物业管家服务中心档案管理规定

1、 物业管家服务中心档案管理规定物业管家服务中心档案管理规定之相关制度和职责，山庄管家服务中心档案管理规定1.0目的规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。2.0适用范围适用于zz山庄管家服务中心各类档案的管理。3.0职责3.1管家服务中心经理监督档.山庄管家服务中心档案管理规定1.0目的规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。2.0适用范围适用于zz山庄管家服务中心各类档案的管理。3.0职责3.1管家服务中心经理监督档案管理的实施工作并审批档案的借阅申请;3.2档案管理员负责档案的日常管理工作。4.0程序要点4.1档案的类别、编号及保存年限:4.1.1管家服务中心的编号:XLSZ(项目

2、名称拼音缩写)4.1.2区分全宗,按管家服务中心的工作内容划分,全宗可分为以下几类:一级类目二级类目编号三级类目档案范围和条款保存年限XLSZ工程图纸01竣工图纸、技术改造、施工图纸等永久设备技术资料02消防、智能化系统、电梯系统、变配电系统、给排水系统、空调系统、办公设备等永久接管验收资料03永久合同协议04经营服务类合同、工程类合同等永久综合管理0501公司文件、管理处文件、外来文件、工作联系文件、专项报告、会议纪要等3年02员工档案03通知、通告、温馨提示等3年住户资料0601业主资料永久02租户资料长期房屋健康档案07入伙物业接管验收表、装修相关记录等日常记录08机电类、平安类、保洁绿

3、化类、人事行政后勤类、培训类、社区文化、中控类、顾客服务、装修管理、品质管理等3年业主委员会资料09财务资料10收费通知单、月收费统计表、季公布报表等。3年迎检资料1101优秀大厦(小区)02平安文明小区保管理期限的年限从文件产生后其次年开头算起,其中永久为50年以上,长期为16年-50年,短期为15年以下。4.1.3档案挨次号:接受阿位伯数字取3位有效数字-001、002、003。4.1.4档案编号举例:XLSZ-06-01-0014.2立卷与编制名目4.2.1立卷:就是依据单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷,档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷:a)依据档案

4、(或文件夹)的规格预备相应的档案标贴纸;b)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由档案编号、档案名称组成,如:XLSZ-05-03-001 通知及通告XLSZ-06-01-001 zz山庄业主资料XLSZ-09-001业主委员会资料c)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3CM位置外,并排列在档案柜中;d)将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后挨次存放于相应档案盒(或文件夹)内;4.2.2编制名目:a)档案管理员在档案盒内首页位置预备活页档案名目;b)每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在档案名目(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文

5、单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅;4.3档案的保管4.3.1档案保管的工作任务是:a)便于查阅;b)保证档案的平安;c)防止档案的损坏;d)实行修复技术,延长档案寿命。4.3.2档案保管的责任部门a)管家服务中心客户服务部保管合同协议、综合管理资料、住户资料、员工培训档案、业主委员会资料、财务资料、迎检资料及管家服务中心各职能部门需要保管的其他档案;b)管家服务中心工程修理班保管项目工程图纸、设备技术资料、接管验收资料等相关档案资料;c)其他职能部门除经常使用的部分资料外,原则上不保管档案。4.3.3档案的保管程序a)各职能部门将需保管的资料经整理汇总后,移交给档案

6、管理员。b)资料管理员将该资料登记在档案名目中,归入相应案卷并统一编号;c)资料管理员定期将档案名目输入电脑,以便查询;d)档案原则上保管原件。4.4档案的密级4.4.1档案的密收分为三级:绝密、机密、一般:a)绝密档案包括:员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;b)机密档案包括:重要的会议记录(纪要)、公司收发文(通知、通告除外)、工程图纸、修理、回访记录、方案总结和其他属机密的档案;c)一般档案包括:公司的通知、通告等一般性文件。4.5档案的查阅权限4.5.1管家服务中心经理可查阅中心全部档案;4.5.2其他人员依据审批查阅有关档案

7、。4.6档案的查阅/借阅/复制4.6.1查阅/借阅/复制人到档案室在文件查阅/借阅/复制登记表中登记。4.6.2资料管理员审核其查(借)阅资格:a)权限内(经授权/审批)的按正常手续办理;b)权限外的,档案管理员开具档案查阅/借阅/复制审批单给查阅人办理审批手续:属管家服务中心的档案,由管家服务中心主任审批;属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;财务类的档案应由中心经理审批。4.7在档案归还日期前,资料管理员应督促借阅人将档案还好交还档案室。4.8须复制档案的,绝密档案报总经理审批,机密档案由公司行政人事部经理审批,一般档案由部门/中心负责人审批。4.9档案的销毁4.9.1超过保管期限的档案,由资料管理员依据档案的保管期限,每年编制销毁方案及档案销毁清单,报公司行政人事部审核。4.9.2行政人事部审核无误后报总经理审批。4.9.3总经理审批同意后由行政人事部指定3名监销人员(档案管理员、办公室文员)将超过保存期限的档案销毁。4.9.4监销人员确认销毁文件无