oracle实施采购业务方案word 文档

1、北方光电科科技股份有有限公司Oraclle实施采购业务方方案顾问:生成日期:最后修改日日期:控制号: NOROOP-POO-2版本:22 .0Contrrol NNumbeer annd Veersioon arre maarkedd by a Woord BBookmmark so tthat theyy cann be easiily rreprooduceed inn thee heaader and footter oof doocumeents. Whhen yyou cchangge eiitherr of thesse vaaluess, bee carrefull nott t

2、o acciidenttallyy dellete the bookkmarkk. YYou ccan mmake bookkmarkks viisiblle byy sellectiing TToolss-OpptionnsViiew aand ccheckking the Bookkmarkks opptionn in the Showw reggion.审批:北方光电项项目经理毕马威项目目经理To addd addditiionall appprovaal liines, Preess Tab froom thhe laast ccell in tthe ttablee aboove.

3、AUTOTEXT PIC Oracle Logo * MERGEFORMAT 修改记录DateAuthoorVersiionChangge Reefereence2002.9.28毕马威顾问问1.0没有以前版版本2002.11.228毕马威顾问问2.0根据CRPP更新解决决方案审查人NamePosittion 目录TOC o 1-3 h z HYPERLINK l _Toc26346256 文档控制 PAGEREF _Toc26346256 h ii HYPERLINK l _Toc26346257 修改记录 PAGEREF _Toc26346257 h ii HYPERLINK l _Toc

4、26346258 审查人 PAGEREF _Toc26346258 h iii HYPERLINK l _Toc26346259 公司组织管管理 PAGEREF _Toc26346259 h 1 HYPERLINK l _Toc26346260 1采购组组织管理 PAGEREF _Toc26346260 h 4 HYPERLINK l _Toc26346261 1.1业业务部门设设置 PAGEREF _Toc26346261 h 4 HYPERLINK l _Toc26346262 1.2业业务人员情情况 PAGEREF _Toc26346262 h 4 HYPERLINK l _Toc263

5、46263 2采购产产品管理 PAGEREF _Toc26346263 h 7 HYPERLINK l _Toc26346264 2.1采采购产品 PAGEREF _Toc26346264 h 7 HYPERLINK l _Toc26346265 2.2采采购产品编编码 PAGEREF _Toc26346265 h 7 HYPERLINK l _Toc26346266 2.3采采购产品分分类 PAGEREF _Toc26346266 h 7 HYPERLINK l _Toc26346267 2.4采采购产品计计量单位 PAGEREF _Toc26346267 h 8 HYPERLINK l _

6、Toc26346268 2.5采采购产品库库存控制 PAGEREF _Toc26346268 h 9 HYPERLINK l _Toc26346269 3供应商商管理 PAGEREF _Toc26346269 h 11 HYPERLINK l _Toc26346270 4请购管管理 PAGEREF _Toc26346270 h 14 HYPERLINK l _Toc26346271 4.1请请购流程 PAGEREF _Toc26346271 h 14 HYPERLINK l _Toc26346272 5询价及及报价管理理 PAGEREF _Toc26346272 h 15 HYPERLINK

7、l _Toc26346273 5.1询询价单 PAGEREF _Toc26346273 h 15 HYPERLINK l _Toc26346274 5.2报报价单 PAGEREF _Toc26346274 h 16 HYPERLINK l _Toc26346275 6订单管管理 PAGEREF _Toc26346275 h 17 HYPERLINK l _Toc26346276 6.1订订单生成 PAGEREF _Toc26346276 h 17 HYPERLINK l _Toc26346277 6.2订订单内容 PAGEREF _Toc26346277 h 26 HYPERLINK l _T

8、oc26346278 6.3订订单安全性性 PAGEREF _Toc26346278 h 28 HYPERLINK l _Toc26346279 7采购接接收与退货货 PAGEREF _Toc26346279 h 29 HYPERLINK l _Toc26346280 7.1采采购接收控控制 PAGEREF _Toc26346280 h 29 HYPERLINK l _Toc26346281 7.2采采购退货 PAGEREF _Toc26346281 h 30 HYPERLINK l _Toc26346282 8审批管管理 PAGEREF _Toc26346282 h 32 HYPERLINK

9、 l _Toc26346283 8.1审审批流程 PAGEREF _Toc26346283 h 32 HYPERLINK l _Toc26346284 8.2审审批人员 PAGEREF _Toc26346284 h 35 HYPERLINK l _Toc26346285 8.3审审批权限 PAGEREF _Toc26346285 h 35 HYPERLINK l _Toc26346286 9采购与与财务接口口 PAGEREF _Toc26346286 h 37 HYPERLINK l _Toc26346287 9.1采采购和财务务接口 PAGEREF _Toc26346287 h 37公司组织

10、管管理Oraclle 系统统采购模块块功能概述述Oraclle采购模模块是Orraclee分销系统统的主要功功能模块之之一，也是是控制企业业整个物流流链条始端端的功能模模块。它主主要处理和和控制企业业的采购业业务，实现现企业对采采购流程、采购物品品和供应商商的有效管管理。Oraclle 采购购管理系统统主要的功功能概述如如下：对请购、采采购业务流流程的监测测和控制；记录并利用用询价和报报价信息；对供应商进进行有效的的管理和评评价等。Oraclle 采购购模块功能能的主要特特性有：业务与财务务集成（资资金保留、与应付和和总帐集成成）；利用工作流流方式规范范业务；强大的审批批与权限控控制；多样化的

11、采采购模式；灵活的外币币处理；丰富的系统统报表等等等。下图为本解解决方案中中，北方光光电总部采采购模块与与其它模块块的关系：生产基地中中采购模块块与其他模模块之间的的关系如下下图所示：Oraclle 采购购业务解决决方案概述述针对北方光光电股份有有限公司及及其下属子子公司现行行的采购业业务特点，以以及未来对对采购管理理和控制的的需求，采采取多个经经营单位、多个库存存组织的方方式设置系系统应用架架构。北方光电总总部的贸易易一部、贸贸易二部、光电部的的销售合同同导入采购购模块生成成销售请购购，销售请请购单由采采购部门自自动引入，分分配给采购购人员，由由采购人员员制定采购购订单，并并根据采购购订单审

12、批批流程进行行审批。通通过审批的的采购订单单打印并下下达供应商商。供应商商货物送达达后，按照照采购接收收流程接收收货物。生产基地年年初时签订订长期框架架协议，由由采购部门门为生产基基地的生产产物料制定定一揽子采采购协议，提提交采购部部门经理审审批。办公用品、低值易耗耗品的采购购由财务模模块直接录录入发票处处理，不在在业务模块块中记录信信息。固定定资产的请请购由各部部门在系统统外填制请请购单，采采购部汇总总后统一制制作采购单单进行采购购，采购过过程不在系系统中进行行记录和维维护。采购产品的的分类和编编码与库存存模块中的的物品分类类和编码保保持一致。供应商信息息的建立和和维护，以以及对供应应商的评

13、估估，本方案案采用了OOraclle系统提提供的供应应商建立、维护方案案，可以有有效地保证证采购业务务高效进行行。此外，可可以通过供供应商服务务、质量绩绩效等报表表对供应商商表现进行行汇总分析析；供应商商信息由采采购部门负负责维护，财财务部门负负责系统外外提供财务务方面的有有关信息，应应付模块与与采购模块块共享供应应商信息库库。针对每一种种具体采购购单据（请请购单、询询价单、报报价单、采采购订单）设设置访问层层次和安全全层次，确确保只有相相关人员能能够浏览采采购单据。只有具有有特定权限限的人员才才能够修改改、取消单单据，保证证单据的安安全性。采购的会计计期与总帐帐相同，本本位币为人人民币。文档

14、结构本文档将从从以下几个个方面，对对采购业务务的解决方方案进行具具体阐述：采购组织管管理采购产品管管理供应商管理理请购管理询价及报价价管理采购订单管管理采购接收与与退货采购与财务务接口采购订单的的审批相关文档本文档的设设计基于以以下文档的的内容：北方光电OOraclle实施采采购业务需需求分析北方光电业业务流程、操作手册册采购组织管管理业务部门设设置业务需求北方光电贸易一部、贸易二部部负责轻工工、机械、照明的自自营和代理理贸易业务务。下设采采购小组、销售小组组分别负责责自营出口口业务的采采购与销售售。采购部采购购员负责采采购光电部部销售的产产品；专人人维护北方方光电总部部与下属奥奥德光电、远达

15、光学学、中山精精密的供应应商信息；制定下属属子公司的的长期框架架协议。生产基地生产基地的的生产部负负责原材料料的采购、储运、库库存计划等等。生产部部的采购经经办将负责责按照总部部采购部的的框架性协协议释放一一揽子协议议的采购订订单，或者者自行制作作不能够与与供应商签签定一揽子子协议的零零星采购申申请, 创创建标准采采购订单。物料入库库管理等由由生产部的的库存管理理员负责。经BPR讨讨论认为，北北方光电与与生产基地地的固定资资产、办公公用品等采采购无需在在系统进行行操作，直直接在财务务进行处理理即可。解决方案Oraclle系统可可以通过灵灵活的责任任、菜单设设置实现将将采购功能能菜单（询询价和报

16、价价、采购、接收、供供应商管理理等）分配配给采购部部、贸易一一部与贸易易二部采购购小组、生生产基地的的相应人员员； 通过预置文文件的设置置，实现北北方光电总总部与生产产基地各经经营单位业业务信息的的独立与完完整。业务人员情情况业务需求北方光电贸易一部、二部各有有一名经理理，采购小小组业务员员负责为本本部门销售售小组采购购自营出口口业务的轻轻工、机械械、照明等等产品；其其他类型的的业务不实实行购销分分离，由各各业务员负负责执行采采购与销售售的整个贸贸易过程。采购部设有有采购经理理，下属采采购人员负负责为光电电部签订采采购订单、为生产基基地签订长长期框架协协议，专人人管理供应应商档案。生产基地生产

17、基地的的生产部设设经理一名名，下属采采购经办负负责发放一一揽子采购购协议；或或者制作零零星物料的的采购申请请，然后创创建标准订订单等。目前生产基基地的采购购由业务员员按照产品品分类负责责订单的制制定与跟踪踪工作，每每类产品由由不同的采采购经办负负责。远达光学有有4名采购购经办，分分别负责金金工结构、光学、包包装材料、橡胶件等等的采购。奥德光电电有455名，2名名负责金工工件采购、1名负责责包装材料料与辅料采采购、1名名负责光学学件（包括括光学毛坯坯、光学成成品等）的的采购。解决方案以上需求在在系统中通通过以下几几个方面的的方案实现现：职位采购员采购员与采采购物品的的关系职位Oraclle系统可

18、可以灵活地地设置公司司员工职位位，并与每每一位员工工进行关联联。具体如如下：设置职位关关键弹性域域：由于北北方光电与与北方工业业的4家子子公司共用用一套系统统，弹性域域的设置在在所有经营营单位之间间是共享的的。因此北北方光电的的职位弹性性域将用一一段，在名名称中区分分不同的经经营单位。具体如下下：北方光电：根据BPRR设计的岗岗位职责，与与采购相关关的职位如如下：采购部经理理采购部业务务员光电部经理理光电部业务务员贸易一部经经理贸易一部销销售业务员员贸易一部采采购业务员员贸易二部经经理贸易二部销销售业务员员贸易二部采采购业务员员财务部经理理副总总经理生产基地：以下是部分分采购业务务相关职位位列

19、表：生产部经理理生产部采购购经办生产部计划划员生产部仓库库管理经办办采购员设定定在采购员定定义窗口中中定义采购购员。采购员与物物品的关联联在物品定义义中指定每每一物品的的缺省对应应采购员，在在请购单中中系统将自自动选取该该物品对应应的采购员员，录入人人员可以改改选其他的的采购员。采购产品管管理采购产品业务需求北方光电公公司主要采采购光电、轻工、机机械、照明明等产品；生产基地地采购生产产光电产品品的原材料料，包括光光学件、金金工件、橡橡胶件、包包装材料等等。解决方案运用库存模模块在系统统中定义采采购物品。具体参见见库存模块块业务解决决方案。采购产品编编码业务需求光电总部目目前的采购购产品没有有进

20、行编码码，业务员员大多使用用海关编码码对物品进进行标志有有时也运用用供应商产产品编码。远达光学生生产基地: 成品编编码9位， 原材料110位， 光学胶片片编码3位位。工艺技技术部调研研问卷：有有标准的物物品编码， 按零件类类别， 产产品型号， 一般为33段 ， 编码不定定长，例如如: MM 58 111 S 希望不同的的分类有定定长的编码码，并保证证编码的唯唯一性。目目前存在的的问题：公公司内部不不同部门各各自的文件件中不统一一， 存在在同一件号号， 不同同编码。奥德光电生生产基地：目前没有有标准的物物料编码， 希望尽快快编制物料料编码，并并且一定基基于物料编编码唯一性性。解决方案财务物品编编

21、码采用与与库存相同同的编码规规则，并在在库存模块块定义物品品时明确采采购产品的的编码。采购产品分分类业务需求目前贸易一一部、二部部经营的轻轻工产品包包括：灯具具、钟、日日杂、家用用电器。可可能在每大大类下再细细分（灯具具按2头或或3头分、日杂按一一件套/二二件套分、钟分为挂挂钟和台钟钟、家用电电器按微波波炉、咖啡啡壶、电饭饭煲分）。基本分两两层，家用用电器再细细分则按升升分 。机机械产品包包括铸铁产产品、灯具具、不锈钢钢制品、汽汽配、设备备零件、文文体用品/医疗器械械。再下一一层分类十十分繁多。采购部为光光电部采购购的成品包包括：望远远镜、显微微镜、天体体望远镜、抢瞄、光光学材料（其其中显微镜

22、镜分为生物物和体视），其其他产品的的分类依据据海关编编码；生产基地采采购的原材材料包括：远达光学生生产基地: 原材料分：包装材料料， 橡胶胶件， 光光学件， 结构件结构件分：金工，机机加，塑料料件，金饰饰件奥德光电生生产基地： 开发中中心按照物物品的不同同用途有分分类，物品品分类可以以按照大、中、小类类，并体现现在物品的的编码中。解决方案系统可以在在库存模块块和采购模模块运用不不同的物品品分类。鉴鉴于北方光光电与生产产基地没有有区分职能能采用不同同的物品分分类的要求求，因此建建议采用库库存模块定定义的物品品分类具体体参见库存存模块的解解决方案。采购产品计计量单位业务需求北方光电：轻工部：出出于

23、退税的的要求，计计量单位要要按照海关关报关的要要求定。基基本上灯的的计量单位位是盏、钟钟按台/只只计量、日日杂的计量量单位是套套/公斤；家用电器器是按个计计量光电部：基基本上按具具或个计量量；光学材材料有时采采用“公斤、块块”，根据客客户的要求求。机械部：从从公斤、米米、具、套套、个等都都有，且不不确定，当当客户要求求不同时会会用不同的的计量单位位。存在这这样的情况况，即采购购订单、销销售订单、应收帐款款发票按个个计量，但但在出口报报关、供应应商开具的的增值税发发票上需要要按照公斤斤等单位计计量。生产基地：包括件、公公斤、瓶、米、片、双等。存存在计量单单位之间的的转换情况况。解决方案在库存模块

24、块可以定义义各物品的的基本单位位，并明确确基本单位位与其他辅辅助计量单单位之间的的换算关系系。具体参参见库存业业务方案设设计。采购产品库库存控制业务需求总部：贸易一部、贸易二部部的采购品品没有物理理库存，不不存在库位位控制的问问题。但是是对货物需需要进行跟跟踪监控，要要求采购订订单、入库库通知单、销售订单单编号一致致，以实现现成本测算算。光电部贸易易类物品有有物理库存存，但未对对存放库位位进行管理理控制。光光电部同样样需要根据据采购订单单号跟踪采采购物品。都未使用序序列号控制制。生产基地：远达光学: 目前有有光学完工工库、光学学毛坯库、工具工装装库、辅料料工具库、金工库（橡橡胶件、结结构件、金

25、金工件）、光学棱镜镜库、易燃燃易爆库、包装材料料库、成品品库等。都都没有库位位、批号、序列号、版本控制制。橡胶件件有过期控控制。奥德光电：目前有光光学完工库库、光学毛毛坯库、工工具辅料库库、金工库库、包装材材料成品库库等5个仓仓库。没有有库位、批批号、 序序列号、版版本控制。橡胶件有有过期控制制。解决方案总部：贸易一部、贸易二部部的业务由由于存在供供应商提前前开票结算算，确认存存货的情况况，因此将将运用北方方开发的订订单流程，由由销售订单单导出生成成请购单，自自动创建为为采购订单单，供应商商开来发票票要求付款款时，在系系统中接收收入库。物物品出口发发运给客户户获取相关关单据后，在在系统中进进行

26、发运确确认的操作作。光电部采购购的物品基基本都先入入北方光电电自备库，因因此光电部部销售订单单将采用开开发的流程程，将采购购物品接收收入库后，再再进行挑库库发运的操操作（具体体参见销售售订单管理理模块）。采购部采购购员、贸易易一部、贸贸易二部采采购人员将将请购单中中接收人附附注中记录录的销售订订单编码作作为前缀，加加流水号，作作为采购订订单编码，实实现销售订订单与采购购订单之间间的联系。接收入库库单可以根根据采购订订单进行查查询，在采采购定单查查询界面实实现。将采采购订单查查询菜单设设定给销售售员，销售售员即可在在系统中适适时查询采采购订单所所处的状态态。北方光电本本部自营出出口, 投投标,

27、进进料加工要要进行成本本盈亏测算算.这部分分业务中所所涉及的产产品要进行行批号控制制。批号编编码规则参参见库存解解决方案。其他业务务的产品考考虑到以后后会出口，也也要进行批批号控制。编码规则则参见库存存解决方案案。生产基地：设立多个子子库存，对对物品进行行分类管理理与控制。无需对物物料进行批批号、系列列号等控制制。子库存存与库位等等的设置具具体参见库库存模块的的方案设计计。 供应商管理理业务需求北方光电供应商目前前没有统一一的编码规规则。现有有的点石系系统中，供供应商信息息由业务员员自己维护护。业务员员可以选择择供应商信信息不共享享、部门内内共享和部部门间共享享。供应商分类类按照部门门分为轻工

28、工类、机械械类、光电电类、照明明类等。生产基地远达光学的的供应商信信息由生产产部人员按按照供应商商产品类别别分别由专专人统计更更新，统一一至远达集集团调度室室进行汇总总。供应商商没有编码码。供应商按照照产品分为为：光学类类、金工类类、辅料类类、包装材材料类。奥德光电的的供应商信信息由生产产部业务员员按照类别别收集，统统一至远达达集团调度度室进行汇汇总管理。供应商没没有编码。供应商分类类与远达光光学的分类类方法相同同。远达集团总总调度室每每年对供应应商进行考考核，考核核标准没有有明确的规规定。远达达光学与奥奥德光电采采购员将收收集的供应应商表现等等信息汇集集到总调度度室进行分分析。选择择新供应商

29、商时，从规规模、价格格、质量、交货期上上对供应商商进行考量量。公司仅仅与通过考考核的供应应商签订采采购合同。BPR以后后总部与生生产基地的的供应商信信息统一由由北方光电电采购部专专人负责录录入与维护护。解决方案供应商信息息内容：Oraclle系统可可以记录供供应商名称称、编号、分类、地地址、联系系人、付款款条件、应应付款、预预付款帐户户等信息。供应商信息息维护：供应商信息息的准确性性根据BPPR设计的的组织架构构与部门职职责，并保保证供应商商信息的准准确性，由由北方光电电采购部专专人负责供供应商信息息维护。供应商信息息安全性：系统的供应应商头信息息在各经营营单位之间间共享，地地址层信息息在各经

30、营营单位之间间屏蔽，在在经营单位位内部共享享。考虑系系统数据的的准确性与与完备性，建建议由北方方光电采购购部专人负负责供应商商信息在系系统中的维维护。供应商编码码：供应商编码码可以采用用自动编码码或者手工工编码，手手工编码可可以使用字字符，最长长30位。经过讨论，初初步确定运运用手工编编码，编码码规则参见见北方工业业总部编码码规则。供应商分类类：系统可以记记录供应商商分类信息息，在采购购快查码中中定义供应应商类别，录录入供应商商时就可以以选择所属属的相应类类别。总部分类：贸易一部部、贸易二二部、采购购部生产基地分分类：光学学类、金工工类、辅料料类、包装装材料供应商评估估与合格供供应商管理理：供

31、应商评估估信息的收收集定期查看供供应商产品品目录，其其中记录了了与供应商商发生每一一笔交易的的信息。利用报价查查询和报价价分析来帮帮助评估供供应商。运行系统提提供的关于于供应商信信息的报表表，从不同同角度收集集评估信息息：序号报表名称报表内容1按分类的采采购汇总报报表按物品类别别，供应商商，采购员员，订单日日期打印采采购订单的的汇总情况况。2按供应商的的发票价格格差异报表表按物品类别别，供应商商，期间打打印采购订订单和发票票的价格差差异，只有有采购订单单和发票匹匹配的才能能统计。3采购订单及及发放明细细报表按采购订单单查看采购购订单的发发放情况，注注：只有计计划采购订订单和一揽揽子采购协协议有

32、订单单发放。4供应商采购购汇总报表表按供应商打打印采购订订单汇总情情况表。5供应商服务务性能分析析报表按物品，物物品类别，供供应商等打打印供应商商到货日期期同采购订订单需求日日期的对比比报表。6供应商过期期发货报表表按供应商查查看根据需需求日期，过过期未到的的采购订单单及物品明明细情况。7供应商质量量性能分析析报表按供应商打打印供应商商物品的验验收情况表表。8供应商暂挂挂报表按供应商打打印暂挂的的采购订单单情况表。9过量发货报报表按供应商打打印供应商商发货数量量超过订单单数量的过过量发货情情况表。根据收集的的数据进行行供应商等等级的分类类，针对供供应商所属属等级在系系统中录入入相应的付付款条件

33、、接收方式式等。做采采购订单时时，相应的的供应商信信息会带入入采购订单单中，用来来管理与供供应商的交交易条款。系统可以维维护合格供供应商清单单，并限制制物料仅可可从合格供供应商处采采购。具体体是在库存存定义物料料时，要求求“使用批准准供应商”，在采购购模块中定定义合格供供应商清单单，明确某某物料的合合格供应商商是哪些。业务员将将无法提交交不合格供供应商的采采购订单。请购管理请购流程业务需求北方光电贸易一部、贸易二部部采购组、采购部目目前没有请请购流程。生产基地根据BPRR成果，当当生产基地地需要自行行采购一些些还不能够够与供应商商签订一揽揽子协议的的零星采购购，请购流流程如下：采购经办进进行询

34、价、报价等活活动查询以往历历史交易，选选择最优报报价，制作作请购单，提提交审批由部门经理理、财务部部经理审批批，在超出出审批范围围时，由公公司总经理理进行审批批具体参见BBPR交付付成果“采购申请请（计划）制制定、审核核及下达流流程”经BPR讨讨论确定，固固定资产低低值易耗品品的采购申申请与采订订单等流程程不在ERRP系统中中体现。目前未采用用采购预算算控制。解决方案北方光电：由于北方光光电主营贸贸易业务，物物品的采购购需求基本本来自于签签订的销售售订单，只只要销售订订单通过了了审批，就就可以采购购相关物品品，因此不不存在手工工录入请购购单的情况况。在本方案中中，将运用用直接发运运或者开发发的

35、工作流流将销售物物品信息传传递至采购购模块，系系统将自动动生成请购购单，传递递至采购部部门进行采采购。生产基地：运用系统标标准的请购购单功能，在在系统中定定义相应的的审批层次次，采购经经办可以在在系统中制制作请购单单，按照审审批路径与与审批权限限提交审批批。询价及报价价管理询价单业务需求北方光电与与生产基地地的询价都都通过电话话、传真等等形式进行行。没有固定的的书面形式式的询价单单。解决方案北方光电总部的询价价活动包括括内部询价价（即销售售人员向采采购人员的的询价）和和对外询价价（即传统统意义上的的对供应商商询价）。内部询价：系统没有标标准的内部部询价功能能。考虑到到运用请购购单变通作作为内部

36、询询价单，操操作上比较较复杂，而而且仍然需需要手工业业务的配合合，因此建建议系统外外进行。具体的操作作步骤：销售人员在在获得客户户的意向后后，将需求求记录至手手工的内部部询价单，传传递给采购购人员。采购人员进进行对外询询报价。采购人员与与销售人员员沟通询价价结果。采购人员将将沟通结果果记录在内内部询价单单上，购销销双方进行行签字确认认。对外询价：采用系统标标准的询价价单功能，记记录对外询询价情况。为了简化化操作，可可以从请购购单行自动动创建成询询价单。并并可以打印印询价单，发发给供应商商。生产基地采用标准的的对外询价价单功能记记录采购询询价信息，在在系统中录录入询价物物品、数量量、目标价价位、

37、向哪哪些供应商商询价等信信息。报价单业务需求北方光电供应商报价价的方式主主要有电话话、传真。供应商报价价时已经考考虑了采购购数量等因因素，因此此其报价中中不包括任任何折扣信信息。报价无需审审批即可生生效。希望业务员员可以查询询以往的报报价历史纪纪录。生产基地供应商报价价主要是针针对价格合合同，报价价方式主要要有电话、传真。报价内容包包括物品编编号、价格格、图纸、模具等。业务执行行过程中，存存在价格更更改的情况况，一般是是价格下调调。报价需要经经过总经理理或生产部部经理审批批方可生效效。价格合合同将保存存在远达集集团总调度度室。解决方案北方光电：系统中可以以记录报价价信息， 并可以由由询价单自自

38、动生成报报价单。生产基地：系统报价单单可以记录录物品编码码、价格等等信息，图图纸、模具具等信息如如果有电子子文本，可可以挂为附附件。系统具备报报价审批功功能，可以以在询价单单上注明是是否需要报报价审批，针针对该询价价单的所有有报价都将将需要审批批；或者制制作报价单单时要求报报价审批。鉴于系统统中没有报报价审批的的工作流，所所有具有该该界面操作作权限的员员工都可以以进行报价价审批的操操作，控制制意义不大大，建议将将通过审批批生效的报报价录入系系统，为以以后的业务务提供参考考。 订单管理订单生成业务需求北方光电贸易一部、贸易二部部的采购订订单根据销销售订单生生成，采购购部为光电电部制定的的采购订单

39、单由销售订订单生成，为为生产基地地制定的长长期框架协协议根据生生产计划生生成。目前销售合合同基本与与采购合同同一一对应应。生产基地生产基地的的标准采购购订单根据据长期框架架协议的相相关规定生生成。采购购订单无需需与销售订订单进行对对应。解决方案北方光电：总部的采购购业务分为为三种类型型：贸易一部、贸易二部部、光电部部等的贸易易类采购业业务。总部销售生生产基地物物品业务。总部采购部部为生产基基地签订的的长期框架架协议业务务。总部贸易类类采购业务务类型:编号类型描 述1自营出口业业务处理出口业业务的国内内采购，在在采购模块块管理2自营进口业业务处理自营进进口采购业业务，在采采购模块管管理3进料加工

40、不不作价业务务包括进料加加工的原料料采购和加加工费用的的处理，在在采购模块块管理4进料加工作作价业务处理进料加加工的原料料采购与成成品采购业业务，在采采购模块管管理5来料加工业业务收取加工费费用的业务务类型，在在财务模块块管理6代理进口业业务收取代理费费的业务类类型，在财财务模块与与采购模块块管理7内贸业务处理内贸采采购业务，在在采购模块块管理注：这里所指的的代理进口口业务是指指纯代理的的情况，区区别于北方方光电以往往的代理业业务的范畴畴，这里的的代理业务务在财务上上反映的不不是结转收收入和成本本，而是代代理费的收收入。这里所指出出的业务类类型以及业业务类型的的解决方案案同样适用用于远达集集团

41、的业务务处理。自营出口业业务的处理理贸易一部、贸易二部部、光电部部出口业务务中的采购购订单，一一般要求记记库存帐，再再根据销售售订单的规规定将物品品发运至客客户处，并并结转销售售成本。操操作流程如如下所示：运用开发的的销售订单单流程，在在销售模块块录入销售售订单，导导入采购模模块生成请请购单。采购员创建建采购订单单。为了便便于销售人人员对采购购订单情况况的查询，在在系统中将将建立销售售订单与采采购订单之之间的联系系。采购员员根据请购购单“接收人附附注”中记录的的销售合同同号，将其其作为采购购订单编码码。如果有有多个采购购订单为一一张销售订订单进行采采购，则在在销售订单单编码后加加流水号作作为采

42、购订订单编码。在供应商将将物品发运运至客户时时，采购员员根据收到到供应商传传来的单据据在系统中中进行物品品接收入库库的操作，并并在货物发发运出口后后在系统中中进行发运运的动作。具体的系统统流程如下下：自营出口业业务需要在在系统中进进行盈亏测测算的严格格控制，即即需要将自自营出口业业务中预测测的费用以以采购订单单的形式录录入系统。建议由专专人从系统统里来录入入费用采购购订单，具具体步骤如如下：销售业务员员对销售订订单进行确确认后，由由专人在系系统中查询询该销售订订单；将销售订单单后的盈亏亏测算表附附件打开；根据盈亏测测算表的预预测金额在在系统中录录入相关的的费用采购购订单。在系统设置置时，预先先

43、根据不同同部门，不不同的费用用订单类型型在系统中中分别做好好费用采购购订单模版版。需要通过复复制费用采采购订单模模版生成各各种费用订订单。费用采购订订单上显示示单价显示示1，数量量输入金额额。销售订单对对应的采购购订单编号号规则如下下所示：采购订单类类型采购订单编编号外运费采购购订单销售合同号号-F佣金费用采采购订单销售合同号号-C杂项费用采采购订单销售合同号号-Z物料采购订订单销售合同号号-1注：不同的外运运公司需要要做不同的的外运费用用采购订单单，如果预预测一个出出口合同项项下发生不不同外运公公司的外运运费，那么么外运费采采购订单以以销售合同同号位前缀缀，后加-F1，FF2等。物料采购订订

44、单如果存存在多张，那那么从-11开始向下下续编。自营进口业业务的处理理自营进口业业务中，进进口合同占占据主导地地位，同事事自营进口口的业务量量不大，可可以不对销销售合同与与采购合同同建立挂接接关系，即即分别在系系统中录入入采购订单单与销售订订单。制作作进口采购购订单的流流程与标准准的国内采采购订单相相同，注意意币种需要要选择外币币。关税及进口口业务中发发生的费用用的处理：方案一：平平均成本更更新按照采购价格制作采购订单平均成本更新(关税运保费)销售发货时结转成本在报关时接收入库获得关税缴缴款通知书书时在库存存模块调整整商品成本本，分录如如下：借：库存商商品贷：材料成成本差异同时在应付付模块录入

45、入关税发票票，分录如如下：借：材料成成本差异贷：应付账账款再对关税发发票进行付付款借：应付账账款贷：银行存存款优点：应付发票可可以全额匹匹配采购订订单，采购购订单可以以自动关闭闭录入采购订订单时运用用公司汇率率，减少录录入汇率发发生错误的的可能缺点：平均成本更更新的时点点与金额影影响财务记记帐的准确确性与及时时性平均成本更更新的责任任人待定方案二：报报关时作以以含关税、运费、保保险费的价价格制作采采购订单报关时按照含运费价格制作采购订单接收入库接收入库时时：借：材料采采购 122（含税、费价格）贷：应计负负债 122 借：库存 12贷：材料采采购 122发票匹配时时：借：应计负负债12贷：应付

46、帐帐款 100（采购价价格） 发发票价格差差异 2优点：库存存成本较为为准确及时时反映缺点：运用本方案案的前提是是在报关时时，业务员员已经清楚楚地知道需需要计入成成本的运保保费金额要求业务员员在报关后后，录入采采购订单的的价格为手手工计算的的含关税、运保费等等的价格，数数额的准确确性同样影影响财务记记帐由于关税按按照报关单单汇率计算算，需要在在录入采购购订单时输输入用户汇汇率 采购订单无无法全额匹匹配，只能能手工关闭闭采购订单制制定时间滞滞后，审批批没有实际际意义经过讨论确确定，运用用第一种解解决方案，即即业务员在在拿到报关关单后，在在系统中进进行接收入入库，平均均成本更新新的操作。并且确保保

47、平均成本本更新的数数额与实际际发生的运运费、关税税金额相同同，否则在在日后运费费发票到后后，财务无无法入帐。来料加工业业务的处理理由于来料加加工业务发发生时不挤挤占本公司司的资金，不不存在物料料货权转移移，只向客客户收取一一定比例的的加工费用用，向供应应商支付加加工费，建建议此类业业务通过财财务模块进进行处理。进料加工不不作价业务务的处理进料加工业业务存在物物权的转移移，北方光光电将原材材料采购进进来后，委委托加工厂厂商进行加加工，再将将成品发运运至客户。具体解决决方案如下下：合同协商成成功后：在在系统中做做销售订单单。同时将将销售合同同号录入销销售订单题题头界面。接下来的的操作同自自营出口业

48、业务的处理理。 进口原料：在系统中中直接做采采购订单。采购订单单号以销售售合同号为为前缀，进进口合同号号在采购订订单界面的的说明字段段中录入，然然后进行采采购接收入入库等操作作。加工：在系统中录录入加工费费用采购订订单。费用采购订订单上单价价是1，数数量显示金金额，加工工费用ittem定义义的具体内内容参见库库存解决方方案。(该该业务适用用于三个生生产基地的的委外加工工业务)在收到成品品的入库单单据时，在在系统中进进行原料杂杂项出库的的处理。注：如果成成品是分批批接收的，那那么按照比比例将原料料杂项出库库。出库原料的的数量=（收收到成品数数量/成品品总数量）*原料总数数量杂项出库：为了便于于查

49、询，在在参考字段段录入“销售合同同号-OUUT”。出库时时不输出库库物料的单单位成本，采采用系统缺缺省的移动动加权平均均成本。通过查询获获得本次出出库原料的的总成本。同时在系统统中做成品品杂项入库库的处理。成品入库的的数量=收收到成品的的数量杂项入库，接接收成品。输入成品品的单位成成本：按比例计入入成品成本本的加工费费用=（收收到成品数数量/成品品总数量）*加工费用用总金额成品的单位位成本=（出出库原料的的总成本+按比例计计入成品成成本的加工工费用）/收到成品品的数量为了便于查查询，在参参考字段录录入“销售合同同号-INN”。进料加工作作价业务的的处理该业务类型型实际上是是出口业务务与自营进进

50、口业务两两种业务的的结合。该该种业务是是以出口为为导向的，所所以在系统统中也以出出口销售合合同号为基基准建立销销售与采购购的关联。对外合同协协商成功后后，按照出出口业务，制制作销售订订单，申请请导出生成成成品的采采购订单。进料时，业业务员在系系统中按照照自营进口口的流程录录入进口原原料采购订订单，订单单编码为销销售合同号号加后缀，说说明字段为为实际的进进口合同号号，然后接接收入库。将进口原料料作价给加加工厂商，在在系统中录录入销售订订单，在客客户PO字字段记录出出口合同编编号。加工厂商将将成品发运运后，业务务员根据相相关单据进进行接收入入库、发运运确认的操操作，产生生相应的财财务信息。该业务中

51、的的单据编号号规则如下下所示：订单类型采购订单编编号进口原料的的采购订单单销售合同号号-M完工成品的的采购订单单销售合同号号-1外运费用采采购订单销售合同号号-F佣金采购订订单销售合同号号-C杂项费用采采购订单销售合同号号-Z代理业务的的处理这里所指的的代理业务务仅涉及代代理费用的的收取，不不存在物权权的转移，不不结转主营营业务收入入和成本，因因此建议相相关的帐务务通过财务务模块来完完成，不由由业务模块块进行信息息传递。但但是出于风风险控制的的考虑，建建议代理进进口业务需需要在系统统中录入计计划采购订订单，并在在订单题头头弹性域中中记录委托托方的名称称。对该种种订单将不不进行发放放或接收，因因

52、此不会产产生财务信信息。注：如果不不能获得明明晰的代理理进口业务务的供应商商信息，那那么可以根根据委托方方选择虚拟拟供应商“代理供应应商委托加加工方名称称”。代理出口业业务的具体体内容参见见销售业务务解决方案案。内贸业务的的处理内贸业务发发生较少，无无需建立销销售订单与与采购订单单之间的对对应关系，销销售订单的的签订与采采购订单之之间不存在在任何关联联关系，因因此建议按按照标准的的采购与销销售订单流流程进行处处理。总部销售生生产基地物物品业务：方案一：总部光电部部与精密光光电部签订订对外销售售合同之前前，与采购购部相关人人员协商确确定是否从从生产基地地采购。如如果是从生生产基地采采购，则在在销

53、售模块块输入销售售订单，指指明从生产产基地的库库存组织发发货。采购购部人员按按照订单要要求协调生生产基地的的生产，运运用发运通通知单通知知生产基地地发运，由由销售人员员（待定）在在系统中进进行发运确确认。系统统将自动按按照转移价价格生成总总部与生产产基地之间间的应收应应付发票。采购人员员无需在系系统中建立立采购订单单。具体流流程如下图图：产生的会计计分录如下下：生产基地：借：主营业业务成本借：应收收帐款（公公司间）贷：存货贷：主营营业务收入入北方光电：借：应收帐帐款借：主营营业务成本本 应交交增值税进项税贷：主营业业务收入应交增值税税销项税税贷：应付付帐款（公公司间）方案二：由于生产基基地生产

54、的的物品大多多需要入北北方光电的的自备库，并并且开出发发票要求北北方光电付付款。北方方光电财务务需要确认认库存与应应付帐款，待待业务员拿拿到提单，再再确认销售售收入，结结转销售成成本。跨OOU销售无无法产生中中转库存，因因此建议以以下步骤：光电部业务务员在系统统中按照自自营出口的的流程由销销售订单生生成采购定定单，并下下达至生产产基地。生产基地的的生产计划划经办在系系统中录入入对北方光光电的销售售订单在发运至光光电自备库库时，在系系统中进行行发运确认认光电业务员员进行接收收入库操作作，财务确确认库存待发运至客客户时，在在光电部业业务员根据据提单在系系统中进行行发运确认认注：关于销销售业务的的具

55、体处理理参见销售售业务解决决方案。总部为生产产基地进行行的长期框框架性采购购由总部采购购部人员在在系统中录录入一揽子子协议类型型的采购订订单，在订订单中明确确供应商、采购物品品编码、数数量、单价价、到期日日等信息。可以规定定该物品价价格是否可可以更改，如如果更改，价价格上限是是多少，并并可以进行行该一揽子子协议采购购总额的控控制。待生生产基地需需要该物品品时在系统统中对订单单进行发放放。生产基地：生产基地的的采购包括括对总部建建立的一揽揽子协议的的发放、零零星物料的的采购等。采用系统统的标准流流程进行，即即创建采购购订单/采采购发放、接收、入入库。订单内容业务需求采购合同编编码：总部目前的的几

56、个部门门存在不同同的采购订订单编码规规则，例如如：轻工部：QG02205144FXXXQG：轻轻工部；02：22002年年；05：55月；14：今年年的第144票号；F：业务务员代码；XX：客客户机械部： N表表示国内采采购； MM表示出出口； AA年份； B月、日JX机机械部； E员工名名称组合规则：N/MAABJXEE举例：N6612200528JJXF表示：机械械部员工张张卓飞在22002年年5月288日的采购购合同号照明部与光光电部没有有明确的采采购订单编编码规则，业业务员根据据自己的喜喜好进行编编制。目前的点石石系统可以以打印采购购订单文本本。生产基地PAGE # Page: # 生

57、产基地的编码规则？没有采购订订单编码。采购订单编编码规则有有待统一。采购订单一一般不存在在外币订单单。采购价价格是含税税价，并且且可以部分分或全部退退税。解决方案北方光电采购订单编编号不同于销售售订单的订订单编号，采采购订单编编号可以用用于手工输输入，不仅仅将不同的的采购业务务类型分开开，而且可可以直接输输入进口合合同号或相相关联的销销售合同号号。采购业业务类型的的编号:编号类型描 述订单编号规规则1自营出口业业务处理自营出出口业务的的国内采购购业务引入的出口口合同编号号序号（1）3自营进口业业务处理自营进进口业务 自营进口合合同号4进料加工不不作价业务务处理不作价价的进料加加工业务引入的出口

58、口合同编号号-M（11，2）4进料加工作作价业务处理作价的的进料加工工业务的原原料采购和和成品采购购业务原料采购：引入的出出口合同编编号-M(1,2)成品采购：引入的出出口合同编编号-I(1,22)5代理进口业业务处理代理进进口业务进口合同号号6内贸业务类类型处理内贸采采购业务实际的内贸贸合同编号号为生产基地地制定的长长期框架合合同编码：由于长期框框架协议无无须跟任何何销售订单单关联，建建议一揽子子采购协议议编码为采采购员负责责的产品代代码（2位位）年月月日（6位位）两位位流水号。生产基地采购合同编编号：在发放一揽揽子采购协协议时，系系统将自动动对发放进进行流水编编号零星采购物物料的采购购申请

59、编码码建议为采采购员代码码年月月日两两位流水号号。其中采采购员代码码按照采购购员负责采采购的物品品类别确定定。北方光电与与生产基地地：采购订单编编号的录入入：可以由业务务员手工输输入采购合合同编号。系统提供供两个字段段输入编号号：1）采购订订单号：主主要业务和和财务的统统计参考字字段。2）说明：说明字段段，可以录录入合同编编号的参考考信息。标准合同文文本的打印印建议方案如如下：系统可以打打印采购订订单，但内内容仅限于于供应商、采购物品品编码、单单位、数量量、单价、到货日期期、收货地地点等主要要条款，而而且格式较较为较乱。建议在外部部系统中制制作合同文文本，例如如WORDD，然后作作为订单附附件

60、附加在在采购订单单上。订单单生成后，系系统可以将将订单数据据导出，OOFFICCE支持导导出的TXXT格式文文件，然后后可以粘贴贴在WORRD或EXXCEL模模板上编辑辑，操作比比较简便。订单安全性性业务需求北方光电采购订单由由业务人员员建立，经经过相应的的审批后，最最终与供应应商签订采采购合同。具体的采购购合同审批批流程参见见BPR相相关流程与与操作手册册文档。采购订单审审批之前，只只有制定采采购订单的的员工可以以修改、取取消。生产基地采购订单由由采购经办办根据年初初签订的长长期框架协协议订立。由于各采采购经办分分别负责不不同类别产产品的采购购，因此各各采购经办办之间没有有业务重叠叠，也不必