培训演示文稿：word 2007 - 邮件合并 i：将邮件合并用于群发邮件【课件】

1、Microsoft Office Word 2007 培训邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并公司名称 演示：课程内容概述：群发邮件第 1 课：工作原理第 2 课：设置收件人列表第 3 课：执行完整的邮件合并这三课均包含一组测试题，其中两课分别包含一个建议任务的列表。概述：群发邮件假设您需要向每位员工发送一封信函或电子邮件，其中包含个人所得税的扣缴和薪水信息。如果逐个创建每封信函或电子邮件，将十分耗时。此时我们需要使用邮件合并。 利用邮件合并，您只需创建一个文档，并使其包含每个副本中都有的信息，同时为每个副本中的唯一信息添加相应的占位符即可。Word 将完成其余的工作。邮件合并 I：对群发邮件

2、使用邮件合并课程目标了解邮件合并的工作原理，以便得到所需的结果。 为群发邮件设置文档。 使用邮件合并向导执行基本的邮件合并。 邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并第 1 课工作原理工作原理无论在任何邮件合并中，都需要处理三种不同的元素。 了解这些元素将有助于您获得所需的邮件合并结果。 用作起点的主文档。收件人信息，例如您要在主文档中合并的各个人员的姓名和地址。完成的文档，其中包括主文档中的信息以及各个收件人的唯一信息。邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并主文档主文档是邮件合并的起点。主文档可以是信函、信封、电子邮件，甚至是赠券。 它包含此处显示的各个元素。 每个副本中的相同内容，例如套用信函的

3、正文。您只需键入此文本一次，而无需考虑要打印的信函的数量。每个收件人的信息占位符。例如，在套用信函中，每个副本中的地址块和问候姓名都是唯一的。邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并收件人信息执行邮件合并时，每个合并副本中的收件人信息都是唯一的，它们将填充到您添加至主文档的占位符中。收件人信息可能是：信封或标签上的地址；套用信函问候行中的姓名；发送给员工的电子邮件中的薪水金额；邮寄给优质客户的明信片中有关其最喜爱产品的个人注释；或代金赠券上的编号。 邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并收件人信息收件人信息必须保留在数据源中。 “数据源”这一术语的含义比较广泛，涵盖了您常用的各种文件。 例如，Mic

4、rosoft Office Outlook 联系人列表就是一个数据源。 邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并收件人信息收件人信息通常列在列和行中，如图片中的表格所示。 数据源文件必须具有特殊的结构，以便将特定的信息与主文档中的占位符链接在一起。邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并已完成的文档集完成邮件合并后，您将拥有图片中所示的项目。 一组完成的独立文档，其中有些文档可以打印出来（例如，信函、标签、信封或赠券），有些文档则可以在合并过程中进行电子传输（例如，电子邮件）。 邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并已完成的文档集完成邮件合并后，您将拥有图片中所示的项目。 主文档。此文档用作邮件合并的起

5、点，且一直是一个独立的文档，在合并完成后不会自动保存。 邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并测试 1，问题 1在邮件合并中，什么是主文档？（请选择一个答案。）用作邮件合并起点的文档，其中既包含每个合并信函、信封等项目中都有的文本，又包含唯一收件人信息的占位符。 完成的合并文档集中的第一个文档。 一个特殊的文档，其中仅包含每个合并副本中都有的文本。 邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并测试 1，问题 1：答案用作邮件合并起点的文档，其中既包含每个合并信函、信封等项目中都有的文本，又包含唯一收件人信息的占位符。主文档是邮件合并的起点，您要在其中添加每个副本中都有的全部文本，同时还要添加一些占位符，

6、以指示唯一收件人信息的内容及其显示位置。邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并测试 1，问题 2完成合并后，包含文本和占位符的主文档会自动保存。（请选择一个答案。）正确。错误。邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并测试 1，问题 2：答案错误。 应将主文档保存起来，以便重新使用它来完成新的合并。邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并测试 1，问题 3为什么必须将邮件合并中使用的唯一收件人信息存储在数据源文件中？（请选择一个答案。）数据源文件是一种专门用于处理邮件合并的特殊文件。 数据源文件采用特殊的信息组织方式，可将该信息中的特定部分与主文档中的特定占位符相匹配。 数据源文件专门用于保存大量信息。

7、邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并测试 1，问题 3：答案数据源文件采用特殊的信息组织方式，可将该信息中的特定部分与主文档中的特定占位符相匹配。正是由于数据源文件采用了这种特殊的信息组织结构，才使您可以将该文件中某一单元格内的信息放置在一个唯一的文档中。邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并第 2 课设置收件人列表设置收件人列表您已经了解了邮件合并的基本元素。 现在，您将学习如何设置主文档以及如何将它连接到收件人列表。收件人列表，连同您向 Word 文档或信封中添加的占位符，是邮件合并的核心。 它们共同将唯一的信息添加到各个最终合并的副本中。 邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并有关收件人列表

8、的更多信息收件人列表可以是按列和行组织收件人信息的任何文件。您可以使用许多不同的程序来创建它，例如 Excel、Access 或 Outlook。列表中的列代表信息的类别或类型。各列均由列标题标识。例如，客户列表中可能包含“姓氏”、“名字”和“街道地址”列。邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并有关收件人列表的更多信息收件人列表可以是按列和行组织收件人信息的任何文件。您可以使用许多不同的程序来创建它，例如 Excel、Access 或 Outlook。列表中的每一行均代表一个收件人的完整信息。例如，在客户列表中，一行包含有关一个客户的所有信息：客户的姓名、地址等。邮件合并 I：对群发邮件使用邮件

9、合并有关收件人列表的更多信息正是有了这些列和行，才能在邮件合并过程中将收件人的唯一信息添加到文档中。 在从主文档中连接到收件人列表后，即可将任意列标题作为占位符添加到主文档中。（这些占位符的正式名称为“域”。稍后将详细介绍域。）邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并有关收件人列表的更多信息正是有了这些列和行，才能在邮件合并过程中将收件人的唯一信息添加到文档中。 完成邮件合并后，将会为每个收件人生成一个完成的文档，其中包含收件人列表中相应那一行的条目信息。邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并收件人列表来自何处在很多情况下，您要使用的收件人列表已经存在。 例如，您可能有权访问包含以下列表的文件。 客

10、户或联系人的姓名、地址等。 贵公司提供的产品或服务。 员工的相关信息。 邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并收件人列表来自何处如果该列表已经存在，只需在邮件合并期间连接该列表即可。 但是，即使没有列表，也不必担心。邮件合并过程包括一个特定步骤，可用于从头开始创建收件人列表。下一课将对此进行详细介绍。邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并域连接到收件人列表后，您可以使用域指定要在邮件合并中包含的信息。域是一组代码，指示 Word 自动将信息插入文档中。 通俗地讲，您可以将域视为占位符。 邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并域在群发邮件中，您使用的域称为合并域，它们是直接来自收件人列表的唯一信息的占

11、位符。例如，在上面的插图中，已经为收件人列表的“地址”和“姓名”列中存储的信息添加了合并域。请注意，在文档中，合并域包括在燕尾形符号 ( ) 内。 邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并合并域可通过两种方式来创建合并域，一是通过组合其他域，二是对域进行分组，然后使用句子中常用的空格、换行符和标点符号加以分隔。 例如，您可能需要在姓氏或全名之前创建尊称，并在文档中设置如下所示的域：职务 姓氏街道地址省/市/自治区 市/县 邮政编码邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并合并域您还可以通过设置域的格式来控制收件人信息在合并文档中的外观。 例如，您可能希望姓名以粗体或红色显示。 操作方法如下：在主文档中，

12、选择该域及其两侧的燕尾形符号 ( )。在“开始”选项卡上，单击“字体”组或“段落”组中的任一命令，然后选择所需的格式选项。邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并有关练习的建议将“姓名”列中的数据分为两列。 创建“个人注释”列。保存 Excel 工作表。 联机练习（需要 Excel 2007）邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并测试 2，问题 1收件人列表与插入到主文档中的域之间有什么关系？（请选择一个答案。）没有任何关系。 域相当于收件人列表中的列。 每个域代表收件人列表中的一个单元格。 邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并测试 2，问题 1：答案域相当于收件人列表中的列。在主文档中添加域意味着

13、，列表中相应列内存储的信息将显示在合并后的文档中。邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并测试 2，问题 2如何区分域与主文档中的其他文本？（请选择一个答案。）域的格式始终设置为粗体文本。 域为斜体。 域括在燕尾形符号 ( ) 内。 邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并测试 2，问题 2：答案域括在燕尾形符号 ( ) 内。邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并测试 2，问题 3您必须有现成的收件人列表才能执行邮件合并。（请选择一个答案。）正确。错误。 邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并测试 2，问题 3：答案错误。 您可以在邮件合并过程中创建此列表。如果邮件合并的对象只有少数几个人，则最简单的方式

14、可能莫过于在合并过程中键入该列表。邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并第 3 课执行完整的邮件合并执行完整的邮件合并现在，您将学习使用邮件合并向导执行邮件合并这一过程。在本课末尾，我们将介绍执行邮件合并的另一种方法。邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并打开邮件合并向导若要执行邮件合并，请在“邮件”选项卡上单击“开始邮件合并”，然后单击“邮件合并分步向导”。该向导将在任务窗格的窗口右侧打开。接下来，请按照提示操作，并单击窗格底部的“下一步”逐步完成向导（如果需要返回上一步骤，请单击“上一步”）。 动画：单击右键，然后单击“播放”。邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并打开邮件合并向导如图所示，若要

15、执行邮件合并，请在“邮件”选项卡上单击“开始邮件合并”，然后单击“邮件合并分步向导”。 该向导将在任务窗格的窗口右侧打开。接下来，请按照提示操作，并单击窗格底部的“下一步”逐步完成向导（如果需要返回上一步骤，请单击“上一步”）。 邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并设置主文档向导中的第二步是设置开始文档。 您可能要发送直邮信函或电子邮件，或希望从信封和标签开始着手。 您也可能想要创建用于存储数据列表的目录，例如客户姓名和地址、产品信息和人员联系数据。邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并设置主文档“更改文档版式”。选择此选项是因为您在启动向导时打开了空白文档。您需要将打开的空白文档更改为信封文档

16、。为此，请单击“信封选项”并选择所需的信封大小和其他选项，空白文档随即将替换为信封文档。您在向导中看到的选项因第一步中选择的文档类型而异。 由于您选择了信封，因此将显示以下选项。邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并设置主文档您在向导中看到的选项因第一步中选择的文档类型而异。 由于您选择了信封，因此将显示以下选项。 “从现有文档开始”。如果以前保存了要用于邮件合并的信封，而屏幕当前打开的是空白文档，那么请选择此选项，以便将空白文档替换为信封。邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并连接至收件人列表在步骤 3 中，您要连接至要合并到文档中的收件人列表。 有三个选项可供选择。 “使用现有列表”。如果已经

17、有一个收件人列表包含要合并的信息，请选择此选项。 然后，在向导中单击“浏览”，以找到并打开该文件。邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并连接至收件人列表在步骤 3 中，您要连接至要合并到文档中的收件人列表。 有三个选项可供选择。 “从 Outlook 联系人中选择”。如果要将 Outlook 联系人列表用作收件人列表，请选择此选项。 然后单击“选择联系人文件夹”，以找到并打开正确的联系人列表。邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并连接至收件人列表在步骤 3 中，您要连接至要合并到文档中的收件人列表。 有三个选项可供选择。 “键入新列表”。如果没有合适的收件人列表，而您希望创建一个新列表，请选择此选

18、项。新列表将以邮件数据库 (.mdb) 文件的形式保存在“文档”或“我的文档”文件夹下的“我的数据源”文件夹中。 以后合并邮件时，将可以再次使用该文件。邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并选择邮件收件人连接到收件人列表后，下一步就是选择要在邮件中包括的收件人。 例如，您可能希望只将套用信函发送给文件中具有特定邮政编码的那些客户。 或者，您可能想要创建只包括一个产品系列的目录。邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并选择邮件收件人您将在“邮件合并收件人”对话框中完成所有这些操作。当您连接到或创建收件人列表后，将自动打开该对话框。 所有收件人的姓名旁边都有一个复选标记，默认情况下处于选中状态。 邮件合

19、并 I：对群发邮件使用邮件合并选择邮件收件人您将在“邮件合并收件人”对话框中完成所有这些操作。当您连接到或创建收件人列表后，将自动打开该对话框。 调整收件人列表，方法是单击“排序”选择要查看和排列（按升序或降序）的列名称；或单击“筛选”输入要查看的收件人的域和值。 邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并排列主文档接下来是排列主文档，也就是将内容放入文档中。这些内容既有在每个合并的副本中保持不变的信息，也有各合并副本中收件人信息的占位符（域）。该动画演示如何排列信封。 动画：单击右键，然后单击“播放”。邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并排列主文档接下来是排列主文档，也就是将以下内容放入文档中：每

20、个合并副本中保持不变的信息，以及各合并副本中的收件人数据占位符。 对信封而言，在各个合并副本中保持不变的信息是您在左上角键入的寄信人地址。占位符则是每个收件人的地址。邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并排列主文档添加收信人地址最快捷的方法是单击向导中的“地址块”。 它会将预先设计好的 地址块 域添加到信封中，其中包括名字、姓氏、街道地址、市/县、省/市/自治区和邮政编码。邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并预览在将所有内容和域添加到主文档之后，您便可以预览合并文档的外观。 当您在向导底部单击“下一步”进入下一步时，将自动显示第一个合并文档。 邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并如果内容显示不正

21、确，请单击向导底部的“上一步”。返回上一步后，您可以添加、删除或匹配域，或者进行其他更正，以便正确显示信息。预览 根据第一个文档的外观，您可以选择执行多种操作：如果内容显示正确无误，请单击向导顶部的双右箭头按钮 ，逐页浏览其他几个合并文档，如图所示。 邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并如果要查看特定收件人的合并文档，请单击“查找收件人”以搜索该收件人。逐页浏览文档时，您可以通过单击“排除此收件人”从合并中排除任何人。注意，此操作只是从最终合并结果中排除收件人，而不会从收件人列表中删除任何内容。预览 根据第一个文档的外观，您可以选择执行多种操作：如果您发现合并中包含一些实际并不希望包括在内的收

22、件人，请单击“编辑收件人列表”打开“邮件合并收件人”对话框。如前面所述，您可以使用此对话框来缩小收件人列表的范围。 邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并完成合并对合并文档的预览结果满意后，便可以打印最终结果。 单击“打印”以打开“合并到打印机”对话框。在最后一刻进行更改？如果仍希望查看结果或自定义所选的信封，请在向导中单击“编辑单个信封”。邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并完成合并对合并文档的预览结果满意后，便可以打印最终结果。 单击“打印”以打开“合并到打印机”对话框。这将创建单独的综合合并，此操作会在一个新 Word 文档中包含所有信封。 在此综合文档中检查或修改信封之后，便可以立即进行

23、打印。邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并完成合并对合并文档的预览结果满意后，便可以打印最终结果。 单击“打印”以打开“合并到打印机”对话框。您也可以只保存文档，以后再打印信封。如果要保留对各个信封所做的更改，请确保保存此文档。 此综合文档独立于主文档，并且比主文档大。邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并取消或恢复合并在邮件合并还没有完成之前，您随时都可以取消它。 为此，请关闭文档并选择不保存更改。文档和与收件人列表之间的连接将被删除。但是，如果您只需要暂时停止合并，并希望在以后继续合并，请保存主文档。 邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并取消或恢复合并在邮件合并还没有完成之前，您随时都可以取

24、消它。 再次打开该文档时，Word 将询问您是否要保留与收件人列表的连接。单击“是”即可恢复合并。邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并使用功能区介绍邮件合并您是否注意到，当您逐步完成向导时，“邮件”选项卡中的命令将变得可用？功能区也为邮件合并提供了简便方法，其过程与向导中的步骤非常类似。 您可以通过功能区使用更多功能，例如自动检查，此功能将在完成合并前查找错误。 邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并使用功能区介绍邮件合并您在“邮件”选项卡上使用的命令分为以下四组。 “开始邮件合并”。您可以从此处开始选择文档类型，然后选择、创建或编辑收件人列表。“编写和插入域”。您可以在此处插入合并域，对域进行匹配，以及使用“规则”在文档中执行操作。邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并使用功能区介绍邮件合并您在“邮件”选项卡