备件订单培训手册版

1、1订单培训计划管理部二零一一年四月备件销售服务公司 信息员能力提升2课程目标二、订单管理办法解读三、订货日历、发运日历调整一、订单业务职责31、备件销售服务公司计划管理部订单业务负责备件销售服务公司备件计划的审核、反馈，跟踪处理和评价。负责指导经销商、服务站等做好备件预应计划。负责经销商、服务站等退换货处理和评价。分析经销商定单上传率及紧急订单率 负责跟踪缺件，并协调采购仓库补货，及时满足销售的需求 负责对订单销售品种的分析、汇总，指导安全库存 负责协助销售管理部对新建销售网点ERP远程定单的培训 备件销售品种分析管理机制 一、订单业务职责42、合作单位职责 各合作单位（营销公司所属4S店、服

2、务商、备件经销商及总经销统称为合作单位）负责周度备件订单计划的申报、到货情况反馈和月度备件预应计划的提报。53、备件销售服务公司订单业务、人员及区域划分业务板块片区省份订单人员联系方式轻卡底盘业务东北黑吉辽郑来全电话：2298715 手机： 华北京津冀晋蒙西北陕甘宁青疆华中湘鄂豫赣华南粤桂琼闽 方晶晶电话：2296354 手机： 西南川渝藏黔云华东浙沪苏鲁皖重卡业务北方黑吉辽京津冀晋鲁豫蒙陕甘宁青疆宋钱电话：2296354 手机： 南方粤桂琼闽川渝藏黔云中部湘鄂赣浙沪苏皖6订单其他业务物流跟踪及问题处理邵利亮电话：2296420 手机： 服务件跟踪、处理詹帅电话：2296420 手机： 订单回

3、访及问题跟踪徐利电话：2296368 手机： 发运计划顾杰电话：2296368 手机： 轻卡开票谢红电话：2296368 手机： 底盘、重卡开票鲁林电话：2296354 手机： 业务主管（轻卡及底盘）田娜电话：2296386 手机： 业务主管（重卡及发运）张晓明电话：2296386 手机： 7二、订单管理办法（一）目的与范围为提高备件订单满足率，强化备件订单计划管理，从精准供应、优化物流的角度出发，最终确保所有订单标准化、规范化之后，以需求计划为着眼点，贯穿采购计划和发运计划直至订单完全处理，及时准确满足市场备件的需求以及提升备件运营能力和客户对备件业务的满意度为目的特制订本办法。本办法适用于

4、JAC商用车公司备件销售服务公司订单管理业务。8（二）项目内容1、备件订单申报管理原则1.1备件供应原则由商用车公司备件销售服务公司向已签订JAC商用车产品销售服务协议书或备件销售合同的合作单位供应备件。合作单位的备件经理、备件订货计划员必须通过备件销售服务公司培训及考试合格后，方可正式供应备件。91.2合作单位备件采购原则备件销售服务公司以批发价向合作单位提供纯正的原厂备件。为了保证备件质量，维护企业形象，赢得客户的信誉，合作单位必须做到：全部使用JAC纯正备件，严禁外采假冒伪劣备件和其他品牌备件。1.3物流公司免费发运原则单笔订单金额小于1万元的运费自理；单笔订单金额在1万元及以上，实行免

5、运费发运，由江汽物流公司统一承运，按备件发运周期及物流到货时效执行。对于紧急发运件，由客户自行选择发运方式，运费自行承担。102、备件订单申报的要求合作单位的备件订单申报涉及到备件订购的准确性、备件储备和服务的及时性以及客户满意度等问题，是一个非常重要的环节，务必做到准确、高效。备件订单申报包括常规订单计划申报、自制件计划申报和紧急件计划申报三个部分（不包括紧急服务件）。113、常规订单计划申报3.1备件经销商应根据月度销售指标在月底前提交下一月度的需求计划，公司将重点跟踪月度预应计划的到货情况。远程订单客户在DMS系统中直接申报并将销售单号告知具体订单负责人，其他客户通过江淮汽车外网（OA网

6、）邮件按JAC商用车公司备件计划需求单的形式申报。123.2常规订单计划申报各合作单位务必按照新的订货日历提前一天申报，隔天发运，实行周计划申报制度。系统一次满足、抓缺件计划和自动补货等按照以下周期：每周二下午三点前一次主计划、每周四下午三点前一次增补计划。3.3备件远程订单用户可自行在DMS系统内操作，其他客户的订单计划申报应通过江淮汽车外网（OA网）邮件按JAC商用车公司备件计划需求单的形式申报，并在申报时使用共同语言是备件号（零件号）。其他申报方式不予受理。133.4系统自动补货原则：ERP备件销售系统依据订单下达先后顺序实行一个月内系统自动补货，一个月后未补货的计划系统自动取消。3.5

7、油品实行专项计划申报，务必不要在系统中做远程订单，合作单位可按照发运周期提前申报油品计划。14（1）一些多家供货的备件且每个厂家提供的备件由于品种、形式、颜色、规格、价格等存在明显差异的，我们称之为一号多件。对于一号多件的情况，在申报计划时，要选择带厂家代码后缀的备件，否则系统同样视为无效计划，不予补货。比如：有两个厂家供货但产品规格不同，分别为青岛东洋和潍坊恒安，厂家代码分别为1160和1174。若需要青岛东洋的，务必选择25300-Y54A0-1160这个图号。3.6一些常见错误订单计划案例分析15（2）重卡H系左右翼子板82710/82720-Y4010XG，前期的供应都是不带漆的，由于

8、市场客户的普遍要求，逐渐供应带颜色的翼子板，带颜色的图号也已增加。所以，客户在选择此类件时，要进系统中选择带有颜色的图号，务必不要简单的按照82710/82720-Y4010XG这个图号，否则发过去的都是不带漆的，导致退货。164、自制件计划申报4.1驾驶室总成、驾驶室壳体、车架总成、车门及壳体等自制件必须单独申报计划，务必不要在系统中做远程订单。自制件计划原则上每周二上午九点前申报周计划，周四上午九点前报增补计划，合作单位需提前申报计划。4.2自制件计划申报必须有电子表格形式的计划，采用统一的申报模板，以便存档，其他方式不予受理。4.3自制件一旦申报，不得取消。若取消计划合作单位出书面报告，

9、计划管理部部长审核报备件销售服务公司领导同意后方可取消。4.4自制件计划申报需要合作单位提供明确的资料。17序号商用车公司自制件范围 1各类驾驶室总成及壳体 2重卡各类车门总成及壳体 3各类车架总成及左/右纵梁 4各类驾驶室焊接件 5各类自制前桥总成（不包括里面的分解件） 生产线序号产品图号产品名称备注申报单位单位数量说明：备注栏注明底盘号、新/老款内饰、颜色、特别要求等资料；生产线合作单位不需要填写。 年 月第 周自制件计划 18自制件计划申报需要合作单位提供明确的资料名称（必填项目） 底盘号 备注 数量及单位 客户特殊需求 亮剑（威铃）驾驶室壳体或总成 必填项目 高顶、双层卧铺还是普通亮剑

10、即单卧铺 必填项目 特殊需求即原车带空调但客户要求不带空调等情况需明确注明 重卡驾驶室壳体 含不含门、涂不涂装、什么颜色 重卡驾驶室总成 颜色（超高顶驾驶室颜色特殊）、带不带气囊座椅 轻卡驾驶室总成 准确的颜色，新/老款内饰，排半/单排 车架总成 必要时需提供以下信息：双层/单层、车架总长、纵梁高度、后吊耳高度等 重卡车门总成及壳体 颜色其他钣金件等其他计划 可填项目 图号和名称务必准确且一致 194.5自制件申报要求案例说明2011年1月第3周自制件计划申报时间：2011-1-18业务序号产品图号产品名称备注单位数量重卡业务161000-Y5010BX1M系半高顶驾驶室总成重庆辉帆，底盘号：

11、88002846，结构号：Y3180，黄色，用户需求：不带空调，不带气囊座椅台125000010G1510X4L系高顶亮剑驾驶室总成 杭州俊淮，AF006734，结构号：G17E0，至尊红，气囊座椅，用户需求：不带空调，新款，双卧台1370000-Y5010BTM系半高顶驾驶室壳体合肥国海，AF019504，结构号：Y3060，至尊红台1403621-Y3070车架总成辽宁鼎立源，底盘号为:9F000930，结构号：Y3070，生产日期：2009年4月7日，8+7：主梁8毫米和副梁7毫米台1575001-7C000左车门壳体肥西新华只1651000-Y4B20前桥总成广州穗宁只1202011年

12、1月第3周自制件计划申报时间：2011-1-18业务序号产品图号产品名称备注单位数量轻卡、底盘业务15000010E873-HB驾驶室总成福州好闽兴，白带卧，断汽刹，灰内饰，气道左边，A3006534台125000011E832A驾驶室壳体上海杭达，A1028309，单排，蓝色台135000010E870-6901-0B00驾驶室总成上海杭达，79050088，排半，蓝色，新款内饰台142800010E892车架总成北京京叶，81014780台1215、紧急件计划申报随时申报备件计划且要求紧急发运的计划视为紧急件计划（不包括紧急服务件计划）。紧急件计划申报一周内只允许一次。超过一次的紧急件计划

13、要在批发价基础上收取10%的管理费，否则一律按照常规备件计划申报周期申报计划。另外，紧急件计划申报次数、频率将作为经销商年底考核的一项重要指标。6、直发计划申报各种直发件（包括油品、离合器等）直接从系统申报，销售订单类型务必选择“ZF/直发订单”类型，厂家收到采购信息后，由厂家直接安排发运。22237、日常业务问题处理事项（1）物流交接问题 物流交接问题就是订单在途过程中和到货后所出现的一系列问题，例如货少、货损等问题。各合作单位在物流公司交接单上务必注明到货情况，尤其是问题件（货少、货损等）情况，及时拍照取证反馈此类问题并将物流公司交接单传真至计划管理部订单管理室订单回访专员处。订单管理室有

14、专人负责跟踪物流公司解决索赔问题。24（2）备件退换货问题合作单位的退换货需备件销售公司确认同意后，方可退换货，否则不予处理。退换货发运请选择送货上门这种物流方式，运费由合作单位先行承担，避免因为放置在物流公司时间过长产生积压件导致无法处理。由于我司原因造成的退换货，合作单位出书面报告说明，后期我司以货款补贴等方式承付运费；由于合作单位原因造成的退换货，运费由合作单位承担。258、备件订单处理业务流程图及业务说明26步骤 工作标准 责任部门 时间期限 计划申报 服务商、备件经销商通过外部OA将“JAC商用车公司备件订单”传递给计划管理部订单管理室相关责任人 经销商服务商 按要求 订单风险管控

15、销售管理部根据“月度应收账款汇总表”对周需求计划进行信用审核,确定是否下达订单，欠款的取消计划并反馈给合作单位，无欠款的计划转交至计划管理部订单管理室处理 销售管理部 每周 处理订单 有货，通过ERP系统制作并下达销售订单 计划管理部订单管理室 按要求 接订单反馈计划申报采购计划 无货，将缺货信息通过备件销售系统报计划管理部采购室 按要求 按发运计划发运 仓库根据销售单发货，物流组织发运 按要求 合作单位到货反馈 合作单位将到货情况反馈给计划管理部订单管理室 合作单位 当天 下达采购计划 计划管理部采购室根据缺件信息向配套商下达采购计划 计划管理部采购室 按要求 采购到货 缺件到货后计划管理部

16、采购室及时通知订单管理室，系统自动补货 按要求 订单回访 每天进行订单回访工作，了解订单到货情况，反馈订单问题件（图号不正确、停供件、切换件、产品有质量问题等）处理情况，反馈上次订单补货情况：未到货系统自动取消或到货未及时补货等 计划管理部订单管理室 每天 订单分析 制作日订单分析表，反映日处理订单数、临时订单数、需求订单总项数、错误订单项数以及分类汇总各错误订单项并及时反馈给合作单位直到订单完全处理 计划管理部订单管理室 每天 27三、订货日历和发运日历调整 为进一步满足市场对商用车纯正备件的需求，缩短客户从销售计划申报到安排发运的时效，加强“三个计划”的有效管理，特对订货日历、发运日历调整

17、如下。各经销商，服务站按订货日历申报销售计划。计划管理部将在隔日安排备货发运。客户可结合商用车备件发运时效，保持信息的沟通，加强对物流发运过程的管控。28周一周二周三周四周五广东江苏北京安徽浙江广西辽宁新疆山东湖南上海吉林河北江西湖北安徽黑龙江内蒙福建河南山东福建甘肃云南天津江西天津青海贵州江苏河南陕西重庆辽宁四川山西四川吉林云南宁夏黑龙江贵州西藏北京重庆海南新疆浙江广西河北湖南上海内蒙湖北广东甘肃青海陕西山西宁夏西藏海南（一）订货日历29（二）发运日历周一周二周三周四周五安徽浙江广东江苏北京山东湖南广西辽宁新疆江西湖北上海吉林河北福建河南安徽黑龙江内蒙云南天津山东福建甘肃贵州江苏江西天津青海

18、重庆辽宁河南陕西四川吉林四川山西黑龙江云南宁夏北京贵州西藏新疆重庆海南河北浙江广西内蒙湖南上海甘肃湖北广东青海陕西山西宁夏西藏海南30（三）商用车备件发运时效表片区省份城市类别城市运输时效（天）省内安徽一类城市合肥1二类城市安庆、蚌埠、滁州、阜阳、淮南、六安、马鞍山、铜陵、芜湖、宣城 1三类城市黄山、亳州、淮北 2四类城市临泉县、蒙城县、太和县、涡阳县、广德县、东至县 3华东浙江一类城市杭州2二类城市宁波、湖州、嘉兴、金华、绍兴、奉化、乐清、瑞安、临海3三类城市台州、温州、丽水、衢州4江苏一类城市南京、常州、南通、苏州、无锡、昆山 2二类城市泰州、扬州、镇江、常熟 2三类城市淮安、连云港、宿迁

19、、徐州、盐城 3四类城市盱眙县、赣榆县、高邮、沭阳、泗洪、溧阳4上海一类城市上海2福建一类城市福州、厦门 3二类城市建阳、龙岩、泉州、三明、石狮、漳州、莆田、宁德、邵武 431华南广东一类城市广州、深圳 3二类城市东莞、中山、佛山、珠海、惠州 4三类城市揭东县、阳江、湛江、肇庆、茂名、梅州、汕头 5广西一类城市南宁 4二类城市桂林、玉林 5三类城市钦州、柳州、梧州、贺州 6海南一类城市海口 7华北北京 一类城市北京3天津 一类城市天津3河北 一类城市石家庄3二类城市保定、邯郸、廊坊、秦皇岛、唐山、邢台 4三类城市沧州、张家口、衡水、承德 5四类城市霸州、河间、定州、黄骅 6山东 一类城市济南3二类城市青岛、德州、东营、莱芜、聊城、济宁、威海、潍坊、淄博、烟台、泰安 4三类城市菏泽、临沂、枣庄、曲阜 5四类城市平度、招远、青州、胶南 6山西一类城市太原4二类城市临汾、长治、晋中、汾阳