Z公寓项目业主入住工作计划方案

1、 Z公寓项目业主入住工作计划方案Z公寓项目业主入住工作方案方案之相关制度和职责，公寓项目业主入住工作方案方案为规范*公寓入住程序和内容,使整个入住流程更简捷而有条理,指导公寓入住工作的开展,以便于给业主良好的物业初体,特制定此方案。一、业主入住手续办理.公寓项目业主入住工作方案方案为规范*公寓入住程序和内容,使整个入住流程更简捷而有条理,指导公寓入住工作的开展,以便于给业主良好的物业初体,特制定此方案。一、业主入住手续办理流程图业主备齐入住资料到管理处办理入住登记、验证手续到财务处交纳入住费用领取入住资料、签署入伙合约同工程房组验收房屋限期整改房组发放钥匙二、物业服务中心各小组职责及工作规范(

2、一)小组分工及职责支配小组负责人主要职责1、一期入住前置宣扬;01宣扬企划组2、欢迎期业主入住现场及小区内氛围布置;3、入伙仪式策划举办。1、供应入住手续办理现场的各项服务和形象呈现,增加客02现场服务组户良好体验。2、引导业主办理入住手册并维持现场秩序1、为向业主发出入住通知及确认业主具备入住资格03身份确认组2、给具备入住资格的业主发业主家庭状况登记表1、负责核对业主购房资料计算物业管理费用额度;04财务收费组2、负责收取业主交纳的物业管理费用和其他费用;05资料发放组1、发放业主手册2、指导业主签署入伙合约;1、负责带领业主验收房屋;2、负责按流程处理房屋遗留问题,与售后服务部对接;3、

3、负责要求房合格业主在房单上签字,完成房手续;06工程验收组4、负责与完成房的业主交接钥匙等。5、为已办理完入住手续的业主办理装修手续;6、处理业主入住房时发觉的遗留问题;7、负责联系业主复入住;1、房屋钥匙管理;2、现场客诉处理。07综合支持组3、其他后勤支持。4、负责关心业主处理入住过程中的其他事宜。(二)各小组工作规范1、现场服务组(物业负责共需人)(1)物业公司导车平安员2人、礼仪平安员2人、金童玉女迎宾2人、客户服务中心服务员1人、入住单元礼仪平安员人。(2)入住业主进入现场范围,导车平安员敬礼、导引车辆停放、拉车门、再敬礼。(3)2名礼仪平安员在客户服务中心迎宾地毯起点处正立,业主经

4、过整齐敬礼。(4)客户服务中心门前2人(1男1女)披绶带(*诚兴物业)(这就是所谓的金童玉女,有条件可以身穿卡通服装),业主经过时抱拳迎接,齐声恭祝(恭喜新居落成)(5)客户服务中心内服务人员1人负责对在洽谈区落座的业主进行茶水服务,为儿童发放礼品。在现场适当位置设置小吃品尝区,供过接待力气的业主品尝及小憩。(6)在当天入住的楼栋单元门前设立礼仪平安员1人,负责维持楼栋秩序和接待房业主,业主到来时敬礼致意。2、身份确定组(物业负责共需人)(1)接待人员要求业主供应购房合同(无合同供应购放发票原件)、身份证原件进行核对(您好请把您的购房合同或购房发票给我,感谢!),检查以前业主是否留有身份证件复

5、印件,如无则礼貌地请业主稍等自己去复印(您稍等下,我帮您复印下身份证件)。如发觉前来办理入住手续的不是业主本人,则要求其出具业主授权和业主身份证复印件(您好,请您把业主授权和业主本人身份证复印件给我!)。如临时没有,则向业主解释授权作用和递上预备好的样本,让其回去预备并预约时间(您看这样*先生,您需要先得到房屋业主本人的面授权和业主本人身份证复印件,然后带上您的身份证原件再来办理入住手续,您看我们再约个时间)。(2)业主资料核对无误,关心业主填写业主资料登记表(重点以房屋实际使用人为主),要求业主在签名式样栏签名,然后回收(您好,入住需要办理些手续,先请您填写这份业主资料登记表,感谢您!)(3

6、)填写完毕,引导业主去财务收费组缴费。3、财务收费组(物业负责共需人)(1)业主前来交纳费用时,热忱欢迎并致贺(您好,恭喜新居落成)。然后询问业主房号并与业主核对(*先生,您的房号是*公寓*号楼*单元*号房,您看对吗)业主表示房号无误的,立刻查找相对应的房屋应当交纳的物业管理费标准,并向业主说明(*先生,您的房屋实测面积是*平米,物业管理费收费标准是每平米每月*元。您每月物业管理费是*元,预交三个月合计是*元),看看业主没有异议后立即开具收据、收取业主现金、在收据上盖章、将业主收执联交业主收好,留存联自己收好备查。最终表示感谢(感谢您的合作!)(2)收取费用后,并引导业主去资料发放组。4、资料

7、发放组(物业负责共需*人)(1)核对收费凭证无误后,发给业主资料包(2)指导业主签署业主时规约,业主自己翻阅的同时可大致介绍下协议内容。(服务协议是您和我们物业公司之间具体的责任、权利、义务的商定,我们接受的是建设部的示范文本,并且已经在市房管局备案,请您看看!)。业主如有疑义则逐个解释,如无疑义则要求业主在协议最终签字。(您好,这是小区业主时规约,你收好并在这里签字,感谢!)(3)发放房屋质量保证、房屋使用说明并简洁阐述两的作用。(4)指导业主签署房屋验收单及各种装修表格(5)指派工程人员伴随业主房。5、工程验收组(物业工程技术部人员及地产工程技术部人员共58)(1)房屋验收组设在客户服务中

8、心边上,业主来后,房接待人员立刻迎接,携带工具和房屋附属物品带领业主去验收房屋(您好,恭喜新居落成,请您跟我起去看房)。房通过,确定水电表止码,双方在房屋验收单上签字,同时将房屋验收单业主联、房屋钥匙和附属物品起交给业主,要求业主在钥匙交接表上签字(您好,这是您的房单存根、单元门钥匙共*把、入户门钥匙共*把,请您收好并在这里签字。感谢!)(2)对业主验收房屋过程中有疑义的,业主所提问题能立即解决的立即联系有关部门人员关心立刻解决,不能立刻解决的,向业主承诺时间予以解决,并预约时间。(*先生,您看这样,您提的这个问题,我们在明天也就是*月*号下午*点前跟您解决,这是个小问题,您看您先把房子收了行

9、吗)业主能劝告并收楼的,按正常手续办理交房,并立即填写物业返修单转售后服务部解决,并争取在向业主承诺时间内督促相关部门解决,然后回访。(3)对态度坚决不同意收楼的业主,先认真听取看法,并做好记录。然后将业主带到工程验收组,填写物业返修单转售后服务部解决。(4)对于办理好交房手续的业主,最终表示庆贺(再次恭喜您新居落成!入住手续办完了,希望我们的服务您能满意!感谢您的合作!)。然后询问业主是否还有其它事情需要关怀,假如那就和业主道别,留下业主在自己的房子里。(那好,您忙,我先走了,你如有任何需要请您跟我联系!)然后给业主自己的名片,连续跟踪,回访,并做好交房记录。(届时物业公司给每位工程人员本记

10、事簿)6、综合支持组(物业负责共需人)(1)在远离入住现场的其他位置设客诉处理接待,分别由物业服务中心主任、物业公司总经理负责分别对入住过程中发生的客户投诉和纠纷进行级级缓冲处理,争取有效避开纠纷激化及现场因客户纠纷而堵塞。(2)准时订正现场管理可能出错的错误,人员时调遣等。三、入住人力详细支配小组负责人组员现场服务组身份确认组财务收费组工程验收组资料发放组综合行政组宣扬企划组四、有关留意事项一)对入住日期的技术处理:为解决保证交房有序的进行,建议将交房日期进行如下处理:将一期业主按楼栋分为五批次(以为起始日,分5天进行、平均每天10户)。由销售部在前周将房屋交付使用通知和入住须知送达业主手中

11、,其中在入住须知中即载明该业主具体的入住手续办理日期。对外宣为避开业主哄而上的无序局面。二)对每天入住户数的处理:由于物业管理中心现有人员大部分为新聘请员工,对于入住程序没有统一的共识,为避开首日入住开头时对业务不生疏造成慌乱,该天建议支配50户,便于熬炼和积累经,此后每天可以大约支配户集中办理。 三)统一口径的预备针对入住时业主可能会提及的些问题,我们反复推导,征询看法,现已完成汇合整理,将就此对全部参与入住的人员进行培训,使入住时对业主的各种口径统。四)入住时的现场环境布置1、区内环境(1)入口处挂横幅,内容有“欢迎您乔迁*公寓”等,插彩旗,营造喧闹的气氛;(2)插指路牌,由入口处到服务中

12、心,指路牌标明“物业服务中心”字样;(3)入口处标明服务中心办公地址、办公时间和办公电话。2、服务中心办公环境(1)挂灯笼,飘小彩带,摆充气拱门、挂红色欢迎横幅、放适当的花篮、盆景,给人以隆重、喜庆的感受;(2)张贴醒目的“办理入住手续流程图”装修留意事项等,办理手续要求做到一条龙服务。(3)管理人员着装洁净,精神饱满;(4)办公室内资料摆放整齐有序。五、入住的时间支配序号 类别事项 开头时间 完成时间 责任人1入住期间需要其他项目支援的人员到位2入住期间人员支配方案制定3入住期间需要外协服务人员落实4入住客服人员集结培训5参与接管验收人员支配方案制定6接管验收人员培训7物业入住人员实境模拟演

13、练8联合入住实境模拟演练9联合入住支配与动员大会10流工程接管验收流程与工程体系确定11程业主入住通知与分批支配与销售落实12准两发放事项与销售落实13备联合入住操作流程最终讨确定14入住现场与小区内氛围营造与销售落实15入住前后物业各部门工作支配方案制定16物业服务表格修订确定并付印17物业服务质量记录表格修订并付印18联合入住统口径修订并讨通过19住户手册印刷到位20物业质量记录表格印刷到位21入住期间办公用品、器材选购到位22员工更衣柜、手套劳保用品选购到位23业主档案按户初始建立24业主入住资料初始建立25平安员备勤宿舍、配套用品到位26物业各岗位服装到位27物业管理软件选购、安装试2

14、8对讲机选购到位29其他平安器材选购到位30垃圾桶选购到位31保洁工具选购到位32垃圾车选购到位33工程工具选购到位34消防器材选购到位35客服中心其他用品选购完成36入住期间其他物业标识制作(欢迎与提示)37入住期间供应给儿童和业主的礼品选购38入住期间所需其他物料按方案选购到位39单体室内排水初(闭水、通球、管道)40室内设施初(门窗、栏杆、智能化等)41单体内檐初(顶、坪、墙等)42电力设施施工跟进(接户、厢变、高压)43自来水施工跟进(表后接户)44物业(公共)用电施工跟进45自然气施工跟进46智能化施工跟进(小区布线、设备安装)47智能化综合试参与培训48园林施工跟进(留意管网、井盖

15、)49小区排水及综合管网跟进50道路施工跟进(留意管网、井盖)51车位设施施工跟进52电力全面初(电表、接户线路、系统)53自来水设施初(水表、阀门、管路)54燃气设施初(管网、接户)55初遗留问题的集中处理跟进56单体分项甲方验收参与(并行做接管收)57楼内设施甲方验收参与(并行做接管收) 58电力系统甲方验收参与(并行做接管收)59自来水甲方验收参与(并行做接管验收)60工自然气甲方验收参与(并行做接管验收)61程智能化甲方验收参与(并行做接管验收) 62接综合管网甲方验收参与(并行做接管收)63CATV甲方验收参与(并行做接管验收) 64电信系统甲方验收参与(并行做接管验收)65景观局部

16、甲方验收参与66政府综合验收参与67水电正式投入运行使用68单体正式移交(钥匙交接、保安上岗设防)69智能化系统投入使用(并行接管)70标识、信报箱验收(并行接管)71施工人员清场、时人员接受物业管理72户外及生活垃圾桶安装到位73装修垃圾集中堆场确定并布置完成74小区整体完成接管、物业开头实施管理75局部清洁拓荒76关心销售对入住仪式的策划确定77入住前的逐户清理78入住布置的最终检查79首批50户业主入住办理80其次批户业主入住办理81第三批户业主入住办理82第四批户业主入住办理83第五批户业主入住办理84其余业主入住办理六、公寓一期入住物业对房地产开发商的要求及建议一)对销售部的要求1、

17、在月前将全部具备入住资格的业主名单及相关资料移交物业客户服务中心,便于建档及整理。2、月日前,将一期3.18入住宅涉及的楼栋的实测面积资料移交物业客户服务中心,便于计算物业管理费额度。3、将两书在月前全部填写完毕移交物业客户服务中心,便于入住时向业主发放。4、在通知业主入住的通知函列出物业入伙手续办理流程及收费项目,便于业主办理入伙手续,建议入住通知函由物业及开发公司共同定稿。5、在月日前请销售人员将其经手的业主进行细致梳理与关系维护,对其中有看法、建议或异议、心情的进行分级,能处理的尽量处理,与其维持良好关系,不能处理的请面整理出后移交物业客户服务中心处理,便于我们在入住时对这类业主心中有数

18、,对其中的重点客户我们将支配专人接待,防止产生纠纷。(二)对房地产工程部的要求1、月日前支配进行单体初,要求对发觉的问题组织施工单位在周内进行准时有效的整改解决,为下步验收削减环节,为入住争取时间。2、月日为物业整体接管小区最低底限,此前必需保证:单体按方案完成移交,以便整理钥匙及进行入住前的最终清理;全部施工人员及施工单位物料全部撤离拟交付使用的楼宇小区,其后需要进入人员接受物业公司管理;全部移交项目清洁卫生达到入住要求;正式水电投入正常使用;道路及附属设施完工;标识、信报箱安装完工。3、智能化户内试工作不迟于月日全部完成,户外设施安装与试可缓于户内进行,太阳能系统应在月日前明确热水的开放时

19、间及其费用标准,便于业主的装修等。4、工程部负责牵头组织各施工单位派专人组成售后服务组,并建议在不迟于月底正式运作,我们要求在接管后对工程质量及遗留问题做到快速解决,对不能按承诺时间解决问题的施工单位,物业将自行组织解决,全部费用从责任方质量保证金中扣除,请工程部与施工单位实行措施明确这原则,避开将来的纠纷。5、全部工程移交时要求做好清洁卫生,对于清洁卫生做不到位的,为不影响入住,物业将自行请外协单位处理,所发生的费用全部由责任单位担当,此点请工程部向施工单位说明并要求其执行。6、为保证入住期间小区的秩序井然,给业主良好体,要求全部施工人员在月日全部撤离,包括清理全部施工工具和物料,物业公司将

20、在日上11:30点对小区进行清场,日开头,全部进入小区施工或修理的人员律要求统着装,并佩带物业公司所发时出入证从特地入口进出,否则物业公司平安管理员将不容许其进入。为避开纠纷,请工程部事先向各施工单位传达,要求施工人员协作物业公司工作,并组织施工单位将需要在小区内施工的人员名单报物业公司办理时出入证。7、在入单元门的道路施工时请留意预留生活垃圾桶摆放位置,并在绿化施工时对其进行美化,具体事项由物业公司在现场进行跟进。8、为保持小区大量集中的二次装修过程中的整体环境良好,请工程部在适当位置布置装修垃圾集中堆场。七、相关文件及表格记录一)入伙通知书入伙通知书敬重的_女士/先生:您好!您所认购的*公寓_栋、第_梯、第_室已于_年_月经厦门市验收部门和厦门市*实业开发有限公司、建筑工程公司、厦门市*诚兴物业管理公司等组成的验收小组验收合格,符合入住条件。为便利您办理入住,现将办理手续时需携带的资料、办理程序及相关留意事项知会如下:1、请您接到本通知后按附表规定的时间前来办理入伙手续。地点在厦门市*公寓一期二号楼101单元,在此期间内,*实业开发有限公司财务部、销售部,*诚兴物业管理有限公司*公寓物业服务中心等部门将在现场集中办公,次性办完业主手续,为您供应快捷便利的服务。2、假如您因公事繁忙,不能亲自前来,可托付他人代办。代办时,除应带齐相关的文件外,还应带上