信息技术的管理

1、信息技术的管理【内容摘要】随着科技的发展，世界在不断的变迁，社会信息化是当代社会 的一种大趋势，它正推动着公共行政管理现代化的进程。信息技术的发展对诸如 行政人员、行政决策、行政组织、行政方法、行政公文、政府管理模式等公共行 政要素和过程产生着深远的影响。政府电子化对于提高政府的能力有着决定性的 作用，也间接的提高了国家的竞争力。打造电子信息化平台沟通世界已经成为世 界范围内政府刻不容缓的事情。电子信息化政府实现的前提和基础在于政府信息 的公开、政府业务的电子化、政府服务的创新、以及信息技术与政府再造的整合 等。【关键词】行政信息现代化信息技术的发展对诸如行政人员、行政决策、行政组织、行政方

2、法、行政公文、政府管理模式等公共行政要素和过程产生着深远的影 响。当前，我们正处在公共行政信息技术化的起点，猜测信息技术在 公共行政中带来变革的合理形态，对于我们在公共行政领域中自觉接 纳和应用信息技术是非常有意义的。一、信息技术给公共行政管理带来的机遇所谓政府上网，相对于电子商务，就是要构建“电子政府”。“电 子政府”在狭义上讲是指国家行政机关利用现代电子计算机与网络技 术实现信息交换和行政管理的全过程；从广义上说，它的本质是建立 一种国家行政机关的“网络计算环境”或“数字化神经系统”，以实现信 息资源在国家行政管理中的全方位应用。具体地讲，就是运用信息技 术及通信技术建构一个基于计算机网络

3、环境的电子化的虚拟机关，以 改进政府组织，重组公共管理，最终实现办公自动化和信息资源的共 享。政府上网给国家行政管理带来的机遇主要体现在以下几个方面：（一）有利于发展社会主义民主随着经济的发展和社会的进步，公民在文化素质不断提高的同 时，民主意识也在逐渐增强，他们有意愿和能力参与国家管理和社会 活动，表现为由被动参与转为主动参与，由少数参与转为多数参与， 由参与部分转为参与全部。而政府上网恰恰迎合了民主政治发展的这 一需求，为公民行使民主权利和参政议政开辟了一条有效的途径。公 众可以把网络作为表达意见，与政府领导对话，甚至参与政策制订的 “通天”渠道，政府也可借此直接采纳群众的合理化建议，保障

4、公民的 合法权益。与上网俱来的管理透明和政务公开，对扩大群众对政府管 理的知情范围和程度，实施对国家行政管理的有效监督，同样起着不 可替代的独特作用，可以规范政府行为，确保政府依法行政。上网将 有助于政府公务员端正工作作风，摆正自身的公仆位置，也有助于政 府及时地修正管理失误，承担失职责任。（二）有利于加强政府的管理服务职能政府上网就是政府职能上网，但并不是所有的职能都能上网，除 去立法等法律规定的特殊情形外，还要考虑政府的能力，弄清政府上 网到底能做些什么。这无疑为政府认清自己的职能和能力提供了一面 “明镜”，能使政府痛下决心，建立有限政府，即建立一个权力、职能、 规模和行为都受到宪法和法律

5、明确限制，并公开接受社会监督与制约 的政府。由于日前我国政府部门职能正由管理型向管理服务型转变， 政府正可利用上网契机完善自身的管理服务职能，改进行政管理组 织、方式和行为，使政务由神秘、封闭转为透明、公开，使管理由间 接转向直接，使公务员由“高高在上”的官僚变为优质服务的公仆。网上政府最重要的管理服务职能，就是为社会提供平等公平的信 息资源，从我国现阶段的情况看，信息资源最大的拥有者是政府。政 府上网后，将克服各种物流、信息流障碍和组织障碍，杜绝传统管理 组织形态和物质构成中强调分工所造成的部门分割和官僚主义，克服 信息不对称现象，使信息的分配和流动渐趋合理，并使信息资源得到 合理有效的利用

6、，从而优化社会资源配置，提高国民经济运行的质量 和效益。因此，政府通过网络宣传了政策，扩大了服务职能，提高了办事 效率，遏制进而消除官僚主义，从而使政府更好地完成投资于基本的 社会服务和基础设施的任务，更好地服务于社会。（三）有利于选拔和任用优秀人才“电子政府”的管理职能、管理方式和管理行为与以往政府大有不 同，对国家公务员的综合素质，尤其是现时比较欠缺而又亟需的管理 和科技素质的复合性需求也会不断增高。因此，面对新的机遇和挑战， 公务员就必须注重自身的继续教育和综合能力培养，激励自己尽快增 长理论知识和实践才干，尽快适应网上新的行政环境，胜任“电子政 府”中的工作。由此，政府上网为国家公务员

7、提供了广阔的发展空间 和充分施展才能的机会。二、信息技术对行政决策的影响行政决策是行政决策者为达到某一特定日标，对若干备选方案进 行选择，以确定行动方案的过程。信息技术发展对行政决策的影响是 围绕着提高行政决策的有效性和行政决策的效率展开的。（一）对行政决策目标的影响信息技术发展改变了人类生活的环境，为此对公共行政提出了新 的要求。对于公共产品的提供者一一政府而言，一切应以公共产品的 消费者的满足为决策的根本日标，决策过程的行政参与民主公开就成 为一种必然选择。随着各地政务公开活动的开展，群众对政府的满足 度也相应提高。削弱以至取消决策者与执行者之间的严格分界。在马 克斯韦伯所设计的科层制中，

8、组织内部层层授权，下级对上级严格 负责，“只有处在金字塔顶端的人才能把握足够的信息而作出熟悉情 况的决定。”而信息技术的发展使每个人都能及时获得所需要的信 息，在工作现场就可以作出必要的决策，无须事事先向上司汇报，再 执行上司的决策，真正做到“将在外，君命有所不受”。正如约翰奈 斯比特在其大趋势一书中所描述的：“由于新科技发展给社会生 活带来的多样性和时效性，中心政府的集中决策愈来愈缺乏效率，谁 是总统再也无关紧要，因为实际的政治力量，即把事情处理好的能力， 已从国会和总统的手中转移到州、市、镇和邻里手里。”（二）改善行政决策者的有限理性治理决策的基石是由西蒙提出的“有限理性”学说，而信息的不

9、 完备是影响人们进行理性判定和决策的直接原因之一。信息技术的发 展可逐步实现在适当的时候、把适当的信息提供给适当的治理者，这 样就改善了决策者的有限理性。网络化电子政府的实现，使得公共行 政决策者可以在广泛了解决策所需信息的前提下进行决策，避免了靠 经验决策和决策信息不完备导致的决策的盲目性现象，从而提高了行 政决策的科学性和合理性。（三）支持与强化行政决策过程行政决策可分为程序化决策和非程序化决策两类。以计算机为基 础的信息技术完成程序化工作的效率与功能是不言而喻的。在计算机 尚处于实验室阶段时，美国10年一次的人口普查只能用制表机来处理 普查数据，以至于在人口普查结束4年后，数据尚未处理完

10、毕。第一 台专门设计用于商业日的的计算机UNIVAC，就因总共服役7万多个小 时并成功处理了美国人口普查局的人口普查数据而被载入电脑史册。 这是计算机处理程序化决策的成功范例。而对于非程序化决策，信息 技术也可以提供强有力的信息支持。1952年下半年，美国朝野都忙于 为次年大选作预备。候选人分别是在二战中立下赫赫战功的62岁的艾 森豪威尔将军和演说家阿德莱史蒂文森，由于前者早已解甲归田， 新闻界舆论对后者获胜的把握几乎一边倒。出于好奇，新闻界请出 UNIVAC来做个猜测。数据分析结果出乎人们的意料，电脑认为获胜 者是艾森豪威尔将军，而且票数与史蒂文森相差悬殊。人们对此不以 为然，因为UNIVA

11、C依据的不过是5%的选票，根本不足为据。然而， 大选结果却是艾森豪威尔将军大获全胜，且选票超过对手五、六倍。 UNIVAC又一次证实了信息技术在非程序化决策中的强大作用。三、信息技术对行政组织的影响（一）传统的行政组织形式是科层组织结构它的创立与发展不仅与素质较低的人员和平稳的治理环境相对 应，而且也是受信息技术不发达制约的无奈选择。科层组织结构的最 大优点是效率很高，其弊端在于对外界环境变化的适应能力较差，而 且压抑组织成员自身的全面发展。社会经济环境的不断变化，使得科 层组织的革新不可避免，而信息技术的发展为之提供了强有力的支 持。（二）中间治理层的缩减以至取消中间治理层是信息通讯技术落后

12、的产物，它的存在既减缓了信息 传递的速度，又易造成信息的严重失真。这种失真的原因有多种，其 中一个原因就是中间层次为了争功诿过而导演的“官出数字，数字出 官”现象，这也是信息传递不畅的结果。现代信息技术将通过加强操 作执行层与高层决策的直接沟通，逐步缩减以致最终取消中间治理 层。治理幅度增宽。信息技术使治理者和其下属可以随时了解对方的 状态和意图，而且仅占用很少的精力和时间。所以一个治理者能够指 导更多的下属人员，增宽治理幅度。这一趋势对于行政机构改革有一 定的启发。（三）行政组织绩效的改进信息技术的发展极大地提高了工作效率，使得一个行政组织要完 成与过去同样的工作量所需行政人员大为减少，从而

13、行政组织更加精 干高效。行政组织中信息技术的采用有利于提高行政组织产出绩效和 促进行政组织成员的自身发展。信息技术可保证行政组织成员间的全 方位沟通和组织与组织之间的信息交流。四、信息技术对行政方法的影响信息技术与行政方法密不可分。所有行政方法都要有相应的信息 支持，而有些行政方法就是专门为保证信息流通而创立的。信息技术 发展引起行政方法的创新主要通过以下途径：（一）改善现有行政方法的信息基础和信息通讯手段例如日前行之有效的网络规划技术，就运用了先进的信息技术予 以支持，从而大大提高了行政管理效能。网络规划技术源于十九世纪 末美国学者甘特发明的甘特图，后发展为横条图形计算法，这是一种 较为简单

14、的安排工序和时间的图表。后来随着科学技术的发展而不断 改进成为网络规划技术。著名的美国阿波罗登月计划就因为使用了网 络规划技术而使原定14年的计划提前5年实现。网络规划技术具有较 高的科技含量，其工作程序的模型化建立就得益于计算机等信息技术 的运用。（二）创立全新的行政方法和行政措施信息技术的发展使决策支持系统（DSS）、电子会议系统（EMS）、 远距离控制、分布式工作的统一协调、动态网络计划成为可能。日前， 我国政府上网工程就采用了一整套全新的管理方法，如人民银行网上 支付、海关总署报关单和外汇联网的外汇核销系统、工商局红盾信息 网提供企业数据库、国税总局增值税发票稽核系统和电子报税等。这 些管理方法提高了行政效率，降低了行政成本。综上所述，全球性的信息化正在逐步影响和改变着人们的生活方 式。随着其爆炸性的发展，政府原有的管理模式和运转方式越来越不 适应，难以发挥其应有的效力和作用。为改变这种状况，建设信息高 速公路和实现社会信息化，以些推动政治、经济、文化的