理工大学文件材料立卷规定

1、理工大学文件材料立卷规定第一章总则第一条为完整、准确、系统地记载学校发展历史，使档案工作 更好的为学校政、教学、科研服务，确保学校档案齐全完整，根据 档案法行政机关公文处理办法和普通高等学校档案管理 办法高等学校档案工作规范等有关法律法规，结合我校实际, 制定本规定。第二条凡是记录和反映我校主要职能活动和基本历史面貌的具 有保存利用价值的各种文字、图表、照片、声像、电子等不同载体 的文件材料，除经学校同意可设分室保管的外，都必须立卷归档， 向学校档案馆移交，任何单位和个人不得据为己有、逾期不交或自 行处理。第三条国内外与学校有关的具有保存价值的文件材料、校内个 人在非职务活动中形成的对学校和社

2、会具有保存价值的文件材料， 可按征集、寄存、代管、捐赠的方式由学校档案馆收存。第四条归档文件材料的载体应具备原始性，记载的信息内容要 真实准确。每份归档文件的正文与附件、正式发文的定稿和签发单、 请示与批复以及专项成套材料必须齐全。第五条档案馆及各单位要严格按照立卷归档的职责分工要求， 认真做好文件材料整理归档工作，保证学校各项工作中形成的重要 材料及时归档，为开发利用档案信息资源，促进学校和社会的发展 做出贡献。第二章归档范围与保管期限第六条学校在教学、科研、管理及各项活动中直接形成的具有 保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文字材料，归档范围包 括群、行政、教学、学生、科研、基建、设备、

3、出版、外事、财会、产品十一大类，具体类目名称详见XX理工大学档案归档范围及保 管期限表。归档的重点内容是：（一）学校委、工会、团委、民主派等组织的各种会议文件、会 议记录及纪要；各群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于 群管理的文件材料。（二）学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与 学校关于人事管理、行政管理的材料。（三）学校教学管理、学科建设、实验室建设、招生、学籍、学位、 课堂教学与教学实践、教材建设、毕业分配等工作中形成的文件材 料。（四）学校科研管理及科研项目在立项、实验、总结鉴定、申报 奖励与推广应用各阶段形成的文件材料。（五）学校房地产管理及基建工程在立项审批、

4、设计、施工、竣 工验收、改建扩建等过程中形成的文件材料。（六）学校精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随 机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。 （七）学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录 像等。（八）学校编辑出版的校报、学报等重要报刊的管理文件和审稿单、 样报、样刊等出版物材料。（九）学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、 学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动 中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管 理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材 料；学校授予境外人

5、士名誉职务、学位、称号等的材料。（十）学校财务管理文件及会计活动中形成的报表、帐簿、凭证、工 资册等会计核算材料。（十一）上述各种工作中形成的重要声像和电子文件。第七条归档文件的保管期限分永久、长期、短期三种，在立卷 归档时应给予确定。（一）反映我校及各部门主要职能活动和基本历史面貌的，对 学校、建设和历史研究有长远利用价值的，列为永久保管。（二）反映学校及本单位一般工作活动，在较长时间内对学校 和社会有查考利用价值的，列为长期保管。（三）在较短时间内对学校工作有查考利用价值的，列为短期 保管。（四）上级来文，其内容直接针对本校并要贯彻执行的文件列 为永久保管，其它需要贯彻执行的方针政策性文件

6、列为长期保管， 一般性文件列为短期保管。（五）凡是介于两种保管期限之间的，其保管期限一律从长。 第三章工作机制及职责要求第八条学校各单位要将归档工作纳入工作计划和规划，纳入相 应的管理制度，纳入管理人员的职责范围。在布置、检查、总结、 验收各项工作时，应同步布置、检查、总结、验收档案工作，以保 证每项重要工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。第九条有关部门在鉴定、验收科研成果、基建工程、产业项目、 重要仪器设备时，必须通知档案馆派人参加，并会同档案人员对应 归档的文件材料加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统、规 范的文件材料的项目，不予验收，没有档案馆的签字盖章，财务部 门不予结算。

7、第十条各单位要建立健全收发文及其它重要事项登记制度，为 核对归档文件是否齐全完整提供依据。（一）机关政职能部门必须建立收发文登记簿，对本单位收发 文件逐项填写，同时应注意收集登记领导讲话、规章制度、统计报 表、调查报告、经验介绍及会议材料等“帐外文件”。（二）学校政办公室要健全用印登记制度，凡以学校及校领导 名义签字盖章的合同、协议等，必须登记在册，并留存一份归档。（三）教务处、科技处、基建处、国有资产管理处，每年年底 要分别对当年立项和完成的教改项目、科研项目、基建工程、重要 仪器设备进行汇总，并将汇总目录报档案馆，以便跟踪检查归档情 况。第十一条全校处级建制单位、附属单位和因重要工作成立的

8、临 时性机构均为一个立卷单位，立卷归档工作由立卷单位和档案馆分 工协作完成。（一）立卷单位应确定一名负责人分管档案工作，选配好兼职 档案员。兼职档案员应根据归档范围和立卷标准认真做好文件材料 的归档工作。分管档案工作的负责人要统筹解决本单位公文管理中 存在的问题，对本单位立卷归档文件是否真实准确和齐全完整进行 审核。（二）学校档案馆具体督促、指导、协助各单位完成立卷归档 任务，并进行检查验收。对发现的问题要及时指导兼职档案员弥补 更正。第四章归档文件材料的立卷分工第十二条、省、地、市委和、教育部、省教育厅以及各业务 部、下发的文件，除明确要求退回的文件之外，由学校档案馆立卷 归档。第十三条以校

9、委、校行政名义印发的文件，全校性、综合性的 由政办立卷归档。以各单位名义印发的文件，由各单位立卷归档。第十四条委和学校召开的代表大会、委会、校长办公会等会议 材料，由政办立卷归档。各单位以校委和校行政名义召开的各种工 作会议、专业会议、展览会、表彰会、代表会的会议材料，由主办 单位立卷归档。第十五条校内各单位向校委、校行政请示、报告的正本及相应 的批复、批转的原件，涉及学校全的由政办立卷归档，其余的由各 单位立卷归档。第十六条校内两个以上单位共同承办的文件，由主办单位立卷 归档。第十七条我校与外单位合作完成的项目，若我校为负责单位， 经办部门须负责归档一套完整的文件材料；若我校为协办单位，则

10、只归档与承担任务有关部分的文件材料。第十八条领导人、上级部门领导及知名人士来校视察、检查、 参观时的重要指示、讲话、题词等材料由主要负责接待的单位整理 归档。第五章归档时间和移交手续第十九条政管理部门和按年度归档的单位在次年四月底以前归 档；教学单位和按教学年度归档的单位，应在当年11月底前归档; 科研、基建、仪器设备等专题性、成套性档案，一般在项目完成通 过鉴定验收后两个月内归档；会计档案由财务处暂时保管一年后向 校档案馆移交；特别重要的文件材料可以随时归档。第二十条各种临时性机构或撤销机构形成的材料，应于机构撤 销前将材料整理立卷，移交学校档案馆。第二十一条移交与接收档案必须严格履行交接手

11、续，填写移交 目录，交接双方在移交目录上签名、盖章，各执一份存查。第六章归档责任追究和漏交文件的追缴处理第二十二条凡因档案馆工作人员在立卷归档过程中监督、指导、 检查不积极，不主动，没有依据归档范围、收发文登记等相关信息 对分管单位的归档材料进行认真核查，而造成重要文件材料未归的, 或者文件材料在档案馆内损毁、丢失的，其相关人员年终考核时视 情节轻重评定为基本合格或不合格，档案馆领导应负连带责任，最 高只能评定为基本称职。第二十三条全校各单位每年的立卷归档情况分为齐全、基本齐 全、不齐全三个档次。凡当年归档文件只属于基本齐全的单位，将 在全校给予通报；归档文件属于不齐全的单位除通报批评外，单位 主要领导及分管领导年终考核不能为优秀，兼职档案员的年终考核 最高只能是基本合格。第