企业合同管理制度及流程

1、企业合同管理制度及流程目 的第一条为规范范公司合合同管理理、防范范与控制制合同风风险、有有效维护护公司的的合法权权益，特特制定本本规范。适用范围围第二条本规范范适用于于集团所所属公司司对外签签订、履履行的建建立民事事权利义义务关系系的各类类合同、协议等等；包括括买卖合合同、供用电电、水、气、热热力合同同、赠与合合同、借款合合同、租赁合合同、融资租租赁合同同、担保保合同、劳动合合同、聘聘用合同同、承揽揽合同、建设工工程合同同、运输合合同、技术合合同、保管合合同、仓储合合同、委托合合同、行纪合合同和居间合合同等。合同管理理部门及及职责第三条董事长长负责法法定代表表人授权权委托书书的签署署，资产产转

2、让合合同、借借款合同同、房产产租赁合合同、对对外担保保合同；以及涉涉及资产产、大额额借贷经经营合同同、财产产处理等等合同的的审批。各公司司总经理理负责本本公司劳劳动合同、干部聘聘用合同同以及销销售、采采购等经经济合同同的审批批。第四条集团办办公室和和各公司司行政办办公室负负责公司司各类合合同的管管理工作作，具体体职责是是：（一）集集团办公公室负责责各司合合同文本本的审查查、归档档和备案案。（二）各各公司行行政办公公室负责责对合同同专用章章、合同同文本、法人授授权委托托书等合合同文本本的发放放和管理理。（三）参参与各部部门提交交的各类类合同的的合法性性、可行行性、有有利性审审查，并并向法定定代表

3、人人提交审审查意见见；（四）监监督检查查合同履履行情况况，对履履行中出出现的重重要问题题进行分分析，提提出意见见；（五）协协助处理理合同纠纠纷，参参与争议议仲裁、法律诉诉讼。（六）负负责的监监督执行行。第五条合同具具体承办办部门的的主要职职责：（一）负负责合同同相对方方资信情情况、履履约能力力等情况况的调查查，并提提供相应应资料；（二）具具体负责责所承办办合同的的招标、谈判和和文本的的起草；（三）严严格按照照规定的的程序完完成合同同的审批批手续；（四）负负责合同同的履行行，及时时解决履履行中出出现的问问题。遇遇有合同同变更、解除等等重大事事项，须须报集团团办公室室审核同同意；（五）负负责向集集

4、团办公公室报送送合同统统计报表表及有关关资料；（六）负负责所承承办合同同的归档档。合同的授授权委托托第六条签订合合同实行行授权委委托制度度。合同同由法定定代表人人或主要要负责人人签订，也可以以由企业业法定代代表人或或总经理理书面授授权的公公司有关关人员代代理签订订。第七条代理企企业法定定代表人人签订合合同的，签约人人应持企企业法定定代表人人签发并并加盖企企业公章章的法法定代表表人授权权委托书书(见见附件一一)，并并在授权权范围内内签订合合同。法定代代表人授授权委托托书采采取一事事(合同同)一授授权，合合同一经经履行，委托事事项即行行终止。第八条集团办办公室负负责管理理合同授授权委托托书，根根据

5、董事事长的决决定，办办理出具具授权委委托书事事宜。第九条代理人人必须忠忠实履行行职责，维护本本公司的的合法权权益，对对本公司司负责，对法定定代表人人或者总总经理负负责。第十条代理人人实施损损害本公公司合法法权益的的行为或或者不再再适宜担担任代理理人的，各公司司有权随随时终止止委托代代理关系系。终止止委托代代理关系系的，由由董事长长做出决决定，办办公室负负责收回回授权委委托书。合同的日日常管理理第十一条条本集团团实行二二级合同同管理，集团办办公室全全面负责责重要合合同的管管理；各各公司行行政办公公室负责责本公司司的合同同管理。（一）集集团办公公室负责责资产转转让合同同、借款款合同、房产租租赁合同

6、同、对外外担保合合同，以以及涉及及资产、大额借借贷经营营合同、财产处处理合同同的审查查、备案案和归档档工作。（二）集集团办公公室负责责合同标标的额在在二十万万元以上上（含二二十万元元）的合同审审查、备备案和归归档工作作，各分分公司签签署合同同标的额额二十万万元以上上（含二二十万元元）的合合同必须须先经集集团办公公室审查查，公司司总经理理批准后后方可签签订，并并报集团团办公室室进行归归档备案案。（三）各各分公司司行政办办公司负负责合同同标的二二十万元元以下合合同的审审查和归归档备案案，各公公司负责责人批准准后方可可签订。在合同同签署后后，以扫扫描文件件并加密密的格式式发电子子邮件于于集团办办公室

7、*邮邮箱进行行电子文文件合同同备案。第十二条条公司的的合同专专用章专专人管理理，公司司办公室室负责保保管。公公司的空空白合同同、授权权委托书书也由专专人管理理，业务务人员不不得随带带合同专专用章或或已盖章章的空白白授权委委托书、空白合合同出差差，特殊殊情况，由公司司总经理理批准。合同专用用章、盖盖章的空空白合同同、授权权委托书书、已签签订的合合同等遗遗失的，应应及时向向当地公公安机关关报案，并登报报声明。第十三条条已签订订的合同同及送货货回单，增值税税发票收收据以及及业务往往来传真真、信函函、对帐帐单等资资料，销销售、采采购部门门的业务务人员应应自行保保管好；重要资资料应将将原件交交集团办办公

8、室随随合同保保管。第十四条条合同经经办人员员与本公公司终止止劳动关关系前应应把有关关材料及空白合合同、名名片、委委托书移移交完毕毕，经公公司办公公室和有有关部门门确认后后方可办办理有关关手续。合同经经办人员员与本公公司终止止劳动关关系或因因其他原原因发生生变更的的，公司司办公室室应在情情况发生生后一周周内书面面告知各各有关单位。合同具体体要求第十五条条 合同同的主体体（一）订订立合同同的主体体必须是是公司及及所属各各公司中中具有法法人资格格，能独独立承担担民事责责任的组组织，其其他部门门、机构构、分公公司等不不得擅自自签订合合同。（二）订订立合同同前，应应当对对对方当事事人的主主体资格格、资信

9、信能力、履约能能力进行行调查，不得与与不能独独立承担担民事责责任的组组织签订订合同，也不得得与法人人单位签签订与该该单位履履约能力力明显不不相符的的经济合合同。（三）公公司一般般不与自自然人签签订经济济合同，确有必必要签订订经济合合同，应经经公司总总经理同同意。 第十六条条 合同同的形式式（一）订订立合同同，除即即时交割割（银货货两讫）的简单单小额经经济事务务外，应应当采用用书面形形式。 （二）“书面形形式”是是指合同同书、补补充协议议、公文文信件、数据电电文（包包括电报报、传真真、电子子邮件等等），除除情况紧紧急或条条件限制制外，公司一般般要求采采用正式式的合同同书形式式。 第十七条条 合同

10、同的内容容（一）当当事人的的名称、住所：合同抬抬头、落落款、公公章以及及对方当当事人提提供的资资信情况况载明的的当事人人的名称称、住所所应保持持一致。 （二）合合同标的的：合同同标的应应具有唯唯一性、准确性性，买卖卖合同应应详细约约定规格格、型号号、商标标、产地地、等级级、技术术标准和和品质描描述等内容；服服务合同同应约定定详细的的服务内内容及要要求；对对合同标标的无法法以文字字描述的的应将图图纸作为为合同的的附件。 （三）数数量：合合同应采采用国家家标准的的计量单单位，一一般应约约定标的的物数量量，常年年经销合合同无法法约定确确切数量量的应约约定数量量的确定定方式（如电报报、传真真、送货货单

11、、发发票等）。 （四）质质量：有有国家标标准，部部门行业业标准或或企业标标准的，应约定定所采用用标准的的代号；化工产产品等可可以用指指标描述述的产品品应约定定主要指指标要求求（标准准已涵盖盖的除外外）；凭凭样品支支付的应应约定样样品的产产生方式及样品品存放地地点。 （五）价价款或报报酬：价价款或者者报酬应应在合同同中明确确，采用用折扣形形式的应应约定合合同的实实际价款款；价款款的支付付方式如如转帐支支票、汇汇票（电电汇、票票汇、信信汇）、托收、信用证证、现金金等应予予以明确确；价款款或报酬酬的支付付期限应应约定确确切日期期或约定定在一定定条件成成就后多多少日内内支付。 （六）履履行期限限、地点

12、点和方式式 ：履行期期限应具具体明确确定，无无法约定具具体时间间的，应应在合同同中约定定履行期期间的方方式；合合同履行行地点应应力争作作对本方方有利的的约定，如买卖卖合同一一般约定定交货地地点为本本公司仓库或本本公司的的住所地地；约定定具体地地名的应应明确至至市辖区区或县一一级；买买卖合同同在合同同中一般般应约定定交付的的手续，即合同同履行的的标志，如托运运单、仓仓库保管管员签单单等。 （七）合合同的担担保：合同中中对方事事人要求求提供担担保或本本方要求求对方当当事人提提供担保保的，应应结合具具体情况况根据担保法法的要要求办理理相关手手续。（八）合合同的解解释：合同文文本中所所有文字字应具有有

13、排它性性的解释释，对可可能引起起歧义的的文字和和某些非非法定专专用词语语应在合合同中进进行解释释。 （九）保保密条款款：对技术术类合同同和其他他涉及经经营信息息、技术术信息的的合同应应约定保保密承诺诺与违反反保密承承诺时的的违约责责任。 （十）合合同联系系制度：履行期期限长的的重大经经济合同同应当约约定合同同双方联联系制度度。 （十一）违约责责任：根据合同法法作适适当约定定，注意意合同的的公平性性。（十二）解决争争议的方方式：解决争争议的方方式可选选择仲裁裁或诉讼讼，选择择仲裁的的应明确确约定仲仲裁机构构的名称称，双方方对仲裁裁机构不不能达成成一致意意见的，可选择择第三地地仲裁机机构。 （十三

14、）合同管管辖权的的约定：在合同同中应将将合同管管辖权约约定明确确，本公公司所署署合同一一般情况况下将法法院诉讼讼管辖约约定于榆榆林市人人民法院进行管管辖，国国家法定定管辖的的情形除除外。合同的签签订程序序第十八条条 合同同承办部部门在签签订合同同前，应应预先审审查对方方以下情情况：(一)对对方当事事人主体体资格审审查。包包括：企企业名称称、性质质、地址址、营业业执照、经营范范围、注注册资金金以及依依法应当当办理的的行政许许可证。(二)对对方当事事人资信信情况及及履约能能力审查查。包括括：资产产负债、技术设设备、产产品质量量、商业业信誉等等。(三)对对方合同同承办人人员资格格审查。包括签签约代理

15、理人的身身份证明明、授权权委托证证明。（四）合合同签订订时要求求对方公公司提供供营业执执照复印印件（需需在复印印件加盖公公司红章章）、法法定代表表人身份份证复印印件、银银行账号号；有代代理人的的需提供供代理人人身份复复印件和和授权委委托书。第十九条条 合同同应按下下列程序序办理签签订、审审批手续续：（一）草草拟会签签：合同同承办单单位应就就商谈约约定的内内容草拟拟合同文文本，填填写“合同审审查会签签表”，送相相关部门门会签，各相关关部门应应在当日日内完成成会签，并将会会签意见见及合同同文本交交承办公公司办公公室。（二）审审查修改改：承办办公司办办公室于于2日内内就合同同文本的的合法性性，有效性

16、提提出审查查意见，会同相相关部门门意见一一并交承承办部门门进行修修改，相关部门门与承办办部门对对合同内内容有异异议的，由承办办公司办办公室进进行协调定稿。（三）最最后签订订：经会会签的合合同文本本定稿后后，由合合同承办办部门送送主管领领导或法法定代表表人签批批后，由由承办公公司办公公室加盖盖合同专专用章。第二十条条合同承承办、审审查会签签部门的的审查事事项及责责任：（一）合合同承办办部门应应对合同同的业务务、技术术条款进进行审查查，并对对之负责责；（二）财财务部门门对合同同项目是是否与国国家、上上级主管管部门、本单位位的计划划抵触以以及合同同支付条条款进行行审查，并对之之负责；（三）技技术研发

17、发部门应应对合同同项目是是否符合合政策法法规、规规章制度度、生产产技术标标准、安安全保护护标准进进行审查查，并对对之负责责。（四）承承办公司司办公室室对合同同的合法法性，主主要条款款是否完完备，文文字用语是是否准确确、规范范进行审审查，并并对之负负责。第二十一一条法律、行政法法规规定定应当办办理批准准登记手手续的合合同，合合同成立立后由承承办公司司办公室室依法及及时办理理。第二十二二条合同正正式签订订后，应应当随合合同审查查会审表表交存承承办公司司办公室室备案；同时送送公司财财务部门门入卷，方便执执行。合同的变变更、解解除第二十三三条在合同同履行期期间由于于客观原原因需要要变更或或者解除除合同

18、的，须须经双方方协商，重新达达成书面面协议，新协议议未达成成前，原原合同仍仍然有效效。本方方收到对对方当事事人要求求解除或或变更的的通知书书后，应应当在规规定的期期限内作作出书面面答复。第二十四四条存在下下列情形形之一的的，本方方可以单单方解除除合同：（一）因因不可抗抗力致使使不能实实现合同同目的；（二）在在履行期期限届满满之前，对方明明确表示示或者以以自己的的行为表表明不履履行主要要债务；（三）对对方迟延延履行主主要债务务，经催催告后在在合理期期限内仍仍未履行行；（四）对对方迟延延履行债债务或其其他违约约行为致致使不能能实现合合同目的的；（五）法法律规定定的其他他情形。第二十五五条 变变更或

19、解解除合同同的，应应当采用用书面形形式（包包括书信信、电报报）；第二十六六条变更或或解除经经济合同同的协议议应按照照合同签签订程序序报原审审批人员员批准。法律、行政法法规规定定变更合合同应当当办理批批准登记记等手续续的，应应依法及及时办理理。合同的履履行第二十七七条公司应应当按照照合同约约定全面面履行自自己的义义务，并并随时督督促对方方当事人人及时履履行其义义务。第二十八八条在合同同履行过过程中，对本公公司的履履行情况况应及时时做好记录并并经对方方确认。（一）履履行销售售合同交交付货物物时应由由对方当当事人签签署一式式二份的的收货单单，一份份留存对对方，一一份交销销售部门门备查。向对方方当事人

20、人交付增增值税发发票时应应由对方方当事人人出具收收条。（二）履履行采购购合同付付款时应应由对方方当事人人出具收收款收据据或收条条，公司司原则上上只开具具限制性性抬头的的转账支支票，不不允许以以现金形形式支付付。第二十九九条在履行行合同过过程中，经办人人员若发发现并有有确切证证据证明对方方当事人人有下列列情况之之一的，应立即即中止履履行，并并及时书书面上报报集团办办公室处处理，并并报总经经理及法法律顾问问。（一）经经营状况况严重恶恶化；（二）转转移财产产，抽逃逃资金，以逃避避债务；（三）丧丧失商业业信誉；（四）有有丧失或或者可能能丧失履履行债务务能力的的其他情情形；第三十条条在常年年合同特特别是

21、常常年销售售、采购购合同履履行过程程中，经经办人员员应定期期对帐，确认双双方债权权债务；第三十一一条在对方方当事人人发生兼兼（合）并、分分立、改改制或其其他重大大事项以以及本公公司或对对方当事事人的合合同经办办人员发发生变动动时，应应及时对对帐，确确认合同同效力及及双方债债权债务务。合同公证证第三十二二条 在在签订下下列合同同时按双双方约定定，总经经理批示示进行合合同公证证：（一）房房产类：办理房产产买卖、转让、赠与、交换、拍卖、租赁；办理合合作建房房、土地地使用权权有偿出出让转止止、房屋屋拆迁补补偿协议议和保全全证据；办理房房产代销销、包销销协议以以及其他他有关房房地产事事项。（二）经经济类

22、：办理产产权、股股权转让让、企业业承包租租赁经营营、联营营、中外合资资、合作作、建设设工程承承包、加加工承揽揽、购销销、科技技协作等等各种经经济合同同；办理理股东大大会、董董事会会会议、招招标、投投标、办办理资信信证明、专利、商标权权证明、提存、境外投投资委托托协议等等。（三）金金融类：借（贷贷）款合合同、融资租租赁合同同；商品房房产、土土地使用用权、楼楼花、机机器设备备、股权权，股票票及其它它有价证证券、权权益等的的抵押、质押合合同；保保证合同同；与上上述合同同相关的的委托书书、声明明书、担担保书、承诺书书等。第十一节节 无效效合同第三十三三条 有有下列情情形之一一的，合合同无效效：（一）一

23、方以以欺诈、胁迫的的手段订订立合同同，损害害国家利利益；（二二）恶意意串通，损害国国家、集集体或者者第三人人利益；（三）以以合法形形式掩盖盖非法目目的；（四四）损害害社会公公共利益益；（五）违反法法律、行行政法规规的强制制性规定定。第十二节节合同纠纠纷的调调解、仲仲裁和诉诉讼第三十四四条合同双双方在履履行过程程中发生生纠纷时时，应首首先按照照实事求求是的原原则，平平等协商商解决。第三十五五条合同双双方在一一定期限限（一般般为一个个月）内内无法就就纠纷的的处理达达成一致致处理意意见或对对方当事事人无意意协商解解决的，经办人人员应及及时书面面报告部部门经理理和集团团办公室室，并拟拟定处理理意见，报

24、总经经理决定定。对方方当事人人涉嫌合合同诈骗骗的，应应立即报报告集团团办公室室、总经经理及法律顾问问，会商商处理。第三十六六条公司决决定采用用诉讼或或仲裁处处理的合合同纠纷纷，以及及对方当当事人起起诉的，相关部部门应及及时将合合同的签签订、履履行、纠纠纷的产产生及协协商情况况整理成成书面材材料连同同有关证证据报集集团办公公室。第十三节节考核与与奖惩第三十七七条公司全全体职员员应当严严格遵守守，有效效订立、履行合合同，切切实维护护公司的的整体利利益。公公司行政政办公室室负责执执行情况况的监督督考核。第三十八八条对在合合同签订订、履行行过程中中发现重重大问题题，积极极采取补补救措施施，使本本公司避避免重大大经济损损失以及及在经济济纠纷处处理过程程中，避避免或挽挽回重大大经济损损失的，予以奖奖励。第三十九九条合同经经办人员员出现下下列情况况之一，给公司司造成损损失的，公司将将依法向向责任人人员追偿偿损失：（一）未未经授权权批准或或超越职职权签订订合同；（二）为为他人提提供合同同专用章章或盖章章的空白白合同，授权委委托书；（三）应应当签订订书面合合同而未未签订书书面合同同。第四十条条合同经经办人员员出现下下列情况况之一，给公司司造成损损失的，公司酌酌情向有有关人员员追偿损损失：（一）因因工作过过失致使使公司被被诈骗；（二）公公司履行行合同未未经对方方当事人人确