高校秘书专业教材之秘书学概论课件

1、21世纪高等院校秘书学专业系列教材 秘书学概论 主编：张同钦中国人民大学出版社章 目第一章 绪论第二章 秘书职业 第三章 秘书职能第四章 秘书的精神素养 第五章 秘书的知识能力素养 第六章 秘书职能环境 第七章 秘书与组织管理 第八章 秘书工作方法与规律 第九章 秘书管理 第十章 中国秘书工作沿革要略 第一章 绪 论 我国秘书学的产生与发展1234秘书学研究的意义与方法秘书学的研究对象与研究范围秘书学的性质特点 第一节 我国秘书学的产生与发展 一、我国秘书学的产生 我国的秘书学诞生于20世纪80年代初期。 政治环境条件 社会需求条件 理论条件 人力资源条件 二、我国秘书学的发展一是开设秘书类专

2、业的高等院校数量众多 二是秘书专业的教材建设步伐加快 三是秘书专业期刊的办刊水平持续提高 四是秘书职业资格鉴定工作逐步规范 第二节 秘书学的研究对象一、秘书学的研究对象（一）对秘书学研究对象的多元理解（二）秘书学的研究对象 我们认为，秘书学就是研究秘书工作和秘书活动 的特性与规律的科学。 二、秘书学研究的内容与范围 （一）广义的层面 广义上，秘书学是一个包括秘书学理论、秘书实务、秘书历史、秘书实用技术和秘书教育五部分构成的庞大理论体系。 （二）狭义的层面 狭义上，秘书学就是上述广义秘书学中的秘书学基础理论，它是秘书学的基本理论框架体系，是广义秘书学的灵魂。理论秘书学的基本框架，包括秘书职业、秘

3、书机构（秘书管理）、秘书职能、秘书职能环境等主要方面。 第三节 秘书学的性质特点一、秘书学的学科归属 秘书学属于管理科学的范畴，领属于公共管理学科。 这样的学科性质，是由秘书工作本质上的综合辅助管理性所决定的。 二、秘书学的性质特点 秘书学研究的特有对象和特定内容范围决定了它所具有的特性。这些特性是：（一）综合性 （二）政治性 （三）应用性三、秘书学与相关学科的关系 秘书学有着与之关系复杂多样的相关学科群：（一）秘书学与管理学（二）秘书学与领导科学（三）秘书学与文书学、档案管理学（四）秘书学与其它相关学科第四节 秘书学研究的意义和方法 一、秘书学研究的重要意义 （一）秘书学研究，丰富了我国政治

4、与管理类学科的内涵 （二）秘书学研究，有效地推动了秘书工作的科学化、制度化和规范化 （三）秘书学研究，可以促进各社会组织管理方式的改善和管理能力的提高 （四）秘书学研究，极大地推动了秘书专业教育和秘书人才的培养 二、秘书学研究的方法 （一）科学的抽象方法（二）系统的研究方法 （三）比较研究的方法第二章 秘书职业 秘书界定1234秘书的分类秘书职业资格秘书职业的特点 第一节 秘书界定一、国外对秘书的认识和界定（一）西方国家对秘书的界定（二）日本对秘书的界定二、我国对秘书的认识和界定（一）我国古代对秘书的界定 尽管我国古代对秘书人员的称谓五花八门，但有一点是基本相同的，那就是普遍认为秘书是通过掌管

5、文书等活动辅助国君或地方长官处理政事的、行政长官身边的工作人员。（二）我国现代对秘书的界定 秘书是指身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。 第二节 秘书的分类一、从组织内部分工看秘书的分类（一）行政秘书 文字秘书 机要秘书 通讯秘书 信访秘书 事务秘书 生活秘书 外事秘书 会务秘书 新闻秘书 二、从其所在行业特征看秘书的分类（一）企业秘书 法律秘书 科技秘书 教学秘书 涉外秘书 三、从职级高低看秘书的分类 （一）高级秘书 （二）中级秘书 （三）初级秘书第三节 秘书职业的特点 从工作内容和工作方式来看，秘书职业具有以下一些特点： 一、从属性 二、辅助性

6、 三、服务性 四、被动性 五、全面性 六、机密性 第四节 秘书职业资格 一、英国的秘书职业资格（一）剑桥办公管理国际证书（剑桥秘书）考试 剑桥秘书证书考试共分初级、中级和高级三 个级别，考试采用模块化的学习方式，考生不受 年龄、职业、学历等背景的限制，可根据自己学 习和工作的实际情况，选择不同级别模块的考试。（二）英国伦敦工商会考试局LCCIEB秘书证书考试 LCCIEB英国伦敦工商会考试局是世界上最大的职 业技能鉴定和证书颁发机构之一。 考试内容：二级考试包括商务英语（二级）、商 务管理和文本产生三门；三级考试包括商务英语（可 自选二级或三级）、商务实践、商务管理（三级）和 文本产生（三级）

7、。考试形式为笔试。 LCCIEB考试没有年龄、资历等任何限制，学员可 自由选择适合的科目和级别参加考试。由于考试和教 材均采用英文，故报考者需具备一定的英语水平。 二、 美国的秘书职业资格 IAAP是国际职业秘书协会的英文简称，是全球著名的跨国性职业组织，在27个国家和地区设立分支机构。目前，IAAP在北京和上海等大城市已设立了培训点和考点。 “国际职业秘书协会”每年举办“特许职业秘书考试”，报考条件很严，高中生要有6年秘书工龄，大学生要有共年的大学学龄和秘书工龄才能报考。考试科目为：企业法、企业行为科学、企业管理、人际学、秘书会计学、秘书技能、办公室秘书工作程序等。 三、我国的秘书职业资格（

8、一）秘书国家职业标准 1997年颁布了秘书职业技能标准（试行）， 1998年，发布了秘书职业资格鉴定试点工作方案。 2000年7月，劳动和社会保障部正式颁布了秘书 国家职业标准，2003年，秘书职业全国统一鉴定正式 启用新的国家职业标准。 （二）商务秘书职业资格标准 中国商业职业资格认证中心于2000年开始举行全国 商务秘书专业资格考试。 依据商务秘书职业资格标准，全国商务秘书专 业资格考试办公室、全国商务秘书专业资格考试培训教 材编委会组织编写了商务秘书理论与实务、商务 电脑实务、商务英语等商务秘书认证考试系列教 材。 第三章 秘书职能秘书机构及其设置秘书的基本职能 秘书职能实现的途径 第一

9、节 秘书机构及其设置一、秘书机构的含义与特点 秘书机构有广义和狭义之分。广义的秘书机构是 指处于社会组织内的综合枢纽地位、直接隶属于组织 领导、全面辅助领导机构的办公部门。狭义的秘书机 构是指各级办公厅、办公室中专门辅助社会组织及其 负责人办理秘书业务的部门。 秘书机构具有以下显著特点： 1附属性 2综合性 3辅助性 二、秘书机构设置的原则（一）规范化原则（二）科学化原则 1.组织结构要科学 2.职责确定要科学 3.团队人员配备要科学 三、秘书机构的组织形式秘书机构的组织形式有两种：（一）综理制 综理制条件下的秘书机构，是以组织和领导机构运 转的整体需要为原则而设立的一个统一的办公机构。（二）

10、分理制 分理制条件下的秘书机构，是一种职能分工型模 式，是为适应现代管理日趋复杂、分工渐细而又需各部 门相互协调而形成的秘书机构组织形式，这种形式能充 分发挥职能部门专业管理的作用。 四、各级各类秘书机构 （一）党政机关的秘书机构（二）人大、政协、军委的秘书机构（三）企事业单位的秘书机构（四）社会团体的秘书机构（五）临时性秘书机构 第二节 秘书的基本职能一、秘书职能的含义 秘书的职能，是在秘书机构、秘书职位功能的 框架内，领导根据组织目标与管理工作的需要而明 确赋予秘书机构或秘书职位的具体职责权限。 二、秘书的基本职能 秘书的基本职能，是对秘书机构、秘书职位基本职责与权限的粗线条勾勒，它可以给

11、我们一个秘书职能作用的大体轮廓，对秘书工作具有宏观的指导价值。（一）信息管理职能（二）综合协调职能（三）督促检查职能（四）参谋辅助职能（五）后勤保障职能（六）“不管部”职能第三节 秘书职能实现的途径 一、秘书日常事务工作 秘书日常事务工作，是指维持领导机构以及秘书 机构自身日常运转的一般性工作。 这些工作具有日常性、基础性、程序的习惯性， 以及对领导管理工作影响的相对有限性等特点。 （一）办公用品管理 （二）接待工作 （三）安排领导活动 （四）值班工作 （五）通讯工作 （六）印章管理 （七）保密工作 二、秘书专项业务工作 秘书专项业务工作，是指在维持领导机构以及秘书 机构自身日常运转的一般综合

12、性工作基础上的一些专门 性或专业性工作。（一）信息工作 （二）调查研究 （三）会务工作 （四）公文处理 （五）档案管理（六）信访工作 三、秘书特别受权工作 秘书特别受权工作，指的是须经领导授意授权， 并在授意前提下和授权范围内才能开展的秘书工作。 这些工作与前述日常事务工作、专项业务工作 最大的不同就在于其被动性和权力的赋予性。 （一）公文写作 （二）督查工作 （三）协调工作 （四）谈判工作 四、秘书参谋工作 秘书参谋是秘书人员近身围绕领导者为其进行有效决策管理而直接、综合、及时提供智能辅助的一种秘书职能活动。 （一）秘书参谋是现代领导的现实需要（二）参谋是秘书的深层职能（三）秘书参谋的过程

13、秘书参谋过程，是指秘书基于参谋动机，进行参谋思考和选择参谋价值目标，提出参谋建议的一系列完整的实践活动过程。第四章 秘书的精神素养秘书的思想政治素养秘书的职业道德与作风修养秘书的心理品质第一节 秘书的思想政治素养一、努力提高政治思想理论水平（一）认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论（二）努力实践“三个代表”重要思想（三）用科学发展观统领头脑，提高政治思想理论水平二、树立法制观念三、树立政策观念第二节 秘书的职业道德与作风修养一、秘书职业道德修养（一）忠于职守，服务领导（二）埋头苦干，甘居幕后（三）谦虚谨慎，办事公道 （四）遵纪守法，廉洁奉公（五）诚实守信，严守机密 二、秘书的作风修养（一）

14、踏实，细致，一丝不苟（二）联系群众，深入实际，求真务实（三）谦虚谨慎，不卑不亢，坚持原则（四）敏捷干练，讲究时效，善于合作 （五）善于学习，富于创造，勇于开拓 第三节 秘书的心理品质一、秘书的几种不良心理现象 （一）畏上心理 （二）自负心理 （三）厌倦心理 （四）讨好上司心理 （五）焦虑心理 二、秘书心理品质的构成（一）情感品质 1.热爱秘书工作 2.尊重自己的领导者 3.健康高雅的美感 （二）意志品质 1.自觉性 2.坚持性 3.果断性 4.自制力（三）性格品质 1.工作负责 2.谦虚随和 3.冷静沉着 4.幽默开朗（四）秘书的气质 三、秘书人员良好心理品质的培养 秘书作为成年人，良好的心理

15、品质的形成，主要应通过自我培养，领会社会对秘书的角色期待，进而内化为自己的需要，形成信念。秘书本人，可以从以下几个方面入手，积极培养良好的职业心理品质。 （一）进入角色 什么是秘书的角色意识呢？我们把秘书在从事秘书工作的实践活动中，能够经常用秘书工作者的标准衡量其心理、言行，自觉地认识、评价与调节其心理活动的心理状态，称作秘书的角色意识。所谓秘书工作者的标准，就是社会、组织、领导及群众对秘书的角色期待。 （二）强化角色意识 秘书要想形成良好的心理品质，仅仅进入角色，初步形成秘书的角色意识，还是不够的。社会、组织、领导、群众以及秘书自己，还必须经常为其提供积极的信息反馈，不断强化秘书的角色意识，

16、不断提高其抱负水平。 （三）加强自我修养，形成正确的自我意识（四）在实践中不断总结经验，加强心理品质修养第五章 秘书的知识能力素养 秘书的知识结构秘书的能力结构秘书的文化艺术修养 第一节 秘书的知识结构一、秘书知识结构的构建原则（一）适应性原则 适应性原则指的是秘书的知识结构应该符合秘书 职业活动的需要。 首先，秘书的知识结构应当与秘书的岗位职责相 适应。 其次，秘书的知识结构应该与所在单位的业务特 点相适应。（二）层次性原则 秘书的知识结构也有层次性的特点，如果按照从 低到高的排列顺序，可以分为基础知识、专业知识和 相关知识三个层次；如果按照由内而外的排列顺序， 可以分为核心知识、中间层知识

17、和外围知识。（三）个性原则 个性原则要求秘书人员在构建自己的知识结构时， 首先要对自己有一个准确的定位，要在正确认识自我的 前提下，找准社会需要与个人特长的最佳结合点。（四）动态性原则 合理的知识结构，必须是一个不断进行自我更新和 调节的动态结构，秘书的知识结构也不例外。 二、秘书知识结构的组成 （一）基础知识 基础知识是指在秘书知识结构中起基础性作用 的那部分知识，是构建秘书知识结构的前提条件。 1科学文化基础知识 2政治经济理论基础知识 3法律法规基础知识 4.办公自动化知识 （二）专业知识 秘书的专业知识是指从事秘书工作所必须具备的 专门知识，它包含两个方面的意思，一是指秘书的职 业知识

18、，二是指秘书所在部门的业务知识。 1秘书职业知识 2秘书所在部门的业务知识（三）相关知识 秘书的相关知识是指与秘书职业、岗位要求有一 定关联的知识。 第二节 秘书的能力结构 概括地说，秘书的能力结构可以分为两部分， 即基础能力和专业能力。 一、基础能力 （一）观察能力 （二）记忆能力 （三）思维能力 二、专业能力 专业能力，是指秘书人员从事秘书工作所应 具备的职业能力，是秘书能力结构的核心部分。 专业能力是完成秘书工作的重要保证。 秘书的专业能力包括以下几个方面： （一）表达能力 （二）办事能力 （三）协调能力 （四）管理能力 （五）应变能力 （六）社交能力 三、基本技能（一）现代办公设备使用

19、技能（二）常用办公软件使用技能（三）网络办公技能 （四）文案处理技能 1.书法技能 2.速记技能 3.编辑技能 4.校对技能 5.文件印制技能 6.装订技能 第三节 秘书的文化艺术修养一、文学修养二、史学修养三、艺术修养 第六章 秘书职能环境秘书职能环境要素及其作用秘书职能环境的适应与优化秘书与领导的关系第一节 秘书职能环境要素及其作用一、秘书职能环境层次结构（一）秘书机构内部环境 秘书机构的人员构成、管理制度、分工协作 状况，人际关系和秘书部门负责人的影响力、秘 书部门内部的精神、凝聚力，以及秘书的办公设 备和办公条件等要素，构成了秘书机构的内部环 境。（二）秘书所在组织内部环境 秘书所在组

20、织内部环境，是指秘书所在组织内部 影响秘书、秘书机构工作的各条件和因素的总和。 一是组织的结构要素 二是组织动态运行要素 三是组织的生态发展要素 四是组织心态观念方面的要素 五是组织的物质环境条件 六是组织信息要素（三）秘书所在的组织外部环境 组织外部环境，是一个庞大的、具有层次性的、 开放的、相互联系的系统。既有宏观的国际国内政 治、经济、科技、文化等大环境，又有各组织的行 业系统环境、地区环境、市场环境、协作与竞争环 境、社区环境等，均属组织外部环境的范畴。 二、秘书职能环境要素关系 秘书职能环境要素关系，主要指的是秘书职能 活动中与各有关方面的联系与关系。其中有组织内 部领导与被领导关系

21、、主辅关系、服务与服务对象 关系、协同配合关系、认同关系，有组织外部的与 上级组织的接受指导或领导关系、平级组织的沟通 关系、不相隶属组织的往来关系、组织间的竞争与 合作关系、与有关组织间的制衡关系等。 （一）秘书与部门的关系 1.秘书与部门的关系的表现形态 其一，辅助形态。 其二，协调形态。 2.秘书与部门的关系 一是秘书与纵向层次机构的关系， 二是秘书与横向部门机构的关系。（二）秘书与群众的关系1.秘书与群众关系的表现形态2.秘书处理群众关系的方法（三）秘书与新闻媒介的关系1.秘书人员必须充分认识新闻媒介的作用2.秘书处理新闻媒介关系的方法 三、秘书职能环境作用 秘书工作是在特定的职能环境

22、中运作的，对职能 环境作用的正确认识，是调适和优化职能环境的前提。 （一）职能环境对秘书工作的规定性 从总体来看， 从行业系统来看， 从组织层次来看， 从秘书岗位来看， 秘书职能环境对秘书工作的规定性，还体现在为 秘书工作提供必要的条件上，如不同的环境、对秘书 工作提供不同的人力、物力、财力的条件；在影响力 和赋予、委授权力方面也均提供了不同的支持。（二）职能环境对秘书工作的导向性 不同的职能环境有不同的组织目标和领导工作目 标；而且，职能环境又是发展变化的。因此，职能环 境对秘书工作具有导向性。秘书工作要适应职能环境 的需要，就必须遵从组织目标和领导工作目标，适应 职能环境变化发展的趋势。（

23、三）职能环境对秘书工作的促动性 一是行政性促动。 二是诱导性促动。 三是比较性促动。（四）职能环境对秘书工作的机遇性和风险性 在高速发展变化难测的现代社会中，任何职能 环境中都是机遇与风险并存的，在秘书职能环境中， 组织运转中的机遇与风险，领导工作中的机遇与风 险，与秘书工作中的机遇与风险是紧密相关的。 第二节 秘书职能环境的适应与优化一、秘书职能场的构成 秘书职能场是在秘书职能环境中秘书职能活动 影响力范围；从某种意义上说，它是职能环境资源 要素作用下秘书通过其本职工作对环境的反作用并 产生实际效应的范围。（一）秘书职能场的大小 秘书职能场的大小是由其在领导身边综合辅助 及公务服务的基本职能

24、特征及其所处的职能地位决 定的。 秘书职能场大小的概念（二）秘书职能场的运作方向 职能场的运作方向指的是秘书在职能领域内 开展各项业务的价值取向，功利目标的指向及产 生各种影响力的方向。凡符合客观事物发展规律、 符合事业发展功利，并与领导管理正确的工作目 标保持一致，其方向就是正向；与此方向相悖， 则是负向；与此方向存在偏差，就是偏向。（三）秘书职能场的能量 秘书职能场的能量是指其在特定职能环境中 开展其业务活动产生影响的能力及强度。它是由 领导者的信任度、工作指派任务的轻重、秘书个 人的知识、信息、经验的拥有量、能力、态度， 与领导者主辅配合的关系状态等因素所决定的。（四）秘书职能场大小、方

25、向、能量的调适 在实践中，每一个秘书的职能场的大小、方 向、能量都是相互影响、相互关联，并在动态变 化之中。 二、秘书对职能环境的适应（一）适应职能环境特征 适应职能环境特征，在实践中要注重以下方面： 一是适应宏观环境特征和发展趋势 二是适应所在组织的行业环境特征 三要适应所在组织环境特征 四要适应秘书机构作为综合办公部门的环境特征 五要适应具体工作岗位的环境特征（二）满足职能环境需要 秘书满足职能环境的需要，首先要满足领导 工作的需要。其次要满足组织日常办公事务的需 要。既要掌握秘书工作中共性的事务处理，又要 熟悉本单位的具有个性的相关事宜。（三）顺应职能环境发展 一要对长远发展的态势有所准

26、备； 二要关注组织三、五年的发展计划和领导一届 任期内的工作计划和任务目标； 三要准确把握组织一年内的工作计划安排，以 及外部环境发展变化的状况，内外结合，从职能环 境一年内变化的节奏和阶段性，安排一年内各阶段 的工作重点和适应环境节奏要求； 四要随时关注领导工作的变化和需要，随时了 解组织内外的变化与需要。（四）职能环境资源的制约 秘书职能环境资源指的是秘书所处的客观 环境中，一切有利于秘书实现其职能目标、完 成职能任务的要素的总和。秘书职能环境资源 与秘书工作是互动关系。 1.信任度 2.和谐度 3.开放度 4.自由度（五）开发职能环境资源 秘书工作中，适应职能环境特征，满足职能环 境需要

27、、顺应职能环境发展，都要以有利于开发职 能环境资源，有利于实现组织目标为落脚点。 1.要合理开发领导组织及领导人的影响力资源 2.要注重开发职能环境中的信息智能资源 3.要注重从协调和加强各方面关系中开发职能 环境中的能量资源 三、秘书对职能环境的优化 秘书优化具体工作的职能环境的主要途径，是靠 自身卓有成效的职能工作；而具体的秘书工作职能环 境的优化，又为提高秘书工作的效能和效率，提供良 好的环境条件。两者相互作用，相互促进，构成良性 循环。 四、排除环境障碍与优化职能场 排除职能环境障碍与优化职能场是紧密联系、 相辅相成的，必须同等重视这两个方面。（一）排除职能环境障碍 1.信任障碍的排除

28、 2.理解障碍的排除 3.沟通障碍的排除 4.利益障碍的排除（二）优化职能场 1.职能场大小 秘书职能场大小领导者对其秘书综合辅助 和公务服务需要的范围领导者的职责范围领 导者对自己综合素质水平的评价领导对其秘书 综合素质水平的评价 2.职能场方向 3.职能场能量 五、优化秘书工作的物质环境 （一）办公室（二）有关工作人的食宿及通讯条件能满足需要（三）办公自动化设备 第三节 秘书与领导的关系一、秘书与领导关系的多维性（一）政治上的同志关系（二）人格上的平等关系（三）组织上的上下级关系（四）工作上的主辅关系 在上述关系中，最能体现其角色关系本质特征的 应该是秘书与领导的工作关系，即辅助与决策的关

29、系， 辅助性是秘书工作的本质属性，这是规范秘书角色行 为的出发点，也是秘书工作的出发点。 二、秘书处理与领导关系的方法（一）摆正位置，自觉服务（二）正确领会，贯彻意图 1.领导意图 2.正确对待领导意图 3.秘书在传达贯彻领导意图时应注意的问题（三）加强与领导的思想沟通 一是适时；二是适地；三是适人；四是适言。（四）自觉与领导联络个人感情 三、秘书与领导班子的关系（一）领导班子与秘书群体的关系 1.领导班子要有专人负责指导秘书工作。 2.领导班子的更替与秘书班子的相对稳定 3.领导人与专职秘书的关系（二）秘书为领导班子服务中应把握的关系 1.为主要领导人服务与为领导班子服务 2.为中心工作服务

30、与为日常工作服务 3.处理好多头指示，避免酿成矛盾 4.对口请示，避免交叉请示 5.逐级请示，避免越级请示 6.加强沟通，避免产生误会 7.筛选信息，避免说是道非第七章 秘书与组织管理 组织管理的职能1234秘书与领导决策秘书与组织管理秘书与组织管理效率 第一节 组织管理的职能一、组织管理 管理是人类活动的特殊形式，是社会系统中 联系各层次子系统的纽带，是协调各层次子系统 的活动和关系以实现一定目标的一种社会职能。 管理也就是人们为使系统功效不断提高所从事的 一系列活动。 二、组织管理的职能 社会组织管理过程中的要素、基本步骤和手段， 统称为职能管理。管理有六个方面的职能：（一）计划职能（二）

31、组织职能（三）领导职能（四）控制职能（五）协调职能（六）激励职能 第二节 秘书与组织管理一、秘书与组织管理 秘书管理，指的是在履行秘书职责、实现秘书 职能活动中，秘书的管理理念及其管理的方法与手 段。 秘书管理属于组织管理系统不可分割的构成部 分，属于管理决策层的辅助层次。（一）组织目标为秘书选用工作方法指明方向 组织目标为全体组织成员的行动指明方向，也 引导着秘书的工作行为。秘书选用工作方法，必须 为实现组织目标服务；必须坚持组织功利目标，从 组织功利出发选用；必须与组织发展目标相一致。（二）组织规范为秘书选用工作方法提供依据 组织规范是统一和制约组织成员行为的准则，以 此维系组织的有序运转

32、。秘书选用工作方法，必须以 组织规范为重要依据。 一要遵从组织的权责分配规范； 二要遵从国家法律规范； 三要遵从组织纪律规范； 四要遵从组织运行规范； 五要遵从组织内岗位职能规范。（三）组织需要是秘书选择工作方法的基础 （四）组织管理方法要应用于秘书工作 一是组织管理的方法同样要用于对秘书工作的 管理； 二是秘书工作实务中要运用组织管理方法； 三是秘书要适应和配合有关组织管理方法的实 施，服务于组织管理。 二、秘书管理理念的更新（一）秘书更新管理理念的背景（二）领导的秘书观与秘书的秘书观 1.秘书文化与官文化 2.领导的秘书观 3.秘书的秘书观（三）秘书管理理念的更新 四个转变：要从偏重于办文

33、办事，转变为既办文 办事，又出谋献策；从单纯收发传递信息，转变为综 合处理信息；从单凭老经验办事，转变为科学化管理； 从被动服务，转变为主动服务。这四个转变，对秘书 更新管理理念，具有纲领性的指导价值。 1.人本观念 2.系统观念 3.效能观念 4.主动服务观念 第三节 秘书与组织管理效率一、组织效率 组织效率，是各级各类社会组织及其管理人员 从事管理活动的产出同所消耗的人力、物力、财力 等要素间的比例关系，是管理职能的具体体现。 组织效率原则，是指社会组织要以提高综合管 理效率为宗旨。 二、提高组织效率的管理方法（一）任务管理方法（二）人本管理方法（三）目标管理方法（四）系统管理方法 三、秘

34、书与组织管理效率（一）工作制度的建立 秘书工作的综合性，决定了其涉及的制度很多。 最常见的有办文制度、值班制度、办会制度、 接待工作制度、来信来访工作制度、会议决定事项 督查制度、中心工作督查制度、领导批示件办理制 度、调研制度、信息工作制度、秘书人员业绩考核 制度等。（二）程序化与规范化的实现 自然性程序 指令性程序 法定性程序 技术性程序 经验性程序 （三）现代化手段的采用 现代化手段是提高组织管理效率的技术保障。（四）学习型组织的培养 学习型组织是一个具有持续创新能力、能不断 创造未来的组织。 第四节 秘书与领导决策一、秘书工作对领导工作的价值体现 （一）为领导工作做铺垫 （二）为领导工

35、作代劳 （三）为领导工作拓展延伸 （四）为领导工作拾遗补缺 二、秘书工作与领导决策 决策是一个社会系统的领导者、管理者的最主 要的任务。在决策过程中，秘书部门肩负着辅助决 策的任务。 （一）决策在管理工作中的地位（二）决策类型与决策系统1.决策的类型根据目标性质，可将决策分为常规型决策和非常规型决策。根据目标要求，可将决策分为最优决策和满意决策两大类。根据目标数量，可将决策分为单目标决策和多目标决策。根据条件性质，可将决策分为确定型决策和不确定型决策。根据涉及范围，可将决策分为战略决策和战术决策。根据决策主体，可将决策分为个人决策和集体决策。根据认识活动形式，可将决策分为经验决策、理性决策和

36、直觉决策。2.科学决策系统 一般说来，科学决策系统包括如下几个子系统： 情报信息系统 参谋咨询系统 决断系统 决策执行系统 监督系统 反馈系统 评价与奖惩系统 这七个部分共同构成了一个环环相扣的决策体制 封闭系统。（三）秘书与组织战略 秘书部门或秘书人员必须能够站在组织战略的 高度，才能有效地为领导决策发挥辅助作用。 可以从三个层面上理解组织战略问题： 1.正确制定战略的前提条件 2.战略的制定 3.战略的实施（四）决策程序及秘书在决策活动中的工作 1.确定决策目标 2.拟定方案 3.评估和选择方案 4.典型试验 5.普遍实施 6.追踪控制第八章 秘书工作方法与规律 秘书专项业务工作方法秘书工

37、作规律及其应用第一节 秘书专项业务工作方法一、秘书协调方法（一）沟通协调方法 （二）变通协调方法（三）融合协调方法（四）政策法规协调方法（五）计划协调方法（六）节奏程序协调方法（七）会稿协调方法（八）会商协调方法 二、秘书督促检查方法 督促检查是发挥指挥、监督、控制等职能的 重要领导活动，是保证决策顺利实施的重要管理 措施，也是秘书辅助领导工作的重要内容。（一）秘书督促检查工作的范围（二）秘书督促检查工作注意事项（三）秘书督促检查的方法 三、秘书信息沟通方法（一）秘书与领导的沟通方法 根据实际需要，确定沟通内容，根据领导工作 节奏，确定沟通时机、沟通形式、沟通对象，以求 有效地为领导工作服务。

38、（二）秘书与职能部门的沟通方法 秘书与职能部门沟通的方法，一般以正式组织 信息关系渠道为依托，采用定期沟通与不定期沟通 相结合，并在工作交往中加强人际间的思想交流， 促进相互配合，共同为组织整体管理服务。 四、秘书公文撰拟方法 秘书掌握和运用这一公文撰拟的方法应注重 四个方面： 一是规范性 二是严肃性 三是准确性 四是严密性 五、秘书工作进程调度方法 （一）ABCD分类处理方法 （二）集中办理与分段进行相结合的方法 （三）统筹计划法 一是确定任务目标，做好编制计划的准备； 二是确定完成各项事务的时间和顺序； 三是确定完成各项任务的责任人和督导人； 四是确定各项事务的质量要求； 五是制成统筹计划

39、表或绘出网络图； 六是进行审定，检查疏漏，待补充完善后，报领导审批； 七是及时总结，评比奖惩。 六、秘书工作时间调度方法（一）计划使用时间方法（二）弹性管理工作时间方法（三）反馈控制工作时间方法（四）合理使用零碎时间方法第二节 秘书工作规律及其应用 一、秘书工作的一般规律（一）秘书工作一般规律的揭示 1.从历史发展看秘书工作的一般规 2.从现实实践看秘书工作的一般规律 3.从未来发展看秘书工作一般规律（二）秘书工作一般规律的表述 秘书工作一般规律，即秘书在主辅配合中 近身、综合、辅助与领导对秘书工作公务活动 需要相适应规律，揭示了领导对秘书公务服务 需要。 秘书工作效果，秘书与领导主辅配合有效

40、 程度，秘书工作投入（即事务服务与参谋辅助 的投入）等要素间的联系可用以下公式表述为： D = KL(S+A)公式中：领导对秘书公务服务的满意程度用D表示；主辅配合有效程度用L表示；事务服务投入（包括智力、体能、时间的投入） 用S表示；参谋辅助投入（包括智能、时间的投入）用A表示；受各方面环境条件影响的参数用K表示。 （三）秘书工作一般规律的运用1.从目标把握坚持主辅配合的正确方向2.从主辅加深理解提高辅助的有效性 在实践中，领导与秘书相互理解和配合的程度，可分为 以下四种情况： 一是和谐共振型 二是领导牵引型 三是秘书促动型 四是配合失调型3.从主辅配合协调提高综合辅助的效率4.从主辅增强素

41、质提高综合辅助的效能 二、秘书工作的特殊规律 秘书工作特殊规律，是指秘书工作发展和运作 实践中，不同领域所特有的规律，它是不同领域里 固有的、本质的、稳定的关系和联系，是秘书工作 一般规律在秘书活动特定领域的体现。（一）秘书工作发展规律 1.秘书工作体制与社会生产力发展相适应规律 2.秘书工作职业化发展与社会分工状况相适应规律 3.秘书机构职能与领导权力分配体制相适应规律（二）秘书专项职能活动规律 秘书专项职能活动规律，是秘书工作一般规律 在各项职能活动中的具体体现，它在各项秘书职能 活动的特定领域内起作用。 1.经常性工作规范化、制度化、科学化 2.秘书知识能力素质与其职能要求相适应规律 3.领导立意与秘书忠实、完整、准确表达相一 致的写作规律三、对立统一规律在秘书工作中的运用 在秘书工作实践中，对立统一普遍存在，从工作内容到运作方式，从主