电子课件全国计算机等级考试二级 MS Office高级应用第4章

1、 内容可修改电子课件全国计算机等级考试二级 MS Office高级应用第4章第4章 使用Word 2016制作文档计算机基础（全国计算机等级考试二级 MS Office高级应用与设计精讲版）COMPUTER4.3文档的美化目录4.2 文档的基本操作CONTENTS4.1 认识Word 2016的操作界面计算机基础（全国计算机等级考试二级 MS Office高级应用与设计精讲版）4.4表格的应用4.6长文档的编辑与处理4.5外部对象的添加4.7使用邮件合并功能批量处理文档4.8使用宏与控件4.1认识Word 2016的操作界面Word 2016的操作界面主要由快速访问工具栏、标题栏、功能区、编辑

2、区和状态栏5部分组成，其中，功能区提供了各种编辑文档时所需要的操作选项，而编辑区则主要用于文档的编辑操作。4.3文档的美化目录4.2 文档的基本操作CONTENTS4.1 认识Word 2016的操作界面计算机基础（全国计算机等级考试二级 MS Office高级应用与设计精讲版）4.4表格的应用4.6长文档的编辑与处理4.5外部对象的添加4.7使用邮件合并功能批量处理文档4.8使用宏与控件4.2.1创建文档在 Word 2016 中创建文档包括新建空白文档和使用模板新建文档两种方法。1通过快捷键4通过单击鼠标右键2通过快速访问工具栏3通过“文件”菜单1新建空白文档新建空白文档主要有以下 4 种

3、方法。4.2.1创建文档根据模板新建文档是指利用Word 2016提供的模板来创建具有一定内容和样式的文档。根据Word 2016提供的“快照日历”模板来创建文档。例 4-12使用模板新建文档4.2.2输入与编辑文本在Word 2016中输入“学习计划”等文本。例 4-2创建文档后就可以在文档中输入文本，Word 2016的即点即输功能可以帮助用户轻松地在文档的不同位置输入需要的文本。1输入文本4.2.2输入与编辑文本选择文本时，被选择的文本默认将以灰底黑字显示，单击其他任意位置便可取消选择，选择文本的方法包括以下 4 种。选择任意文本选择一行文本选择一段文本选择整篇文档2选择文本4.2.2输

4、入与编辑文本复制和粘贴文本有以下5种方法。选择文本后，先按【Ctrl+C】组合键进行复制，将插入点定位到目标位置后，再按【Ctrl+V】组合键进行粘贴。选择文本后，在【开始】/【剪贴板】组中单击“复制”按钮进行复制，将插入点定位到目标位置后，在【开始】/【剪贴板】组中单击“粘贴”按钮进行粘贴。在选择的文本上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令，将插入点定位到目标位置后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令。按住【Ctrl】键的同时按住鼠标左键不放，将选择的文本拖曳到目标位置后释放鼠标。按住鼠标右键将所选文本拖曳到目标位置后再释放鼠标，然后在弹出的快捷菜单中选择“复制到此位

5、置”命令。3复制和粘贴文本4.2.2输入与编辑文本移动文本的方法有以下4种。选择需要移动的文本后，按住鼠标左键不放，将其拖曳到目标位置后再释放鼠标。选择需要移动的文本后，先按【Ctrl+X】组合键进行剪切，将文本插入点定位到目标位置后，再按【Ctrl+V】组合键进行粘贴。选择需要移动的文本后，在【开始】/【剪贴板】组中单击“剪切”按钮，将文本插入点定位到目标位置后，再在【开始】/【剪贴板】组中单击“粘贴”按钮。选择需要移动的文本后，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“剪切”命令，将文本插入点定位到目标位置后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴选项”栏中的“只保留文本”按钮，可进行不带格

6、式的移动操作。4移动文本4.2.2输入与编辑文本将文本插入点定位到文档中之后，文本插入点将呈不断闪烁的状态，这表示当前文档处于可插入状态，用户可直接在文本插入点处输入文本，该处文本后面的内容将随文本插入点自动向后移动，如下图所示。5插入与删除文本4.2.3插入符号与数学公式在 Word 2016 中有一些平常无法输入的符号，如“”“”“”等，这时就可以通过插入符号功能来插入符号，其操作方法为，如右图所示。1插入符号2插入数学公式在 Word 2016 中，用户可以根据需要通过手写的方式来输入个性化的公式。其操作方法为：在【插入】/【符号】组中单击“公式”按钮，在文档中插入公式编辑框，并展开【公

7、式工具 设计】选项卡，如下图所示。4.2.4查找与替换文本当文档中出现某个多次使用的文字或短句错误时，便可使用查找与替换功能来检查和修改错误部分，以节省时间并避免遗漏。将“旅游路线 .docx”文档中的全部软回车符号更改为硬回车符号，并将文档中的西文空格全部删除。例 4-3查找文本替换文本高级替换4.2.5保存文档保存文档是指将已有的文档、编辑过的文档保存到计算机中，以便后续查看和使用。Word 2016 中的保存文档方法可分为以下3种。保存已有的文档另存文档自动保存文档4.2.6保护文档标记为最终状态可以令 Office 将文档标记为只读模式，且 Office 在打开一个已经标记为最终状态的

8、文档时将自动禁用所有编辑功能。将文档标记为最终状态的方法为：选择【文件】/【信息】命令，在打开的“信息”窗口中间列表中单击“保护文档”按钮 ，在弹出的下拉列表中选择“标记为最终状态”选项，然后在弹出的提示对话框中单击“确定”按钮，如下图所示。1标记为最终状态4.2.6保护文档设置密码就是对 Office 文档进行的密码保护，如果需要打开或编辑有密码保护的文档，则需要输入正确的密码。为“学习计划 .docx”文档设置密码保护，其密码为“123”，如图所示。例 4-42设置密码4.2.6保护文档限制编辑功能主要在“限制编辑”任务窗格中进行设置。限制编辑的方法为：选择【文件】/【信息】命令，在“信息

9、”窗口的中间列表中单击“保护文档”按钮 ，在弹出的下拉列表中选择“限制编辑”选项，或者在【审阅】/【保护】组中单击“限制编辑”按钮 ，都可以打开“限制编辑”任务窗格。为“企业文化建设策案 .docx”文档中的附录页添加编辑限制保护，不允许随意对该页内容进行编辑修改，并设置保护密码为空。例 4-53限制编辑4.2.7打印文档2设置密码文档制作完成后，如果需要存档，则还要将文档打印出来。打印文档的方法为：选择【文件】/【打印】命令，在打开的“打印”窗口中间列表中设置打印的各项参数，如打印份数、打印机、打印范围、纸张类型等，然后在其右侧的列表中可以预览文档的打印效果，若打印效果符合要求，则单击“打印

10、”按钮 开始打印该文档，如下图所示。4.2.8编辑多文档1新建窗口多文档的编辑主要包括以下3种。1新建窗口2并排查看文档3拆分文档目录4.2 文档的基本操作CONTENTS4.1 认识Word 2016的操作界面计算机基础（全国计算机等级考试二级 MS Office高级应用与设计精讲版）4.4表格的应用4.6长文档的编辑与处理4.5外部对象的添加4.7使用邮件合并功能批量处理文档4.8使用宏与控件4.3文档的美化4.3.1设置字体格式选择一段文本后，将鼠标指针移到被选择文本的右上角，相应位置将会出现浮动工具栏，该浮动工具栏最初为半透明状态显示，但将鼠标指针指向该工具栏时则会清晰地完全显示。如右

11、图所示。1通过浮动工具栏进行设置2通过功能区进行设置在 Word 2016 默认的【开始】/【字体】组中可直接设置文本的字符格式，包括字体、字号、字体颜色、字形等，如右图所示。4.3.1设置字体格式在【开始】/【字体】组中单击右下角的“对话框启动器”按钮 或按【Ctrl+D】组合键，可打开“字体”对话框。将“批评通报 .docx”文档中的标题文本设置字体格式为“汉仪大宋简、小二、加宽 0.5”。例 4-63通过“字体”对话框进行设置4.3.2设置段落格式段落对齐方式包括左对齐、居中对齐、右对齐、两端对齐和分散对齐 5 种，设置方法主要有以两种。选择要设置对齐方式的段落，在【开始】/【段落】组中

12、单击相应的对齐按钮，可对其进行设置。选择要设置对齐方式的段落，单击【开始】/【段落】组右下角的“对话框启动器”按钮 ，打开“段落”对话框，在该对话框中的“对齐方式”下拉列表框中可对其进行设置。1设置段落对齐方式4.3.2设置段落格式段落缩进包括左缩进、右缩进、首行缩进、悬挂缩进和对称缩进5种，一般利用标尺和“段落”对话框来设置，其方法如下。利用标尺进行设置 ：单击滚动条上方的“标尺”按钮 ，然后拖曳水平标尺中的各个缩进滑块，可以直观地调整段落缩进。其中的 表示首行缩进， 表示悬挂缩进， 表示左缩进。利用对话框进行设置 ：选择要设置段落缩进的段落，单击“段落”组右下角的“对话框启动器”按钮 ，打

13、开“段落”对话框，在该对话框的“缩进”栏中可对其进行设置。2设置段落缩进4.3.2设置段落格式3设置行间距和段落间距合适的间距可使文档一目了然，设置行间距和段落间距的方法如下。选择要设置行间距和段落间距的段落，在【开始】/【段落】组中单击“行和段落间距”按钮 ，在弹出的下拉列表中可对其进行设置。选择要设置行间距和段落间距的段落，打开“段落”对话框，在“间距”栏中的“段前”和“段后”数值框中输入需要的值，在“行距”下拉列表框中选择相应的选项，即可对其进行设置。将“批评通报（字体格式）.docx”文档中除标题文本外的段落格式设置为“段前、段后间距均为 0.5 行”，行距为“固定值”，缩进为“首行”

14、，最后将标题居中对齐，最后三段文本进行右对齐设置。例 4-74.3.3调整页面布局页边距就是文档中的文本与页面边框间的距离，设置页边距通常有以下两种方法。1设置页边距选择设定好的页边距自定义页边距2设置纸张方向Word 2016 提供了横向（水平）和纵向（垂直）两种纸张的方向。设置纸张方向的方法为 ：在【布局】/【页面设置】组中单击“纸张方向”按钮 ，在弹出的下拉列表中选择“横向”或“纵向”选项，或者在右图所示的“纸张方向”栏中选择“横向”或“纵向”选项。如右图所示。4.3.3调整页面布局Word 2016 默认的纸张大小为 A4（21cm29.7cm），用户可以根据文档内容的需要或打印需求自

15、定义设置，设置纸张大小通常有以下两种方法。自定义纸张大小选择设定好的纸张大小4设置页面背景设置页面背景是指为 Word 文档填充颜色或者添加其他的特殊效果。3设置纸张大小4.3.3调整页面布局水印是一种显示在文档内容底层的、虚化的图片或文字，主要用于文档有保密或版权保护等特殊要求时。如在制作重要文档时，为表明文档的所有权和出处，可为文档添加水印。水印的添加方法为 ：在【设计】/【页面背景】组中单击“水印”按钮 ，在弹出的下拉列表中选择一种需要的水印效果即可。在“工作计划 .docx”文档中设置上下页边距为“4 厘米”、纸张方向为“横向”，并为文档添加“严禁复制”的文字水印。例 4-85设置水印

16、4.3.4应用文档主题Office 内置了很多主题，所以所有的组件都能直接调用。在“组织结构图 .docx”文档中应用 Office 内置的“画廊”主题样式。例 4-91应用内置主题4.3.4应用文档主题创建自定义的主题主要是对主题的颜色、字体和效果进行设置。颜色：在【设计】/【文档格式】组中单击“颜色”按钮 ，在弹出的下拉列表中选择“自定义颜色”选项，打开“新建主题颜色”对话框，在“主题颜色”栏中单击需要设置主题颜色的项目右侧的下拉按钮 ，在弹出的列表框中选择一种需要的主题颜色，然后在“名称”文本框中输入新名称。字体 ：在【设计】/【文档格式】组中单击“字体”按钮 ，在弹出的下拉列表中选择“

17、自定义字体”选项，打开“新建主题字体”对话框，在其中设置各种字体格式，然后在“名称”文本框中输入新名称。效果：在【设计】/【文档格式】组中单击“效果”按钮 ，在弹出的下拉列表中选择需要的主题效果。2自定义主题4.3.5插入文档封面在“组织结构图 .docx”文档中添加“边线型”封面，输入公司名称为“云帆国际”，标题为“公司简介”，副标题为“组织结构图”。例 4-10一般来讲，专业的文档都会有漂亮的封面，而 Word 2016 内置了“封面库”，可以轻松地为文档插入专业的封面。插入文档封面的方法为 ：在【插入】/【页面】组中单击“封面”按钮，在弹出的下拉列表中选择需要的封面样式，然后根据提示信息

18、输入相关内容，如右图所示。目录4.2 文档的基本操作CONTENTS4.1 认识Word 2016的操作界面计算机基础（全国计算机等级考试二级 MS Office高级应用与设计精讲版）4.3文档的美化4.6长文档的编辑与处理4.5外部对象的添加4.7使用邮件合并功能批量处理文档4.8使用宏与控件4.4表格的应用4.4.1创建表格根据插入表格的行列数和个人的操作习惯，可以使用快速插入表格、通过对话框插入表格来实现表格的插入。1插入表格4.4.1创建表格对于一些结构不规则的表格而言，用户可以通过绘制表格的方法来进行创建。绘制表格的方法为 ：在【插入】/【表格】组中单击“表格”按钮 ，在弹出的下拉列

19、表中选择“绘制表格”选项，此时鼠标指针将变为 形状，然后在文档编辑区拖曳鼠标绘制表格外边框，在外边框内拖 曳鼠标绘制行线和列线。表格绘制完成后，可按【Esc】键退出绘制状态，整个过程如下图所示。2绘制表格4.4.2调整表格布局表格的布局主要包括插入、删除、合并和拆分表格中的各种元素等。在文档中插入表格后，功能区中将会出现【表格工具 布局】选项卡，如下图所示，在其中可以通过各个组的按钮来对表格的布局进行调整。4.4.3应用表格样式套用内置表格样式的方法为：选择表格，在【表格工具 设计】/【表格样式】组中单击样式列表中的“其他”按钮 ，在弹出的下拉列表中选择所需的表格样式，即可将其应用到所选表格中

20、。使用 Word 2016 提供的表格样式可以简单、快速地完成表格的设置和美化操作。1选择内置的表格样式4.4.3应用表格样式可以针对整个表格设置边框和底纹，也可以针对选择的单元格设置边框和底纹，设置边框和底纹的方法有通过“边框和底纹”对话框进行设置、通过功能区进行设置两种。在“登记表.docx”文档中调整表格布局，并对表格应用 Word 2016 内置的表格样式。例 4-112设置边框和底纹4.4.4文本与表格的互换将文本转换成表格，需要在文本中插入分隔符，然后再进行转换操作。将“家长会通知回执 .docx”文档中的文本转换成一个 5 行 6 列的表格。例 4-121将文本转换成表格4.4.

21、4文本与表格的互换将表格转换成文本的方法比较简单。其方法为 ：选择要转换成文本的表格，在【表格工具 布局】/【数据】组中单击“转换为文本”按钮 ，打开“表格转换成文本”对话框，在其中的“文字分隔符”栏中选择一种文字分隔符，然后单击“确定”按钮。2将表格转换成文本目录4.2 文档的基本操作CONTENTS4.1 认识Word 2016的操作界面计算机基础（全国计算机等级考试二级 MS Office高级应用与设计精讲版）4.3文档的美化4.6长文档的编辑与处理4.4表格的应用4.7使用邮件合并功能批量处理文档4.8使用宏与控件4.5外部对象的添加4.5.1插入图片在 Word 2016 中插入图片

22、的方法为：将文本插入点定位到需要插入图片的位置，然后在【插入】/【插图】组中单击“图片”按钮 ，打开“插入图片”对话框，在其中选择需要插入的图片后，单击“插入”按钮。2调整图片位置、大小和角度将图片插入到文档中后，再单击图片，此时就可通过图片四周出现的控制点来进行图片的调整。1插入图片4.5.1插入图片将图片插入到文档中以后，可根据需要对图片进行裁剪和排列操作，使其能更好地配合文本所要表达的内容。裁剪图片：选择需要裁减的图片，在【图片工具 格式】/【大小】组中单击“裁剪”按钮 ，将鼠标指针定位到图片上出现的裁剪边框线上，然后按住鼠标左键不放并拖曳鼠标，直至拖曳至目标位置后释放鼠标，如下图所示。

23、排列图片：排列图片是指设置图片周围文本的环绕方式。3裁剪与排列图片4.5.1插入图片Word 2016 提供了强大的美化图片功能。其方法为 ：选择需要美化的图片后，在【图片工具 格式】/【调整】组和【图片工具 格式】/【图片样式】组中可对其进行各种美化的操作。在“公司简介 .docx”文档的正文第二段左侧插入图片“灯具 .jpg”，裁剪掉图片下方多余内容后，为其应用恰当的图片样式和“影印”艺术效果。例 4-134美化图片4.5.2插入艺术字艺术字因其醒目的特性，经常被用在制作突出的标题、关键词等易于吸引眼球的文本上。插入艺术字的方法为 ：将文本插入点定位到需要插入艺术字的位置，在【插入】/【文

24、本】组中单击“艺术字”按钮 ，在弹出的下拉列表选择一种样式后，在文档中的文本插入点处将自动添加一个带有默认文本样式的艺术字文本框，然后在其中输入所需文本内容。在“公司简介（艺术字）.docx”文档中插入艺术字“公司简介”，并对艺术字添加阴影效果，如下图所示。例 4-144.5.3绘制图形在【插入】/【插图】组中单击“形状”下方的下拉按钮，可在弹出的下拉列表中选择某种形状对应的选项，完成形状的插入操作。单击鼠标 ：单击鼠标将插入默认尺寸的形状。拖曳鼠标：在文档编辑区中拖曳鼠标至适当大小后释放鼠标，可插入任意大小的形状。1插入形状4.5.3绘制图形选择插入的形状，可按调整图片的方法对形状的大小、位

25、置、对齐方式、角度等进行编辑。除此以外，还可以根据需要更改形状、编辑形状顶点、美化形状、为形状添加文本等。在“公司简介（艺术字）.docx”文档中插入“半闭框”形状，并对形状进行编辑和美化操作。例 4-152编辑形状4.5.4使用文本框在 Word 2016 中插入文本框的方法有以下 3 种。1插入预设的文本框2绘制横排文本框3绘制竖排文本框2编辑与美化文本框编辑文本框 ：拖曳文本框边框上的控制点可调整文本框的大小。美化文本框 ：在文本框边框上单击鼠标左键选择文本框，然后可在【绘图工具 格式】/【形状样式】组中对其进行美化操作.1插入文本框并输入文4.5.5创建SmartArt图形在 Word

26、 2016 中可轻松利用向导对话框插入所需的 SmartArt 图形。插入 SmartArt 图形的方法为 ：将文本插入点定位到需要插入 SmartArt 图形的位置，然后在【插入】/【插图】组中单击“SmartArt”按钮 ，打开“选择 SmartArt 图形”对话框，在该对话框左侧的列表中选择一种类型后，再在中间的列表框中选择具体的 SmartArt 图形，最后单击“确定”按钮。2输入SmartArt图形中的文本内容一般情况下，当需要在某个形状中输入文本时，只需选择该形状，然后单击鼠标左键将文本插入点定位到其中即可。1插入SmartArt图形4.5.5创建SmartArt图形选择 Smar

27、tArt 图形中的某个形状后，在【SmartArt 工具 设计】/【创建图形】组中单击“添加形状”按钮 右侧的下拉按钮 ，可在弹出的下拉列表中选择需要添加的对象。选择“在后面添加形状”选项，可在所选形状后面插入一个同级的形状。选择“在前面添加形状”选项，可在所选形状前面插入一个同级的形状。选择“在上方添加形状”选项，可在所选形状的上一级插入一个形状。选择“在下方添加形状”选项，可在所选形状的下一级插入一个形状。3添加形状4.5.5创建SmartArt图形美化 SmarArt 图形包括美化其布局和样式两方面的内容。将“应聘流程 .docx”文档中的文字转换成 SmartArt 图形，并适当改变其

28、颜色和样式。例 4-164美化SmartArt图形4.5.6插入图表在 Word 2016 中插入图表是为了将表格中的数据图示化，以增强数据的可读性。在 Word 2016 中插入图表的方法为 ：在需要插入图标的位置定位文本插入点，在【插入】/【插图】组中单击“图表”按钮 ，打开“插入图表”对话框，在该对话框的左侧列表中选择图表类型，在该对话框的右侧列表框中选择具体的图表，然后单击“确定”按钮，图表将插入到文档中，同时打开 Excel 窗口，在其中可编辑图表的具体数据，如图所示。4.5.7使用文档部件文档部件包括自动图文集、文档属性和域等，是对某一段指定文档内容（包括文本、图片、表格和段落等文

29、档对象）的保存和重复使用，以此来共享文档中的设计或内容。将“个人简历 .docx”文档中的表格保存为自动图文集。例 4-174.5.8Word 2016与其他Office组件的数据共享Word 2016与 Excel 2016和 PowerPoint 2016之间共享数据的常用方法是插入对象。插入对象的方法为 ：在【插入】/【文本】组中单击“对象”按钮 ，打开“对象”对话框，在“新建”选项卡的“对象类型”列表框中可以选择一种Excel表格类型或者PowerPoint 幻灯片样式；或者在“由文件创建”选项卡中单击“浏览”按钮，打开“浏览”对话框，在其中选择一个Excel表格或PowerPoint

30、演示文稿，如下图所示，单击“确定”按钮后，就可以将其插入到Word文档中。目录4.2 文档的基本操作CONTENTS4.1 认识Word 2016的操作界面计算机基础（全国计算机等级考试二级 MS Office高级应用与设计精讲版）4.3文档的美化4.5外部对象的添加4.4表格的应用4.7使用邮件合并功能批量处理文档4.8使用宏与控件4.6长文档的编辑与处理4.6.1定义并应用文档样式样式是指多种格式的集合，如字体格式、段落格式、表格格式和图片格式等。在“会议纪要 .docx”文档中创建新样式，并将其应用到标题文本中，应用要求如下所示。例 4-184.6.2文档的分页与分节在文档中单击要开始新

31、页的位置，然后在【布局】/【页面设置】组中单击“分隔符”按钮 ，在弹出的下拉列表中选择“分页符”栏中的“分页符”选项，可实现文档的手动分页。2插入分节在【布局】/【页面设置】组中单击“分隔符”按钮 ，可在弹出的下拉列表中选择“分节符”栏中的各种分节符类型。1插入手动分页下一页 ：分节符后的文本将从新的一页开始，即分节又分页。连续 ：新的节与前面的节同处于当前页，即只分节不分页。偶数页：分节符后的内容直接转入下一偶数页，即分节又分页，下一页为偶数页页码。奇数页：分节符后的内容直接转入下一奇数页，即分节又分页，下一页为奇数页页码。4.6.3文档分栏1使用内置样式分栏选择要设置分栏的段落或文档，在【

32、布局】/【页面设置】组中单击“栏”按钮 ，在弹出的下拉列表中选择需要的选项。分栏就是将文档中的文字分为多栏排列，这样有利于读者阅读，并使文档版式更加生动。4.6.3文档分栏选择要设置分栏的段落或文档，在【布局】/【页面设置】组中单击“栏”按钮 ，在弹出的下拉列表中选择“更多分栏”选项，打开“栏”对话框，在其中可以设置栏数、栏宽和分隔线等，如右图所示。将“工作总结 .docx”文档中除标题外的所有内容设置为两栏显示，但是图表仍跨栏居中显示，无需分栏。例 4-192自定义分栏4.6.4设置页眉、页脚与页码页眉的设置主要包括3点。插入页眉更改页眉的内容删除页眉2设置页脚页脚设置同页眉设置一样，包括添

33、加、更改和删除操作，且两者的设置方法大致一样，只需将单击的“页眉”按钮换成“页脚”按钮即可。1设置页眉4.6.4设置页眉、页脚与页码设置页码包括插入和删除页码以及设置页码格式。为“考勤制度 .docx”文档插入“奥斯汀”样式的页眉，并在页面底端插入“普通数字 2”样式的页码。例 4-203设置页码4.6.5使用项目符号与编号在文档中选择需要添加项目符号的段落，在【开始】/【段落】组中单击“项目符号”按钮右侧的下拉按钮 ，在弹出的下拉列表中选择一种需要的项目符号样式。在“城市简介 .docx”文档中使用“项目符号 .png”图片作为文档中各城市名称的项目符号。例 4-211添加项目符号4.6.5

34、使用项目符号与编号在制作办公文档时，对于按一定顺序或层次结构排列的项目而言，可以为其添加编号。添加编号的方法为 ：选择要添加编号的文本，在【开始】/【段落】组中单击“编号”按钮右侧的下拉按钮 ，然后在打开的“编号库”下拉列表中选择一种需要的编号样式。2添加编号4.6.6引用文档内容1添加脚注和尾注脚注和尾注通常用于在文档中显示引用资料的来源，或者用于输入说明性或补充性的信息。2添加题注题注可以为文档中的各种对象添加编号标签，并随文档题注的更新而自动更新。4.6.6引用文档内容添加题注后，就可以在文档中引用添加的题注。在“供应链管理（题注）.doxc”文档中使用交叉引用功能，修改图表上方正文中对

35、于图表标题编号的引用（已经用黄色底纹标记），以使这些引用在图表标题的编号发生变化时可以自动更新。例 4-223交叉引用题注4.6.6引用文档内容索引的组成单位是索引款目，款目一般包括索引词、说明、注释语和出处等内容，它能利用各种特定的信息来创建索引款目，使文档使用者可以通过这些特定信息快速查阅文档内容。4添加索引在“企业文化建设策划案 .docx”文档中为“企业文化”文本添加索引。例 4-234.6.7创建文档目录Word 2016 提供的“目录库”中包含多种目录样式，使用这些样式创建目录的方法为 ：将文本插入点定位到文档中要插入目录的位置，在【引用】/【目录】组中单击“目录”按钮 ，在弹出的

36、下拉列表的“内置”栏中选择所需的目录样式。1使用内置样式创建目录在【引用】/【目录】组中单击“目录”按钮 ，在弹出的下拉列表中选择“自定义目录”选项，打开“目录”对话框，单击“目录”选项卡，在“常规”栏的“显示级别”数值框中可以设置目录的显示级数；在“格式”下拉列表框中可以选择目录样式，完成后单击“确定”按钮。2自定义目录4.6.7创建文档目录在【引用】/【目录】组中单击“更新目录”按钮 ，打开“更新目录”对话框，单击选中所需的单选项后，可以设置更新目录的选项。3更新目录在“企业文化建设策划案 .docx”文档的“目录”之后、“附录”之前插入包含第 1 级和第 2 级标题的目录，并将目录项的字

37、体格式设置为“小二号字、1.5 倍行距”。例 4-244.6.8审阅和修订文档在文档的修订状态中，Word 2016 将自动记录文档中所有内容的变化情况，并对修改、删除和插入等操作的内容进行标记。1修订文档批注和修订的区别在于审阅者是否对文档进行了修改，即批注并没有在原文档上进行修改，而是在文档页面的空白处添加注释信息。2添加批注4.6.8审阅和修订文档由于修订和批注均不由文档作者添加，因此在完成文档的制作之前，还需要作者审阅这些修订和批注，并确定最终的文档。3审阅修订和批注在“企业文化建设策划案 .docx”文档中启用修订功能，同时添加批注。例 4-254.6.9管理和共享文档在一定的语言范围内，Word 2016 能自动检测文字的拼写与语法错误，便于用户对文档进行检查。1检查拼写和语法错误共享文档是指除了打印文档外的电子文档共享，主要包括电子邮件共享和转换成 PDF 文档两种方式。2共享文档目录4.2 文档的基本操作CONTENTS4.1 认识Word 2016的操作界面计算机基