2022年会议组织流程规定

1、会议组织流程规定会议组织流程规定会议组织流程规定一、集团会议类型人力行政中心行政部组织会议分别为集团高管会议、年度工作会议、月度工作会议、周工作会议、部门会议、及暂时性会议； 1、集团高管会议由总裁办负责并记录,行政部通知、保证及和谐,负责人总裁办主任； 2、年度工作会议由总裁办牵头,人力行政中心主办及通知、记录、保证,负责人人力行政中心总监； 3、月度工作会议由人力行政中心行政部主办,并做好相关预备及保证工作,负责人人力行政中心总监助理； 4、周工作会议由人力行政中心行政部经办,并做好相关预备及保证工作,负责人人力行政中心行政部经理； 5、部门工作会议由体系主管经办、后勤主管保证,做好相关预

2、备及保证工作,负责人体系主管； 6、其他暂时性会议参照参会人员级别分别由各层级负责人经办,并做好会议保证； 1、确定会议议题；依据治理需要和领导支配,确需要通过会议解决和传达,精简会议参与人员,同时要明确会议的议题和主旨； 2、制定会务方案；依据确定的会议议题,人力行政中心行政部（以下简称行政部）制定会议组织的会务方案,一般包括以下要素：时间、地点、参与人员、会议程序；（1）时间：要明确到时间点,具体标示出上午、下午或晚上,必要时标示出星期几；比如： 月 日（星期 ）日上午 8:00 ；（2）地点：要明确标示出楼座和会议室名称；比如：四楼基金公司会议室；（3）参与人员：要明确标示出参会的公司领

3、导、单位主要领导人员名单；其他参会人员较多时,指出参会人员范畴和人数；（4）预备方案：依据会议需要,进行会议室落实,人员通知、物品预备等工作；详 见以下的会议预备；依据会议要求,行政部要把会议涉及到各个事项,责任分解落实到岗到人,行政部经 理对进行过程掌握,和谐解决显现问题；需要部门负责人解决的,要准时汇报,防止误事；（1）提前预约,提前落实会议室,看是否与确定的时间相冲突,否就准时进行调整；（2）会议通知；拟定通知；题目要明确会议议题,关于召开 的通知,第一发送邮件至各参 会人员邮箱；明确会议召开时间、地点、参会人员、会议目的、内容、程序,便于参会人 员预备相关资料；参会告知；通过短信通知到

4、参会本人,参照“ 会议通知” 内容但要留意简洁明白,并注明“ 联系人、联系方式、收到请回复” ,上午召开的会议,前天下午下班前短信提示；下午召开的会议,当日上午上班后提示；晚上召开的会议,当日下午上班后提示,提前核实通讯录及人员姓名和号码,并做好人员名单标示,防止内容及人员遗 漏、偏差；参会确认；在短信通知后电话确认是否收到会议告知短信及邮件,提示参会预备相 关资料；变动通知；如显现会议和人员变动,实行电话和短信的方式,准时赐予告知；（3）会场布置；桌椅摆放；依据会议需要,提前要进行桌椅摆放,公司领导和预知发言席要摆放和 试用话筒；公司领导参与的,要摆放桌签,确保会议秩序；预备茶水；公司领导参

5、与、估计会议一个小时以上的,要求预备茶水,其余人员可 预备矿泉水；依据会议需要和领导指示预备会标；（4）整理资料；依据需要,收集与会议有关的信息和资料,会议所需资料原就上要提前发放,不易提前发放的可会前摆放到相关人员的桌牌位 置处；二、会时支配； 1、组织签到；依据会议通知,预备会议签到表；组织签到人员要提前20 分钟到场,签到时要在会议室外或门口,同时发放相关资料和表格,主要公司领导划到既可；对迟到或未到会人员做出标示,会后落实并提出考核看法；会议时间将到1-2 分钟时,组织签到人将人员到会情形汇报给会议主持人,由会议主持人征询主要领导看法,打算是否开头会议；主持人依据会议议程主持会议,需要

6、暂时要求其他人员参会时,服务人员准时联系并 通知；提示会议服务人员准时倒水；倒水频次要遵循先紧后松的原就办理,其它依据会议要 求和领导需要,积极做好相关服务；指派专人做好会议记录,防止会议支配的事项遗漏,必要时做好会议录音；依据会议要求,收集整理睬议上所用资料及相关表格,确保人员离场秩序；依据要求,收集整理相关物品：横幅和桌牌收集,话筒退出电池,桌椅归位,卫生清 扫,灭灯断电；会议终止后,两天之内整理完成会议纪要,报相关领导审批后上网发布或传阅；依据会议纪要要求,进行会议确定事项的落实工作,并按期反馈落实情形,确保会议 精神贯彻落实到位；四、月度工作会议要求 1、每月 20 日以电子邮件形式发

7、送收集工作方案及总结的通知,并短信提示交付时间,电话联系确认；（1）电子邮件通知范文：敬重的领导及各位同事大家好：现通知你本月 28 日前提交 本月工作总结及下月工作方案与人力行政中心孙俞燕企业邮箱,感谢您的支持,祝工作愉 快！（2）短信通知范文：敬重的领导及各位同事：请你于本月28 日前提交本月工作总结及下月工作方案到人力行政中心孙俞燕企业邮箱,收到请回复,感谢！ 2、每月 25 日-28 日收集工作方案及上会资料并校对文字,调整格式,28 日确定会议议程； 3、28 日-31 日确认参会人员是否到会,如特别缘由不能按时参会者需向相关负责人请假并在行政部报备； 4、提前半天调正文件资料是否可以顺当播放； 5、担保公司负责人会前支配会议服务人员,做好后勤工作； 6、会后工作方案收集、打印、确认签字；五、责任与考核 会议责任人负责制定会议议程方