商品采购管理（第四版）项目09商品采购监督与控制

1、项目九 商品采购监督与控制教学目标知识目标:了解商品采购涉及法律的有关规定掌握商品采购的财务、审计监督的程序掌握常见的商品采购作弊方式与防范方法能力目标:掌握商品采购实物与信息流程控制的流程和要求能够针对商品采购产生回扣的原因提出杜绝采购回扣的方法措施第一节 商品采购实物与信息流程控制第二节 商品采购的财务、审计监督第三节 商品采购中涉及的法律问题第四节 杜绝采购回扣的方法【案例导入】 运用VA/VE降低采购成本的实践 【思考】分析该公司采用了什么采购监督的方法?第一节 商品采购实物与信息流程控制 商品采购控制要处理包括商品实际入库、根据入库商品内容做库存管理、根据需求商品向供应商下订单等一系

2、列作业。 具体而言,其工作内容包括:入库作业处理、库存控制、采购管理系统、应付账款系统及信息流程等。 在整个作业过程中,实物与信息是同步控制的。所谓实物就是企业所采购的原材料或设备等,信息就是有关账款和动态的库存数据等。如果实物和信息两者不同步控制,就会有浪费、暗箱操作、数量与需求不符合等问题发生。可以说,采购内部控制的关键是信息控制。第二节 商品采购的财务、审计监督9.2.1建立控制关键点9.2.2实行职务分离9.2.3加强采购业务的内部审计1.主要凭证和会计记录第二节 商品采购的财务、审计监督一、建立控制关键点企业为了实现上述控制目标,应当建立请购制度、经济合同、结算凭证和入库单据为载体的

3、控制系统,并在该系统中设置下列控制点和关键控制点:审批;签约;登记;承付;验收;审核;记账。其中“承付”、“验收”和“审核”为关键控制点,见表91。第二节 商品采购的财务、审计监督控制点控制目标控制措施审批保证经济业务在授权上进行供应部门提出采购计划,主管计划的负责人批准采购计划并签章签约保证供货在约定的条件下执行采购人员根据授权按计划签订合同,大额、大宗材料采购的重要合同要经内部审计部门审核登记保证及时正确地处理托收承付事项财务部门收到供应商银行转来的托收凭证后,立即进行登记,并及时转送采购部门,以备承付时核实承付保证货款支付正确、适当供应部门检查托收凭证及有关合同是否承付验收保证材料的品种

4、、数量、质量等符合约定的要求仓储部门检验收到材料的品种、数量,填写入库单;质检部门检查材料质量,并在入库单上签署意见审核保证材料采购的有效性、合理性和完整性财务部门审核托收凭证,承付意见书及入库单等凭证,如果无误即可作为结算、记账的依据记账保证会计核算资料真实完整会计人员根据原始凭证,编制记账凭证,及登记有关账簿第二节 商品采购的财务、审计监督二、实行职务分离1.需求与采购进行分离,即生产和销售对原料、物品和商品的需要必须由生产或销售部门提出,采购部门负责采购;2.付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和询价业务;3.检验与采购分离,即货物的采购员不能同时担任货物的验收工作;4.记录和采

5、购分离,即货物的采购、储存和使用人员不能担任账务的记录工作;5.接受各种劳务的部门或主管应适当地同账务记录人分离;6.审核与付款分离,即审核付款人应同付款人职务分离;7.记录应付账款的人不能同时担任付款业务。第二节 商品采购的财务、审计监督三、加强采购业务的内部审计1.主要凭证和会计记录采购与付款业务通常要经过“请购订货验收付款”这样的程序。典型的采购与付款循环所涉及的主要凭证和会计记录有以下几种:(1)请购单;(2)订购单;(3)验收单;(4)卖方发票;(5)付款凭单;(6)记账凭证;(7)应付账款明细账;(8)现金、银行存款日记账;(9)卖方对账单等。第二节 商品采购的财务、审计监督2.采

6、购与付款循环中的主要业务活动1）请购商品和劳务，请购单必须经主管预算的人员签字2）商品采购部门编制订购单3）验收商品4）储存已验收的商品存货5）编制付款凭单6）确认与记录负债7）支付负债8）记录现金、银行存款支出第二节 商品采购的财务、审计监督(8)供货方取得对账单,与应付账款明细分类账和未付凭单明细表相互调节;(9)采用总价法记录现金折扣,并制定严格的复核制度审查是否发生折扣损失。2)采购业务的内部控制、控制测试和交易的实质性测试 符合性测试是指为了确定内部控制制度的设计和执行是否有效而实施的审计程序。购货与付款循环涉及的业务与凭证很多,在正常的审计中,如果购货与付款循环的内部控制良好,而忽

7、视这一循环控制的符合性测试,仅仅依赖于对与之相关的会计报表项目的实质性测试,往往费时、费力,因此,这一循环的符合性测试很重要。第二节 商品采购的财务、审计监督3.内部控制测试和交易的实质性测试3.内部控制测试和交易的实质性测试1)商品采购与付款循环的内部控制的内容一个健全有效的采购与付款循环的内部控制应该包括以下内容:(1)采购、验收、储存、会计及财务部门在人员安排及职责分工等方面应相互独立,偿还债务应经上述部门进行相应确认或批准;(2)购货交易填写订货单签章批准订货单副本,应及时提交会计、财务部门;(3)编制按顺序编号的验收单副本送交采购、会计等部门;(4)采购部门将购货发票、订货单及验收单

8、进行比较;(5)采购部门填制应付凭单批准支付货款;(6)采购部门应对所收各种单据、文件加盖收件日期、时刻章;(7)应付账款总分类账和明细分类账应按月结账,并相互核对;第二节 商品采购的财务、审计监督四、常见的商品采购作弊方式及防范1.虚列采购2.押金抵物3.有单无货4.涂改发票单价第三节 商品采购中涉及的法律问题一、有关采购主管权责的法律规定1.采购主管的法定代理权什么是采购主管的法律地位?简单地讲,他(她)有权根据雇主的指示开展采购业务。这些指示的性质很广泛。可以假定,采购主管尽其所能来履行这些指定的义务。换句话讲,采购主管有权从雇主那里知道自己的权利和义务;另一方面,雇主则希望采购主管能以

9、一种忠诚、认真的态度去履行这些义务。2.采购主管个人责任的法律规定当采购主管签订合同时,在下列情况下会负个人责任。这些情况包括:1. 当他(她)以欺骗为目的就职权范围作出了错误的陈述,或者这种谎言自然或可能对结果产生误导作用;2. 当代理人未经授权采取的行为导致了损失,即使他们自以为有这种权力;3. 虽然得到雇主的授权,但他所进行的活动非法;4. 当他有意采取的行为损害了他人;5. 以向雇主提供一项有价值的服务为目的,在职权范围之外进行的活动导致了损失。第三节 商品采购中涉及的法律问题二、商品采购合同的效力、修改、取消与终止1.商品采购合同的效力有效的合同具有以下效力:(1) 买卖行为若仅凭当

10、事人的口头约定,则缺乏具体的凭据。一项交易行为,如其交易内容很单纯而在短时间内即可完成交货者,发生问题的可能性当然不多。但是交易条件繁杂而完成交易期限较长时,倘无书面之合同书为凭,则双方对于彼此应履行的事项,可能发生认知上的差距,所以必须订立书面合同书,以确定双方权利和义务。(2) 合同书内会明确规定买卖双方间的权利与义务,以及发生纠纷时之解决方法,故一旦卖方不能依规定交货或履行合同行为发生差异时,便可根据合同书条文,迅速采取补救措施。(3) 交易行为发生纠纷,而买卖双方未能协商解决,必须诉诸法律诉讼方式时,除非合同书内容违法者外,合同书将优先被法院采纳为证明文件。(4) 国外采购案件,买卖双

11、方所涉及者,常是两个或两个以上不同国家之法律,并无统一的法律制度共同遵守,因此乃以当事人间所订立的自治条款为重要规律,作为履行合同的重要依据。譬如指明诉讼的法院所在地。第三节 商品采购中涉及的法律问题2.商品采购合同的修改、取消与终止1）合同的修改合同的修改,必须为买卖任何一方所提出并经双方同意。（1）国内采购合同的修改一般有交货日期及工程造价的修改两种。（2）国外采购合同的修改一般常见者有下列三种:运期的修改 船运改空运一次装运改分批装运第三节 商品采购中涉及的法律问题2）合同的取消（1）违约（2）需求变更（3）协商3）合同的终止为维护买卖双方权益,合同中得订明有终止的措施。一般有下列两种情

12、形:(l)合同因期间届满而终止,但订明有效期间者,不另外记载合同终止日期。(2)合同因解除条件的具备、法定解除权的行使或约定解除权的行使而终止。第三节 商品采购中涉及的法律问题三、接受货物与拒收1.接受货物(1) 采取一切理应采取的行动,以便卖方能交付货物。(2) 接收货物。2.订货的取消与违约四、商业仲裁1.商业仲裁及其优点采用仲裁有许多好处:(1) 仲裁结案迅速,以一次裁决为终局裁决,不会造成拖延;(2) 保密性好,仲裁的审理一般不公开;(3) 灵活性大,仲裁员不必像法官那样严格适用法律,可以按照商业惯例或“公平合理”原则对争议作出裁决。仲裁的这些优点使仲裁成为处理涉外经济纠纷最受欢迎的方

13、式。第三节 商品采购中涉及的法律问题2.商业仲裁的规则1) 仲裁申请。2) 指定仲裁员。3) 暂时性保全措施。4) 调解。5) 仲裁审理和裁决。6) 仲裁手续费。3.仲裁条款和仲裁协议第四节 杜绝采购回扣的方法一、商品采购产生回扣的原因1.非法争取业务2.非法提高利润率二、回扣资金的支付方式1.非现金贿赂2.现金贿赂第四节 杜绝采购回扣的方法三、卖方企业欺诈的促成因素1.企业自身存在欺诈行为或不道德行为2.企业灵敏度低第四节 杜绝采购回扣的方法四、卖方企业欺诈的审计线索1.买方企业员工的奢侈生活方式2.对卖方企业欺诈没有设立良好的防范制度3.不正当的单一供应商渠道4.其他卖方企业的抱怨和申诉5.利用卖方企业与买方企业员工之间