四级秘书资格证书考点知识点

1、四级秘书资格证书考点知识点相关知识：拟定会议方案是秘书人员重要工作之一，也是考验一个秘书人员能否胜任秘书工作的一项主要标准。（1）会议的主题和议题会议的主题是会议要研究的问题和要达到的目的。确定主题时，一要结合本单位的实际；二是要有切实的依据；三是要有明确的目的。议题则是对主题的细化。（2）会议名称会议名称分为几种情况：一是固定的，如董事会等；二是不固定的，应根据会议主题或议题来定，其中有的还可以包括时间、范围等。如“风光旅行有限公司2005年业务恳谈会”。（3）会议议程与日程会议主持人根据到会主要领导情况确定；发言人根据议题确定；议题顺序即是议程产生的主要形式。编制会议议程表时，要注意：了解

2、一般事物习惯性顺序，也要注意本单位有无对会议议程顺序的相关规定；将同类议题尽可能集中排列；保密性强的议题要放在后面。日程一般采用表格形式或简短文字，将会议按每天上午、下午和晚上三个单元时间安排，并将会议议题具体化。（4）如何选择会址选择合适的会址是会议成功召开的重要保证。选择是要考虑：租金是否合理；环境是否安静；交通是否便利；大小是否适当，即要与会议规模和主题相符，一般每人平均应有二至三米左右的活动空间，若会期长一些，场地可大一些；设备是否齐全；停车是否方便等。会议事务处理规定（一） 节 会议计划检查要点：项目审核备注会议名称会议时间会议主题和议题与会单位和人员人数主持人及工作人员会议资料（一

3、） 会议筹备及活动审核要点：议程安排会议应发资料会议记录安排幻灯或录影设备会场预订制作来宾名册纪念品的制作与发放预订回程票会场布置宴会及座位顺序安排新闻摄影酬谢金住宿安排胸章名牌看板和标示板支付食宿费用及出纳会议值班及保卫（一）会场布置要根据会议的规模、性质和需要来布置。不同的布置形式，体现的意义、气氛和效果均不相同。（1）会场布置方式相对式：主席台与代表席采取上下面对面方式，突出主席台的位置。分为礼堂形、教室形、弦月形。教室形会场弦月形会场全围式不设专门的主席台，所有与会者均围坐于一起。分为圆形、椭圆形、长方形，多边形。半围式：介于相对式与全围式之间，设有主席台，但在其正面和两侧安排代表席，

4、这样即突出了主席台的地位，又有融洽的氛围，比较适合中小型工作会议。分为马蹄形、T字形、巩桥形。分散式：将会场分为若干个中心，每一中心都有一个主桌，在一定程度上，即能突出主桌的地位和作用，又给与会者提供多个交流的机会，气氛较为轻松和谐。分为圆桌形、方桌形、V字形。其中，主席台是会场的中心，一般大中型会议都应设主席台。布置主席台时，前排必须是通栏，后排可根据需要安排通栏或分栏式；主席台上可设讲台、话筒，以突出发言的重要性；重要大会的主席台边还应有休息室。（2）会议座位安排提前安排好会议座位，有利于会议和各项活动井井有条的进行。主席台座次的安排：主席台座次安排，既是一项技术性工作，也是一项严肃的政治

5、性工作，秘书人员一定要极其认真负责地对待。首先，请领导确定在主席台就坐人员的准确名单；其次，确定其中身份最高的人员就座于主席台前排中央，其他人员按先左后右、一左一右顺序排列，如下图： （单数） （双数） 会场人员座次安排：横排法，即按照会议人员名单，以姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列；竖排法，即将横排法中从左至右改为从前至后纵向排列；左右排列法，即将横排法中从左至右改为以主席台为中心，向左右两边交错排列。（3）会场气氛布置会场气氛直接影响到与会者的情绪，这关系到会议的效果。营造良好的会场气氛，是秘书人员创造力和想像力的重要表现。会标 将会议的全称以醒目的标语形式悬挂于主席台前上

6、方，即为会标。会标能体现会议的庄严性，激发与会者的积极参与感。会徽 即能体现或象征会议精神的图案标志，一般悬挂于会场前上方中央位置。会徽可以是组织已定徽标，如党徽、国徽、团徽、警徽等，也可以向社会公开征集，如北京2008奥运会会徽“中国印”。其他 灯光，要注意灯光的亮度，一般主席台上的灯光要比台下代表席灯光要亮；色调，要注意不同色调会给与会者不同的感官刺激，如红、粉、黄、橙亮丽明快，给人感觉热烈辉煌，适合庆典类会议，蓝、绿、紫庄重典雅，给人感觉严肃端正，适合一般工作会议； 旗帜，重要的会议宜在会场内外插一些旗帜以烘托气氛；标语，简洁明快的标语口号能振奋与会者精神，强化会议主题；花卉，适当的花卉

7、能给人清新活泼之感，既能点缀会议氛围，又能减轻与会者长时间的疲劳。 （二）会议的值班与保卫工作会议要有严密的值班和保卫工作，中大型会议，秘书要有24小时值守，以保证会议顺利结束，并随时应付各种突发事件。奥运会安保16亿美元（1）值班工作坚守岗位；会中协助搜集有关信息和资料；控制与会无关人员随便出入会场；督导专职服务人员的具体服务工作；备有公司及各部门领导、后勤服务主管人员的 通讯录；协调会中各种矛盾等。波茨坦会议（2）保卫工作重要人员的人身安全；重要文件；会场和驻地；会议设备；与会者私人贵重物品等。 会议记录和会议简报大会即将开始，上百人的会场气氛热烈。 按照安排，王俐主要负责这次会议记录。下

8、面是她随着会议进程的记录：风光旅游有限责任公司2005年业务恳谈会会议记录时间：2005年2月15日上午9时地点：莲花风景区一号会议室出席人：省市旅游部门主管领导；风光旅游有限公司主要领导与各部门经理；客户代表。主持人：陈大鹏（公司副总经理）记录人：王俐（总经理办公室秘书）一、主持人讲话：今天，是我公司值得纪念的日子，能够邀请到这么多领导和佳宾，济济一堂，参加我公司2005年业务恳谈会，实在是我公司的莫大荣耀。下面，请让我介绍在主席台就坐的各位领导和来宾，他们是二、宋董事长致欢迎辞。三、省旅游局张副局长讲话：风光旅游公司是我省旅游业的骨干企业，也是我省旅游方面的纳税大户，在维护旅游业信誉，宣传

9、行业诚信方面都做出了良好的榜样，今后四、李总经理讲话：我公司自1988年成立以来，一直以诚信为本，十几年来没有发生一次严重的顾客投诉案件，具有良好的社会信誉，因此业务量稳居全省旅游业第一。今天请各位新老客户共聚一堂，主要是表达我公司业务拓展方面的意愿，并希望能听到各位佳宾对我公司发展提出金子般的箴言，我们会洗耳恭听。下面，请允许我代表我公司全体同仁，向各位介绍一下刚刚过去的2004年我公司的业务情况五、客户代表发言：六、 李总经理的总结：七、 散会（上午12时） 主持人：陈大鹏（签名） 记录人：王 俐（签名）相关知识1，会议记录（1）概念：会议记录是开会时当场将会议基本情况和会议报告、发言、讨

10、论、决议等内容如实记录下来的文书。（2）特点：一是真实性；二是资料性，可作为研究、编发、查找会议的重要原始资料长期保存。（3）注意事项：内容真；速度快；整理快。（4）为会议记录做好准备：纸笔、录音机和磁带、会议相关文件、提前到达、了解座次便于识别发言者、要有手工记录；（5）会议记录过程：内容完整、详略得当、最后签名并不得再加任何改动；（6）记录要求：准确、完整、简洁。2，会中信息（1）收集、传递和反馈；（2）对外宣传同时 ；（3）加工：综合、提炼、推导；（4）传递方式：口头、影像、电子、专人。（5）要求：力求全面、真实、及时、适用、重点突出。3，会议简报（1）概念：简明扼要地对会议的简要报告。

11、（2）特点：简明扼要；迅速快捷；内容新颖；真实准确。（3）结构：报头+报核+报尾（4）注意：一般不超过1000字，最长不超过2000字；内容真实、准确、典型。先把办公室进行一次安全检查：1，办公环境：建筑物、光线、温度、布局、空间、噪声等方面。哎呀，哪里来的鸽子？这算不算办公室安全有问题呢？不算的，是天使？2，办公设备：家具、用品、消防、饮水、急救包、规章制度、装饰美化等。检查完了，要学会填隐患记录及处理表序号时间地点发现的隐患造成隐患原因隐患 危害 及后果处理人采取的措施14月1日办公室靠窗电脑屏幕耀眼没注意拉窗帘有损眼睛总经理秘书王俐注意拉窗帘2办公用品进货清单物 项目品数量单价金额纸张装

12、订机总计：库存记录卡库存记录卡 库存参考号 B4 纸最大库存量 100令项目A4白文件纸 最小库存量 15令单位数量令（1令=500页） 再定货量 25令日期 接 收 发 放数量发票号供应商数量申请号个人部门余额相关知识1，办公用品接收程序（1）凭订货单和通知单核对对方交货时的交货单和货物；（2）若有出入，通知采购部门处理；（3）接收后，填写库存卡和余额；（4）摆放安全有序、发放时要按规定办理。2，如何保管办公物品？（1）储存：柜子上锁、贴上标签、通风照明要好；（2）摆放：新到物品放于旧到物品之下；大个且重物品放于最下；小物品放于大个的前面显眼位置便于领取。3，发放物品定时并做好记录，并保管好

13、相关资料。4，为何进行库存记录？（1）资金不会被不必要的库存品占用；（2）空间不被不必要的货物占用；（3）监督个人和部门对物品的使用，并能避免任何破坏和偷窃造成的损失；（4）保证库存充足，避免工作迟延；（5）库存准确，可进行相关物品的估价。时间表和工作日志第二季度会议时间表（2005.46） 月 份周 次四五六一北京香港休假二上海西安休假三周三：推介会（主会议室）周一：面试导游（1会议室）四周一：经理办公会议周计划表 年 月 日时 周次间星期一星期二星期三星期四星期五9：0010：0011：00 工作日志 2005年4月15日 星期三时间工 作 内 容9：00部门会议，4楼412室，带相关文件

14、资料10：0011：00确认所订的上司与客户的午餐相关知识1，时间表 分为年度、季度、月份、周时间表，一般在办公室工作中秘书要为领导做月或周安排表。2，工作日志（1）内容：会议活动、接待来访、私人安排。秘书的工作日志中还应包括上司的工作日志及其相关服务性事务。（2）变更：若有变更，应及时通知相关部门或客户。要遵循先重急后轻缓的原则，活动中部要留有不少于10分钟的间隙。（3）要注意对上司的时间安排和工作日志进行保密。（4）时间表和工作日志都是提高工作效率的重要管理手段，作为秘书人员必须掌握。3，值班工作与值班表（1）值班工作内容： 、接待、值班日记记录，要尽量详细；信息传递，既将重要或需紧急处理

15、的信息向有关人员通报。（2）值班工作制度：岗位责任制度、交接班制度、信息处理制度、保密制度。（3）编制值班表值班人员：负责人或带班人；值班人； 替班人。 值班时间：值班的期限和具体值班时间。 值班地点：应写清指定地点。 值班内容：应简单标明。（4）值班工作注意事项不能间断，必须保持其连续性；值班表编制完成后应与相关人员协商并报主管领导审定后执行。介绍信、印章和财务管理总经理办公室：陈纪：“小王，打扰一下，你能不能帮我开个介绍信，我想去联系一项业务。”王俐：“联系业务？好啊，不过你不是内勤部的吗？联系业务归市场部的啊！”陈纪：“我想自己去联系一下，你还是开一下吧！”王俐：“这样恐怕不太好，不符合

16、规定再说，李总也不在，你去找一下代班的刘副总吧！”陈纪：“这样，那，算了吧。”王俐想起了书上的一个案例案例：宏达公司员工李某找成裕公司经理助理王某，说他有一个好生意，但个人签合同不如公司方便，想借成裕公司开个业务介绍信，事成后付给王某三万元报酬。王某拿来了介绍信，李某便以成裕公司经理的身份与大昌公司签订了一份粮油购销合同，骗取了大昌公司价值一百万元的粮油，李某将其倒卖后潜逃。想到这个案例，王俐惊出一身冷汗，自己可是还在试用期，别丢了工作还惹出更大的麻烦，真是江湖险恶，不比学校之时，得处处小心啊！正在发呆，又有人敲门：“小王，有点事你。”“哦，是张航啊，有什么事？”“你看，李总上次让我找广告公司

17、做的宣传画页都已经发完了，可钱还没付给人家，这是数额，你给签字做个证明。”“？10000张？哪有这么多？”“不是在街头散发的嘛，谁知道，你签了，李总也就信了，回头请你吃饭。”“这不太好吧？还是你直接找李总算了。”“李总不是不在嘛！”“那，要不你先放这儿，回头我问一下李总？”“那，不用了，我找别人签吧！”相关知识1，最高人民法院关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定：个人借用单位的业务介绍信、合同专用章或盖有公章的空白合同书，以出借单位名义签订经济合同，骗取财物归个人占有、使用、处分或进行其他犯罪活动，给对方造成经济损失构成犯罪的，除依法追究借用人的刑事责任外，出借业务介绍信、合

18、同专用章或盖有公章的空白合同书的单位，依法应当承担赔偿责任。但是，有证据证明被害人明知签订合同对方当事人是借用行为，仍与之签订合同的，出借单位不承担赔偿责任。2，印章（1）秘书部门可管三种印章：一是单位印章（含钢印）；二是秘书部门的公章；三是单位领导人“公用”的私章。（2）单位印章标志对外行使权力。具体作用：A，标志作用，只用得到法律认可的机构或人员（亦即具有法人资格）才有印章。另外可作为密封标志。B，权威作用。C，法律作用，用印后的公文和凭证具有法律效力。D，凭证作用，各种各样的文件、凭证和证据，不盖章对外一律无效。3，介绍信（1）作用：介绍；证明。（2）工作介绍信：一般由秘书部门掌管，统一

19、印制，出具时经过单位内部手续审批，并附存根，加盖骑缝章，并有时限要求。4，零用现金管理秘书手中应有一笔零用现金，以代替支票所难以付款的麻烦。管理时，主要注意两个方面：（1）秘书自己建立一本“零用现金账簿”，注明：收到现金日期；收据编号及金额；支出现金日期、用途；零用现金凭单编号、金额和余额。（2）内部工作人员使用零用现金，应填写下式表格：零用现金凭单编号项目和用途申请人签名金额日期审批人签名日期账页编号支付日期5，财务报销部门买大宗设备或领导出差不可能从零用现金中支出，需要向单位申请和报销。手续包括： 填写申请表；主管领导审批；领款或垫付；提交相关票据；填写报销单；票款结算。信息工作总经理办公

20、室：李总：“小王，你到市场部去把公司在国内外的地接公司的所有资料找来，作个整理，第一，这些公司的性质；第二，各个公司接团的分成比；第三，服务质量。”相关知识（一）信息整理1，信息分类：字母；地区；主题；数字；时间。2，信息筛选：看来源；看标题；看正文；决定取舍。3，信息校核：溯源；比较；核对；逻辑；调查；数理统计。（二）信息工作程序：收集整理传递存储利用（三）信息传递1，基本形式：信件；备忘录；通知或告示；传阅单；企事业内部刊物；新闻稿；新闻发布会；声明；直接邮件等。2，方法：语言；文字（文本；表格；图表；框图）电讯（ ； ；电子邮件；可视化辅助物；）3，方向：内向和外向；4，要素：信源、信道

21、、信宿。（四）信息存储1，步骤：登记；编码；排列；保管。2，方式：手工；计算机；电子化；缩微胶片。3，工具：文件夹；文件盒；文件袋；文件柜、架。（五）信息保密1，注意事项：主要是注意在以下一些场合和环节中强调保密。（1）口头信息：交谈； ；来访；会议。（2）书面信息：登记；签收；传递；封存；整理；送交；复印； ；缩微；粉碎。（3）电子信息：电脑；打印；核对；密码；杀毒；备份；2，保密范围（1）文件；（2）会议；（3）科技。（4）特定信息：人事、财务、产品、客户。调查报告格式标题一、前言，即交代调查的相关情况，意义；二、调查过程三、对调查资料的分析1、论点2、论点3、论点四、结论，总结中心论点，

22、提出看法和建议。 商务旅行安排 旅行计划日期具体时间交通工具地点事项备注2004年10月8日（星期三）8：008：30出租车广州从家出发到白云机场昆明地接公司电话：0852875488869：3011：00民航班机飞机上从广州飞往昆明11：2011：40昆明分公司接机车与分公司人员在车上去往分公司视察12：003：00午餐和午休地接公司安排的昆明饭店准备下午会议3：305：00昆明饭店会议厅召开分公司和地接公司有关人员会议5：006：30昆明饭店宴会厅举行宴会，召待相关新老客户和地方官员6：308：30出租车去往昆明机场准备返回广州9：0010：30民航班机飞机上飞回广州相关知识（一）上司出差

23、时，秘书应准备些什么？1，旅行计划；2，搜集相关商务洽谈资料；3，旅馆信息；4，旅行用品；5，差旅费；6，行李准备。（二）旅行计划（日程表）具体要求是什么？1，复印三份：上司；上司家属；办公室存档；2，时间不可太紧，应留有余地；3，了解目的地相关情况：气候；交通等。4，如有可能，应多准备几份旅行计划，供上司参考。旅行计划广州波士顿2004年12月12日14日时 间日程安排12月12日（星期一）上午9：10下午19：30下午20：30乘中国民航CA521次班机由广州至波士顿。抵波士顿，由丽云小姐接，住F旅馆。与格兰（GRAN）先生共进晚餐。12月12日（星期二）上午9：10中午12：00下午15

24、：00下午19：30下午20：30与格兰先生在公司会议室会谈（所用08号文件在公文包中）。与格兰先生共进午餐。与格兰先生继续会谈（所用10号文件在公文包中）。在旅馆用晚餐。拜访陈安家先生（丽云陪同，礼品在手提箱中）12月12日（星期三）上午9：10乘CA541次班机回广州（刘大鹏副总经理接）出国商务旅行的手续：1、撰写出国申请：事由；路线（所在国名）；日程安排；人数；附相关说明。2、办理护照：携相关证件和照片去公安机关或相关机构；填写有关卡片和申请表；仔细检查护照并签字。3、办理签证：因公出国可不签证，但因私需签证（李总需办签证么？办）；交护照并填签证表；检查签证；办理国际预防接种证书（黄皮书

25、，凭护照和签证到当地卫生检疫部门进行卫生检疫和预防接种后领取黄皮书，仔细检查一遍）4，办理出境登记卡：凭护照、户口簿、居民身份证办理。5，订购机票：需出示护照并仔细查对机票。6，办理保险：通过代理人直接由保险公司安排。7，出行前准备：编制旅行方案；了解外汇信息，办理兑换；随身物品；相关文件；相关证件；了解所去国背景资料。8，出入境：边防检查；海关检查；安全检查；健康检查。什么是护照？什么是签证？什么叫“黄皮书”？时差如何计算呢？护照：某国公民出入本国国境和在国外旅行或居留时，由本国发给的一种证明公民国籍和身份的合法证件。我国的分为：外交护照、公务护照、普通护照三种。普通护照又可分为因公的和因私

26、的两种。签证：一个主权国家在本国或外国公民所持的护照或其他旅行证件上的签注、盖印，以表示允许其出入本国国境或者经过国境的证明。若把护照看成是身份证，签证就是出入证。我国的签证一般在护照上。这就是人们常说的绿卡：黄皮书的英文为：International ertificate Of Vaccination它是国际卫生组织为了保障出入国境人员的人身健康，防止某些疾病传染流行所要求的证明。时差：国际规定以英国格林威治时间（GMT）为标准时间。地球的两个半球分为东八区和西八区，东八区时间比GMT早，西八区比GMT晚。对于出国人员来说，调整时差必不可少。通常计算是以经线划分，即格林威治以东，每15度加1

27、小时，以西，每15度减1小时。主要国家时差表 英（格）中+8法+1美（纽）-5澳+10加-8（太平洋沿岸）1：008：0017：0021：00商务接待一，接待工作首先确定接待规格，这是决定人员、日程安排和经费开支的基础。一般分为高规格、对等和低规格接待三种；二，人员方面安排：主陪人员、主要工作人员和事项。应列出相应表格，包括：日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等；三、接待经费列支：工作经费，如租借场地和印发资料等；劳务费，如讲课、演讲和加班费等；参观、游览、娱乐费等；宣传、公关费等；交通费；餐饮费；住宿费；纪念品费；其他费用等。相关知识：（一）接待规格主要是从主陪人员角度而言。，高规格：主要

28、陪同人员比主要来宾的职位高，表明对被接待一方的重视和友好；，对等接待：主要陪同人员与主要来宾的职位相当，最为常用。，低规格：主要陪同人员比主要来宾的职位低，常用于基层单位，如：国家领导人到某公司视察，其董事长不过是副厅局级，即属于低规格接待。、如何确定接待规格：主要由上司决定，秘书仅提供参考意见；了解对方来宾最高身份；考虑与我方关系；以前接待过的来宾参照上次标准；突发性情况，规格降低时需向对方解释清楚并道歉。（二）接待经费、明确经费来源。如属来宾自负部分的，要提前告知对方；如几个单位联合接待的，应分清所占比例；、了解来宾饮食和生活习惯。注意与宗教有关的饮食忌讳；、不得擅自更改接待标准，严格执行

29、公司有关规定；、做好保密工作，注意内外有别。商务宴请相关知识：（一）宴会筹划，确定宴请名单。先由秘书拟定，最后由上司定夺。，确定时间和场所。不要选在重大节日、假日或有禁忌的日子，如穆斯林的斋月。场所要请究环境因素。，发请柬。正式宴会都要发。事先约定或 通知的都要发，这是礼节。如图，确定菜单。注意客人饮食习惯、禁忌；合理搭配。，排定桌次和座次。桌次地位有高低，以主人的桌为基准，右高左低，近高远低。座位中，以主人（女主人）为中心，近高远低，右上左下。（二）宴请程序，迎客。秘书要提前到达宴会场所，检查相关设备和准备工作；主人一般位于大门口迎客。尊贵客人到达，主方还可将人员排成两排在大门处欢迎。，入席

30、。人数较多时，要事先在桌上摆放名牌。入座时，背对门口的座位一定要由主方人员来坐，这是个下座。，致辞、敬酒致辞要事先准备好，一般主人先讲，客人致答辞，客人也可在宴会中间致答辞。席间可进行适当交谈。，散席。主人应送客人至大门口。（三）宴请形式正式宴会；便宴；酒会；冷餐会；茶会；工作餐。第十一章文书处理第一节收文程序总经理办公室：李总：小王，现在公司事务较多，你的工作都挺忙的，为了让办公室工作更有条理，公司打算再招聘多一位秘书，主要让她做一些基本的办公事务，如文书处理等，你准备一下，这个周末与人事部赵总去人才市场招聘一位，具体要求到时赵总对你讲，你负责业务面试就行了火热的人才招聘会王俐与赵总收了一堆

31、简历，经过认真筛选后，挑了三份，王俐面试甲、乙、丙三人，下面是她们的对话：（请认真看过之后，经过小组讨论，写出你组所认为的不当之处，并说说你组认为应招聘三人中哪一个。准备发言）王：你好，请坐！甲：你好，谢谢！王：我公司想招一位办公室文员，主要做文书处理方面的工作，下面请你谈谈这样几个问题，好吗？甲：好的。王：请看这张纸条后再回答吧！收文程序：签收拆封登记分发传阅拟办批办承办催办注办。请应聘者回答前三项的具体操作要领。甲：签收时，要清点份数；看看对方是否投对了，不是本单位的放在一旁，急件要先签收。拆封时，秘书要看清收件人，不要随意乱拆。拆时可用刀剪，也可用手撕开，如有信封开启器就更好了。信封应立

32、即扔进纸篓，不要占地方。登记时，有三种方式：簿册式、联单式、卡片式。常用的是卡片式。王：你好，请坐！乙：你好，谢谢！王：我公司想招一位办公室文员，主要做文书处理方面的工作，下面请你谈谈这样几个问题，好吗？乙：好的。王：请看这张纸条后再回答吧！收文程序：签收拆封登记分发传阅拟办批办承办催办注办。请应聘者回答中间三项的具体操作要领。乙：分发时，先要分出办件和阅件。然后按主次分发，要有相应手续。要注意范围。传阅时，要严格范围，严禁文件横传。传阅后要认真清查。拟办时，需要秘书有一定政策水平和业务知识，要将拟办意见填入“文件处理单”的“拟办意见”栏中。王：你好，请坐！丙：你好，谢谢！王：我公司想招一位办

33、公室文员，主要做文书处理方面的工作，下面请你谈谈这样几个问题，好吗？丙：好的。王：请看这张纸条后再回答吧！收文程序：签收拆封登记分发传阅拟办批办承办催办注办。请应聘者回答后四项的具体操作要领。丙：批办时，领导要快些，可用 告诉秘书批办意见，要贯彻上级文件精神，要直接告知承办部门。承办时，承办同样要快，要学会分清轻重缓急，要有结果。催办时，所有的文书都要催办，一般以打 为主要形式，发现拖延者给予相应处分。注办时，将文件办理情况和结果在文件处理单上注明。如收文承办后，注明是否已办复，复文字号、日期等。评析甲：签收时，要清点份数；要对照投递单清点，查看其件数是否与单上记载一致。完成后要在上面签字，表

34、示已收。看看对方是否投对了，不是本单位的放在一旁，急件要先签收。不是本单位的要退回，急件要注明签收的具体日期和时间。发现的问题要尽量向发文单位查询。签收程序来函签收检查签字拆封时，秘书要看清收件人，不要随意乱拆。正确。拆时可用刀剪，也可用手撕开，如有信封开启器就更好了。信封应立即扔进纸篓，不要占地方。拆时不可用手撕，应用手拿信封，竖起轻弹数下，让里面文书落到底部；在上端左下角剪一个斜三角，再顺此剪开。小心取出，有附件的更要一一对照好，分门别类后，用文件夹存放好。信封不要立即扔掉，要放入空信封筒中保管一段时间，以便发现差错后查对。登记时，有三种方式：簿册式、联单式、卡片式。常用的是卡片式。常用的

35、是簿册式。三种方式比较：优点缺点应用情况簿册式方便保存不易查找应用普遍卡片式可多人同时登记；便于分类排列、查找易散乱丢失，如分类当则难于查找有的中型企业单位采用联单式便于查找，一次填写多次使用，可各自装订成册。易混乱丢失采用的不多收文登记簿收文号收文日期来文机关来文字号文件标题附件份数密级缓急时限承办单位签收人复文号归卷日期备注乙：分发时，先要分出办件和阅件。然后按主次分发，要有相应手续。要注意范围。基本正确。分发要及时准确，最好将文件分为急件、要件、例行公务件、私人信件等，文件夹要明了。文件处理单共收份收文号：办、阅人签名：已分发给：收文时间：拟办意见：批办意见：办理结果：传阅时，要严格范围

36、，严禁文件横传。传阅后要认真清查。基本正确。横传即应阅人之间相互传阅，原则上不允许，因为这样容易丢失，难以分清责任。清查时，看文件有无破损、缺页；看应阅人是否全部阅过；要对阅后退文记录标注清晰。传阅文件，秘书要填写传阅文件登记单。传阅文件登记单收文号收文来文单位文件标题文号密级份数传阅情况转出销毁存档备注月日文件传阅单（附于文件前）文件字号（或收文号）月日姓名（或部门）签字批示拟办时，需要秘书有一定政策水平和业务知识，要将拟办意见填入“文件处理单”的“拟办意见”栏中。正确。丙：批办时，领导要快些，可用 告诉秘书批办意见，要贯彻上级文件精神，要直接告知承办部门。批办时，意见要直接明确、简明扼要，

37、并填入“文件处理单”中的“批办意见”中，要署名和写日期，以备日后查考。秘书根据批办意见告知承办部门。承办时，承办同样要快，要学会分清轻重缓急，要有结果。承办要有时限，要求秘书工作要迅速、高效。要认真领会批办意见的精神，要做到件件有着落，事事有结果。公司承办时限规定工作行为承办时限文书办理一般文件，日；紧急文件当日或立即办理文书整理当日完成，周末清理，不得积压复印一般文件小时提交，紧急文件小时内提交回复信件收到信件个工作日内发出；紧急的当日发出回复电子邮件收到后小时内发出；紧急的立即发送处理投诉接到电话后立即处理，收到投诉信后小时内发出回函催办时，所有的文书都要催办，一般以打 为主要形式，发现拖

38、延者给予相应处分。不是所有的都要催办，只有上司交办的和明显有时限要求的才催办。可采用打 、发函、直接登门、约请承办部门来人汇报等形式。紧急文件跟踪催办，重要文件重点催办，一般文件定期催办。若有拖延等问题要及时汇报。 收文催办记录单 年 月 日 收文号_密级_来文单位日期字号内容摘要附件主办单位催办记录归卷日期归卷人注办时，将文件办理情况和结果在文件处理单上注明。如收文承办后，注明是否已办复，复文字号、日期等。正确通过以上评析，三人中谁应胜出？第二发文程序秘书办公室：王俐：（对那位刚招聘进来的小胡）小胡，最近正值公司业务旺季，公司人手紧缺，可又不能招人太多，所以经常要加班，按照李总的意思，加班费

39、如何计算，他让我们先拿出个初步意见来，他同意后下个通知，所以你先起草一下这个通知，注意一定按国家相关法律法规来写。胡：好的，我马上就写。第二天：王俐：小胡，昨天让你写的通知草稿写怎么样了？小胡：哦，早完成了，昨晚我就放到李总办公台上了。王俐：放李总那去了？这么快？小胡：有什么不对吗？不是说李总看过同意了就发吗？王俐：那你的底稿还有吧？拿来我先看一下。小胡：你也要看？对不起，我不知道，喏，这是，你看吧。风光公司关于加班费计算方法的通知各位同仁：鉴于目前公司业务红火，大家加班劳累，比较辛苦，但这是没办法的事，不可能再招较多员工，只好大家咬紧牙关，共渡难关。当然，不会让大家白忙活，公司一定会根据国家相关法律法规发放加班费的。下面将有关事项通知如下：一、发放对象：公司所有员工。二、发放的时段：八小时以外。三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最少一位同事口头或书面证明。办公室二五年六月二日、小胡发文程序有问题吗？按照你的理解，说说她应当如何做。、这份通知有问题吗？若有，请作修改。，小胡所写草稿不经王俐审核就直接