会议管理制度

1、会议管理制度为规范会议程序和管理，提高公司总体决策管理能力和办事效率，更好地协调工作，研究落实重大事项的对策措施和寻求解决有关问题的方法，预防和纠正工作中存在的问题，并保证公司各项管理工作规范、高效、有序。一、会议要求一、定义：会议是指在开展相关业务时出于各自相同或不同的目的，围绕一个共同的主题，解决相关的问题，进行信息交流、商讨的活动。二、职责：人力资源及培训组是会议管理的归口部门，各专项模块为会议管理执行部门。三、管理要求（一）会议规划：各运营体系应提前做好会议规划。（二）会议通知：会议通知必须提前2个工作日通过邮件系统发布，会议组织模块应提前确认参会人员名单，同时注意不得与会议参加人员的

2、其它会议安排冲突，会议通知应明确会议目的、确定会议议程，并组织相关部门准备会议所需资料，发与会人员预习，会议安排应严格遵循“问题导向”，以解决问题为原则，避免议而不决。（三）培训资源（会议室）预定要求1、会议室须提前预订，遵循“先申请，后使用”的总原则，必须在使用前2-3天内申请；2、自助申请，遵循“谁使用，谁申请”基础原则，在申请资源时不能他人代申请，资源使用后申请人需确认设备归还完整性，按培训室内桌面指引书整理好现场；对于申请使用资源不规范部门及申请人，将按月通报；3、申请用户中心内部会议室资源时，需登陆用户中心呼叫系统，进入培训考试培训资源申请填写具体资源使用的时间和会议室进行申请。（四

3、）会议进程管理1、会议主持人应负责会议进程引导和把握，应使会议按计划议程进行，避免会议“跑题”。2、会议时长应与会议室预定时长匹配，不得随意延长会议时间，占用会议室资源，各类会议的时间原则上不超过2小时，会议主持人应根据会议安排严格控制时间，如稽查发现超时现象，对会议组织部门进行通报处理（半年度总结会、年度总结会等重大会议除外）。3、会议期间，与会人员应严格遵守会议的各项纪律要求。4、与会人员应做好发言准备，抓住主题、观点明确、长话短说、多谈问题和需协助事项。5、会议结束时，会议主持人必须根据会议议程及结果简单总结会议达成的决议或共识。（五）会议后续工作1、组织方应指定专人进行会议记录，并在会

4、后2个工作日内形成会议纪要发布给与会人。2、纪要内容要反映出会议上提出的主要问题、会议针对相关问题的决议、会议的整体目标达成情况等。3、组织方应将会议部署的各项重点工作分解转化为工作计划、落实到相关模块或责任人，并安排专人进行跟进和考核会议重点工作执行情况。（六）会议纪律要求1、开会不准迟到、早退和无故缺席；如不能参加会议或不能准时出席，必须事先向主持人（或会议组织方）请假，主持人应向与会人员说明。2、会议室一律不准摆放烟灰缸，不准吸烟。3、会议期间，手机必须关机或调为震动/静音状态。接听电话，必须离开会议室，可在休会时间处理电话事宜。4、会议期间不准随便打断他人发言，正式发言应提前做好准备，

5、非讨论时间不准交头接耳、开“小会”。保持会议室卫生、整洁，爱护会议室物品、电脑、设备资源及办公家具。二、会议类型会议类型一般分为常规会议、员工大会及临时会议。一、常规会议这类型会议一般是按例行要求召开的，有一定的规范性和程序性。主要有：（一）工作总结会议：半年度或年度由各模块针对工作完成情况及工作规划按半年或年度召开，分析总结工作，分享成果及思路。（二）月度例会：由各模块根据业务需求按月召开的工作例会，如：运营例会、质培例会等，通过例会通报当月数据，提出改进计划并实施计划。（三）管理人员会议：这类型会议形式多种，一般为部门主管及骨干人员，这种会议一般由部门长主持召开，时间不定，由部门自定。会议内容：传达上级部门的工作部署及重要决策，讨论研究未来发展及运营状况。二、员工大会这类型会议一般是指部门要求全体员工参加的各种会议，一年一次或者半年一次，由行政部门或相关职能模块归口管理的会议。（一）满意度调查会。（二）旺季动员大会