浅谈信息化背景下高校教务秘书工作

1、浅谈信息化背景下高校教务秘书工作摘要随着教育改革的深化和对新型人才的培养要求不断进步,高校也与时俱进,凸显出信息化、现代化的管理开展趋势。这对作为学校管理机构中重要组成局部的教务秘书提出了更高要求。本文从教务秘书的职责与信息化背景下对教务秘书的新要求入手,发如今工作中的一些问题并提出解决问题的一些建议。关键词信息化；教务秘书；工作讨论1高校教务秘书的职责1.1教务秘书的工作性质高校教务秘书是保证学校教务工作顺利开展、教学管理趋向完善的重要角色,由于教务秘书在学校决策者和执行者之间起到“桥梁的作用,所以这一职务的工作质量上下将对整个学校的管理起到至关重要的作用。教务秘书认识到自己的工作性质是非常

2、必要的。1.2教务秘书的工作内容教务秘书的工作相当复杂,在面对工作量大、时效性强的任务时还要注意处理好各方面的工作。工作内容特别琐碎,主要包括负责教学工作的落实、承当教学档案管理、安排考试有关事务、协调课程变动、统计学籍变动、承办院部指导和教务处交给的其他有关教学行政管理方面的事项等,这是教务秘书必须承当的工作，但并不包括临时安排的任务。2教务秘书工作信息化的意义在信息化管理迅速开展的今天,高校教学管理要标准有序、和谐高效,这要求作为校务第一执行者的教务秘书实现业务上的不断创新和探究。教务秘书工作的信息化可以实现教学资源的积累总结和共享,充分利用计算机可以减少人为管理当中可能造成的缺陷,在一定

3、程度上进步了工作效率,并对学校的管理程度和教学质量起到积极的作用,同时更加快捷地传达学校的教学方案和大纲,使老师和学生可以在第一时间理解教学安排以及变动,更好地落实学校指导者的决策以及对老师和学生教学质量的验收工作,并能以此为参考，更好地开展学校的管理工作。3信息化背景下对教务秘书的要求信息化教务管理日趋完善,在这个过程中对教务秘书的要求也不断进步。同时教务秘书应该不断提升自己,使自己可以满足要求,胜任教务秘书的职位。3.1对教务秘书根本业务才能的要求对教务秘书的根本要求包括纯熟掌握教学秘书职责内的事务以及具有较强责任感和爱岗敬业的精神。教务秘书做好工作的前提是对自己业务内容的充分理解和把握,

4、明白学校教学管理的规章制度以及教学内容的标准和要求,确保教务教学可以标准化、有序化地顺利开展。同时要对学校教学大纲和教学方案做到心中有数,可以有条不紊地帮助老师进展有效的教学效劳。具备较强的档案管理才能和总结归纳才能,确保学校各项资料的平安与有序。这些业务都可以表达出教务秘书是一个具有很强辅助性的职业,所以作为高校教务秘书，要具备强烈的责任感和爱岗敬业的精神,做到彻底贯彻学校指导的决策,确保到达良好的效果。3.2对教务秘书信息化才能的要请教务秘书做到高效、即时、标准的管理才可以满足高校现代化、信息化的需求,而要到达这种效果就要请教务秘书必须具备较高的信息化才能,摒弃传统的工作方法、管理形式,树

5、立全新的信息化管理理念,汲取信息化管理的精华,进步工作效率,总结工作经历。对教务秘书信息化才能的要求包括对学校档案的信息化管理以及实现日常办公的网络化和自动化,利用计算机文档对学校的信息、教学的信息、课程的设置及调整方案作出归纳,做到使学校指导、老师、学生可以便捷地理解这些信息并能方便地提出自己的意见和建议,以利于学校管理工作的开展。3.3对学校教务秘书沟通协调才能的要请教务秘书的工作性质和内容决定了必须面对许多方面的矛盾,所以对教务秘书沟通协调方面的才能具有一定的要求。只有在擅长控制自己的情绪、和蔼地共事、冷静地分析处理问题的根底上才能实现学校管理的顺利进展。创造一个和谐的管理和教学环境也是

6、教务秘书的必要工作之一。但在学校教务的管理中,教务秘书必须面对教学方案的下达预知性、老师与学生的教与学、学校与家长等矛盾,在这些矛盾中,教务秘书要做到通过沟通协调各方面的关系,积极做好学校、老师、学生及学生家长之间的桥梁,做到游刃有余地面对复杂场面,确保教学方案的顺利进展,及时向学校决策层反应信息,合理安排教学任务与工作,第一时间解决可能出现的问题,保证学校管理工作与教学顺利和谐地开展并能获得更好的效果。4教务秘书工作信息化的一些问题教务秘书通过从传统的学校管理向信息化教务管理转变的过程中出现了许多新问题,主要表达在以下几点：4.1教务秘书的工作热情有待进步教务秘书负责直接执行学校的管理工作,

7、在学校管理中具有重要意义。但教务秘书的工作内容琐碎繁杂,工作量大,并且业绩的表达不明显,在这种情况下很容易受到不平待遇,在许多方面的评定当中无法得到与工作量相等的回报,于是导致许多教务秘书在面对工作时热情不高,尤其是遇到困难和挫折时无法端正工作态度,致使工作效率不高,管理质量低下。4.2教务秘书信息化才能有待进步教务秘书从传统的教务管理形式转变过程中需要面对很多困难,其中就包括对信息化管理才能的提升,这要请教务秘书具有一定的创新才能以及一定的知识储藏。但现实中一直把教务定位为学校指导的助手和学校教学方案宣传员,这在很大程度上忽略了教务秘书在教学管理学、教学心理学以及信息化技术方面的提升,学校并

8、没有给予教务秘书太多相关方面的培训,使教务秘书缺乏对业务的探究和创新,导致许多教务秘书欠缺信息化运作才能而无法胜任信息化管理高效事务的职位。4.3教务秘书队伍不稳定教务秘书的工作量和许多职称以及利益上的不公平待遇导致许多人不愿担当教务秘书的工作,或是在教务秘书在职期间感到无法胜任其职位等种种原因,使教务秘书队伍一直处于不稳定状态。这种状态会导致教务秘书职位上缺乏业务才能极强的人选,以致耽误学校的管理工作,影响学校工作的正常开展,所以这个问题不容无视。5对信息化背景下教务秘书工作的一些建议5.1学校建立有效的鼓励与晋升机制,提升其工作热情学校在高度重视教务秘书工作成果的同时,应该建立完善的教务秘书奖惩制度,对教务秘书的业绩给予充分的肯定,对消极怠工者提出批评教育,给予教务秘书与其他老师同样的职称评定待遇以及晋升待遇,从而激发教务秘书的工作热情。5.2学校展开信息化培训,进步教务秘书信息化素质在信息化背景下,教务秘书要树立积极进取创新的意识。同时学校应注意针对教务秘书的工作内容与性质