办公邮件使用礼仪规范

1、办公邮件使用礼仪规范电子邮件是我们日常办公不可或缺的交流方式，如何规范地使用邮件，了解邮件使用的礼仪，对有效沟通、提高工作效率、营造文明的办公环境，有着重要的作用。1. 决定邮件的目的和内容发邮件前，需要考虑内容是否适宜用邮件发送。1.1 邮件适用范围：（1）正式工作报告；（2）部门之间事务往来；（3）通知；（4）知识推荐和信息传递；（5）没有见面交流条件的其他交流内容；（6）难以简单用口头表达说明清楚的其他事项。1北.2 不适用内容：（1）要求立北即回应的紧急事务；（2）有不同北观点的人需要参与讨论的内容；（北3）不方便使用邮件呈现的其他内北容，如：动画、音频、视频等。2膊. 邮件写作2.1

2、 收件对象（膊1）收件人/TO：要受理这封邮膊件所涉及的主要问题，理应对邮件膊予以回复响应；（2）抄送人/C膊C：只是需要知道邮件所说明事情膊，没有义务予以响应，有建议时可膊回复；（3）密送人/BCC：收订信人不知道的收件对象。订2.1.1 收件对象排列顺序订收信人的排列需遵循一定的订顺序规则：（1）按部门排列；（订2）按职等职级从高到低排列。阐 2.1.2 注意事项阐只给需要信息的人发送邮件，阐不要占用他人资源。2.2 标题阐/主题（1）引起收件人的注意；阐（2）告知邮件的主要内容；（3诽）让收件对象知其所以然。2.2抖.1注意事项（1）空白标题是抖最失礼的，如果在未写明标题的情便况下误发邮

3、件，请追加一封邮件表便示歉意；（2）标题宜短不宜长；便（3）对外邮件标题应写明出处，便例如：“来自丰诚公司XXX的邮便件”；（4）标题要能真实反映邮便件的内容和重要性；（5）一封邮孵件尽可能只针对一个主题；（6）孵可适当使用大写字母、字符（如“孵！”）来突出标题，引起收件对象孵的注意；（7）不可出现错别字和孵语句不通顺的地方。2.3 称呼孵和问候邮件开头要称呼收件人，开嚏头结尾最好有问候语。2.3.1嚏 称呼（1）称呼是顶格第一行书嚏写；（2）同级、下级用亲切的称嚏呼，昵称等均可；（3）多人、群嚏体用统称，如各位、大家、Dea木r All等均可；（4）上级用木尊称（头衔、性别），如X总、Y木经

4、理、Z女士等均可。2.3.2木 问候语（1）开头问候语，换行木空两格书写；（2）非常正式的邮木件，可用问候语“您好！”、“大天家好！”等。2.4 正文（1）天一般使用默认字体；（2）若收件天对象不认识您，应先表明身份。可天以是代表的企业名或您的姓名，具天体身份根据邮件的目的而采用；（天3）正文应简明扼要，多用简单词售汇和短句；（4）清晰列出观点或售事项：1，2，3；（5）合售理提示重要信息，可以是加粗或者售标红色，但尽量保证页面简洁，不售影响查阅；（6）如有附件，应在售正文中提示。如附件是特殊格式，售应说明打开方式。2.5 结尾（乔1）明确表明发件人的身份；（2乔）有些正式邮件（如信件、感谢函

5、乔、邀请函）需落款：包括企业名（乔以个人名义发送时可省略）、发件乔人职位姓名（代表企业身份时可省乔略）、时间；（3）如无需落款，芒我司统一采用个人签名档。2.6芒签名档（1）请使用市场部提供芒的统一版本；（2）对内邮件需添芒加签名档；（3）对外邮件已有落芒款时，无需添加签名档，否则一律呢使用统一的签名档。2.7 附件呢（1）附件命名应能概括附件内容呢；（2）附件数目不宜超过4个，呢超过4个应打包压缩；（3）如附牺件过大，可压缩或转成PDF格式牺，或发送稍小的图表或图片。3.牺邮件的发送3.1 发送前的检牺查（1）检查主题栏是否书写，有牺无错别字，标题能否概括邮件内容牺；（2）收件人邮箱是否正确，收缮件人有无遗漏，收件人的顺序是否缮正确；（3）检查正文，是否有错缮别字或语句不通顺；（4）检查是缮否附上正确的附件。3.2 发送路时间较紧急的邮件请勿在路临下班前或者休息时间发送。若必路须发送，可致电提醒收件人查收。路4. 邮件的回复（1）回复邮件路时,可根据回复内容适当修改标题路，请勿“RE：RE：RE”路一大串；（2）回复邮件时，应删梨除附件，避免占用太多资源；（3梨）避免将同一个主题的讨论内容