浅谈基于网络环境下档案馆信息共建共享理论的思考

1、浅谈基于网络环境下档案馆信息资源共建共享理论的考虑摘要:传统档案馆信息资源建立立足个馆,而网络环境下档案馆信息资源共建共享理论以系统布局和科学规划为出发点,强调以整体的档案馆信息资源建立来实现对档案信息资源的完备保障,对传统档案馆信息资源建立理论中的建立原那么、构造理论、资源补充、资源组织、资源评价等方面都产生了宏大影响。适宜目前我国国情的档案馆信息资源共建共享形式应当是:以国办为主、集中与分散管理相结合的、多元化的过渡型形式。关键词:网络环境;档案馆;档案信息资源建立;共建共享理论;共建共享形式档案馆信息资源建立的总体目的是进步档案馆信息资源保障率。遵循这一目的,努力丰富馆藏以满足社会对档案

2、信息资源的需求,就成为各档案馆信息资源建立的指导思想,也直接导致了各档案馆的“大而全、“小而全的建立形式。然而,各档案馆以一己之力,始终无法解决档案信息资源建立才能的有限性与利用者档案信息需求的无限性之间的矛盾,特别是在档案馆事业还相对落后的情况下。造成的结果,一方面是群体档案馆的档案信息资源重复建立;另一方面那么是个体档案馆的档案信息资源严重漏藏。基于此种形势,档案馆信息资源共建共享理念开始树立,然而,在传统条件下,档案信息必须依赖于一定的物质载体而存在,档案信息内容与档案文献载体不可分割,档案馆信息资源建立中档案信息的共享问题实际转化为物质载体的共享问题,档案信息的可共享性得不到充分表达:

3、一件档案(指载体形态)不能同时满足两个以上利用者的档案信息需求,另外,还存在档案信息传输等诸多障碍,因此,各档案馆只能立足个馆、围绕自身的利用者群进展档案信息资源建立,所谓的档案馆信息资源共建共享很难得到有效施行。网络环境下档案信息资源的数字化建立使档案信息摆脱了载体的约束,档案信息可以实现跨时空的存取,真正做到一方建立、多方利用,档案信息的可共享性得以充分表达。数字技术和网络环境不但提供了档案馆信息资源共享的全新开展环境,而且,提出了重构档案馆信息资源建立理论的迫切要求。近年来,一些档案界同仁对此问题也进展了一些有益探究。本文仅就网络环境下,档案馆信息资源共建共享理论及共建共享形式问题谈几点

4、个人考虑。1考虑之一:网络环境下档案馆信息资源共建共享理论与传统档案馆信息资源建立理论有何异同传统档案馆信息资源建立是指一定范围内的档案馆对档案信息资源进展有方案的积累和合理布局,以满足、保障社会开展和国家建立需要的全部活动,详细包括宏观建立和微观建立两个层面,宏观建立是指一个地区、一个国家乃至国际间根据需要而进展全局的档案馆信息资源布局和协调开展工作;微观建立是指各个档案馆对档案信息的搜集、组织、管理、贮存等工作。网络环境下,档案馆信息资源共建共享是指网络环境下在档案馆信息资源建立和效劳过程中,各档案馆之间建立广泛的合作、协作、协调关系,宏观布局和科学规划档案馆信息资源建立,利用各种技术、方

5、法和途径,共同提醒、建立、开发和利用档案馆信息资源,追求对档案馆信息资源的完备保障,以最大限度地满足利用者档案信息需求的全部活动,详细也包括宏观建立和微观建立两个层面。不同的是,传统档案馆信息资源微观建立即馆藏建立可以独立于宏观建立而存在,而网络环境下,基于共建共享的档案馆信息资源微观建立假设脱离宏观建立就失去了共建的意义;传统档案馆信息资源建立是在微观建立的根底上进展宏观建立,而基于共建共享的档案馆信息资源建立是在宏观建立的指导下开展微观建立。可以认为,传统档案馆信息资源建立是微观建立决定宏观建立,而网络环境下基于共建共享的档案馆信息资源建立是宏观建立决定微观建立。因此,传统档案馆信息资源建

6、立理论与网络环境下,档案馆信息资源共建共享理论在建立范围和效劳范围两个方面存在不同的效果。(如下面的图1、图2、图3、图4所示)。1.1传统档案馆信息资源建立理论与网络环境下档案馆信息资源共建共享理论在建立范围方面的比较图1和图2分别反映传统档案馆信息资源建立理论和网络环境下,档案馆信息资源共建共享理论所产生的不同建立效果。在图1中,由于传统档案馆信息资源建立是在微观建立的根底上开展宏观建立,因此,各个档案馆所建立的档案信息资源不可防止地存在着重复现象,甚至有部分档案信息资源重复现象非常严重(如图中交叠部分所示),重复建立就意味着档案信息资源覆盖范围的缩小,因此不利于进步档案馆信息资源保障率;

7、在图2中,由于网络环境下档案馆信息资源共建共享是在宏观建立的指导下开展微观建立,档案信息资源建立是在宏观布局和科学规划的根底上进展的,防止了档案信息资源的重复建立,能最大限度地进步档案馆信息资源保障率。1.2传统档案馆信息资源建立理论与网络环境下档案馆信息资源共建共享理论在效劳范围方面的比较图3和图4分别反映传统档案馆信息资源建立理论和网络环境下档案馆信息资源共建共享理论的不同效劳范围。在图3中,由于各档案馆是在微观建立的根底上开展宏观建立,因此,个体档案馆信息资源的效劳范围之间存在穿插重复,使整体档案馆信息资源的效劳范围小于个体档案馆信息资源效劳范围之和,只有图中交叠部分所示的利用者才能在一

8、定程度上共享档案馆信息资源;在图4中,由于各档案馆在合作协调的根底上共同开展档案信息利用者群,因此,效劳范围得到最大扩展,并且,可共享档案馆信息资源的利用者范围就等同于全体利用者。综上所述,档案馆信息资源建立过程中是否将系统布局和科学规划放在首位,是传统档案馆信息资源建立理论与网络环境下,档案馆信息资源共建共享理论的根本区别。传统档案馆信息资源建立立足个馆,强调依赖个馆的档案信息资源建立来满足特定利用者的档案信息需求,不能在根本上放弃“大而全、“小而全的建立理念。而网络环境下档案馆信息资源共建共享理论以系统布局和科学规划为出发点,强调以整体的档案馆信息资源建立来实现对档案信息资源的完备保障,以

9、满足社会对档案馆信息资源的需求(包括潜在需求),档案馆信息资源建立的广度(覆盖范围)由整个共建系统来保障,而档案馆信息资源建立的专深度那么由各档案馆来保障。2考虑之二:网络环境下档案馆信息资源共建共享理论对传统档案馆信息资源建立理论有何影响2.1对传统档案馆信息资源建立理论中的建立原那么的影响2.1.1对传统档案馆信息资源建立理论中的实用性建立原那么的影响。实用性建立原那么要求根据档案馆的效劳任务和效劳对象的需求来建立档案馆信息资源;而网络环境下档案馆信息资源共建共享理论那么要求每个档案馆在所负责的建立范围之内来建立档案馆信息资源,不再强调档案信息资源建立的实用性而更加注重档案信息资源建立的完

10、好性。因此,在网络环境下档案馆信息资源共建共享理论中,传统档案馆信息资源建立理论中的实用性建立原那么应该调整为完好性建立原那么。2.1.2对传统档案馆信息资源建立理论中的系统性建立原那么的影响。系统性建立原那么要求档案馆信息资源建立的系统性要与档案本身的系统性、利用者自身需求的系统性、保存和传递的系统性相一致;而网络环境下,档案馆信息资源共建共享理论虽然仍对系统性建立原那么有所要求,但系统性建立原那么的内涵却发生了变化,它除了要求各档案馆自身建立的系统性之外,更加强调共建共享系统的各个组成部分之间的系统性建立。2.1.3对传统档案馆信息资源建立理论中的特色化与协调性建立原那么的影响。特色化与协

11、调性建立原那么要求各档案馆分别建立自己有重点有特色的专门化的资源体系,从宏观的角度形成类别齐全、类型多样的综合性资源体系。而网络环境下,档案馆信息资源共建共享的过程本身就是特色化与协调性建立原那么的表达,但应该注意的是,档案馆信息资源共建共享理论所要求的特色化与协调性建立原那么是在分工协调的根底上建立特色资源,而不是各档案馆在自主建立特色资源的根底上寻求协调,所以,分工协调成为此项原那么的主要内涵。因此,根据网络环境下档案馆信息资源共建共享理论的要求,档案馆信息资源建立应遵循系统性建立原那么、分工协调建立原那么和完好性建立原那么。其中,系统性建立原那么是共建共享系统的建立原那么,分工协调建立原

12、那么是各档案馆之间的建立原那么,完好性建立原那么是档案馆微观建立的原那么。2.2对传统档案馆信息资源建立理论中的资源构造理论的影响在传统档案馆信息资源建立中,馆藏档案构造由全宗构造、等级构造、时间构造、文种构造和载体类型构造五个方面构成;而网络环境下档案馆信息资源共建共享仍然要重视资源建立的构造,但对五个构成方面的要求应该发生变化。传统档案馆信息资源构造理论是以全宗构造为根本,针对馆藏资源中每个全宗的等级构造、时间构造、文种构造和载体类型构造进展研究;在档案馆信息资源共建共享条件下,全宗构造是由共建系统的分工协调所决定的,因其单一、覆盖面小而不再成为资源构造理论研究的重点,要求各档案馆对于所分

13、工负责的全宗档案信息资源建立领域从等级构造、时间构造、文种构造和载体类型构造四个方面都要完好收录,作为现实馆藏(或称物理馆藏)的建立目的。笔者认为,网络环境下基于共建共享的档案馆信息资源建立的馆藏应包括四个级别,即永久保存级、效劳级、镜像级和链接级。其中,永久保存级的本质就是现实馆藏的建立级别,并且应该是完好级;而效劳级、镜像级和链接级那么反映了一个档案馆虚拟馆藏的等级构造。2.3对传统档案馆信息资源建立理论中的档案信息资源补充理论的影响传统档案馆信息资源补充理论主要包括两个方面:一是档案信息的选择问题;另一个是档案信息的补充方式。其中,档案信息的选择决定档案信息的补充方式。2.3.1档案信息

14、资源选择理论。在传统档案馆信息资源补充理论中,一直存在着“价值论和“需要论之争,这些纷争都源于传统档案馆信息资源补充不是以完好级为目的,从而产生了“档案信息选择这一不可回避的问题。网络环境下,档案馆信息资源共建共享理论要求将完好级作为建立的等级构造,各特定类型领域的档案信息选择问题已不复存在,假设还要讨论“选择问题的话,那选择的重点应放在档案信息类型归属的选择问题上,即档案馆不再考虑某档案信息是否“有价值或“有需要,而应着重考虑其是否属于本馆所分工负责的类型领域。由于网络环境下,档案馆信息资源共建共享理论要求将完好级作为建立的等级构造,所以,档案馆信息资源建立过程中必须保证品种的齐全;由于数字

15、技术和网络技术所支持的档案信息资源的可共享性,复本理论所要研究的“重点利用者在同一时间对同一种档案的需求问题得以解决,所以,传统的复本理论问题将不再过多地讨论,人们将更多关注不同档案信息的“可获得性。2.3.2档案信息资源补充的方式。与档案信息资源选择理论的变化相对应,无论采取购入方式还是非购入方式,采取传统补充方式还是采取网络补充方式,原档案信息补充过程中的“选档环节已不存在,档案信息来源的研究成为档案信息补充理论的研究重点。2.4对传统档案馆信息资源建立理论中的资源组织的影响在档案馆信息资源共建共享条件下,传统的关于物理资源的组织问题,如档案布局、档案排架、档案收藏等仍然具有重要研究意义,

16、档案信息保护研究随着档案载体形态的丰富而变得更加重要,但“完好级和“永久保存的要求使关于档案剔除研究不再有太多的价值。此时,关于虚拟档案信息资源组织的研究,在档案馆信息资源建立理论体系中的位置变得尤为突出,这一研究,主要涉及档案信息资源建立的标准化问题和档案信息资源的提醒与整合问题。2.5对传统档案馆信息资源建立理论中的档案信息资源评价的影响传统的档案信息资源评价标准,主要包括数量评价和质量评价两个方面,数量评价主要针对资源保障率、利用者满意率、资源对各领域档案的覆盖率;质量评价主要针对资源的信息容量、资源构造、资源的利用情况。这些评价标准,主要是根据实用性原那么,立足各档案馆自身的建立情况所

17、采用的。在档案馆信息资源共建共享条件下所进展的资源建立评价,应该根据系统性原那么,立足整个共建共享系统选择评价指标,既要考察各档案馆自身的资源建立情况,包括所分工负责学科领域的资源完备情况和利用者档案信息需求的满足情况,又要考察档案馆之间的分工协调情况,包括共建共享机制和虚拟资源的获取方式。由于强调整个共建共享系统的资源保障率,所以,档案信息资源的利用率就不再作为评价的主要指标。从上述分析可看出,网络环境下基于共建共享的档案馆信息资源建立理论同传统档案馆信息资源建立理论相比,在建立原那么、资源构造、资源补充、资源组织和资源评价等诸多方面都发生了变化,但二者共同的建立目的进步档案信息资源保障率,

18、使得这些变化始终没能改变资源建立的方向。从这个意义上说,“批判地继承也许是对这些变化的最后诠释。3考虑之三:目前我国档案馆信息资源共建共享的最正确形式是什么档案馆信息资源共建共享形式分类,按层次分,有中央型、地区型、省市型三个层次;按载体分,有纸质档案信息资源共建共享形式、电子档案信息资源共建共享形式等;按构造分,有链式网络构造形式(第一级是国家级档案馆信息资源中心,第二级为省级档案馆信息资源中心,第三级是地市级档案馆信息资源中心,第四级是县级档案馆信息资源中心)、根状构造形式(把国家档案馆作为全国档案馆事业的中心点,将各盛自治区、直辖市馆作为国家档案馆的分馆,将各地市县馆和其他档案馆作为省一

19、级馆的分馆,这样组织起来,全国的档案馆信息资源网络构造像树根一样)、纵向构造形式(指按系统建立的共享形式)和横向构造形式(指同一地区跨系统共建的共享网络等)。然而,实现档案馆信息资源共建共享不能仅仅列举一些形式,更重要的是要选择最正确形式,实现最正确形式。笔者认为,选择确定我国档案馆信息资源共建共享最正确形式,应遵循以下原那么:一是适应性原那么。此原那么含两项内容:即适应国情原那么和适应时代开展原那么。(1)适应国情原那么。我国的档案馆信息资源共建共享形式必须符合目前的政治经济体制,而不能照搬外国形式。此其一。其二,还必须适应我国经济开展现状。假设脱离此国情,资金不能到位,其“形式也难以实现。

20、(2)适应时代开展原那么。2l世纪是网络化时代,选择确定我国档案馆信息资源共建共享最正确形式,必须充分考虑到网络环境,寻找出适宜网络化时代的最正确形式至关重要。二是最大节约原那么。此原那么也有两个含义,其一,是说其形式应实现经费最省化,这就需要统筹规划,少花钱多办事;其二,是说其形式要便于利用者获取,节约利用者的时间和经费。三是适度超前原那么。由于既定的形式应具有较强的稳定性,但又不能完全囿于现实,所以,选择和确定我国档案馆信息资源共建共享最正确形式既要立足现实,又要适度超前;否那么,将影响我国档案馆信息资源共建共享进程,还会带来不应有的损失。因此,充分预测将来的开展趋势是选择确定我国档案馆信息资源共建共享最正确形式所必须考虑的一个重要条件。四是渐进开展原那么。所谓“渐进开展,在此是指选择最正确形式时,必须考虑到档案馆信息资源共建共享的实现是一种循序渐进的过程,必须经过一个过渡阶段,而不能一次完成。所以,就我国目前之国情,必须选择那种过渡型最正确形式,而不是理想的一次性完成形式。因为,那种一次性完成形式既不符合事物开展规律,又不符合我国国情。五是因地制宜原那么。考虑到我国条块分割的管理体制及地区间自动化、网络化程度的不平衡性以及档案馆信息资源分布的不平衡性,在选择确定我国档案馆信息资源共建共享最正确形式时,必须采取因地制宜、灵敏多样的原那么,多种形式并举,