市人民医院文件和资料编码管理办法

1、- # - - -市人民医院文件和资料编码管理办法第一章总则第一条 为了加强对医院各类文件和资料的编写、审核、 报送等管理工作，促进医院文件和资料的规范化、精准化、科学化管理，为医院的安全高效运作建立一套完整、合理的文件编码管理体系，结合医院工作实际情况，制定本办法。第二章适用范围第二条 本办法适用医院各类规范性文件和资料，具体包括：（一）各类制度、流程、规定、办法、预案、计划、方案、职责及其他规范性文件或资料。（二）医院各类收、发文文件按照收、发文字号编码保存，不另行编码，但文件附件中涉及该条（一）款中内容需按照本办法编码存档。第三章职责范围第三条院办公室负责全院行政性文件的编码管理、审核工

2、作。第四条科室、部门负责本部门的规范性文件和资料的管理工作，并指定专人负责编码整理和归档。第五条院办公室负责指导与监督各科室、部门规范性文件和资料管理的实施情况。第四章管理方式第六条 规范性文件编码规则为：XX YYYY ZZ 0001 001。（一）XX表示责任部门的汉语拼音缩写。如YB （院办公室），具体编码见附件1。（二）YYYY表示文件一级类别汉语拼音缩写。 如XZGL（行政管理）、LCGL（临床管理）、 HLGL （护理管理）、YSGL（药事管理）、HQGL（后勤管理）、YJGL （应急管理）、ZLGL （质量管 理）、GRGL（感染管理）、QTGL（其他管理）。（三）ZZ:表示文件

3、二级类别汉语拼音缩写。如：ZD （制度）、LC （流程）、GD（规定）、BF （办法）、YA （预案）、JH （计划、方案）、ZZ （职责）、QT （其他）。0001 表示文件的序号。根据科室、部门发布的文件时间顺序依次排序，文件更新序号不变。001 表示版本号。文件更新一次，版本号数字增加一次。第七条 每一份规范性文件均应在首页标明表格式题头，具体格式见附件2。第八条此编码格式收发文件不适用。院办公室负责医院所有收发文件的分类、编号、 整理和收发。第九条 医院发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。年份用四位年代号，发文顺序号为阿拉伯数字，不编虚位，如深医2016 1 号。第十条 收文

4、不编写新文号，保留原文号。收文处理后，连同签字原件的审批表，根据不同的发文单位，将收文分别归类于对应的指定文档进行保存。第十一条医院收文程序为院办公室收文后，附上文件审批表，写明来文单位与收文日期，交由院办主任签署承办意见，根据承办意见，上报院领导签署文件处理批示，根据院领导的批示通过OA交换系统发送给相关科室，同时整理归档。第五章修订管理第十二条院办公室负责对全院行政性文件的修订与更新，科室、 部门文件由制定科室负责修订与更新。修改文件经审批后方可生效。第十三条文件修改应保有记录，修改日期呈现在表格式题头的相应位置，同时要有更改文件的版本号。第十四条对于不适应实际情况的文件或资料，如果无法通

5、过修订解决时应及时废除。全院行政性文件由院办公室组织废除程序，全院公示；科室、 部门文件由科室负责人组织废除程序，并通知科室所有人。第六章附则第十五条本办法自公布之日起施行。第十六条本办法由院办公室负责解释。第十七条本办法公布之日起，原文件和资料的管理办法即时废止。- - -附件1：深圳市人民医院科室（部门）简写（XX）对照表科室（部门）简写科室（部门）简写科室（部门）简写院办公室YB计划生育科JS2呼吸内科HX党委办公室DB妇科FK心血管内科XN人事科RS胃肠外科WC新生儿科XS财务科CW心外科XW1儿科EK医务科YW整形外科ZX感染内科GN护理部HL胸外科XW2月中瘤内科ZN质控科ZK甲状

6、腺外科JW月中瘤放疗科FL科研科KY乳腺外科RX生物治疗科SW教学科JX手显微外科SXj加院NY总务科ZW脊柱外科JZ皮肤科PF设备科SK骨关节外科GW全科医学科QKIT技术部IT泌尿外科MWCT/MRI 室CT物价医保科WJ肝胆外科GD放射科FS2预防保健科YF外科内镜室WS检验科JY感染管理科YG眼科YK药学部YX工会委员会GH口腔科KQ超月科CS保卫科BW耳鼻喉科EB高压氧科GY纪检监察室JJ肛肠外科GC理疗科LL项目办XM麻醉科MZ核医学科HY妇委父FW疼痛科TT病理科BL计生办JS1手术室SS2中心实验室SY病案室BA医疗美容科MR法医物证室FY信访办XFICUIC分子生物室FZ退管

7、办TG中医科ZY输血科SX图书馆TS风湿科FS1营养科YY膳食科SS1肾内科SN一门诊YM内审室NS消化内科XH二门诊EM介入科JR内分泌科NF急诊科JZ脑外科NW血液内科XY体检科TJ产科CK神经内科SJ网络医院WL注：为了避免重复，简写字符重复的科室后分别加不同阿拉伯数字，数字大小不代表排序。附件2:深圳市人民医院文件和资料存档表格式题头类别（YYYY：题目：编号：页数：附件（数量）：首次发布日期： 审核日期： 修改日期：批准人：（示例见下一页）类别（YYYY :行政管理题目：深圳市人民医院文件和资料编码管理办法（2016 年）编号：YB-XZGL-BF-0001-002页数：5附件（数量）：2首次发布日期：2014.5.4 审核日期:2016.8.10 修改日期：2016.8.18批准人：邱晨（此处空一行）深圳市人民医院文件和资料编码管理办法（2016年）（标题四号黑体，正文五号宋体，一、二级标题小四号黑体，全文行距固定值19磅）第一章总则第一条为了加强对医院各类文件和资料的编写、审核、报送等管理工作，促进医院文 件和资料的规范化、精准化、科学化管理，为医院的安全高效运作建立一套完整、合理的文 件编码管理体系，结合医院工作实际情况，制定本办法。第二章适用范围第二条 本