浅议信息技术在学校档案管理中的应用

1、浅议信息技术在学校档案管理中的应用【摘要】随着我国高新技术的开展，文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克制了以往工作环节、工作程序的重复将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。本文笔者在对学校现有的师生档案管理机制进展深化的研究后，针对学校传统师生档案管理系统的弱点与缺乏提出了实现学校师生档案管理信息化的途径。【关键词】档案管理；信息技术；学校一，传统学校档案管理方式的缺点。学生档案管理系统是一个教育单位不可缺少的局部,它的内容对于学校的决策者和管理者来说都至关重要,所以学生档案管理系统应该可以为用户提供充足的信息和快捷

2、的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点：1.效率低。传统人工的方式管理文件档案，由于信息大使档案的检索极为烦琐，严重影响着档案管理工作人员的工作效率。2.保密性差。传统人工的方式管理文件档案，档案所接触的主体较多，这给档案的保密工作带来了很大的威胁。3.档案查找、更新和维护困难。在传统档案管理形式下，假设档案积累的时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于档案的查找、更新和维护都带来了不少的困难。二、现代化的学校档案管理系统的特点。随着新世纪的到来，科学技术日新月异地开展，一场以科技进步为主题的信息化浪潮席卷全世界，电脑的普及迅速地推动着社会和经济的

3、开展，高科技正深化地影响着人们工作和生活的方方面面。随着办公自动化的普及，档案管理工作也越来越多的运用网络技术进展现代化管理。笔者认为，针对传统档案管理方式所存在的问题学校应当建立起现代化的档案管理体制，实现档案管理信息化、自动化。现代化的档案管理系统应具备以下特点：1.现代档案管理系统具有处理迅速、存储量大、查阅方便的特点。现代化档案管理系统应用电脑文字处理软件，灵敏使用表格、图形对档案分门别类，并组成学校档案管理系统，可以方便地查询、阅读、修改、交流和重复使用。2.现代化的学校档案管理工作需要高素质的专职工作人员担任。学校档案工作人员必须热爱自己所从事的档案工作，掌握馆藏档案的内容，这样，

4、才能做好学校档案管理的各项工作。从当前全国的情况来看，档案人员队伍普遍存在着知识面窄、知识老化、知识构造不尽合理等现象。21世纪是信息时代，要跟上社会开展，解决档案事业开展中的问题，必须重视整个档案工作者队伍素质的进步，不断调整更新档案人员专业构造和知识构造。如何进一步进步档案工作者整体知识程度以适应档案事业的迅速开展，已成为档案管理工作迫在眉睫、刻不容缓的问题。现代化档案管理存在的缺乏和需要改良之处。3.现代化档案管理方式作为现代科学技术的一项新惹事物，仍有诸多不够完善和亟待改良的地方：1随着计算机技术在各项工作中的使用，产生了大量电子文件，档案载体大局部变为磁介材料或其他载体，信息记录方式

5、也由原来的笔写文字或图形变成了只有机器才能识别的数码，新型档案载体的产生，提出了新型档案载体归档和保管的新问题。2国家目前尚没有电子文件归档与电子档案管理方面的标准标准，也没有从法律上予以明确规定。3电子文件易修改性、拷贝性、真实性和完好性、归档管理及档案信息载体的原始性，要求档案管理学理论予以深化研究并做出指导。三、建立现代化学校档案管理系统的意义。如今我国的中小学校中档案的管理程度还停留在纸介质的根底上，这样的机制已经不能适应时代的开展，因为它浪费了许多人力和物力，在信息时代这种传统的管理方法必然被计算机为根底的信息管理所取代。建立现代化学校档案管理系统有着重要的意义。1.现代化学校档案管

6、理系统有着很大的容量，可以存储历届的学生档案，并且可以平安、高效地实现学校师生的档案日常管理；2.现代化学校档案管理系统只需一至二名档案管理员可以大大节省人力，从而减少档案管理的本钱；3.现代化学校档案管理系统可以随时迅速地查到所需信息，大大进步了工作效率。四、实现学校师生档案管理信息化的途径。为适应当前社会经济开展的需要，学校应近快建立起现代化的档案管理系统，走档案管理信息化之路。本文笔者认为实现学校档案管理信息化应从以下途径进展：1.着力进步档案标准化、标准化程度。目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、标准化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体程度的进步。笔者认为对这一问题获

7、得共识是系统建立思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要标准，档案标准要建立健全和真正施行。档案标准和标准本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建立，必须抓好档案标准化、标准化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。2.抓好学校档案数据库的建立。目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建立。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进展科学的管理和方便的使用。3.加强办公自动化建立，进步档案管理工作

8、的质量。微机应用，网络管理，是知识经济时代的档案管理标志。利用微机进展文书档案的管理，其优点是：1以“件为单位的立卷方法，便于文书档案的立卷、接收、鉴定，便于随时剔除无保存价值文件的优势。如剔除某份文件，可不必考虑拆卷这一棘手问题。另外，利用计算机辅助管理档案，在档案的保管期限进展调整时，可利用计算机进展检索工具的调整、删改，大大进步了工作时效。2微机管理一是有利于遗漏文件的补漏增缺。二是保持文件的历史原貌。三是利用档案资料方便，检索简便，准确率高。随机存档后，文件插入就非常方便了，可随时修改一下档案目录便及时解决遗漏问题，实现文书档案管理工作以及效劳程度质的飞跃。3微机管理更有利于文档的保密。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而到达了文档保密的要求。4、学校的档案工作者必备良好的素质。一个档案工作人员必备的素质构造，应是其具有的政治素质、业务素质和智力、才能素质的最正确综合表现。档案工作者应是知识面的“广与“博的多面手。有较好的根底知识、较高的专业知识及广泛的相关学科知识素养。学习档案先进单位的档案管理工作、知识及开展情况，以便开阔视野、增长知识，从而做到厚积而薄发，努力进步自己档案业务程度。知识经济时代的今天，对文书档案管理形式和档案管理的工作人员都提出了更新更高的要求。由传统的管理