会计制度下仪器共享系统财务功能研究

1、 4/4会计制度下仪器共享系统财务功能研究1我国高校大型仪器共享管理系统财务功能建设现状 目前，各高校和科研院所现行的大型仪器有偿使用模式中测试费的收缴和报销还较为繁琐，存在一定的问题2-3。部分高校大型仪器共享系统虽然开发了财务功能板块，但还是仅限于经费的额度冻结或透支使用，并未形成测试经费的预算与实际报销的一一对应，同时存在暂存科研经费的风险。另外，大量的线下签字及财务现场报销手续及程序，极大地消耗了报账人员的时间和精力，也大大增加了财务部门的报账压力4-5。再就是很多高校大型仪器共享系统也存在着多个经费向同一个经费卡充值的现象，测试报销时无法确认从哪个项目支出，导致报账、科研项目结题工作

2、较为混乱6；同时，结存的经费在课题结题时无法转回，只能暂存在某一个账号里，也使科研经费的使用存在暂存和转移的风险7。随着高校新政府会计制度的实施，如何规范高校大型仪器共享过程中保证测试费在使用过程中的预算与报销既能相互分离，又能相互衔接的关系，保证测试服务后测试费的及时收缴，避免经费暂存等风险，设计一种可复制的符合财务审计要求的大型仪器共享测试费的收缴管理制度，这些都成为现阶段高校大型仪器设备共享工作中亟待解决的问题8-9。 2我校大型仪器共享管理系统定制开发情况 我校实验室与设备管理处通过充分调研学习，并与校财务处、审计处多次沟通协作，在我校信息中心及财务处的指导帮助下，于2021年通过多个

3、系统的数据共享与打通壁垒，成功定制开发了基于与财务系统深度对接的大型仪器设备共享系统10-11。该系统除综合了现阶段国内主流的大型仪器共享平台核心管理功能外，还着重开发了与财务系统深度对接的财务中心功能板块12-13。该系统具有信息化、自动化、网络化管理功能，实行统一身份认证。可实时在线反映共享仪器的预约、使用、计费情况，为我校大型仪器资源合理配置、有偿使用和效益评价提供真实、可靠的数据支撑。我校40万元以上所有大型仪器均纳入平台统一管理。平台管理和维护由实验室与设备管理处负责，仪器的日常运行管理和维护由仪器负责人负责。平台上的所有仪器面对校内外提供测试服务。系统从根本上解决了测试费收缴难、管

4、理混乱、线下报账繁琐等问题；解决了测试费预算项目与实际支出项目不符、课题结题而经费未使用完全的暂存等问题。我校的大型仪器测试费线上财务报销模式对各高校和科研院所开展相关系统对接建设方面具有十分重要的借鉴意义。 3核心功能板块 为方便广大师生使用、简化繁琐的报账手续、规范测试费的使用，我校着重开发了以财务深度对接为基础的线上结算模式，在大型仪器共享系统中可实现经费的查询、充值授权、经费使用确认、线上报销分配等功能。经费负责教师只需进入系统将经费中的测试费充值到平台并授权给学生使用即可，确认及报销均在大型仪器共享系统线上实现，极大地解放了科研人员的劳动力。 3.1校园网账号一键注册登录 平台实现了

5、校园网账号一键登录及预约使用平台仪器设备的功能，大大方便了教师和学生使用。新用户注册只需登录自己的校园网账号，并核实系统自动从信息中心和人事系统抓取的个人信息。教师登录后直接进入默认为本人名下的课题组，学生需选择所属指导教师的课题组，校外用户注册需在实验室与设备管理处登记。系统设定为经费授权模式，只需经费负责人线上充值并授权使用人即可，解决了以往加入不同的课题组需要重新注册账号，并开设经费使用账号等问题。 3.2充值授权 系统实现了与财务系统项目经费管理功能板块的数据共享对接。注册成功的课题组教师（经费负责人）可在系统上调取自己负责项目的测试费明细，并进行线上充值。系统默认每位教师都是独立的课

6、题组，课题组之间可以相互充值，并可指定经费使用人员、限制使用金额及使用时间段。通过经费授权的方式解决了不同课题组之间使用共同经费的问题，同时也减少了为使用经费而重复注册账号的问题。充值成功的经费，系统将同步实行冻结。 3.3在线预约使用 系统前台有仪器设备展示，包括设备名称、存放地、所属学院、仪器负责人等信息，平台用户也可通过组合搜索实现仪器搜索，搜索成功后即可以关注该仪器，以后自动显示在常用仪器目录里，方便下次使用。被授权经费使用的用户，可在系统中进行仪器搜索，并在共享仪器开放的时间段预约使用该仪器。预约时系统会提示让用户选择预计支出经费项目及金额，选择后系统会对可能发生的金额进行二次冻结，

7、若预计使用金额超出授权金额，系统则会提示用户重新充值。另外，系统上无充值或授权经费的用户无法在平台预约仪器，这样就保障了后期测试费的收缴问题。 3.4收费确认 用户根据预约成功的时间段送样或自测。测试完成后，用户与仪器负责人根据实际发生的费用进行双方确认，确认完成后仪器负责人将测试结果上传到系统，用户可在系统下载测试结果。同时，根据是否需测试补贴，由中心管理员确认测试费的补贴比例，确认后系统自动将金额分配至相应的收入账户。 3.5测试补贴功能 为促进我校大型仪器设备共享工作，系统开发了测试补贴功能板块。原则上对外的测试均实行1:1测试配套补贴机制，但机组自身使用及对校外服务不予补贴。测试费和补

8、贴总额的65%返还给机组，由所在二级单位监管使用，主要用于该共享大型仪器的耗材补充、设备维护、人员培训和学生助理及临聘人员的劳务等支出；总额的20%用于学校共享大型仪器维修基金及共享平台日常维护等支出，由大型仪器共享办公室管理；其余的15%上缴学校，纳入学校统一绩效管理。编制内人员的仪器开放共享工作量及绩效，按照学校相关文件核定。我校根据每个二级单位每年的大型仪器使用效益考核情况，调整补贴比例，分配时由中心管理员在系统确认执行。 3.6报销分配 中心管理员打印分配单交至财务处，财务处根据测试单的二维码进行扫码核实，信息无误后触发冻结经费的解冻功能，冻结经费解冻的同时完成经费的分配。报销无须师生

9、走线下报账流程，分配完成后财务系统自动推送报销凭证号至大型仪器共享系统，经费负责人可在系统查看经费使用的进度及已完成财务报销的经费使用凭证编号，便于课题结题时查阅原始报账材料。 4实施成效 我校大型仪器共享服务平台在全国首次实现了测试费的线上充值、实时冻结、线上结算、测试分配和批量解冻等功能。在平台上使用人只需确保有授权的经费使用即可，报账和结算流程皆由系统自动生成并推送到财务系统，财务处扫码核实无误后，即可进行处理并完成报销手续。现系统累计纳入我校40万元以上大型仪器290台，实现了对总值2.87亿元的设备进行统一的财务管理，系统所有设备的测试费充值、授权、冻结、解冻、均走线上处理。目前注册

10、课题组620个，成员注册2515人，生成2.02万条使用记录，测试样品9.48万个，设备使用总机时37.58万h，课题组充值总金额259.62万元，已使用报销金额172.79万元。 5结语 我校定制开发的大型仪器共享系统在全国首次实现了与财务系统的深度对接，用户可在大型仪器系统内完成测试经费的线上划转与结算，具备财务真实、相关节点清晰、信息完整的特点，符合财务和审计的要求。系统既便于教师经费的使用，又大大减轻了师生和财务人员的报销压力。同时系统通过自动解冻有效解决了未使用经费的返还问题，避免了科研经费暂存和转移的审计风险。另外，系统中经费负责人审批节点代替财务支出报销签字也为我国现阶段财务报销提供了十分有效的借鉴模式。大型仪器是高校开展高水平科学研究、技术创新和人才培养的重要物质基础和条件保障。只有在不断总结和实践的基础上，充分利用信息化和物联网技术简化使用流程，在方便用户和仪器操作人员的使用前提下，加强管理部门对大型仪器共享工作的管理，才能让大型仪器共享工作更易推广和接受，更好地提高大型仪器的有效使用效益，增强我国的科技创新能力。 参考文献(References) 1蔡兵，刘姝伶，尹玲娜，等.高校大型仪器设备开放共享的实践与探索J.实验室研究与探索，2021,33(2):2