函函借款签签字担保保，承诺诺在借款款后五日日内取得得相关供供应商书书面确认认函，并并在活动动结束后后一个月月仍无法法收取确确认函时时承担还还款责任任。分部部收入组组负责跟跟踪收取取，严禁禁无担保保、无厂厂家确认认的代垫垫支出及及任何形形式的未未批先付付。分部财务务部对费费用承担担厂家归归属的业业务主管管人员建建立信用用评估记记录，对对担保后后三日内内仍未收收取确认认函的，分部财财务报分分部采销销总监督督促业务务催收，并对该该业务人人员在无无确认函函情况下下不再办办理借款款。取得的厂厂家确

5、认认函必须须专款专专用，不不得跨品品类跨厂厂商使用用，特殊殊情况须须报总部部审批，否则为为无确认认函未批批先支，将对相相关业务务人员给给予书面面指导以以上处罚罚。对原有未未收回代代垫费用用确认函函的收取取，由分分部采销销总监负负责，要要求相关关业务人人员在本本文件下下发之日日期起11个月内内限期收收回，否否则将给给予提交交理由书书并按超超期天数数对责任任人每天天10元元累计处处罚，原原责任人人已离职职的由现现岗位接接替人员员负责追追讨并承承担责任任。采销部门门应建立立对业务务人员厂厂家承担担费用、应收厂厂家收入入等相关关确认函函收取得得的考核核，明确确相关业业务人员员责任，建立时时限管理理制度

6、，要求采采销人员员在取得得确认函函后3日日内必须须交到分分部财务务部收入入组，对对因业务务人员未未取得厂厂家确认认函而导导致公司司收入无无法收回回，给公公司造成成损失的的，按照照损失的的一定比比例对相相关人员员进行处处罚。二、借款款手续与与要求针对促销销借款中中存在的的手续问问题，对对促销活活动借款款手续进进行如下下要求：1、对于于完全由由公司承承担的促促销活动动等费用用，广宣宣等部门门凭公司司审批的的活动计计划，填填制借款款单，经经费用会会计审核核签字后后按费用用授权签签批办理理借款手手续。2、涉及及厂家承承担费用用的促销销活动必必须在费费用支出出前保证证代垫支支出款项项来源，如厂家家留存临

7、临时促销销费不足足，必须须在借款款前取得得厂家促促销费用用确认函函。对活活动前未未取得供供应商确确认的情情况，按按前述借借款审批批中所做做要求办办理，否否则给予予相关责责任人 “书面指指导”处罚并并由其承承担发生生的损失失。3、对内内部采购购促销赠赠品，为为加强对对门店赊赊款购物物限额及及范围的的控制，要求同同外购赠赠品采购购，一律律按照公公司审批批手续办办理借款款在门店店进行购购买，严严格禁止止从库房房借商品品作赠品品促销，对未按按照规定定直接办办理借机机的，将将对相关关人员“书面指指导”处罚。4、借款款后分部部财务以以借款单单，公司司审批的的促销活活动计划划审批表表作为附附件，挂挂“其他应

8、应收款代垫款款个人人（借款款人）”。三、具体体操作流流程及注注意事项项：1、首次次向供应应商取得得备忘录录、确认认函情况况操作流流程1）采销销部门应应于活动动前取得得供应商商承担费费用的备备忘录或或确认函函，并按按附件一一编制临时促促销费（广告费费等）备备忘录、确认函函收取确确认单（以下下简称确认函函收取确确认单），采采销部门门相关人人员应将将备忘录录或确认认函及确认函函收取确确认单一并交交与财务务部门。分部收收入组根根据备忘忘录或确确认函进进行应收收挂帐,同时在在确认认函收取取确认单单上签签字确认认已收到到相应备备忘录或或确认函函。2）采销销部门将将经收入入主管签签字确认认的确确认函收收取确

9、认认单移移交广宣宣等部门门办理借借款。3）广宣宣等部门门在办理理借款手手续时，应持借借款单、总部批批示的促促销活动动计划审审批表、收入主主管签字字的确确认函收收取确认认单到到费用会会计处审审核。其其中确确认函收收取确认认单要要求为收收入主管管签字确确认的原原件。费费用会计计对于手手续不符符合要求求的，不不予办理理借款。4）费用用会计将将确认认函收取取确认单单复印印，原件件留存，复印件件填写实实际借款款明细并并签字确确认后于于当天转转收入会会计。5）收入入会计按按附件二二编制临时促促销费（广告费费等）备备忘录、确认函函使用情情况统计计表（以下简简称确确认函使使用情况况统计表表），以备对对备忘录录

10、、确认认函尚可可使用余余额进行行监控。6）费用用会计对对借款单单进行审审核后，按公司司费用授授权签字字审批，借款人人凭签字字审批后后的借款款单据到到出纳处处办理领领款。委委托他人人领款的的，借款款人需提提供书面面委托。2、使用用备忘录录或确认认函余额额情况操操作流程程1）在使使用备忘忘录或确确认函余余额时，应在其其“尚可使使用余额额”内申请请借款。借款时时业务人人员到收收入组确确认厂家家确认函函使用余余额，收收入会计计打印确认函函使用情情况统计计表，并由收收入主管管签字确确认后交交业务人人员，业业务将签签字的统统计表交交广宣办办理借款款。2）广宣宣持收入入主管签签字的确认函函使用情情况统计计表

11、原原件、借借款单、总部批批示的促促销活动动计划审审批表到到费用会会计办理理借款手手续。3）费用用会计根根据确确认函使使用情况况统计表表中借借款“尚可使使用余额额”对广宣宣等部门门的借款款申请进进行审核核。对于于超出借借款可使使用金额额、手续续不符合合要求的的不予办办理借款款。4）费用用会计将将确认认函使用用情况统统计表复印，原件留留存，复复印件填填写实际际借款明明细并签签字确认认后于当当天转收收入会计计。收入入会计在在统计表表中登记记“借款支支出金额额”对尚可可使用余余额进行行监控。5）费用用会计对对借款单单进行审审核后，按公司司费用授授权签字字审批，借款人人凭签字字审批后后的借款款单据到到出

12、纳处处办理领领款。委委托他人人领款的的，借款款人需提提供书面面委托。3、备忘忘录、确确认函最最终用于于弥补补补利的情情况处理理对于将备备忘录、确认函函最终用用途确认认用于弥弥补补利利的，按按国美财财字220044第3308号号关于于备忘录录、确认认函签订订及使用用的规定定执行行。分部部收入会会计根据据经总部部采销中中心副总总批复的的合同同外费用用台帐转转帐的审审批单中转帐帐金额（合同同外费用用台帐转转帐的审审批单中“实收金金额”），登登记确确认函使使用情况况统计表表中“借款支支出金额额”， 对对备忘录录、确认认函尚可可使用余余额进行行监控。4、跨年年度使用用代收代代支款项项跨年度使使用代收收代

13、支款款项的操操作，国国美财字字20005第0777号关于代代收代支支费用跨跨年度使使用的相相关要求求中已已有明确确要求，请分部部遵照文文件执行行，在此此不做赘赘述。5、借款款余额登登记控制制费用会计计应在借借款当日日及时将将借款情情况反馈馈收入组组，收入入会计应应及时登登记临临时促销销费（广广告费等等）备忘忘录、确确认函使使用情况况统计表表对备备忘录、确认函函可使用用额度进进行控制制。因双双方交接接问题造造成的借借款超支支由责任任人负责责追偿。四、个人人促销借借款冲销销：1、借款款操作中中应杜绝绝出现实实际使用用超出借借款金额额情况，活动借借款金额额不足使使用必须须到收入入主管处处再次确确认后

14、借借款，否否则费用用会计对对于超出出借款金金额的费费用可不不予办理理报销，待补足足相关手手续后方方可履行行报销手手续。2、分部部进行促促销活动动、购买买促销赠赠品必须须联系正正规单位位，并在在活动结结束后一一周内及及时取得得正规发发票办理理报销手手续。费费用会计计在促销销活动结结束后应应及时通通知借款款人员清清理借款款，对于于无正当当理自活活动结束束后1周周内不办办理报销销手续的的，将根根据情况况给予相相关借款款人或分分部广宣宣经理提提交理由由书并按按超期天天数对责责任人每每天100元累计计处罚。3、报销销时借款款人应持持按授权权签批的的费用报报销单、总部批批示的促促销活动动计划审审批表、购买

15、赠赠品的发发票、赠赠品ERRP系统统入库单单、国美美与厂家家费用划划分的分分配表等等到分部部财务办办理报销销。促销费用用的划分分应由分分部卖场场部设专专人负责责，及时时对国美美与厂商商共同承承担费用用进行划划分，费费用会计计按公司司相关规规定承担担比例进进行审核核。 4、费用用会计严严格审核核手续是是否齐全全，单据据是否合合规，按按公司规规定办理理报销手手续，并并将收入入主管签签字的确认函函收取确确认单或确确认函使使用情况况统计表表原件件作为报报销凭证证附件。5、报销销后的促促销费用用中应由由厂家承承担的部部分，按按公司代代收代支支管理规规定进行行账务处处理，借借：其他他业务支支出，贷贷：其他他应收款款代垫垫款个个人。6、月末末费用会会计应按按照公司司规定登