计算机技术在企业文件与档案管理中应用探讨

1、计算机技术在企业文件与档案管理中应用讨论企业现行文件和档案管理应用计算机技术的历程，不仅记录着企业现行文件和档案标准化、系统化管理的轨迹，而且反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程。根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段：一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接表达和必然结果。档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录工程组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数

2、据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进展档案检索。按照档案著录工程中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进展登记与统计。总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段由于现行文件和档案管理是具有承继联络的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因

3、此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，标准各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购置了文档管理一体化系统软件，进展现行文件和档案管理的综合化管理。第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。如今各企业应用的文档管理一体化系统软件在其构造设计和功能上不尽一样。不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的构造与功能有怎样的差异，但它们根本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加标

4、准化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理根本理论产生根本影响。三、电子文件阶段其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读，即“可以由计算机输入装置读出的文件。所谓“读包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件那么包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用的必然结果。其二，管理形式。机读文件的管理形式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档

5、案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理形式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系根底上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的根底上。它要按照现代企业管理、科技开发及消费的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式那么不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承当起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企