文秘学理论课件讲义

1、文秘学理论课件讲义课程简介课程性质政治学与行政学、行政管理专业的必修课、基础课课程内容秘书学基础知识、公文写作基本技能教学目标掌握秘书学的基础知识和技能，理解秘书工作的内容和要求，培养从事秘书工作的基本素质。教学方式课堂讲授、案例讨论、情景模拟你是如何理解“秘书”的？秘书一种需要专业理论和专门技术的职业秘书从业人员的社会需求分布较为广泛秘书岗位工作人员的发展前景较为广阔单位招聘职位要求发布时间许昌雅居装饰会所 经理秘书不限2012-02-11河南钧鼎实业有限公司 董事长秘书大专、2年经验2012-02-12许昌市青年志愿者服务中心文秘类本科、25岁以下2011-05-03许昌市霸陵桥文物管理处

2、文秘类本科、30岁以下2011-05-032011年选调生招考焦作市文秘-单位招聘职位要求发布时间许昌四达电力设备有限公司 文秘/高级文员 大专（具体见下页）2013-2-23 中国石油许昌销售分公司文秘/高级文员本科（具体见下页）2013-2-22许昌嘉苑房地产开发有限公司 文秘/高级文员大专（具体见下页）2013-2-25许昌四达电力设备有限公司文秘/高级文员 英语4级，6级优先考虑，英语口语流利，能轻松地与客户进行沟通。熟悉外贸工作流程，熟悉相关单证的制作；能熟练通过网络，展销会，阿里巴巴等贸易平台独立开展海外业务。有相关工作经验者优先录用。中国石油许昌销售分公司文秘/高级文员能熟练操作

3、电脑，使用相关办公室常用软件；普通话标准，形象好；头脑灵活反应快捷；能吃苦耐劳，敬业 ；有较强的与人沟通能力，做事认真负责。重点本科院校院校毕业，有相关工作经验三年以上，有一定的写作功底，男士优先。 许昌嘉苑房地产开发有限公司 文秘/高级文员能熟练操作电脑，使用相关办公室常用软件具有较强的公文写作能力；普通话标准，形象好 ；头脑灵活反应快捷 ；能吃苦耐劳，敬业 ；有较强的与人沟通能力，做事认真负责；家庭住址在鄢陵县优先考虑。 河南公布人才需求排行榜 营销最热文秘最冷2013年2月21日09:01新华网 新华网河南频道2月21日电(记者秦亚洲)正值企事业单位招聘、大学生求职的旺季，河南省人才交流

4、中心日前公布了去年河南省人才需求十大职业排行榜，其中市场营销人才最为抢手，而文秘人才相当冷落。河南省人才交流中心抽样统计显示，2012年河南省共有7万多家单位现场招聘，提供129万个就业岗位，2.7万家单位通过人才网站发布招聘信息。现场招聘中人才需求量最大的职业前十名依次是：市场营销公关销售、计算机互联网电子商务、酒店旅游娱乐、技工、建筑机械、财务审计税务、普工、采购贸易物流仓储、人力资源行政、百货连锁零售服务。 网络招聘中人才需求量最大的职业前十名依次是：市场营销公关销售、计算机互联网电子商务、百货连锁零售服务、财务审计税务、人力资源行政、房地产开发物业管理、建筑机械、通信电器、技工、采购贸

5、易物流仓储。河南省人才交流中心有关专家分析认为，不论现场招聘会还是网络招聘，市场营销类均位居需求排行榜第一名，市场营销类专业人才供不应求；而低端的文秘岗位供给数量相对有限，现场招聘会上该类人才和职位的供求比达到了2.3：1，远远高于平均职位供求比。从招聘单位的性质看，私营企业仍是就业市场的绝对主力军，不论现场招聘还是网络招聘，其占比都达到了70%。通过人才市场公开招聘的国有企事业单位占所有招聘单位的6.1%，通过网络招聘的仅占3.4%。从秘书岗位提拔起来的人谢亚龙，1955年12月1日出生于重庆市。曾任中国足协副主席、中国足球运动管理中心主任，党委副书记。2005年出任中国足协副主席，到200

6、8年下课。2009年1月，被调任中体产业公司董事长。2010年，其因涉嫌操纵足球比赛收受贿赂犯罪，被依法逮捕。2012年6月，丹东市中级人民法院对其做出的一审判决：判处有期徒刑十年六个月，并处没收个人财产上缴国库。 而谢亚龙这样一个人，却是从原国家体委主任秘书的职位上，被一路青云地提拔为中国足球“掌门人”，再次验证了多数秘书的“升迁路径”因为是“领导身边人”，占尽左右权力资源，升迁机会也远远多于别人。2010-11-11 08:39:28来源: 瞭望网络版 河北第一秘李真 李真曾是一个“少年政界奇才”，28岁即成为省委第一秘书，5年间升为厅级干部，34岁成为全国最年轻的正厅级国税局局长，因贪污

7、受贿上千万元，成为新世纪“惊天大案”，被执行特殊的注射死刑。1962年5月29日出生在张家口市。1989年7月，调入省企业投资总公司。1年4个月后，一跃而成为某副省长的秘书，半年后升任副处级秘书。1992年6月，改任省政府办公厅秘书，同年12月升任正处级秘书。1993年6月，改任省委办公厅秘书，1994年12月被任命为省委办公厅副主任。1995年12月，被任命为省国家税务局副局长、党组副书记；1997年5月，李真升任省国家税务局局长。 从李真就任省委办公厅秘书到被任命为省国家税务局副局长、党组副书记的7年间，他利用职务之便，大肆索取、收受他人财物，共计折合人民币814万余元；伙同他人侵吞中国东

8、方租赁公司河北办事处人民币、中兴电子有限公司和尼瓦利斯有限公司股份，共计折合人民币2967万多元，李真从中分得财物共计折合人民币270万余元。 上海第一秘秦裕 2006年7月6日，秦裕“空降”调任上海市宝山区委副书记，7月13日任宝山区代理区长，7月25日正式就任宝山区区长，8月24日接受审查被免去宝山区长职务，秦裕在区长位子上前后正好一个月，被舆论称为“一个月区长”。据查，在此前的1998年4月至2006年6月，秦裕在担任上海市委办公厅秘书，上海市人民政府办公厅、上海市委办公厅副主任期间，利用职务便利为人谋取利益，索取收受贿赂款物折合人民币680万余元。2007年12月，吉林省高院对秦裕腐败

9、案作出二审判决：判处秦裕无期徒刑。秦裕身为市领导秘书，收受贿赂如此之巨，长达十年时间未被查处和制止，并能带“病”一路升迁。这位曾经的“上海第一秘”，其带“病”提拔之路，正是以往秘书提拔路径弊端的缩影2005年下半年，中纪委领导曾经找过时任上海市委书记陈良宇谈话，指出上海不少干部反映秦裕廉政方面存在问题，要求他选用那些党性强、作风正派的干部当秘书，但陈良宇并不理会。2007年7月26日，中纪委负责人就查处陈良宇严重违纪案件答记者问时表示，陈良宇的主要违纪问题包括“包庇有严重违纪违法问题的身边工作人员”。我的“秘书”工作经历本科阶段（20002004）校学生会办公室副主任（1年）校学生工作处办公室

10、助理（半年）硕士阶段（20042007）校科研处办公室助理（半年）工作阶段（2007年至今）校党委组织部办公室（半年）第一章 秘书 教学任务：使学生了解秘书的职业特征，全面理解秘书学，掌握秘书工作的方法。教学重点：秘书学的性质与研究对象、秘书工作的原则和方法。教学难点：秘书工作的原则和方法教学方式：理论讲授、案例分析课时分配：3课时 本章内容秘书秘书学秘书工作第一节 秘书 秘书的涵义 秘书的类型 我国秘书的职业化进程 秘书的职业特征 一、秘书的涵义 秘书是世界范围内最广泛的社会职业之一秘书被誉为世界上常青的职业（一）中国古代“秘书”概念的流变 “秘书”一词最早出现于汉代“秘”即是秘密、神秘之意

11、，“书”即图书。 “秘书”一词最初不是指人，而是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。宫禁藏书 谶(chn)纬图录 鱼腹丹书 东汉后期开始将以掌典图书、著书立说为职责的官署和官职称为“秘书省”、“秘书监”、“秘书丞”、“秘书郎”、“秘书令”。“秘书”开始指代人员，意为朝廷中掌管图书和机密文书的一类官职。汉桓帝时，设置秘书监，专门掌管皇帝的秘密图籍这是我国历史上第一次将“秘书”命以朝廷中的官名。“秘书”一词真正具有现代意义的涵义始于孙中山先生领导的南京临时政府。胡汉民（二）外国对“秘书”概念的界定 “秘书”源于拉丁文 “secretarius”，意思是“可靠的职员”，英语中的秘书（secretary）

12、与秘密（secret）联系密切。现代西方国家的秘书指一种职位或者职业及拥有此职位的职员或从事此职业的人员。 1.美国全国秘书协会 秘书是高级官员的助手，掌管机关职责并具有在不同上司直接监督下承担任务的才干，发挥积极主动性、运用判断力在其职权范围内对机关工作做出决定的工作人员。 2.欧洲专业秘书协会 秘书是对其上司的活动和工作范围有足够的了解，能够替上司分担很多工作。她（他）能在一定的范围内作出决定和发出指示，并在做生意的场合代表其上司。 3.国际职业秘书协会 秘书应是主管人员的一位特殊助手，他掌握办公室的工作技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确判断的能

13、力，并且能在所给予的权利范围内做出决定。 （三）当前我国对“秘书”的定义 20世纪80年代以来，我国的秘书学界从学科角度对“秘书”的定义进行了广泛、深入的研究与争鸣，据统计，对“秘书”的定义多达百种以上，至今未能形成共识。 1.辞海 秘书是职务名称之一。协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信以及其他日常行政事务和交办事项。 2.现代汉语词典 秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。 3.全国自考办教材 秘书是位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作的正常运转，直接为领导工作服务并为各方面服务的领导的事务与

14、信息助手。4.秘书国家职业标准 秘书是从事办公室程序性工作，协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。 二、秘书的类型 （一）纵向分类依据秘书的业务水平 1.从职务高低的角度看 初级秘书 中级秘书 高级秘书 从事一般日常工作，协助领导助理日常程序性琐事、杂务和操作性的服务工作。从事文字工作，辅助领导管理事务、协调关系。秘书部门的负责人、首脑机关的专职秘书，高级参谋和助手，参政议政、参与决策。2.从辅助功能的角度看 技术操作层秘书 行政执行层秘书 辅助决策层秘书 为领导机构提供技术服务，如文稿的编排打印、文书的办理归档、办公设备的操作等。为领导机构处理重要公务，如信息加工、文书撰拟

15、、信访处理、会议安排等。直接参与领导集团决策活动，主要是职务层级较高的秘书长、办公厅主任等。（二）横向分类依据工作内容或所从事行业 1.按服务对象和经济来源划分 公务秘书泛指在各级党、政、军、群机关和国有企事业单位中，由组织或者人事部门选派，从国家机关或企事业单位领取薪酬，在编制上属于该单位干部的人员。 私人秘书 指由私人、私人企业、民办企业等出资雇佣并为其服务的秘书。私人秘书不属于国家编制的文员，他们在遵守国家法律的前提下，向自己的雇佣聘任者负责。 2.按不同行业或所属部门划分 党务、行政、经济、军事、司法、文教 文化、教育、卫生、体育、宣传、文艺、科研 3.按秘书的工作内容划分 文字秘书

16、机要秘书 行政秘书 通讯秘书 事务秘书 信访秘书 生活秘书 外事秘书 三、我国秘书的职业化进程 改革开放以来，我国的经济由单一化转向多元化，产生大量秘书性质的事务需要专门人员来处理。 社会上便出现了一些专门从事秘书事务的机构和职业阶层。秘书教育出现并迅速形成热潮，标志着我国秘书职业化的时代已经开始。 20世纪90年代后期开始实施秘书国家职业资格鉴定工作，标志着我国秘书职业化进入到自觉阶段。 2003年修订和颁布新的秘书国家职业标准，改革鉴定考试办法，使秘书职业化走上了制度化、规范化的道路。 四、秘书的职业特征 服务对象多元化 业务工作专业化 工作手段现代化 商务秘书女性化 资格认证制度化 第二

17、节 秘书学 秘书学的涵义 秘书学的性质 秘书学的研究对象 秘书学与相关学科的关系 一、秘书学的涵义 （一）秘书学的定义 秘书学就是研究秘书工作的产生、发展及其工作规律和发展趋势的科学，其目的在于使秘书工作科学化、理论化，以充分发挥其自身效能，具有极强的应用特征。秘书学的研究任务是揭示秘书活动产生和发展的本质与特征、功能与作用的一半规律和特殊规律，指导秘书工作走向理论化、规范化和科学化。 （二）秘书学的研究领域 秘书史 秘书理论 秘书业务 秘书技术 二、秘书学的性质 理论的应用性 知识的综合性 工作的政治性 学科的群体性 三、秘书学的研究对象 秘书人员 秘书工作 秘书方法 领导意图 秘书环境 四

18、、秘书学与相关学科的关系秘书学与管理学的关系 秘书学与行政学的关系 秘书学与领导科学的关系 秘书学与文书学的关系秘书学与档案学的关系 秘书学与信息学的关系 秘书学与写作学的关系 第三节 秘书工作 秘书工作的涵义 秘书工作的内容 秘书工作的特点 秘书工作的作用 秘书工作的原则 秘书工作的方法 一、秘书工作的涵义 （一）传统理解 传统意义上的秘书工作，内涵比较狭窄，主要是指秘密文书工作，即文书的撰写、处理和保管工作。 （二）现代理解 现代意义上的秘书工作，内涵比较宽广，其工作范围包括文书处理、立卷归档、机要保密、综合承办、安排会晤、调查研究、公文写作、会务工作、信访接待以及领导交办的各项工作等。（

19、三）教材界定 秘书工作就是以领导的工作运转和决策服务为宗旨，在办文、办会、办事等方面从事参谋性、辅助性的工作。二、秘书工作的内容 政务性工作 业务性工作 事务性工作 三、秘书工作的特点 政治性 辅助性 综合性 机要性 事务性 被动性 四、秘书工作的作用 参谋助手作用 枢纽作用 协调作用 耳目作用 门面作用 五、秘书工作的原则 保密原则 准确原则 迅速原则 实事求是原则 六、秘书工作的方法 （一）秘书工作的基本方法 调查方法 研究方法 参谋方法 （二）秘书工作的常规方法 领会领导意图的方法 请示的方法 报告的方法 挡驾的方法 协调的方法 督促检查的方法 信息沟通的方法 工作进程调度方法 工作时间

20、管理的方法 特殊情况下变通的方法 案例讨论1某董事长收到一封有长年生意往来的代理商寄来的信函，董事长看完后立即把秘书叫来，要秘书速记下回信的大意：“真没想到会收到这么不讲理的信，虽然我们有过长久的生意往来，也只能到此为止了。对此事，我还打算对外公开，要让所有同行都知道。”董事长要求秘书根据以上内容，迅速复函给对方。“好，我马上就办！”说完，立即回到自己的办公室，将回信打印后寄走了。对于董事长的命令，秘书现在有以下四种行为：认为这是董事长在非常愤怒的情况下作出的决定，如果将信寄走，对公司和董事长本人都非常不利。于是，擅作主张，将回信“压下来”，不必再回复。想到自己是董事长的助手，有责任提醒董事长

21、，为了公司的利益，得罪了董事长也值得，于是对董事长说：“董事长，请您冷静一点。何必为了一时之气而得罪往来已久的代理商呢？这封信还是别发算啦！”当天快下班的时候，秘书将打印出来的信递给已经心平气和的董事长，并说：“您觉得这样可以寄出去了吗？”思考问题请指出秘书的四种行为中哪一种最恰当，并说明理由。 简评一种未经过思考的盲目忠实和服从; 逾越了秘书的权限;一种干预决策的越权行为; 体现了秘书参谋咨询、辅助决策的作用，着眼于董事长和公司的利益。 案例讨论2年轻的小王大学毕业以后，应聘到一家规模很大的贸易公司的杭州分公司工作。凭着他的聪明和能力，经过一段时间的努力，他被分公司的李经理看中，调到经理办公室当秘书，王秘书干得倒也有声有色。这些天王秘书很兴奋，因为几天后总公司的张副总经理要来他们分公司视察工作。由于他工作出色，人又机灵，