文档管理制度VIP

1、文档管理制度一、总那么文档是指工程部及各部门、各分支机构在工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、报表、光盘、声像等不同形式的历史记录。文档管理的原那么是：统一管理、便于利用，维护文档的完整与平安。二、分类文档分为技术报告、管理报告和财务报告三类，可根据工程部各 部门性质不同做细节修改。三、技术报告范I工程部所有技术部门，即生产管理部、工程技术部、注采部和地 质研究部所形成的文件，包括生产日报表、射孔压裂报告、钻井报告、 土建报告、油建报告、输配电工程报告、测井报告、井位部署图、项 目进度报告、技术建议书等，以及其它各种需提交的总结、报告等。四、管理报告范I1、工程部参加重要会议的文件材料，

2、以及领导同志来工程部检 查工作形成的各种重要文件材料。2、工程部工程立项可行性分析报告等上报材料。3、工程部的文件材料(1)工程部除技术部门以外的其它部门的工作报告、计划和总 结等文件；(2)总经理办公会议、工作会议、专业会议的文件材料、会议 纪录、会议纪要等；(3)工程部公布的各种规章制度；(4)工程部大事记、组织机构沿革，以及反映工程部概况、人 员编制等历史资料及有关材料；(5)其他需要归档的材料。4、分支机构报送的重要文件、工作计划、报告、总结及备案性文件材料。五、财务报告范I财务报表、统计数据、财务与会计文件。六、不适用文档管理的范I1、重复文件和事务性、临时性文件;2、仅供参阅、参考

3、、征求意见，不需办理的文件；3、一般性文件的历次修改、校对稿；(重要性文件、主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)4、非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料，非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。七、文档格式1、封面要求(1)工程部对外文件的封面统一封面格式和字体，使用工程部标识。文件题目字体为加粗宋体二号字。(2)工程部内部文件的封面部门名称的字体为黑体，小二号字；文件名称字体为黑体，三号字；其它内容字体均为宋体，四号字。2、编号CAO-密级-类型一部门一日期一序号(1)编号首位为工程部英文缩写：CAO(2)密级TS-绝密 只有文件起草人和工程部总经理有权调阅SS

4、-机密 只有文件起草人、直接领导、部门领导和总经理有权调阅S -秘密本工程部人有权调阅0-公开 可向外界公开发布(3)类型技术报告一 TR管理报告一 MR财务报告-FR(4)部门总经办AD人力资源部一 HR计划财务部一PF* 部一 PD* 部一 ET* 部一 GD(5)日期文件编写的年、月、日，格式为20* (20*年*月*日)。(6)序号作者当日编写的第几号文件。3、页面格式要求字体(1)大标题黑体小二号字(2)标题(2)标题黑体三号字(3)小标题黑体小三号字(4)正文宋体四号字结构层次序数第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为T，第四层为“(1) ” ；“一”后面接“、”号，“(一)

5、”后面不接标点符号，“1”后面接“、”号，“(1) ”后面不接标点符号。边距(1)左右页边距为2厘米(2)上下页边距为2.54厘米(3)页眉格式：宋体五号边距为1.5厘米(4)页脚格式：宋体五号边距为1.75厘米段落(1)标题与正文及正文段落间必需空一行(2)行距为固定值18磅 (3)段落开头空两格八、文档管理和利用1、工程部总办和相关技术部门是工程部文档管理工作的综合协调与管理部门，负责收集、整理、保管和统计工程部的文档材料，办 理文档的借调及利用工作。2、工程部技术、财务部门及相关管理部门配备兼职文档管理员,负责部门文档材料的收集、整理和保管，每年6月底前完成上一年度 的文件材料归档工作，文档材料要专柜存放，定期检查，发现破损及 时挽救，有条件时划出专用房间存放档案。3、文档利用工作要本着严格管理和方便工作的原那么进行。(1)外单位查阅、摘抄、复印档案材料，须凭单位介绍信，经 工程部领导批准，由有关职能部门按规定受理。(2)本工程部员工因工作需要借阅或复印档案要履行必要的登 记审批手续。九、销毁1、经过鉴定，对需要销毁的文档，应当编造档案销毁清单，办 理批准手续，未经鉴定和批准，任何部门、分支机构或个人不得销毁 任何文档。2、批准后，可将需要销毁的档案送造纸厂或自行销毁，严禁