办公室管理论文

1、办公室管理论文浅谈办公室管理内容摘要：办公室是单位的“窗口”和“门面”是沟通上下的“桥梁”和“纽带”。本人就办公室管理方面一些问题进行探讨。 关键词 : 办公室 管理 服务 一、充分认识办公室工作的重要地位办公室是一个单位的“窗口”地位和作用非常重要。作为办公室人员必须 充分认识办公室的地位和作用适应新的形势和任务的需要努力提高服务企事业 单位工作的综合素质。一方面从办公室的地位看办公室是综合性办事部门是 保持一个单位正常运转的“桥梁”和“纽带”大量地、经常性地联系上下的工作 是通过办公室及其工作人员来进行的。行政管理岗位往往被设在办公室的“窗口”位置上它担负着日常的办公室事务工作尽管大多是琐

2、碎的事务、重复的服务 然而人们往往从这个“窗口”来看待和评价单位的工作。比如习以为常的电话接 转看似很简单但它却是代表着联系内外、左右的单位第一形象它有上级指 示、有各种问讯、有情况反映等等只有做到了既了解单位的整体基本情况又注 意讲话的态度、艺术才能使来电者满意、信服。另一方面从提高办公室整体效 率看单位各业务部门只负责本业务系统的工作而每一项工作的各个环节的合 理、准确、及时的衔接都要靠办公室综合协调、处理、解决。只有找准、认识到 行政管理工作特定的位置和职能才能牢固树立全方位服务观念积极努力、耐心 细致地为领导服务、为机关服务、为基层服务以良好的“窗口”形象提高办事效率促进办公室的各项工

3、作有序 开展。二、办公室管理主要内容办公室管理蕴涵着丰富的内涵主要包括办公室管理的制度化、程序化和自动 化。（ 一） 制度化办公室管理的制度化 , 是指办公室管理有一套健全而又切实可行的规章制度,将办公室的办事规程、行为准则以条文的形式确定下来, 把办公室人员的行为纳入管理规范之中，使办公室的工作有章可循有法可依。目前应着重抓好如下几项制度 :1、岗位责任制。岗位责任制是机关工作的一项根本制度其实质是明确办公 室以及办公室各个科室的职责权限的基础上划分每个岗位的权责使办公室每一 个人都各司其职各尽其能高质量、高效率地完成各自承担的任务。在制定岗位 责任制时必须坚持以事定岗、以岗定人和精干效能的

4、原则坚持职权责一致的原 则每个岗位都有相应的权力和责任每个岗位的权力、责任都要规定得全面、明 确、具体能量化的尽可能量化以便考核。此外要制定严格的检查制度和相应 的奖惩办法。对成绩优异者要给予升级或奖励；对一般合格者要鼓励其继续前 进;对严重失职、渎职者则应根据情节轻重给予适当的惩处。2、会议制度。会议是传达指示、研究问题、形成决策、部署工作、总结经验的一种重要形式和管理手段。研究会议管理规律、提高会议效率已成为当今一门新兴的专门学问是办公室管理科学化的重要内容。 搞好会议管理必须着重解决如下两个问题：一是严格控制会议数量建立严格的会 议审批制度, 二是提高会议质量和效率。3、公文处理的制度。

5、公文的处理是一项政策性强且细致复杂的工作为此 必须建立健全公文制度提高公文质量加速公文运转，准确、及时、安全、保密地完成各道公文处理程序保证和提高公文运转的效率。4、接待制度。迎来送往是办公室日常管理的基本内容。其工作的好坏直接影响到单位的形象和声誉。因此办公室必须重视接待工作建立健全各项接待制度 对接待的礼仪、规格、费用标准等作出明确合理的规定以便按章接待。5、安全保密制度。印章管理和保密工作关系到机关和企业的安全和各方面工作的顺利开展。因此必须制定严格的印章管理制度、文件保密制度等有关的安全保密制度并指定专人负责和定期检查。（二）程序化实现办公室管理程序化的关键在于程序的优化。为此制订程序

6、时必须注意程 序的可行性、有序性、系统性和简捷性。可行性即程序必须具体明确必须以实际 上能做到为前提。系统性即程序本身就是一个有机系统它必须考虑到各方面的因 素和主客观条件尽量预见到可能发生的情况力求全面周到统筹兼顾不能顾 此失彼。有序性即程序的各环节、各步骤之间必须按一定的次序前后衔接不可颠 倒、重复或错乱。简捷性即程序必须尽量简化可有可无的程序一概删除。（ 三 ） 自动化办公自动化为办公室信息的收集和传递公文的处理以及其他管理工作创造了 良好的条件提高了办事效率促使办公室管理由传统的、经验的管理转向现代 的、科学的管理。这是办公室管理的重大变革。因此办公室人员必须高度重视办 公自动化在实现

7、办公室管理科学化中的重要地位和作用努力创造条件积极促进 办公室自动化进程。三、办公室管理科学化的基本要求办公室的科学化管理有多方面的要求。就最基本的要求看主要是办公室自身 的队伍建设和领导的重视和支持。1、合理配置办公室内部机构。为了实现办公室的科学化管理首先必须合理 地设置办公室的内部机构和配备工作人员使办公室有一支较高理论水平、政策水平和较好的文字写作能力、公关协调能力的精干队伍以确保办公室各项工作的顺利开展。2、要切实加强队伍的思想作风建设。办公室不应是“叽叽喳喳、婆婆妈妈”的场所办公室人员应该具有较好的思想素养。第一办公室人员必须注重学习政策做贯彻执行党的路线方针政策的模范。第二要主动

8、为领导服务为基层服务 为职工、群众服务。第三发扬实事求是精神深入调查研究。第四谦虚谨 脸、热情待人从根本上杜绝“门难进、脸难看、事难办”现象的发生。3、要注重业务素质的提高。办公室的工作要求办公室人员具有较宽的知识面能够掌握办公室管理的专业知识和办公自动化技术努力做学识渊博、视野开阔的“通才”。同时具有较强的综合分析能力、组织协调能力、文字表达能力、社交能力和干练的办事能力等以适应办公室管理科学化的需要。4、领导的支持和指导。领导必须首先在思想上对办公室的科学化管理问题予以足够的重视并为其作用的发挥创造条件。其次对于办公室管理的制度化、程 序化、自动化建设及办公室队伍的建设给予具体的支持和领导。最后采取措施改 善办公室人员的工作条件提高办公室人员的待遇解决有关人员的职称、职务等 问题以调动办公室队伍的积极性和主动性开创办公室管理的新局面。参考文献 :1杨玲（浅